Ознакомление персонала с документацией И поддержание ее в актуальном состоянии

Основная цель управления документацией при внедрении СМК – обеспечение того, чтобы все необходимые для работы документы были в наличии и доступны. Каждый сотрудник должен обладать всей информацией, необходимой для выполнения своих обязанностей.

Система Business Studio позволяет сформировать регламентирующие документы в формате Microsoft Word для последующей печати и передачи сотрудникам предприятия для ознакомления под роспись. Кроме этого, имеется возможность создать средствами Business Studio HTML-Навигатор. В этом случае регламентирующие документы будут представлены в HTML-виде для размещения на внутреннем портале организации. Используя HTML-Навигатор, сотрудники могут быстро перемещаться к нужным документам при помощи гиперссылок.

Business Studio для формирования документов использует стандартизированные шаблоны, поэтому формирование документации автоматически происходит в едином стандарте, принятом на предприятии. Каждая компания может использовать свои формы регламентирующих документов. Поэтому Business Studio включает в себя удобный мастер создания отчетов, с помощью которого можно изменить или создать новые отчеты и документы.

При внесении любых изменений в модель процессов или в организационную структуру, запуск пакетного формирования отчетов в формате Microsoft Word или HTML-навигатора автоматически актуализирует всю внутреннюю документацию СМК. Таким образом, вся документация поддерживается в актуальном состоянии и до каждого исполнителя своевременно доводятся касающиеся его изменения.

Подробно о принципах формирования HTML-навигатора и пакетного формирования отчетов в формате Microsoft Word описано в Руководстве пользователя.

Сбор результатов измерений

Для того чтобы демонстрировать пригодность и эффективность системы менеджмента качества, организация должна проводить ее анализ, а для анализа нужна информация о реальном состоянии СМК.

Система Business Studio позволяет собирать информацию о значениях показателей процессов и выявленных несоответствиях.

Несоответствия фиксируются по результатам внутренних аудитов, по результатам мониторинга процесса, по сообщениям (претензиям) от потребителя или от сотрудников подразделений. Причем все сотрудники подразделений могут оперативно вносить сообщения о выявленных несоответствиях непосредственно в Business Studio через Business Studio Cockpit.

Сообщения о несоответствиях

Факты обнаружения несоответствий фиксируются в справочнике «Сообщения о несоответствиях». При этом указывается, на каком объекте обнаружено несоответствие и кто обнаружил данное несоответствие, т.е. источник. Источником несоответствия может выступать потребитель, субъект или аудит, в рамках которого было обнаружено несоответствие. Каждое сообщение о несоответствии пользователь может отнести к определенному несоответствию из справочника «Несоответствия» (Табл.3), в котором задается классификация несоответствий по видам. Справочник «Сообщения о несоответствиях» вызывается с помощью одноимённого пункта в меню «СМК». В Табл.2 перечислены основные свойства Сообщения о несоответствии.

Табл.2. Свойства сообщения о несоответствии

Параметр	Назначение
Номер	Номер сообщения о несоответствии (код) – вводится вручную, должен быть уникальным.
Дата	Дата внесения сообщения об обнаруженном несоответствии.
Объект	Объект, на котором обнаружено несоответствие. Может быть элементом любого справочника.
Несоответствие	Указание на несоответствие, к которому можно отнести данное сообщение.
Описание	Подробное описание проявления несоответствия.
Источник несоответствия	Источник, от которого поступило сообщение о несоответствии. Источником может быть элемент любого справочника, например: «Аудиты», «Субъекты» и т.п.
Ответственное подразделение	Подразделение, в результате деятельности которого объект стал несоответствующим. В случае определения несоответствия в рамках аудита параметр заполняется автоматически.
Значимость несоответствия	Параметр заполняется, путём выбора из списка значений: Значительное; Малозначительное; Незначительное.
Необходимость оперативных мероприятий	Да – оперативные мероприятия необходимы; Нет – оперативные мероприятия не нужны.
Необходимость устранения	Да – устранение несоответствия необходимо; Нет – устранение несоответствия не нужно.
Оперативные мероприятия	На этой закладке можно заполнить параметры мероприятий, которые необходимо внедрить для защиты от проявлений несоответствия.

 

На Рис.13 представлен пример окна «Редактирование объекта из Сообщения о несоответствиях».

Рис.13. Заполнение параметров сообщения о несоответствии

Справочник «Несоответствия»

Несоответствия могут быть обнаружены:

- по результатам внутренней проверки (аудита);

- по результатам мониторинга процесса;

- из сообщения (претензии) от потребителя;

- из сообщения сотрудников разных подразделений.

В Табл.3 перечислены основные свойства элемента справочника «Несоответствия».

Табл.3. Свойства несоответствия

Параметр	Назначение
Номер	Номер несоответствия. Заполняется вручную.
Объект	Объект, на котором обнаружено несоответствие.
Вид несоответствия	Вид несоответствия (Табл.4).
Название	Название несоответствия.
Потенциальное	Параметр, определяющий потенциальное несоответствие или уже возникшее.
Ответственное подразделение	Подразделение, в результате деятельности которого объект стал несоответствующим.
Необходимость анализа несоответствия	Да – анализ несоответствия необходим; Нет – анализ несоответствия не нужен.
Статус	Выбирается из списка значений: - Ведется анализ; - Анализ выполнен.
Диаграммы Исикавы	Диаграмма Исикавы, используемая для проведения анализа несоответствия. С несоответствием можно связать все анализы, которые были для него проведены.

 

На Рис.14 представлен пример окна «Редактирование объекта из Несоответствия».

Рис.14. Заполнение параметров несоответствия