Особливості складання розпорядчих та організаційних документів.

Назва документа повинне бути присутнім на будь-якому документі, крім листа; воно визначається укладачем документа, виходячи з призначення та змісту останнього, і повинно відповідати виду даного документа (постанова, розпорядження, наказ, акт, інструкція і т.д.).Залежно від назви документа вибирається потрібна форма викладу тексту, визначаються характер і ступінь обов'язковості реалізації його змісту.Назва документа служить цілям зручності класифікації, контролю та зберігання документів. Виходячи з назви документа, встановлюється і перелік необхідних для його оформлення інших реквізитів.

Заголовок документа складається до будь-якого документа формату А4 (210 х 297 мм), незалежно від його призначення. Тема відображає зміст документа і повинен бути максимально точним, узгоджуватися з видом документа. Розкриває зміст документа заголовок дозволяє економити час при його розгляді, а головне - усуває можливість помилки або варіантності його тлумачення при введенні відомостей про документи в інформаційно - пошукову систему, полегшує пошук і проходження документів.Тема до текстів постанов, розпоряджень, наказів, положень, актів, довідок, звітів та ін будується на основі іменника у формі місцевого відмінка, наприклад:«Про заохочення...»,«Про виплату...»,(Про що?).

Правила, Статут, список, реєстр і інші документи вимагають родового відмінка стрижневого іменника в заголовку до тексту, наприклад:

Правила «оформлення документів»(З відповіддю на питання «чого?")

Заголовок до тексту Інструкції формується на основі іменника в давальному відмінку, наприклад:Інструкція «по експлуатації...»(Чому?)

Якщо зміст тексту включає ряд питань, заголовок повинен бути узагальненим, наприклад:«Про заходи...»,в цьому випадку поряд з заголовком складаються підзаголовки. Їх пишуть в лівій частині аркуша, не перериваючи тексту.

Датування документа обов'язково для надання йому юридичної сили. Датою документа є дата його підписання або затвердження:- Датою видання (прийняття) постанови, розпорядження, наказу є дата їх підписання Головою міста, керівником структурного підрозділу;- Датою протоколу є дата засідання (прийняття рішення);- Датою акту - дата події;- Датою звіту, плану та інших вимагають затвердження - дата їх затвердження;- Датою набрання чинності розпорядчого документа вважається дата його підписання, якщо інше не зазначено в самому документі.До складу дати входить вказівка ​​числа, місяця, року.Усі службові відмітки на документі, пов'язані з його створенням, проходженням і виконанням (візування, погодження, реєстрація) і т.д. в обов'язковому порядку датуються.Дата повинна проставлятися особою, підписує або затверджує документ. На документах, складених спільно кількома організаціямиабо юридичними особами, проставляється єдина дата підписання. Місце розміщення дати залежить від виду документа і визначено у формі бланків. Індекс документа повинен складатися з порядкового номера, який при необхідності доповнюється літерними позначеннями, індексом за номенклатурою справ або іншому класифікатора - назв документів, питань діяльності, кореспондентів, виконавців і ін Складові частини індексів відокремлюються косою рисою.12-15 - індекс справи, де зберігається документ.

При підготовці розпорядчих документів нормативно - правового характеру (положень, правил, порядку, інструкцій) керуватися наступними вимогами в структурному оформленні тексту даних документів.

Структурне оформлення тексту положень, порядку, правил, інструкцій

Найменування (положення, порядку, правил, інструкцій)

1. Загальні положення;1.1. Нормативно-правове забезпечення, що дає підстави для прийняття даного документа.1.2. Цілі і завдання документа.

1.3. Основні поняття (терміни), що використовуються в документі.2. Зміст документа

2.1. Розділи за напрямами з чітким викладом.2.2. Пункти, підпункти в розділах.

3. Додаток3.1. У додатки виносити договори, акти, довідки, таблиці і т.п.

3.2. До нормативного документа додається коротка пояснювальна записка, що відображає короткий огляд чи роз'яснення існуючого положення, за яким розробляється документ. Характеристика проблем.

Укладання фахових документів.

ДОГОВІР

 

Договір — це письмова угода двох і більше сторін, спрямована на встановлення, зміну або припинення господарських взаємовідносин; це безстрокова домовленість між двома чи кількома партнерами, приватними особами і організаціями, між організаціями.

Договір вважають укладеним, коли сторони дійшли згоди з усіх пунктів і відповідно оформили його письмово.

Традиційна послідовність реквізитів договору:1. Назва документа;2. Заголовок;3. Місце укладання договору;4. Дата;5. Повні назви сторін, їх представників (ПІП), повноважень, на підставі яких вони діють;6. Текст;

термін виконання;кількісні, якісні показники;вартість робіт (продукції) і загальна сума;

порядок виконання робіт;порядок розрахунків між сторонами;відповідальність сторін;

порядок і місце розв’язання суперечок;

7. Форс-мажорні обставини8. Відомості сторін: юридичні адреси установ / паспортні відомості осіб;9. Підписи сторін;10. Печатка однієї / всіх установ, які укладають договір.

КОНТРАКТ

Контракт — це правовий документ, що засвідчує певну домовленість між підприємством, організацією чи установою й працівником про умови спільної виробничої й творчої діяльності.

Відмінності між контрактом та трудовим договором:

1) контракт укладають тільки на певний термін, а трудовий договір як на період виконання певної роботи, так і на невизначений термін;2) у контракті, на відміну від трудового договору, можуть визначатися додаткові підстави припинення та розірвання контракту, не передбачені чинним законодавством;3) за контрактом порядок надання працівникові відпустки та зарплати може визначитися на розсуд керівника, тоді як трудовий договір передбачає централізоване регулювання відпустки (за встановленим графіком);4) у контракті можуть застерігатися наслідки (додаткові гарантії та компенсації моральної та матеріальної шкоди) дострокового припинення контракту з незалежних від працівників причин;5) контракт може укладатися як з ініціативи особи, яка наймається на роботу, так і з ініціативи роботодавця;6) контракт може бути змінений тільки за угодою сторін, складеною у письмовій формі;7) контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, обумовленої сторонами у контракті.

 

Послідовність реквізитів та структура тексту контракту:

1. Назва документа зі стислим обґрунтуванням його призначення (на виконання обов’язків… на управління підприємством).2. Дата і місце укладання.3. Орган, що наймає працівника.4. Посада, ПІП того, кого наймають.5. Текст:

загальні положення;обов’язки;робочий час, де визначаються умови роботи (неповний робочий день, погодинна робота, неповний робочий тиждень);оплата праці та соціально-побутове забезпечення працівника;відповідальність сторін, вирішення суперечок;зміни, припинення та розірвання угоди;термін дії документа;адреси сторін, інші відомості.

6. Підписи сторін.7. Печатка.

ТРУДОВА УГОДА

 

Трудова угода — це документ, яким регламентуються виробничі стосунки між установою і працівником (людиною, яка не працює в цій організації).

 

Структура тексту трудової угоди: · предмет угоди;· розмір і порядок оплати;· відповідальність сторін;· дострокове розірвання угоди;· вирішення спорів;· юридичні адреси сторін.

 

Температурний листок

 

Температурний лист - це медичний документ, призначений для графічної реєстрації добових коливань температури тіла хворих.

На вертикальній шкалі температурні криві позначені показники температури тіла від 35 до 41°; на горизонтальній - дата і час вимірювання. Проставляючи точками щоденні покази термометра проти відповідних позначень і поєднуючи їх, отримують ламану лінію, звану температурної кривої Заповнення температурних кривих проводиться середніми медпрацівниками щодня після вимірювання хворим температури в ранкові і вечірні години.

Крім температури тіла, температурні криві заносяться результати деяких інших спостережень за перебігом захворювання: частота дихання і пульсу, величина артеріального тиску, кількість випитої та виділеної рідини і т. д., а також відомості про проведені заходи з догляду та лікування хворих (гігієнічна ванна, зміна білизни, спеціальні процедури).

На стандартній формі температурного листка показники пульсу, дихання і артеріального тиску відзначають проти відповідних позначень на лівій вертикальній шкалі, інші показники - в нижній частині температурного листа під температурної кривої.

У деяких спеціалізованих лікувальних установах використовують форми температурного листа, відмінні від прийнятих у загальних соматичних стаціонарах; в таких температурних аркушах можна відображати більше показників.

Температурний лист зберігається в історії хвороби.