Используемые в настоящем Регламенте

ПРИКАЗ

 

_____________ №

г. Владивосток

 

Об утверждении Регламента организации

привлечения волонтеров (добровольцев)

Центра подготовки волонтеров ДВФУ

к участию в мероприятиях, организованных

ДВФУ и сторонними организациями

 

В целях оптимизации деятельности по привлечению волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к работе в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Утвердить Регламент организации привлечения волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями (Приложение).

2. Руководителям структурных подразделений ДВФУ:

- руководствоваться утвержденным Регламентом при организации привлечения волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях;

- ознакомить исполнителей с настоящим приказом и Регламентом под роспись посредством Листа ознакомления в соответствии с п. 6 Регламента Управления внутренней нормативной документации ДВФУ, утвержденного приказом ректора от 20.09.2013 № 12-13-849 (РГ-ДВФУ-04-001-2013).

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

 

 

Ректор С.В. Иванец

Приложение к приказу

от _______ № _______

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Дальневосточный федеральный университет»

(ДВФУ)

 

Регламент

Организации привлечения волонтеров (добровольцев)

Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями

РГ-ДВФУ-03-107-2014

 

Держатель документа	Директор Департамента молодежной политики Службы проректора по учебной и воспитательной работе
Разработано	Директор Департамента молодежной политики Яськов И.О.
Дата разработки	20 марта 2014 г.
Ответственность за использование действующей версии документа несёт его пользователь

 

 

Владивосток

Назначение

Настоящий Регламент организации привлечения волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования (далее – ДВФУ) к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями определяет (устанавливает) порядок привлечения волонтеров (добровольцев), а также последовательность действий должностных лиц, ответственных за организацию участия волонтеров (добровольцев) в мероприятиях и вводится в действие в целях упорядочения процесса привлечения и организации участия волонтеров (добровольцев) в мероприятиях.

Область применения

Данный Регламент организации привлечения волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями распространяется на все мероприятия, организаторами/соорганизаторами которых являются Департаменты ДВФУ, а также службы проректоров и ректорат. При организации мероприятия Школами и их структурными подразделениями процесс организации привлечения студентов к участию в качестве волонтеров (добровольцев) осуществляется самостоятельно.

Школы и их структурные подразделения могут руководствоваться данным Регламентом при организации привлечения студентов, не являющихся волонтерами (добровольцами) Центра подготовки волонтеров к мероприятиям, организованным Школами и их структурными подразделениями.

Требования настоящего Регламента организации привлечения волонтеров (добровольцев) (далее –организации) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями обязательны для исполнения сотрудниками, задействованными в выполнении процесса организации привлечения волонтеров (добровольцев) к участию в мероприятиях.

Нормативные ссылки

Регламент организации Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями разработан в соответствии с Уставом ДВФУ, Федеральной целевой программой «Развитие образования на 2013 – 2020 год», законодательством Российской Федерации, международным стандартом привлечения волонтеров.

4. Термины, определения и сокращения,

Управление записями

При привлечении волонтеров в Центр подготовки волонтеров ДВФУ в структурных подразделениях должны создаваться следующие записи:

- заявка на участие в организации и проведении мероприятия направленная на имя директора Департамента молодежной политики в системе СЭД «DIRECTUM»;

- приказ о проведении мероприятия.

Ответственность за управление записями возлагается на руководителя структурного подразделения, являющейся получателем помощи Центра подготовки волонтеров.

Требования к мониторингу и контролю деятельности,

Проверка на актуальность, хранение и архивирование

Настоящего Регламента

 

11.1 Анализ настоящего Регламента проводится Департаментом молодежной политики по мере необходимости, но не реже 1 раза в год.

11.2 Решение об инициировании процесса актуализации Регламента принимает директор Департамента молодежной политики на основании решений руководства ДВФУ, предложений других структурных подразделений, результатов применения документа, анализа несоответствий и рекомендаций по результатам внутренних и внешних аудитов. Порядок периодической проверки и внесения изменений в документ определен Регламентом Управления внутренней нормативной документации утвержденный приказом ректора от 20.09.2013 № 12-13-849 (РГ-ДВФУ-04-001-2013).

11.3 Настоящий Регламент утверждается приказом ректора ДВФУ. Приказ вместе с подлинником настоящего Положения хранится в отделе делопроизводства Административного департамента согласно утвержденной номенклатуре дел.

11.4 Актуальная версия утвержденного Регламента размещается в реестре внутренней нормативной документации ДВФУ в СЭД «DIRECTUM». Ответственность за инициирование размещения и поддержание в актуальном состоянии размещенного в СЭД «DIRECTUM» Регламента, а также доведение информации о месте размещения актуальной версии Регламента до всех заинтересованных структурных подразделений ДВФУ несет директор Департамента молодежной политики.

 

 

Приложение 1

к регламенту организации

привлечения волонтеров (добровольцев)

Центра подготовки волонтеров ДВФУ

к участию в мероприятиях ДВФУ

и сторонних организаций

 

Сроки подачи заявки

Лист рассылки

Регламента организации привлечения волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к работе в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями

РГ-ДВФУ-03-107-2014

- Проректоры по направлениям

- Директора школ

- Начальники отделов по воспитательной работе Школ

 

Лист ознакомления

с Регламентом организации привлечения волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями

 

РГ-ДВФУ-03-107-2014

 

Фамилия, инициалы	Должность	Дата ознакомления	Подпись

 

ПРИКАЗ

 

_____________ №

г. Владивосток

 

Об утверждении Регламента организации

привлечения волонтеров (добровольцев)

Центра подготовки волонтеров ДВФУ

к участию в мероприятиях, организованных

ДВФУ и сторонними организациями

 

В целях оптимизации деятельности по привлечению волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к работе в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями

 

ПРИКАЗЫВАЮ:

 

1. Утвердить Регламент организации привлечения волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями (Приложение).

2. Руководителям структурных подразделений ДВФУ:

- руководствоваться утвержденным Регламентом при организации привлечения волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях;

- ознакомить исполнителей с настоящим приказом и Регламентом под роспись посредством Листа ознакомления в соответствии с п. 6 Регламента Управления внутренней нормативной документации ДВФУ, утвержденного приказом ректора от 20.09.2013 № 12-13-849 (РГ-ДВФУ-04-001-2013).

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

 

 

Ректор С.В. Иванец

Приложение к приказу

от _______ № _______

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное автономное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Дальневосточный федеральный университет»

(ДВФУ)

 

Регламент

Организации привлечения волонтеров (добровольцев)

Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями

РГ-ДВФУ-03-107-2014

 

Держатель документа	Директор Департамента молодежной политики Службы проректора по учебной и воспитательной работе
Разработано	Директор Департамента молодежной политики Яськов И.О.
Дата разработки	20 марта 2014 г.
Ответственность за использование действующей версии документа несёт его пользователь

 

 

Владивосток

Назначение

Настоящий Регламент организации привлечения волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров федерального государственного автономного образовательного учреждения высшего профессионального образования (далее – ДВФУ) к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями определяет (устанавливает) порядок привлечения волонтеров (добровольцев), а также последовательность действий должностных лиц, ответственных за организацию участия волонтеров (добровольцев) в мероприятиях и вводится в действие в целях упорядочения процесса привлечения и организации участия волонтеров (добровольцев) в мероприятиях.

Область применения

Данный Регламент организации привлечения волонтеров (добровольцев) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями распространяется на все мероприятия, организаторами/соорганизаторами которых являются Департаменты ДВФУ, а также службы проректоров и ректорат. При организации мероприятия Школами и их структурными подразделениями процесс организации привлечения студентов к участию в качестве волонтеров (добровольцев) осуществляется самостоятельно.

Школы и их структурные подразделения могут руководствоваться данным Регламентом при организации привлечения студентов, не являющихся волонтерами (добровольцами) Центра подготовки волонтеров к мероприятиям, организованным Школами и их структурными подразделениями.

Требования настоящего Регламента организации привлечения волонтеров (добровольцев) (далее –организации) Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями обязательны для исполнения сотрудниками, задействованными в выполнении процесса организации привлечения волонтеров (добровольцев) к участию в мероприятиях.

Нормативные ссылки

Регламент организации Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями разработан в соответствии с Уставом ДВФУ, Федеральной целевой программой «Развитие образования на 2013 – 2020 год», законодательством Российской Федерации, международным стандартом привлечения волонтеров.

4. Термины, определения и сокращения,

используемые в настоящем Регламенте

4.1 Волонтер (доброволец) Центра подготовки волонтеров ДВФУ (далее - волонтер) – физическое лицо, осуществляющее в свободное от работы (учебы) время добровольную, социально направленную, общественно полезную деятельность в формах и видах, предусмотренных настоящим документом, без получения денежного или материального вознаграждения (кроме случаев возможного возмещения связанных с осуществлением добровольческой (волонтерской) деятельности затрат).

4.2 Получатель помощи Центра подготовки волонтеров ДВФУ - структурное подразделение ДВФУ (исключая школы и их структурные подразделения), юридическое лицо, социальная группа, которые нуждаются в помощи волонтеров Центра подготовки волонтеров ДВФУ при организации и проведении мероприятия.

4.3 Координатор волонтеров - ответственное лицо Центра подготовки волонтеров ДВФУ, назначенное его руководителем, отвечающее за привлечение (набор) волонтеров, организацию их участия и координацию их деятельности.

4.4 Менеджер волонтеров – ответственное лицо, назначенное получателем помощи, отвечающее за работу волонтеров во время организации и проведения мероприятия.

4.5 Личная книжка волонтера Центра подготовки волонтеров ДВФУ - документ установленной формы, которым подтверждается деятельность физического лица в качестве волонтера.

4.6 Инструктаж – встреча с волонтерами, в ходе которой волонтеры получают необходимую информацию о мероприятии, распределяются по объектам (местам работы) и функционалу (видам работ).

4.7 Ориентационная сессия – встреча с волонтерами в месте проведения мероприятия с экскурсией по объектам, уведомлением об особенностях расположения, режима доступа и т.д.

4.8 Функциональное интервью – собеседование с потенциальным волонтером на соответствие требованиям квалификации в рамках предполагаемого функционала (например: уровень владения иностранным языком для переводчика или знание города и информации о нем для сопровождающих делегации).

5. Порядок согласования привлечения членов Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, проводимых структурными подразделениями ДВФУ

5.1 Основанием для рассмотрения вопроса о привлечении волонтеров Центра подготовки волонтеров ДВФУ к работе в мероприятиях, является приказ о проведении мероприятия и заявка структурного подразделения ДВФУ на участие волонтеров в мероприятии, выступающего получателем помощи (по форме, указанной в приложении 2 к настоящему Регламенту).

5.2 Получатель помощи через систему электронного документооборота «DIRECTUM» (далее – СЭД «DIRECTUM») выпускает приказ об организации и проведении мероприятия. Приказ должен содержать следующие пункты:

1. Оргкомитету/рабочей группе/ответственному за проведение:

- согласовать с директором Департамента молодежной политики участие волонтеров в мероприятии;

- в сроки, указанные в приложении 1 Регламента организации Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях, организованных ДВФУ и сторонними организациями предоставить в Департамент молодежной политики заявку на участие волонтеров в мероприятии;

2. Назначить менеджером волонтеров в рамках мероприятия: ………….. (должность, Ф.И.О.);

3. Менеджеру волонтеров обеспечить соблюдение условий заявки на участие волонтеров в мероприятии.

Внесение данных пунктов в приказ является основанием для рассмотрения заявки на привлечение волонтеров.

 

6. Порядок согласования привлечения волонтеров Центра подготовки волонтеров ДВФУ к участию в мероприятиях,