Блок «Основные управленческие функции»

Для того чтобы ввести участников в курс дела, выяснить, какими знаниями они обладают, мы использовали метод фасилитации. Фасилитация — это один из методов работы тренера с группой, позволяющий собрать мнения участников по определенному вопросу. Она позволяет мягко включить участников в тренинг, пробудить их активность. По времени она занимает не более 5-7 минут. Мы, не критикуя, собираем все мнения участников, чтобы избежать скованности в процессе тренинга.

Тренер задает группе вопрос: «Какие функции необходимо выполнять управленцу для эффективной работы?» Ответы могут быть разными — от перечисления организаторских и административных навыков, таких как планирование, контроль, до личностных особенностей: харизма-тичность, душевность, способность понимать людей и др. Все ответы мы записываем на стакеры и наклеиваем на доску.

Можно провести модерацию. Модерация — это метод, с помощью которого тренер совместно с участниками вводит новые понятия — ими группа будет руководствоваться на протяжении всего тренинга. Но это занимает больше времени, порядка 40 минут. В одной из групп мы проводили его следующим образом: 12 участников разделили на 3 группы, каждой дали задание написать как можно боль-

[24]

ше понятий, отражающих управленческие навыки. Отвели на это 15-20 минут. Важный момент— каждое новое понятие участники должны писать на отдельной карточке. Периодически мы подходили к каждой группе участников и стимулировали их: «Чем больше вариантов вы придумаете, тем лучше!». Можно устроить соревнование с другими группами; чем больше активности будут проявлять участники, тем быстрее они включатся в тренинг. Затем от каждой группы выходил один участник. Они наклеивали карточки на доску и давали пояснения. Остальные могли в это время задавать вопросы. Тренер следил за тем, чтобы понятия не повторялись, и фильтровал карточки. После того как все карточки наклеены, необходимо провести обобщение. Тут есть маленький секрет: у нас есть определенный теоретический материал, который мы будем рассказывать группе, поэтому все понятия, которые придумала группа, мы подводим под общий знаменатель — нашу теорию. Мы анализируем карточки, группируем их по какому-то признаку в отдельные блоки (рис. 2).

[25]

Для себя тренер отмечает и выделяет те блоки, о которых он будет рассказывать в теоретической части.

Далее мы благодарим участников за активную работу и приступаем к теории. Эта часть не должна отнимать много времени. Если опираться на психологические исследования, то оптимальный период времени, в течение которого человек может сохранять высокую концентрацию внимания, составляет 15-20 минут. Поэтому в тренингах теоретические блоки называют мини-лекциями. В нашем случае мини-лекция заняла 10 минут.

Мини-лекция «Управленческие функции»

Деятельность руководителя включает 4 основные функции: планирование, организация, мотивация, оценка и контроль подчиненных. Остановимся на каждой из них поподробнее.

1. Планирование. Эта функция представляет собой подготовку решений. Планирование — многоэтапный процесс определения и постановки целей, учета и анализа имеющихся ресурсов, расстановки приоритетов. Это одна из ключевых компетенций руководителя. Поставить цель, рассчитать все возможные риски, спрогнозировать и, наконец, получить желаемый результат не так просто. Перед тем как приступить к непосредственному планированию, важно точно определить цель. Поскольку цели бывают двух видов*: реальные и идеальные, — от этого во многом будет зависеть результат планирования. Идеальная цель — это то, что выходит за пределы имеющихся возможностей; конечно, она может быть реализована, но потребует большого количества ресурсов и не всегда напрямую связана с вашими реальными целями (рабочими задачами), хотя может мотивировать и стимулировать в процессе выполнения реальных целей. Реальная цель — достижимая, конкретная, но она,

* 1'ыссв И. Ю. 11 правил руководителя № 1. — СПб.: Питер, 2007.

[27]

конечно, также требует определенных усилий. Главное различие состоит в том, что идеальную цель представляют, а реальную— ставят, формулируют. Подробнее о целях мы поговорим чуть позже.

2. Организация. Эта функция прежде всего нацелена на упорядочение деятельности руководителя и исполнителей. Организация— это распределение задач, нагрузки подчиненных в соответствии с их возможностями: расстановка сил в отделе, делегирование полномочий и др. При неправильной организации работы возможны два наиболее частых исхода. Первый — руководителю приходится выполнять всю работу отдела самому потому, что подчиненные не успевают, не справляются и т. д. А причина в том, что изначально задачи были распределены неграмотно и не учтены индивидуальные особенности сотрудников. Второй — руководитель находится в неведении относительно того, как сотрудники выполняют задачу, а потом получает результат, не соответствующий его ожиданиям.

3. Мотивация. До и после проведения подготовительных мероприятий руководитель должен обеспечить успешное выполнение работы. Вспоминается известный афоризм. Императрицу Екатерину II один иностранный посол как-то спросил: «Как Вы, Ваше Величество, добиваетесь того, что Ваши непослушные дворяне Вас всегда слушаются?» — «Я никогда не заставляю их делать то, что им невыгодно», — ответила государыня. Мотивирование — особый навык, освоение которого может

[28]

даваться с трудом. Особенно трудно мотивировать людей, если в компании царит неопределенность или планируются изменения не в лучшую сторону. Тут руководителю в первую очередь важно самому сохранять оптимизм и находить плюсы в сложившихся обстоятельствах.

4. Оценка и контроль. Эту функцию, как правило, называют в числе первых, когда речь идет об управленческих навыках. Но это не менее сложный навык, чем все предыдущие. Здесь, прежде всего, важно не переборщить — не переоценить (в ту или иную сторону), не прибегать к тотальному контролю или попустительству. Цели могут быть достигнуты только при условии обеспечения эффективной обратной связи, т. е. надежного контроля. Эффективный контроль — это всегда совет, помощь, своевременная подсказка, поощрение и т. д.

На каждой из функций мы остановимся подробнее, будем отрабатывать навыки на практических упражнениях. А сейчас предлагаем вам сделать упражнение «Собрать паз-лы», чтобы вы могли наглядно оценить свои управленческие навыки.

*

Упражнение «Собрать пазлы»

Цели упражнения:

■ показать участникам тренинга всю цепочку взаимодействия между подчиненным и руководителем;

■ провести мини-диагностику управленческих качеств участников;

■ собрать наглядный материал для иллюстрации последующих блоков тренинга.

Необходимые материалы: 2 коробки пазлов (200 шт.), листы бумаги формата А4.

Время проведения: 30 минут.

Инструкция тренера: «Мне нужны 2 добровольца. Есть ли желающие? Эти два человека будут руководителями, они должны набрать себе команду. Для этого они будут называть по очереди имена участников, которых хотят взять себе в компанию. В итоге должны образоваться 2 группы одинаковой численности.

Итак, вы — 2 команды. Каждой я выдаю коробку с паз-лами. Изображение того, что должно получиться, — только "руководителю". Он также должен выбрать из своей группы того, кто будет являться его "заместителем".

Задача "руководителя" — повернувшись к "подчиненным" спиной, сделать так, чтобы его команда собрала за минимальное время картинку правильно и быстро. Притом общаться он может только со своим "заместителем" с помощью писем. Сообщать и показывать, что изображено, также нельзя.

[зо]

Мы будем снимать на камеру эту игру, так как этот материал потом будет использован в ходе этого тренинга. Есть ли вопросы по игре?»

Ход упражнения: выбираются 2 добровольца, которые будут играть роль руководителей. Им необходимо набрать «сотрудников», по очереди называя имена участников, а также выбрать заместителя.

Группе выдается коробка с пазлами (без целой картинки).

«Руководителя» сажают спиной к группе и дают изображение, которое должно получиться, и листы бумаги, на которых он может писать послания своему «заместителю». «Руководитель» сам ставит цель команде, дает пояснения через заместителя.

После окончания игры тренер благодарит участников.

Более сложный вариант упражнения. Тренер выдает коробки с пазлами, где не хватает некоторых элементов или есть лишние.

Возможные трудности:

■ «Руководитель» может не понять, что ему необходимо делать. Поэтому возможна выдача печатной инструкции, где оговорены правила игры.

■ Сопротивление видеосъемке. Варианты ответов на возражения участников: «Тяжело в ученье, легко в бою»; «Этот материал будет использоваться для иллюстрации некоторых моментов в тренинге»; «Вам неинтересно посмотреть на себя со стороны?»; и крайний вариант: «После тренинга мы вместе все сотрем».

[31]

Анализ упражнения.

Вопросы для «подчиненных».

1. Понятно ли было, что необходимо делать? Как руководитель ставил цель?

2. Что мешало достижению цели?

3. Что способствовало достижению цели?

4. Почему одна из команд выполнила задание быстрее?

5. Как работала группа? Кто был лидером? Кто меньше принимал участие в игре?

6. Какие функции, на ваш взгляд, выполнял руководитель?

7. Какие функции, на ваш взгляд, выполнял заместитель?

Вопросы для «руководителя».

1. Как ставилась цель?

2. Каковы были трудности?

3. Что, на ваш взгляд, способствовало достижению цели участниками?

4. Какие функции они выполняли?

5. Как осуществлялся контроль «сотрудников»?

6. Была ли проведена оценка деятельности?

7. Была ли обратная связь?

8. Каким образом вы мотивировали участников?

Примечание. Видеофрагменты данной игры можно использовать в каждом блоке тренинга как демон-

[32]

страцию возможных ошибок управления или как пример правильного осуществления функций руководителя.

Итоги: тренер отвечает на вопросы участников, спрашивает о том, что для них было легко, а что — сложно, что помогло им справиться с заданием, каких знаний в процессе игры им не хватало.

Кофе-пауза

Блок «Управление по целям»