Реестры. Понятие, виды и порядок их ведения

Инструкция регламентирует и детализирует порядок организации работы нотариусов с документами и ведения электронного реестра в Единой нотариальной информационной системе (далее - электронный реестр ЕНИС).

Регистрация нотариальных действий государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой ведется в реестре для регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС.

2. Нотариальное делопроизводство ведется в соответствии с Законом Республики Казахстан "О языках в Республике Казахстан" и статьей 5 Закона.

3. Организация и правильное ведение делопроизводства, хранение и учет, использование архивных документов, а также сдача нотариальных документов в государственный архив на постоянное хранение ведется в государственной нотариальной конторе одним из нотариусов государственной нотариальной конторы, определенным приказом начальника территориального органа юстиции.

Организацию и правильное ведение делопроизводства и архива нотариуса, занимающегося частной практикой, ведет сам нотариус.

Контроль за исполнением требований настоящей Инструкции государственным нотариусом или нотариусом, занимающимся частной практикой, осуществляет территориальный орган юстиции совместно с территориальной нотариальной палатой.

4. В случае увольнения или перевода на другую работу государственного нотариуса, ответственного за архив, его обязанности возлагаются на другого нотариуса, о чем составляется акт приема-передачи. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, территориальный орган юстиции и нотариальная палата принимают меры по передаче документов другому нотариусу или в соответствующий частный нотариальный архив.

5. При прекращении действия лицензии нотариуса, занимающегося частной практикой, право доступа к данным, находящимся в электронном реестре ЕНИС частного нотариуса, передается в частный нотариальный архив следующим образом:

территориальный орган юстиции в ЕНИС регистрирует сведения о назначении проверки деятельности нотариуса (дата, номер приказа, основание);

нотариальная палата в ЕНИС регистрирует сведения о приеме и передаче архивных документов нотариуса;

Министерство юстиции Республики Казахстан регистрирует в ЕНИС сведения о прекращении действия лицензии (дата, номер приказа, основание).

При регистрации указанных сведений доступ к данным, находящимся в ЕНИС, предоставляется частному нотариальному архиву.

Право доступа к сведениям электронного реестра ЕНИС государственного нотариуса предоставляются территориальному органу юстиции путем введения в ЕНИС сведений о приказе об увольнении государственного нотариуса.

6. При прекращении или приостановлении действия лицензии частного нотариуса, увольнении или нахождении в отпуске государственного нотариуса, Министерство юстиции Республики Казахстан блокирует возможность регистрации нотариальных действий в электронном реестре ЕНИС, путем введения данных о приказе (дата, номер приказа, срок и основание приостановления или увольнении, нахождении в отпуске) с момента введения в действие приказа. При восстановлении действия лицензии Министерством юстиции Республики Казахстан производится его разблокировка.

7. В случае остановки работы ЕНИС нотариус составляет акт об остановки работы ЕНИС, о чем сообщает в Акционерное общество "Национальные информационные технологии" через ЕНИС в течение одного часа с момента остановки ЕНИС по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции.

В период остановки работы ЕНИС, нотариус, занимающийся частной практикой и государственный нотариус, регистрирует нотариальные действия в реестре для регистрации нотариальных действий.

При восстановлении работы ЕНИС записи в реестре для регистрации нотариальных действий, переносятся в электронный реестр ЕНИС не позднее текущего дня, когда возобновлена работа ЕНИС.

8. Использование нотариусом, занимающимся частной практикой или государственным нотариусом сведений из государственных электронных информационных ресурсов посредством ЕНИС в личных целях не допускается.

21. В соответствии со статьей 49 Закона все нотариальные действия регистрируются в реестре для регистрации нотариальных действий и электронном реестре ЕНИС (далее - Реестры).

22. Реестр для регистрации нотариальных действий прошнуровывается, листы пронумеровываются и скрепляются печатью и подписью, в государственных нотариальных конторах - работником территориального органа юстиции, нотариуса, занимающегося частной практикой - территориальной нотариальной палатой.

23. Нотариус имеет один реестр для регистрации нотариальных действий. Одновременное ведение нескольких реестров не допускается.

Каждому нотариальному действию присваивается порядковый номер. Номера не дублируются, не записываются через дробь.

24. Нотариальное действие регистрируется нотариусом в реестре после того, как удостоверительная надпись или выдаваемый документ подписан нотариусом.

25. Подчистки в реестре для регистрации нотариальных действий не допускаются. Поправки, оговорки, исправления скрепляются подписью и печатью нотариуса. Записи карандашом в реестре для регистрации нотариальных действий не допускаются.

В случае выявления ошибки при нумерации нотариальных действий, составляется справка о выявленных поправках, исправлениях, оговорках в реестре регистрации нотариальных действий в реестре регистрации нотариальных действий за подписью нотариуса и подшивается в конце реестра для регистрации нотариальных действий по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции.

В электронном реестре ЕНИС поправки и ошибки оговариваются в графе "Примечание".

26. В реестры записываются все действия, совершаемые нотариусами. Номера и записи в реестре для регистрации нотариальных действий должны соответствовать номерам и записям в электронном реестре ЕНИС.

27. Реестр для регистрации нотариальных действий состоит из 7 граф по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции, которые заполняются следующим образом:

в графе 1 - номер нотариального действия (указывается порядковый номер зарегистрированного нотариального действия);

в графе 2 - дата совершения нотариального действия (указывается дата совершения нотариального действия);

в графе 3 - наименование и место жительства лиц, для которых совершено нотариальное действие (указываются фамилия, имя, отчество и место жительства граждан или их представителей (родителей, опекунов, попечителей), наименование юридических лиц и место их нахождения, для которых совершено нотариальное действие. Если один из участников сделки действует по доверенности, дополнительно указываются фамилия, имя, отчество доверителя, номер и дата выдачи доверенности. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество и место жительства граждан, подписавшихся за лиц, которые не могут самостоятельно подписаться, а также переводчиков.

В тех случаях, когда экземпляр нотариально оформленного документа (договор, завещание, доверенность, свидетельство) остается в делах государственной нотариальной конторы или у частного нотариуса, адреса сторон не указываются);

в графе 4 - реквизиты документа, удостоверяющего личность, явившегося для совершения нотариального действия (указываются реквизиты документа, удостоверяющего личность, обратившихся за совершением нотариального действия);

в графе 5 - содержание нотариального действия (при свидетельствовании верности копии документа указывается число экземпляров копии, количество страниц, наименование документа, фамилия и инициалы лица, на имя которого выдан документ, наименование органа, выдавшего документ. При удостоверении сделок в этой графе указывается вид сделки (завещание, договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности, свидетельство о праве на наследство т.д.). При удостоверении доверенности указывается вид доверенности);

в графе 6 - взыскана государственной пошлины (тарифа) или отметка об освобождении от уплаты (указывается сумма взысканной госпошлины государственным нотариусом или сумма, оплаченная частному нотариусу за совершение нотариальных действий, при взыскании суммы по платежному поручению указываются номер и дата его выдачи. В случае освобождения гражданина от уплаты госпошлины или от уплаты суммы частному нотариусу, указывается "от уплаты освобожден на основании..." (указывается основание освобождения);

в графе 7 - расписка в получении нотариально оформленного документа.

28. Электронный реестр ЕНИС состоит из 9 граф по форме согласно приложению 7 к настоящей Инструкции, которые заполняются следующим образом:

в графе 1 - номер (указывается номер нотариуса, присвоенный ЕНИС и порядковый номер реестра);

в графе 2 - дата регистрации (указывается дата регистрации нотариального действия);

в графе 3 - фактическая дата совершения (дата фактического совершения нотариального действия (по причине остановки работы ЕНИС либо совершения нотариального действия с выездом);

в графе 4 - участники (указываются фамилия, имя, отчество, дата и место их рождения, наименование юридических лиц и место их нахождения, для которых совершено нотариальное действие. Если один из участников сделки действует по доверенности, дополнительно указываются фамилия, имя, отчество доверителя, номер и дата выдачи доверенности. В этой же графе указываются фамилия, имя, отчество, подписавшихся за лиц, которые не могут самостоятельно подписать документ).

в графе 5 - документы, удостоверяющие личность (указывается индивидуальный идентификационный номер (ИИН). В случае отсутствия у лица, обратившегося за совершением нотариального действия ИИН, ввод его данных производится в ручную (реквизиты документа, удостоверяющего личность, номер, дата, кем выдан документ (удостоверение личности или паспорт);

в графе 6 - взыскано (указывается сумма, взысканная за совершение нотариального действия);

в графе 7 - статус (документ, подтвержденный, не подтвержденный, отмененный). Подтвержденный (документ, который удостоверен нотариусом), не подтвержденный (в случае если обратившееся лицо отказалось от совершения нотариального действия, при этом указывается причина отмены), отмененный (отмененное нотариальное действие на основании заявлений, соглашения сторон, расторжения договора);

в графе 8 - содержание нотариального действия. При удостоверении сделок в этой графе указывается вид сделки (завещание, договор купли-продажи, свидетельство о праве собственности, свидетельство о праве на наследство и т.д.). При удостоверении доверенности указывается вид доверенности. При свидетельствовании верности копии документа указывается наименование документа, количество экземпляров копии;

в графе 9 - примечание (указываются оговорки, исправления, признания нотариального действия недействительным, вследствие его отмены на основании решения суда).

29. Запрещения, налагаемые нотариусами на отчуждение недвижимости по извещениям банков, предприятий, организаций по выдаче ссуд (займа), регистрируются в реестре для регистрации запрещений отчуждения имущества по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции и заносятся в алфавитную книгу учета запрещений отчуждения имущества по форме согласно приложению 9 к настоящей Инструкции.