Порядок организации участия волонтеров в организации и проведения мероприятия

8.1 В рамках организации и проведения мероприятия взаимодействие представителей получателя помощи с участвующими в мероприятии волонтерами, осуществляется через менеджера волонтеров или координатора волонтеров.

8.2 Менеджер волонтеров в рамках организации и проведения мероприятия выполняет функции по:

- составлению заявок на обеспечения мероприятия волонтерами;

- предоставлению координатору волонтеров программы мероприятия, контактного листа организаторов с указанием номеров телефонов сотрудников, ответственных за организацию различных блоков мероприятия;

- ежедневной корректировке заявок на обеспечение мероприятия волонтерами;

- координации проведение инструктажаи ориентационной сессии;

- предоставлению волонтерам унифицированной формы и аккредитации (в случае необходимости);

- осуществлению контроля за выделением помещения для отдыха волонтеров, с наличием в нем питьевой воды (из расчета 1,5 литра в день на 1 человека), чая/кофе, а также осуществление контроля за соблюдением иных требований, указанных в настоящем Регламенте;

- обеспечению мобильной связью координатора волонтеров;

- предоставлению информации волонтерам по интересующим их вопросам в рамках организации и проведения мероприятия, а также оказанию содействия в решении вопросов возникших у волонтеров в ходе проведения мероприятия.

8.3 Координатор волонтеров в процессе организации и проведения мероприятия выполняет функции по:

- координации выдачи универсальной формы мероприятия и аккредитации волонтеров;

- составлению графика привлечения волонтеров в процесс организации и проведения мероприятия;

- распределению функциональных обязанностей волонтеров в процессе организации и проведения мероприятия;

- осуществлению контроля за времинем нахождения волонтеров в месте проведения мероприятия;

- ведению учета занятости волонтеров;

- проведению брифинга в начале и конце дня;

- осуществлению контроля соблюдения обязательств по мотивации и поощрению волонтеров.

8.4 Менеджер волонтеров обязан постоянно присутстовать в месте проведения мероприятия, а также не может быть заменен на другого человека выполняющим обязанности менеджера во время проведения и организации мероприятия.

8.5 При организации участия волонтеров в мероприятии получатель помощи отвечает за соблюдение следующих условий:

8.5.1 привлечение волонтеров к мероприятию не может начинаться раньше 7:00 и заканчиваться позднее 24:00. Привлечение волонтеров для участия в мероприятие в иное время происходит по соглашению сторон;

8.5.2 продолжительность привлечения одного волонтера в мероприятии не должно превышать более 8 часов в помещениях и более 2-х часов на улице в тяжелых погодных условиях (открытое солнце, ветер, низкие/высокие температуры);

8.5.3 каждый час участия волонтера в мероприятии при привлечении свыше двух часов подряд, волонтеру должны быть предоставлены не менее 10 минут отдыха;

8.5.4 в случае непрерывного привлечения волонтера в мероприятии более 6 дней волонтерам предоставляется один выходной день;

8.5.5 при необходимости волонтерам предоставляется оперативная медицинская помощь в месте проведения мероприятия;

8.5.6 при участии в мероприятии раньше 8:00 часов и позднее 21:00 часа получатель помощи обеспечивает трансфер волонтеров до места проживания, либо организовывает проживание волонтеров в месте проведения мероприятия;

8.5.7 при участии в мероприятии свыше 2-х часов волонтерам предоставляется комната отдыха в корпусе, где задействовано максимальное количество волонтеров. Комната должна закрываться на ключ, быть оборудована местами для хранения личных вещей, местом отдыха с наличием холодной питьевой воды и стаканами.

8.5.8 при участии в мероприятии до 4-х часов дополнительно предоставляется горячая вода, чай/кофе.

8.5.9 при участии в мероприятии свыше 4-х часов волонтеры обеспечиваются одним горячим комплексным приемом пищи; а при участии свыше 8 часов не менее, чем двумя горячими комплексными приемами пищи; при проживании в месте проведения мероприятий трехразовым горячим комплексным питанием. Время и место приема пищи, график питания согласовываются с координатором волонтеров;

8.5.10 в случае необходимости волонтеры обеспечиваются проживанием в месте проведения мероприятия. Проживание должно быть организовано в стационарном корпусе, оборудованном местами для хранения одежды, индивидуальными спальными местами с постельным бельем и набором полотенец, санузлом с душевой кабиной/ванной, свободным доступом к питьевой холодной и горячей воде круглосуточно.

Дополнительно при продолжительности мероприятия свыше 3-х дней доступом к прачечной и гладильной комнате.

8.5.11 волонтеры не могут привлекаться к деятельности, связанной с:

- тяжелым физическим трудом (техническая группа, установка оборудования, перенос тяжестей);

- риском для жизни (в случае необходимости волонтер имеет право на использование защитных средств (спасательные жилеты, солнцезащитные средства на открытом солнце и прочее), питьевая вода в достаточном объеме и свободном доступе), их наличие обеспечивает получатель помощи.

- функциональными обязанностями младшего технического персонала, обслуживанием и поддержанием чистоты: уборка помещений, мытье полов, вынос и сортировка мусора, парковка и т д;

- услугами, которые должны быть оказаны аутсорсинговыми компаниями.

8.6 После окончания мероприятия получатель помощи не позднее трех рабочих дней готовит и передает руководителю Центра подготовки волонтеров:

- справки об участии студентов в мероприятии за подписью руководителя получателя помощи и печатью организации;

- заполненные книжки волонтеров, при условии предоставления таковых руководителем Центра;

- бонусный пакет волонтеров, указанный в заявке.

8.6 В случае нарушения условия поданной заявки на участия в мероприятиях более двух раз Департамент молодежной политики оставляет за собой право отказать в организации привлечения волонтеров.

 

Управление записями

При привлечении волонтеров в Центр подготовки волонтеров ДВФУ в структурных подразделениях должны создаваться следующие записи:

- заявка на участие в организации и проведении мероприятия направленная на имя директора Департамента молодежной политики в системе СЭД «DIRECTUM»;

- приказ о проведении мероприятия.

Ответственность за управление записями возлагается на руководителя структурного подразделения, являющейся получателем помощи Центра подготовки волонтеров.

Требования к мониторингу и контролю деятельности,

Описанной в настоящем Регламенте

К основным критериям соблюдения требований настоящего Регламента относятся:

- соблюдение сроков подачи заявки на участие в организации и проведении мероприятия через СЭД «Directum»;

- правильное оформление приказов об организации и проведении мероприятий;

- соблюдение получателями помощи, условий привлечения волонтеров, указанных в заявке на участие в организации и проведении мероприятия;

- правильное заполнение заявки;

- оформление документов в соответствии с требованиями

Проверка на актуальность, хранение и архивирование

Настоящего Регламента

 

11.1 Анализ настоящего Регламента проводится Департаментом молодежной политики по мере необходимости, но не реже 1 раза в год.

11.2 Решение об инициировании процесса актуализации Регламента принимает директор Департамента молодежной политики на основании решений руководства ДВФУ, предложений других структурных подразделений, результатов применения документа, анализа несоответствий и рекомендаций по результатам внутренних и внешних аудитов. Порядок периодической проверки и внесения изменений в документ определен Регламентом Управления внутренней нормативной документации утвержденный приказом ректора от 20.09.2013 № 12-13-849 (РГ-ДВФУ-04-001-2013).

11.3 Настоящий Регламент утверждается приказом ректора ДВФУ. Приказ вместе с подлинником настоящего Положения хранится в отделе делопроизводства Административного департамента согласно утвержденной номенклатуре дел.

11.4 Актуальная версия утвержденного Регламента размещается в реестре внутренней нормативной документации ДВФУ в СЭД «DIRECTUM». Ответственность за инициирование размещения и поддержание в актуальном состоянии размещенного в СЭД «DIRECTUM» Регламента, а также доведение информации о месте размещения актуальной версии Регламента до всех заинтересованных структурных подразделений ДВФУ несет директор Департамента молодежной политики.

 

 

Приложение 1

к регламенту организации

привлечения волонтеров (добровольцев)

Центра подготовки волонтеров ДВФУ

к участию в мероприятиях ДВФУ

и сторонних организаций

 

Сроки подачи заявки