Протокол рассмотрения отчета

7.17.1 В протоколе рассмотрения отчета должны быть отражены:

- наименование коллегиального органа, рассматривавшего отчет;

- дата рассмотрения;

- номер протокола;

- инициалы и фамилии участников заседания;

- повестка дня;

- ход обсуждения отчета или констатация выводов из обсуждения;

- оценка соответствия выполненной работы заданию и ее качества;

- решение коллегиального органа о внесении в отчет предложенных исправлений (при наличии таковых) или об их отклонении;

- вывод о степени готовности отчета к передаче заказчику (или в фонды);

- решение о рассылке экземпляров отчета;

- для работ, выполненных за счет государственных средств или с их долевым участием, решение об ограничении пользования структурными элементами отчета или отчетом в целом (если это необходимо по мнению представителя заказчика) и срок действия ограничений;

- для работ, выполненных за счет собственных средств заказчика, решение заказчика о представлении отчета в состав государственных информационных ресурсов или на условиях конфиденциальности и на какой срок;

- расшифрованные подписи председателя и секретаря заседания, на котором рассматривался отчет.

7.17.2 К обязательным экземплярам отчета прилагают подлинные экземпляры протоколов с печатью организации, в которой происходило рассмотрение отчета.

7.17.3 Рецензии, протоколы и справка о внесении исправлений могут быть выделены в отдельную тетрадь.

Справка о стоимости работ

7.18.1 Данные о фактической стоимости работ приводят в виде таблицы или в иной форме, согласно актам приемки работ, в сопоставлении с их стоимостью, предусмотренной по договорам (контрактам) и проектно-сметной документацией; при этом указывают источник финансирования, а при долевом финансировании данные разбивают по источникам финансирования (инвесторам) с указанием абсолютного и относительного (в процентах) размера их доли в общей стоимости работ. При сохранении за период работ ставок НДС разбивка выполнения по годам не обязательна; при этом проектная и фактическая стоимость работ должны быть даны в одном масштабе цен. Финансирование (затраты) в иностранных валютах указывают в данных валютах и в пересчете на российские рубли по курсу Центрального банка России на момент инвестирования, с указанием этого курса.

Пример оформления справки о стоимости работ приведен в приложении Т.

7.18.2 Справку подписывает руководитель организации–исполнителя и руководитель экономической службы (главный бухгалтер) этой организации. К обязательным экземплярам отчета справку прилагают в подлиннике, заверенном печатью организации-исполнителя. В состав необязательных экземпляров отчета справка может быть включена по решению организации-исполнителя.

В отчетах по работам, выполненным за собственные средства, по желанию заказчика справка может быть представлена на условиях конфиденциальности, с выделением ее в тетрадь конфиденциальных документов.

Копии актов передачи на хранение вещественных источников информации и первичной документации на бумажных носителях

7.19.1 В отчете должны быть приведены копии актов о передаче на хранение:

- вещественных источников информации – керна буровых скважин; образцов, проб горных пород, руд, нефтей, газов, вод, пластовых жидкостей и их дубликатов, палеонтологических образцов и препаратов, шлифов, аншлифов, шлихов, протолочек и монофракций, коллекционных материалов и пр., полученных в ходе отчётных работ;

- первичной геологической документации на бумажных носителях – описаний разрезов, маршрутов и точек наблюдения в полевых дневниках, журналах и пикетажных книжках; журналов каротажных и иных скважинных наблюдений и испытаний; первичной документации геофизических, горнопроходческих и буровых работ; описаний керна; зарисовок, фото– и видеоматериалов; материалов гидрогеологических, гидрохимических, геохимических лабораторных исследований и прочей первичной информации, полученной в ходе работ.

7.19.2 В акте должны быть указаны место, срок, условия хранения и использования перечисленных материалов. Форма акта произвольная. Акты подписывают ответственный исполнитель отчета и ответственный хранитель данного вида материалов. Копии актов заверяют подписью ответственного исполнителя.

Текстовые приложения

7.20.1 Текстовыми приложениями являются первичные или дополняющие текст отчета материалы (описания разрезов, горных выработок, буровых скважин, каталоги координат буровых скважин, определения палеонтологических остатков, результаты аналитических определений, описания алгоритмов и программ, палеонтологические таблицы, переписка по вопросам организации, проведения и контроля отчетных работ и др.).

7.20.2 Перечень и содержание текстовых приложений определяются требованиями нормативных и методических документов по видам работ, а при их отсутствии – ответственным исполнителем с учетом специфики работ и изучаемых объектов.

7.20.3 Каждое приложение должно иметь наименование, которое располагают вверху симметрично относительно текста (таблицы). Пояснительный текст, если в нём есть необходимость, помещают под приложением.

7.20.4 Каждое приложение следует печатать с новой страницы.

Приложения, если их два или более, должны быть пронумерованы арабскими цифрами. После слова «ПРИЛОЖЕНИЕ», которое оформляют прописными буквами в правой части листа выше наименования. Точку после номера не ставят.

Пример – ПРИЛОЖЕНИЕ 6.

Одно приложение не нумеруют, обозначая его – ПРИЛОЖЕНИЕ.

Под словом «ПРИЛОЖЕНИЕ» проставляют ограничительные грифы и пометы и номер экземпляра, если документ подлежит поэкземплярному учету.

7.20.5 Приложения, объединяемые в одну книгу с текстом отчета, помещают после списка использованных источников и служебных элементов отчета со сквозной нумерацией страниц в этой книге. При большом объеме текстовых приложений их выделяют в самостоятельную книгу (книги) со сквозной нумерацией приложений и листов в пределах каждой книги; в каждой книге помещают её содержание.

7.20.6 Многочисленные приложения компонуют в группы по их тематике, располагая их в последовательности, предусмотренной 7.10.1. Группу приложений, касающихся вопросов организации, проведения и контроля отчетных работ, располагают в начале блока приложений. Приложения, содержащие коммерческую или служебную тайну заказчика, вне зависимости от их объема могут быть выделены в отдельную тетрадь (книгу), представляемую на условиях конфиденциальности.

Графические приложения

7.21.1 К графическим приложениям относятся карты различного содержания, стратиграфические колонки, схемы, планы, разрезы, профили, диаграммы и прочие материалы, выполненные на листах формата А4 и крупнее.

Вместе с графическими приложениями помещают также фотоматериалы.

7.21.2 Перечень и содержание графических приложений определяются требованиями НД, а при отсутствии таковых – заказчиком, ответственным исполнителем работ и геологическим (техническим) заданием.

7.21.3 Картографические приложения составляют в географической или Государственных (1942 г. или 1995 г.) системах координат и Балтийской системе высот (1977 г.). Применение других систем, при необходимости, должно быть объяснено в тексте отчёта (7.11.4) и обозначено в каждом графическом приложении

8 Требования к оформлению отчета

8.1 Общие требования

8.1.1 Текстовая часть отчета и текстовые приложения должны быть выполнены печатным способом с использованием компьютера и принтера или пишущей машинки на одной стороне листа белой писчей бумаги плотностью 65–100 (рекомендуется 80) г/м² формата А4 (210×297 мм). Использование электрографических копий с компьютерных распечаток не допускается. Для текста и таблиц в пределах одной книги отчета следует использовать однотипную бумагу. Таблицы и текстовые приложения могут быть напечатаны кеглем 10 на бумаге формата A3 (420×297 мм).

Текст печатают через один или полтора интервала. Расстояние между заголовками и текстом должно быть равно двум межстрочным интервалам. Ширина полей текста и таблиц должна быть не менее: левое – 30 мм, правое – 15 мм, верхнее и нижнее – 20 мм.

8.1.2 Для печати текстов на принтерах используют шрифты Times New Roman, Arial, Courier (рекомендуется Times New Roman), кегль – 10–14 (рекомендуется 12), цвет печати–черный. Для выделения ключевых положений (слов, отдельных фраз; в сумме не более одного абзаца на странице) допускается подчеркивание, курсивный, в разрядку, жирный шрифт.

8.1.3 При печати текста на пишущей машинке высота букв, цифр и других знаков должна быть не менее 1,8 мм, межстрочный интервал–полуторный, цвет ленты и копировальной бумаги–черный.

8.1.4 Вне зависимости от способа выполнения необходимо соблюдать равномерную плотность и контрастность текста и таблиц по всему отчету. Буквы, цифры, знаки и линии в отчете должны быть четкими, нерасплывшимися.

При корректуре текста и таблиц, вне зависимости от способа их выполнения, допускается вписывать отдельные слова, формулы, условные знаки черной тушью (пастой, чернилами), опечатки и графические неточности исправлять подчисткой и закрашиванием неосыпающейся белой краской с нанесением исправленного текста черной тушью, чернилами, пастой.

Применение гуаши, фломастеров и иных водорастворимых красителей, повреждения листов, помарки и следы неполно удаленного прежнего текста в отчете не допускаются.

8.1.5 Качество печати, исправлений и добавлений должно удовлетворять требованию четкого воспроизведения текста различными способами, включая сканирование и микрофильмирование по ГОСТ 13.1.002.

8.1.6 Текст основной части отчета делится на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Не допускается вводить рубрикацию, содержащую более четырех иерархических уровней.

8.1.7 Разделы текста должны иметь порядковую нумерацию в пределах всего отчета; их обозначают арабскими цифрами с точкой после номера раздела; введение и Заключение не нумеруют.

Подразделы, пункты и подпункты нумеруют арабскими цифрами с разделительными точками и точкой в конце

Пример – 1.2.; 1.2.1.; 1.2.1.1.

Перечисления внутри пунктов или подпунктов печатают строчными буквами с абзацного отступа. Позиции перечисления обозначают знаком тире «-» либо строчной буквой со скобкой: а)…, б)…, в).…

Для детализации внутри позиций перечисления используют арабские цифры со скобкой, смещенные на два знака вправо относительно перечислений, обозначенных буквами.

8.1.8 Все подразделения текста должны иметь краткие и ясные заголовки.

Заголовки разделов, а также заглавия ВВЕДЕНИЕ и ЗАКЛЮЧЕНИЕ печатают прописными буквами в центре страницы.

Заголовки подразделов печатают с прописной буквы строчными буквами в центре страницы.

Заголовки пунктов и подпунктов печатают с абзаца с прописной буквы строчными буквами.

Все заголовки, состоящие из одного предложения, печатают без точки в конце. Если заголовок состоит из двух предложений, то в конце первого ставят точку. Переносы слов и подчеркивания в заголовках не допускаются.

8.1.9 Разделы отчета, а также введение и заключение печатают с новой страницы.

8.1.10 В состав оформления этикетки и титульного листа могут быть включены изображения официальной эмблемы организации–заказчика и исполнителя размером до 20 мм по большему их измерению.

8.1.11 Объем каждой книги отчета, включая все его структурные элементы, не должен превышать 300 листов, а ширина его корешка – не более 80 мм.

8.1.12 Для отчетов объемом до 30 листов (тетрадей) допускается мягкая обложка. Книги объемом более 30 листов должны иметь жесткий переплет.

Книжный блок обшивается нитками и должен быть прочно соединен с обложкой с использованием синтетического или столярного (с добавлением антисептиков) клея. Категорически запрещается использование неапробированных способов оперативной полиграфии, в том числе термоклеевого, металлических скобок, резинового и силикатного клея, лейкопластырей и липких лент.

Оборотную сторону крышки переплета оклеивают белой бумагой.

8.1.13 Утверждающая, согласующие и подтверждающие качество отчета подписи на титульном листе, реферат, список авторов отчета, с указанием их творческого участия, рецензии, протоколы рассмотрения отчета, заключения метрологической и патентной экспертизы (в случае проведения), справка о стоимости работ должны быть заверены печатью соответствующих организаций (предприятий).

Подписи в отчете должны быть выполнены пастой, тушью или чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

Нумерация листов

8.2.1 Каждая книга (тетрадь, альбом) отчета вне зависимости от связи ее содержания с содержанием предыдущей по структуре книги должна иметь единственную самостоятельную (т. е. начинаемую с 1) сквозную нумерацию листов. Нумерация не зависит от содержания и характера материала, помещенного на нумеруемых листах данной книги.

Нумерацию проводят арабскими цифрами, проставляемыми в правом верхнем углу листа. Титульный лист включают в общую нумерацию, но номер его не ставят.

Допустимо нумеровать страницы отчета от руки пастой, тушью или чернилами синего, фиолетового или черного цвета.

8.2.2 Листы с иллюстрациями и таблицами, помещаемые среди текста, текстовые приложения, следующие за текстом, включают в общую нумерацию листов данной книги.

Иллюстрации и таблицы, выполненные на листах формата А3, фальцуют под формат А4 и учитывают как один лист.

Листы белой бумаги без текста, являющиеся только подложкой для иллюстраций, выполненных на кальке, не нумеруют.

Иллюстрации

8.3.1 Иллюстрации, помещаемые в текст отчета, могут быть изготовлены с помощью компьютерных технологий, фотографическим или полиграфическим способом либо выполнены тушью на кальке под тушь (кроме лавсановой), картографической бумаге или ватмане.

Минимальная толщина линий на иллюстрациях – 0,2 мм, расстояние между линиями – не менее 0,8 мм, высота букв и цифр – не менее 1,5 мм.

8.3.2 Иллюстрации малого формата должны быть наклеены на лист формата А4 синтетическим или столярным клеем.

Иллюстрации на листах размера А3 фальцуют двойным сгибанием листа по вертикали. Косые сгибы и подвороты по горизонтали запрещаются.

Листы иллюстраций формата крупнее А3 относятся к графическим приложениям.

8.3.3 Допускается разделение иллюстрации на два слоя – основа и накладка, изготовляемая на кальке под тушь (кроме лавсановой). Накладку изготовляют в формате А4; она должна иметь не менее трех обозначенных точек совмещения с основой.

Иллюстрации, выполненные на кальке, могут иметь белую подложку, не содержащую текста.

Ламинирование иллюстраций не допускается.

8.3.4 Картографические иллюстрации оформляют по общим для графических структурных элементов отчета правилам (8.7). При изготовлении иллюстраций следует учитывать возможные изменения их масштаба при воспроизведении авторского оригинала. Картографические иллюстрации должны иметь указание на использованную картографическую основу.

8.3.5 В качестве иллюстраций могут быть использованы фотоснимки местности, обнажений, макро- и микрообъектов, аэро– и космоснимки в естественном и искусственном освещении, в различных диапазонах излучений, а также синтезированные, выполненные на светочувствительных материалах и в цифровом виде, оптико-компьютерные изображения, радиографии, распечатки кадров видеосъемок и другие изобразительные материалы.

8.3.6 Иллюстрации, указанные в 8.3.5, если они характеризуют размеры изображаемого объекта, должны иметь масштаб, указываемый в кадре или в подрисуночной подписи. Для микрофотографий указывают увеличение. Если характеристика изображаемого объекта зависит от зоны спектра, она должна быть указана в подрисуночных подписях. Материалы дистанционного зондирования Земли представляют с указанием масштаба снимка, типа съемочной аппаратуры, времени и даты съемки и спектрального диапазона.

8.3.7 Фотографические и компьютерные изображения представляют в оригинале или фотокопиях, черно-белые или цветные. Для представления уникальных изображений могут быть использованы компьютерные копии с разрешающей способностью оригинала и технологией распечатки, обеспечивающей неограниченное по времени хранение изображений.

Все компьютерные изображения должны сопровождаться указанием разрешающей способности аппаратуры.

8.3.8 Иллюстрации должны иметь краткое наименование и при необходимости поясняющий текст. Наименование иллюстрации печатают под нею строчными буквами, кроме первой прописной, и выравнивают по краям.

Поясняющие сведения печатают с абзаца ниже наименования иллюстрации. Допускается помещать поясняющие сведения на отдельном листе, следующем за иллюстрацией, с указанием, к какому рисунку они относятся.

8.3.9 Надписи на иллюстрациях, наименования иллюстраций и поясняющие сведения к ним должны быть даны на русском языке. К иллюстрациям, оригинал которых был выполнен на другом языке (кроме палеонтологических названий), должен быть приложен вариант с аутентичным переводом надписей на русский язык. В иллюстрациях с двуязычными надписями основную надпись делают на русском языке.

8.3.10 Иллюстрации размещают после первого упоминания о них в тексте так, чтобы их можно было рассматривать без поворота книги или с одним поворотом по часовой стрелке.

8.3.11 Иллюстрации всех типов (фотографии, рисунки, схемы, фрагменты карт, чертежи и т.д.) обозначают сокращенным словом «Рис.» и нумеруют последовательно арабскими цифрами в пределах раздела. Полный номер иллюстрации составляют через точку из номера раздела и ее порядкового номера в разделе без знака «№» и помещают перед наименованием иллюстрации.

Пример – Рис. 1.2 (второй рисунок первого раздела).

Если в отчете имеется только одна иллюстрация, ее не нумеруют и сокращенное слово «Рис.» не ставят.

Таблицы

8.4.1 Таблицы, содержащие цифровой, текстовой или смешанный материал, размещают в тексте, а при больших размерах – на отдельных листах. Оформление таблиц – по ГОСТ 2.105.

Таблицы объемом свыше 5 листов следует выносить в приложения.

8.4.2 Допускается печатать таблицы через один межстрочный интервал и на листах формата A3.

8.4.3 Продолжение таблицы с большим количеством строк может быть перенесено на другой лист. При переносе таблицы допускается на первом листе пронумеровать ее графы и на всех последующих листах помещать в головке таблицы только эту нумерацию.

Таблицу с большим количеством столбцов допускается делить на части и помещать одну часть за (под) другой с повторением для каждой части ее боковика.

Замена кавычками повторяющихся цифр, знаков, математических, химических и других символов не допускается.

8.4.4 Если цифровые или иные сведения в какой–либо графе таблицы отсутствуют, то на этом месте ставят прочерк.

8.4.5 Каждая таблица должна иметь наименование. Наименование оформляют над таблицей строчными буквами, с первой прописной буквы, без точки в конце, располагая в центре.

В случае переноса строк или колонок таблицы на следующий лист наименование таблицы помещают только над первым ее листом. Над последующими листами помещают надпись: «Продолжение таблицы 1.1» или «Окончание таблицы 1.1»

8.4.6 Таблицы размещают после первого упоминания о них в тексте таким образом, чтобы они читались без поворота книги или с одинарным поворотом по часовой стрелке.

8.4.7 Таблицы нумеруют последовательно арабскими цифрами в пределах каждого раздела при слове «Таблица» без знака «№». Полный номер таблицы составляют через точку из номера раздела и ее порядкового номера в разделе и помещают в правой части листа над наименованием таблицы.

Пример – Таблица 1.6 (шестая таблица первого раздела).

Таблицы, размещенные во введении, получают порядковые номера без указания раздела.

Если в отчете имеется только одна таблица, ее не нумеруют и слово «Таблица» не используют.

Формулы

8.5.1 Формулы и уравнения должны быть выделены из текста в отдельные строки и размещены в их средней части. Если уравнение не умещается в одну строку, то оно может быть перенесено после знака равенства или знаков арифметических действий (сложения, вычитания, умножения и деления). При переносе формулы на знаке умножения применяют знак «×». Допускается внесение формул и уравнений в текст отчета рукописным способом в черном цвете.

8.5.2 Формулы (если их более одной) нумеруют арабскими цифрами в пределах каждого раздела или приложения. Номер формулы, состоящий из номера раздела и порядкового номера формулы в разделе, указывают на уровне формулы в правой части строки в круглых скобках.

Пример – S(Q) = Q + E. (2.4)

(4–я формула 2–го раздела).

Примечание – Данное требование не распространяется на краткие формулы, помещенные в строках таблицы.

8.5.3 Пояснение значений символов и числовых коэффициентов приводят непосредственно под формулой в той же последовательности, в которой они даны в формуле. Пояснение каждого символа следует давать с новой строки. Первая строка пояснения начинается словом «где» без двоеточия.