Типичные проблемы при внедрении ERP-систем

Подготовка предприятия к автоматизации

Типичный вариант, при котором работы начинаются с выбора системы, после чего специалисты поставщика автоматизированной системы проводят анализ деятельности предприятия (чаще принято говорить "обследование" предприятия) на выявление некоторых проблем в области управления и формирования соответствующих рекомендаций. Поставщик программного решения может дать конкретные рекомендации по изменению деятельности предприятия, однако существует большая вероятность, что эти рекомендации будут отталкиваться от возможностей самого поставщика. И с еще большей вероятностью все они в конечном итоге будут направлены на изменение схемы ведения бизнеса предприятия таким образом, чтобы на нее лучше "легла" их система.

Выбор системы

Типична ситуация при выборе ERP - системы в России: на предприятиях пищевой промышленности внедряется система оптимизированная для сборочного производства. Сама по себе стоимость этих двух систем может быть приблизительно одинакова, но затраты на внедрение и эксплуатацию в первом случае могут оказаться значительно выше.

Другой пример, часто обсуждаемый в литературе. Что лучше: российская система, учитывающая всю специфику отечественного бизнеса, или западная система, построенная на, "западных" принципах учета? Сам по себе такой вопрос выглядит несколько некорректным. Логичнее спросить, что нужно предприятию в первую очередь: отечественный бухгалтерский учетили планирование и учет товарно-материальных потоков всего предприятия.

Сравнение затрат на этапы цепочки выбора и возможных потерь

Разработка стратегии развития предприятия

Если руководство организации действительно хочет внедрить систему стратегического планирования, оно должно лично зарезервировать своё рабочее время для непосредственного изучения процедуры наравне со своими подчинёнными и ежедневного контроля за её исполнением. Определением будущего курса организации должны заниматься высшие руководители, и эта задача не может быть делегирована на более низкий уровень. Персонал фирмы в этой ситуации должен предоставлять информацию и проводить целевые исследования. Порочная практика взаимоотношений верхнего и среднего звена управления, которую условно можно называть "дайте мне свои предложения, а я их рассмотрю" в случае стратегического планирования должна быть заменена на принцип подачи статистической информации "снизу вверх", коллективной проработкой стратегических мероприятий на верхнем уровне и затем передачи принятых решений на средний уровень управления для дальнейшей детализации. Данный принцип требует серьёзной ломки стиля мышления руководителей верхнего звена и, в первую очередь, первого руководителя организации.

Таким образом, в затраты на разработку стратегии развития предприятия необходимо включать стоимость рабочего времени высшего и среднего руководства, привлеченных к этому процессу. Группа стратегического планирования должна состоять из трёх типов специалистов: руководителей верхнего звена, имеющих опыт работы и знающих существующий бизнес "от и до", молодых администраторов верхнего (или при их отсутствии) среднего звена, назначенных на должности не более 2-3 лет назад. Третий тип людей - это так называемые "подснежники", лица без административных полномочий, но приближенные к руководству верхнего уровня для подготовки различных документов и высказывания нестандартных идей.

Естественный вопрос, который волнует руководителя предприятия, а стоит ли вообще затрачивать какие-либо значительные средства на разработку стратегии развития? Ведь бизнес в России часто стоится не на объективных показателях, а на личных связях и предпочтениях. Но даже в этих условиях стоит привести мнение большинства специалистов среднего звена, с которыми приходилось общаться: "Документ, в котором описывалась бы стратегия развития, особенно в части миссии предприятия, его основных целей, и т.п., просто необходим".

Разработка стратегии автоматизации

Имея финансовые параметры и основные направления автоматизации (это могут быть приоритетные направления деятельности), разработать стратегию автоматизации относительно просто. К ее разработке могут быть привлечены несколько специалистов отдела автоматизации и кто-либо из руководства (необязательное условие). Единственным условием может быть довольно широкий кругозор в области информационных систем, а также непредвзятость специалистов. Поэтому, желательно кроме собственных сотрудников привлечь к решению этого вопроса внешнего специалиста.

Суммарные затраты на разработку стратегии автоматизации, по экспертным оценкам, могут составить 5-10 тыс. долларов для предприятия численностью около 500 человек. Потери при отсутствии стратегии могут колебаться от 100тыс. долларов до 800-900 тыс. долларов.

Анализ деятельности

Затраты на проведение анализа деятельности предприятия могут колебаться в самых разных пределах. Стоимость работ может колебаться от 2-3 тысяч долларов до 100 тысяч и выше. Отсутствие качественной модели может привести к непродуктивным затартам на этапах внедрения и эксплуатации в несколько раз больше.

Ценность ERP

Ценность ERP-системы очевидна при анализе бизнес-процессов работы с клиентом – оптимизируется весь процесс от заявки, производства и до поставки заказанных товаров. ERP-система относится к так называемым “back-office” приложениям. В ней не решаются вопросы непосредственного взаимоотношения с клиентом (хотя сейчас всё чаще и чаще встречаются либо внедрения, где успешно интегрируются ERP-система и CRM-приложение стороннего разработчика, либо внедрения ERP-систем, в составе которых есть функциональность CRM). ERP-система позволяет анализировать заказ покупателя, предоставляя пользователю информацию о вариантах его выполнения. После того, как менеджер отдела продаж вводит заявку покупателя, ERP-система предоставляет пользователю весь объем необходимой информации, чтобы принять решение о данном заказе. Например максимальный объём кредита покупателю, его история заказов из финансового блока, количество заказываемого товара на складах из складского модуля, а также маршрутные листы отдела доставки. В результате менеджер уже на этапе оформления заявки может оперировать всей информацией по данному покупателю (оперируя историей контактов с ним), по данному товару (используя информацию о плановых остатках на складах, остатках на складах ГП).

ERP-система предоставляет механизм управления потоками работ посредством которого появляется возможность анализировать факты невыполнения плана и выявлять их причины. Всё это позволяет значительно снизить трудовые, временные издержки, повысить эффективность принятия решения, работать с большим количеством клиентов, более эффективно планировать производство. Таким образом, клиент получает заказанный товар в указанный срок, предприятие получает удовлетворённого клиента. И это не единственная сфера применения ERP-системы. Её функциональность связана и используется и в других основных бизнес-процессах организации, например в учёте рабочего времени, расчёте и выдаче заработной платы, в цеховом планировании, бюджетировании, анализе деятельности предприятия и т.д.

С внедрением ERP-системы повышается не только эффективность принятия решений. Эти решения напрямую зависят от ответственности, дисциплинированности работников, своевременно и правильно вносящих изменения в систему.

Если руководство решается на внедрение ERP-системы для оптимизации работы с заказами, снижения себестоимости, снижения трудоемкости и повышения рентабельности, и при этом оптимизирует бизнес-процессы предприятия с использованием программного комплекса, - такое внедрение принесёт плоды.

Если ERP-система внедряется без изменения бизнес-процессов, руководство просто не получит никакого эффекта, просто программное обеспечение, дорогое, установленное на сотне рабочих мест. Более того, заставляя сотрудников предприятия вводить данные в систему, руководство тем самым спровоцирует замедление всех бизнес-процессов. Невозможно изменив внешнюю составляющую, добиться автоматического изменения внутренней сущности. Схема бизнеса останется такой же, какой была, просто средство будет другое, не подходящее под такой способ бизнеса. Потому и проводится инжиниринг на предприятиях, длящийся не один месяц, в ходе которого вырабатывается новая методология бизнес-процессов, новые схемы и методы работы в рамках ERP-системы.