Многофункциональный текстовый процессор Microsoft Word: базовые средства обработки текстовой информации

 

Необходимо знать: основные характеристики элементов текстового документа (шрифта, абзаца, страницы); устройство окна текстового редактора Microsoft Word; основные приемы работы с документами; технику ввода и редактирования текста; способы форматирования страницы, символа, абзаца; создание списка.

Необходимо уметь: запускать редактор Microsoft Word; создавать, открывать и сохранять документы; вводить текст с клавиатуры; изменять масштаб отображения документа на мониторе, просматривать документ с помощью функции «Предварительный просмотр»; перемещать курсор по тексту, выделять фрагменты последнего, копировать и перемещать их; устанавливать размер и ориентацию страницы, ширину полей, гарнитуру, размер, начертание шрифта, положение абзаца на странице, межстрочный интервал, интервалы перед и после абзаца, красную строку; размещать текст в колонках и устанавливать их параметры, создавать и редактировать колонтитулы, изменять регистр фрагментов текста, пользоваться функциями «Автоматическая расстановка переносов» и «Проверка правописания», создавать маркированные и нумерованные списки; иллюстрировать текст.

 

Общие принципы использования Microsoft Word

Каждый врач ежедневно сталкивается с необходимостью подготовки различных текстовых документов: историй болезни, справок, служебных записок, отчетов, статей и т.д. В последние годы для решения подобных задач все чаще используются компьютерные технологии. Это значительно облегчает, упрощает и ускоряет работу врача с документами, позволяет ему рационально использовать рабочее время и в итоге повышает эффективность его лечебно-профилактической деятельности.

Программы, предназначенные для обработки текстовых документов, называются текстовыми редакторами. Наиболее распространенным из них является Microsoft Word. Он обладает широкими возможностями не только для создания, редактирования и форматирования текста, но и для включения в него графических и иных объектов. В связи с этим Microsoft Word правильнее называть многофункциональным текстовым процессором.

В создании любого текстового документа можно выделить следующие действия:

1. создание документа;

2. набор текста;

3. редактирование;

4. форматирование;

5. сохранение окончательного варианта документа;

6. печать.

Важно придерживаться указанной последовательности действий. Часто при работе над документом неопытные пользователи пытаются совместить набор текста с его форматированием. Это плохая привычка, приводящая к неоправданному усложнению работы и снижению качества получаемого документа. При наборе текста необходимо только разделять абзацы (в Microsoft Word новый абзац создается нажатием клавиши «Enter», а перенос на следующую строку внутри абзаца происходит автоматически) и соответствующим образом набирать прописные буквы.

Приступать к форматированию следует только после завершения набора и редактирования всего текста. Основными элементами форматирования являются установка параметров страницы, шрифта и абзаца.

К важнейшим параметрам страницы относятся размер бумаги, ориентация страницы (книжная или альбомная) и поля. Большинство документов требуют бумаги формата А4 (210х297 мм) и книжной ориентации страницы. Обычно хорошо смотрится документ со следующими полями: верхнее и нижнее – по 2 см, левое (с учетом необходимости подшивания документа) – 3 см, правое – 1,5 см.

Шрифт характеризуется гарнитурой, размером, начертанием и цветом. Стандартной для Microsoft Word является гарнитура Times New Roman, она подходит для основной массы документов. Размер шрифта измеряется в пунктах. Чаще всего используют шрифт 12 и 14 пт. Начертание различают обычное, полужирное, курсивное и с подчеркиванием. Последние три могут использоваться в любых комбинациях (например, полужирный курсив с подчеркиванием) и служат для выделения некоторых элементов текста.

К основным параметрам абзаца относятся выравнивание, отступ слева и справа, отступ (или выступ) красной строки, интервал перед абзацем и после него, межстрочный интервал. Выравнивание – по левому и правому краю, по центру, по ширине – предназначено для придания документу законченного аккуратного вида. Выравнивание по центру рекомендуется применять к заголовкам, а по ширине – к основному тексту. Межстрочный интервал характеризует расстояние между строками в абзаце, обычно назначается равным 1,5. Отступы и интервалы используются для выделения некоторых абзацев. Обязательным элементом абзаца является красная строка, для ее оформления служит соответствующий параметр. Некоторые пользователи привыкли делать красную строку путем добавления пробелов. Это в корне неправильно.

Еще одним способом оформления текста являются списки. Списки бывают одноуровневые (представляют собой перечень пунктов) и многоуровневые (каждый пункт может содержать подпункты). По способу обозначения пунктов различают маркированные и нумерованные списки.

Важно помнить, что Microsoft Word предоставляет и другие, гораздо более широкие, нежели описано выше, возможности форматирования документов. Их следует активно использовать в зависимости от характера создаваемого документа.

При работе над документом не забывайте сохранять плоды своего труда - лучше делать это самостоятельно, не надеясь на автосохранение.

 

ЗАДАНИЕ

Подготовьте и оформите в соответствии с требованиями тезисы доклада для участия в научной конференции.

Образец тезисов:

Требования к оформлению тезисов

· параметры страницы: лист А4, альбомная ориентация, верхнее поле – 3 см, остальные – по 2 см;

· шрифт: Times New Roman, 14 пт;

· абзац: выравнивание по ширине, полуторный межстрочный интервал, интервал перед абзацем - 0 пт, после – 0 пт, отступ первой строки – 1,5 см;

· оформление «шапки»: первая строка – название (прописные буквы 14 пт, полужирное начертание, выравнивание по центру), вторая строка – ФИО автора (14 пт, обычное начертание, выравнивание по центру), третья строка – наименование учреждения, город, страна (14 пт, курсив, выравнивание по центру);

· текст размещен в двух равных по ширине колонках отделенных вертикальным разделителем, ширина промежутка между колонками 1,5 см;

· в верхнем колонтитуле, начиная со второй страницы – номер страницы, выравнивание по центру, 14 пт;

· в нижнем колонтитуле, начиная со второй страницы - ФИО автора, выравнивание по центру, 14 пт.

Порядок выполнения задания

1. Откройте текстовый редактор Microsoft Word XP.

Это можно осуществить пользуясь кнопкой Пуск (Пуск > Программы > Microsoft Word), ярлыком Microsoft Word на Рабочем столе (если он там присутствует), или, создав в своей папке документ Microsoft Word (Файл > Создать > Документ Microsoft Word или аналогично с помощью контекстного меню).

2. Сохраните документ в своей папке под названием Занятие2.

Используйте команду Файл > Сохранить как. По ходу работы над документом не забывайте периодически сохранять внесенные изменения командой Файл > Сохранить или соответствующей кнопкой Панели инструментов.

3. Наберите шапку тезисов.

Обратите внимание, что, для набора прописных букв удерживается клавиша Shift (если необходимо набрать прописными буквами несколько слов, то лучше однократно нажать клавишу Caps Lock; для возвращения к строчным буквам нажмите ее повторно), в конце каждого абзаца нажимается клавиша Enter. Удалить лишние символы можно клавишей Del, если они расположены справа от курсора, или клавишей Backspace, если они расположены слева. Рекомендуем не устанавливать заранее параметры форматирования шрифта и абзаца.

4. Откройте файл Текст в папке Занятие 2 в папке Задания в папке Студент.

Используйте команду Файл > Открыть.

5. Скопируйте текст и вставьте его в свой файл.

Выделите текст при помощи мыши или командой Правка > Выделить все, скопируйте его командой Правка > Копировать или с помощью соответствующей кнопки на Панели инструментов или посредством контекстного меню. Для вставки фрагмента установите курсор в выбранное место документа и используйте команду Вставить приемами аналогичными процедуре копирования.

6. Установите параметры страницы, шрифта, абзаца соответствующие требованиям.

Параметры страницы (лист А4, альбомная ориентация, верхнее поле – 3 см, остальные – по 2 см) введите в диалоговом окне, открываемом командами Файл > Параметры страницы.

Выделить весь текст (Правка > Выделить все). Установите гарнитуру (Times New Roman) и размер шрифта (14 пт), выравнивание по ширине при помощи соответствующих кнопок Панели инструментов, межстрочный интервал (полуторный), интервалы перед (0 пт) и после (0 пт) абзаца, отступ первой строки (1,5 см) – в диалоговом окне Формат > Абзац. Выделяя фрагменты текста, отличающиеся написанием (см. требования к оформлению тезисов и образец), приведите их к требуемому виду. Не забывайте, что некоторые из этих действий можно выполнить, используя «горячие клавиши».

7. Обратите внимание на то, что последний абзац набран прописными буквами. Устраните эту ошибку.

Выделите абзац и воспользуйтесь диалоговым окном Формат > Регистр (выберите вариант Как в предложениях).

8. Оформите список.

Выделите соответствующий списку участок текста. Воспользуйтесь диалоговым окном Формат>Список. Выберете нумерованный, а затем формат списка соответствующий образцу.

9. Внимательно проверьте текст тезисов и исправьте грамматические, пунктуационные ошибки и опечатки.

Не забывайте о возможности использовать автоматическую проверку правописания. Слова с грамматическими ошибками подчеркиваются красной волнистой линией, а предложения с пунктуационными ошибками – зеленой. При щелчке правой кнопкой на подчеркнутом слове или предложении система предлагает варианты исправления ошибки. Достаточно выбрать подходящий. Однако не все слова, особенно медицинские термины, входят в словарь Microsoft Word. Такие слова также подчеркиваются красной линией, несмотря на правильное написание.

10. Установите расстановку переносов.

Воспользуйтесь диалоговым окном Сервис > Язык > Расстановка переносов. Установите флажок Автоматическая расстановка переносов.

11. Разместите текст в двух колонках.

Выделите весь текст. Воспользуйтесь диалоговым окном Формат > Колонки. Выберите вариант Две колонки, установите флажки Колонки одинаковой ширины и Разделитель, введите ширину промежутка между колонками.

12. Оформите согласно требованиям «шапку» тезисов.

Уберите отступы строк «шапки» (иначе текст не выровняется по центру). Выделяйте соответствующие фрагменты текста и форматируйте их, пользуясь кнопками на Панели инструментов (см. требования к оформлению тезисов и образец).

13. Создайте верхний колонтитул – нумерацию страниц.

Воспользуйтесь командой Вставка > Номера страниц. Выберите положение и выравнивание номера. Снимите флажок Номер на первой странице.

14. Установите требуемый размер шрифта (14 пт) для номеров страницы.

Для редактирования колонтитула войдите в него двойным щелчком мыши. Обратите внимание, что изменения, внесенные на одной странице, распространяются на остальные. Для выхода из колонтитула дважды щелкните на основном тексте или нажмите кнопку Закрыть панели инструментов Колонтитулы.

15. Создайте нижний колонтитул.

Предварительно скопируйте ФИО автора. Откройте колонтитулы командой Вид > Колонтитулы. Переместитесь в нижний колонтитул второй страницы и вставьте скопированный текст. Отформатируйте его согласно требованиям (шрифт 14 пт, выравнивание по центру). Выйдя из колонтитула, убедитесь, что вставленный текст появился на всех страницах, кроме первой.

16. Проиллюстрируйте текст рисунками рис.1 и рис.2 из папки Занятие 2 в папке Студент.

Установите курсор в место вставки фотографии. Откройте диалоговое окно Вставка > Рисунок > Из файла. Выберите необходимый файл и нажмите кнопку Вставить. Измените способ обтекания объекта текстом: откройте из контекстного меню диалоговое окно Формат рисунка, вкладку Положение и выберите вариант Вокруг рамки. Переместите фотографию в требуемое положение при помощи мыши. Обратите внимание на соответствие расположения текста вокруг фотографии образцу.

17. Проверьте соответствие оформления тезисов требованиям и сохраните их окончательный вариант.

Для просмотра многостраничного документа удобно пользоваться функцией Файл > Предварительный просмотр (также ее можно вызвать с помощью соответствующей кнопки на Панели инструментов). В открывшемся окне обратите внимание на возможность изменения масштаба и количества одновременно просматриваемых страниц с помощью соответствующих кнопок на Панели инструментов. Вернуться к обычному режиму можно, нажав кнопку Закрыть.

ВОПРОСЫ ДЛЯ САМОКОНТРОЛЯ