Негативные стороны внедрения ERP-систем

Чтобы максимально использовать все преимущества, предоставляемые ERP-системами, данное программное обеспечение необходимо применять в масштабе всего предприятия, заменив от 90% до 100% действующих информационных технологий. Размеры и сложность этой задачи влекут за собой возникновение следующих проблем:

1. Неизбежно потребуется изменение системы взаимодействий между различными подразделениями данной компании.

2. Значительная модификация информационной системы может повлечь за собой возникновение определенных затруднений и потребовать проведения реинжиниринга бизнес-процессов для адаптации предприятия к новому программному обеспечению.

3. Длительность процесса внедрения ERP-системы может стать необоснованно завышенной.

4. Для того, чтобы ускорить процесс внедрения, может использоваться предварительно сконфигурированный набор программного обеспечения. Вполне вероятно, что при этом не удастся опереться на сложившуюся практику взаимодействия между различными отделами или вовлечь в процесс реорганизации самих работников. Это приведет к отчуждению новой информационной системы.

5. Не всегда целесообразно начинать внедрение нового ПО с автоматизации наиболее важных для данной организации бизнесс-процесов.

6. Полная замена существующих информационных систем влечет за собой появление больших счетов. Хотя внедрение нового программного обеспечения чаще всего имеет огромное значение для организации, его стоимость все же может оказаться слишком высокой.

Позитивные стороны

Некоторые из преимуществ внедрения ERP-систем могут быть описаны следующим образом:

1. Поскольку информация принадлежит корпорации в целом, а не конкретным подразделениям, устраняются искусственные барьеры между различными отделами. Это приводит к изменению привычной практики их взаимодействия, которая, как правило, затрудняет внедрение нового программного обеспечения.

2. Практический опыт показывает, что удачное внедрение систем автоматизации класса ERP может привести к значительной экономии на административном уровне, позволит снизить издержки и/или повысить эффективность работы компании в целом.

3. Исчезает проблема интеграции данных, поступающих из различных приложений.

4. Являясь по сути хорошо разработанными деловыми приложениями, ERP-системы обычно включают в себя последние достижения из области программного обеспечения и управления бизнес-процессами.

Есть три основных причины внедрения ERP:

· Интеграция финансовых данных. Пытаясь оценить работу компании в целом, руководитель сталкивается с разными представлениями сотрудников о реальном положении дел. Отдел финансов располагает одними данными о прибыли, отдел сбыта - другими. Имеется несколько версий о том, каков вклад каждого подразделения и работника в эту прибыль. ERP создает единую картину реальности, которая неоспорима, потому что все используют одну систему.

· Стандартизация процессов производства. В компаниях- производителях (особенно в тех, кто увлекается слияниями и поглощениями) нередко несколько подразделений выполняют одни и те же функции, используя разные методы и компьютерные системы. Стандартизация этих процессов и применение единой системы сбережет время, повысит производительность и снизит "численность населения".

· Стандартизация кадровой информации. В фирмах с большим количеством подразделений отдел кадров часто не имеет простого способа находить данные об отработанном времени, пособиях и услугах для работников. ERP даст такой способ.

SAP или Oracle

Рассмотрение конкретных преимуществ ERP-систем того или иного производителя выходит за рамки данной статьи. Тем не менее, принято считать, что программный продукт компании SAP обеспечивает мощную и надежную основу для управления предприятием, а преимущества данной информационный системы в полной мере можно раскрыть при использовании всего программного пакета. С другой стороны, система Oracle обладает большей гибкостью, и вероятность того, что ее внедрение вынудит вас провести реинжиниринг, меньше.

Именно в связи с реинжинирингом эти системы могут причинить много хлопот. Администрации необходимо принять данную концепцию преобразований с энтузиазмом, иначе внутреннее сопротивление предприятия процессу внедрения новой системы автоматизации будет трудно преодолеть. В последствии это приведет к глубокому расхождению между бизнес-моделью, на которой построена информационная система, и реальной структурой организации. Все ожидаемые преимущества в данном случае будут потеряны. По некоторым данным, это чаще всего происходит в случае применения стратегий быстрого внедрения, которые становятся в настоящее время все более популярными.

Альтернативы

Для того, кто занимается установкой информационной системы большого размера, единственной альтернативой ERP является использование приложений, «лучших в своей области» (best of breed). Это означает изучение каждой функциональной области организации, поиск технологии, наилучшим образом соответствующей конкретным требованиям, и последующую интеграцию выбранного ПО с программными пакетами, составляющими остальную часть системы. Хотя на первый взгляд все это напоминает старый подход к обработке данных, современное программное обеспечение, основанное на стандартах открытых систем, делает данную возможность как никогда прежде осуществимой. Кроме того, существует промежуточное программное обеспечение (middleware) - программы, которые своей работой обеспечивают взаимодействие различных приложений. Следствием применения подобных приложений может стать повышение производительности в отдельных областях по сравнению с более общим эффектом от работы ERP-системы. Кроме того, внедрение может строиться по модульному принципу, хотя иногда это приводит к тому, что набор программных пакетов, которые используются на данном предприятии, постоянно меняется.

Способы внедрения ERP

По нашим наблюдениям, есть три основных способа внедрения ERP.

· Большой взрыв. Самый трудный способ: компания разом отказывается от прежних систем и внедряет единое ERP-решение. Сейчас на это отваживаются не многие, так как "большой взрыв" требует полной мобилизации и изменений в компании в целом.

Чтобы побудить весь персонал сотрудничать и принять новую систему, нужно колоссальное усилие, так как у нее пока нет сторонников. Никто в компании не умеет ей пользоваться, и никто не уверен, будет ли она работать. Во многих отделах есть компьютерные системы, отлаженные для определенного вида деятельности. В большинстве случаев ERP не предложит ни новых функций, ни привычного удобства, которое давала прежняя система. Часто снижается скорость работы, так как система обслуживает всю компанию, а не один отдел.

· Стратегия франчайзинга. Этот метод подходит для крупных или многопрофильных компаний, подразделения которых используют не пересекающиеся процессы. Независимые ERP-системы устанавливают в каждом подразделении, соединяя общие процессы (например, финансовый учет) по всему предприятию.

Этот метод внедрения стал общепринятым. Каждое подразделение получает свой "экземпляр" ERP: отдельную систему и базу данных. Системы связаны друг с другом только для обмена информацией, необходимого, если компании требуется отчет по всем подразделениям или по наиболее общим процессам.

Обычно такое внедрение начинается с демонстрации или "экспериментальной" инсталляции в наиболее открытом и терпеливом подразделении, неудачный опыт которого не уничтожит компанию. Когда команда запустит ПО и устранит неполадки, она начнет "проталкивать" систему в другие подразделения, используя первое внедрение как справочное пособие.

· Частями. При использовании этого метода внимание уделяется немногим основным процессам, которые содержатся, например, в финансовом модуле ERP-системы. Этот метод обычно используют малые компании, которые хотят "попробовать" ERP.

Цель такого внедрения - как можно быстрее запустить систему, избежав сложностей реинжиниринга. Не многие из компаний, которые установили ERP таким способом, могут похвастаться большой отдачей. Провести реинжиниринг процессов после такого внедрения более сложно, так как мало кто в компании смог ощутить какие-либо преимущества.

Типичными результатами предприятия обследования могут быть следующие.

· Обзор или модели основных бизнес-процессов предприятия.

· Анализ бизнес-процессов и предложения по их оптимизации или изменению.

· Ключевые требования к организации бизнес-процессов, явившиеся, по сути, требованиями к информационной системе или функциональными спецификациями системы.

· Предложения по выбору конкретной ERP.

· Результаты предварительного анализа стандартной функциональности ERP в контексте применимости к основным бизнес-процессам, существующим на предприятии.

· Цели и задачи построения интегрированной системы управления (ИСУ).

· Рекомендации по проблемам взаимодействия работы существующих информационных систем и ERP.

· Приблизительная оценка стоимости всех необходимых для полной реализации проекта модулей интегрированной системы управления.

· Предварительный план проекта внедрения.

· Экономический эффект от внедрения и расчет периода окупаемости системы.

Сам процесс может занять от двух до четырех и более месяцев, в зависимости от требуемого уровня детализации.

Как правило, перед ERP-системами ставят следующие глобальные цели.

Консолидация финансовой информации. Обычно на предприятии работает несколько разрозненных систем для учета дебиторской, кредиторской задолженности, бухгалтерского учета, взаиморасчетов между подразделениями, складского учета. Данные этих систем не согласуются, поэтому выработать критерий достоверности финансового результата практически невозможно. ERP — система представляет интегрированный инструмент для ведения финансового и бухгалтерского учета.

Управление логистикой. Имеется в виду управление цепочками закупок и сбыта.

Стандартизация производственной деятельности и налаживание оперативного планирования производства.

Стандартизация управления кадрами. Часто в печатных изданиях ERP-системы определяют как системы, ориентированные на бухгалтерский учет. К сожалению, бухгалтерский учет, или accounting, нередко путают с отечественными стандартами бухгалтерского учета. Да, действительно, в промышленных системах есть средства реализации специфических требований, предъявляемых к бухгалтерскому учету законодательством конкретной страны. Но нужно понимать, что ERP-системы, в первую очередь, ориентированы на управленческий и финансовый учет.

Методика выбора средства

Дешевле но быстрее? Или дороже но лучше? Или выбрать золотую середину?

Первым действием руководителя, пытающегося справиться с проблемами управления, как правило, является рассмотрение возможности разработки собственной корпоративной системы управления. Но как правило, если основной деятельностью предприятия не является собственно разработка крупных проектов, надеяться на отдел АСУ не приходится.

И в реальной жизни есть тому подверждения. Например, в Таможенном Комитете Украины, на “Квазар-Микро”, Березниковском “Уралкалии”, Чусовском металлургическом, Магнитогорском комбинате внедряют покупную систему Oracle Applications, в “ЛУКойле” — SAP? А специалистов АСУ, разрабатывающих предметные системы, там сотни.

Основные аргументы против собственных систем управления и за стандартное программное обеспечение следующие:

На написание стандартных промышленных систем, таких как Oracle Applications, SAP, People Soft, затрачены тысячи человеко-лет. Причем не только на написание, но и на отладку. Например, PeopleSoft только на разработку последней версии интернет-ориентированной ERP потратила 500 миллионов долларов, два года, задействовала при этом 2000 разработчиков (www.peoplesoft.com).

Промышленные системы опробованы и работают на тысячах предприятий, в том числе и в России. У Oracle 8000 клиентов (www.oracle.com/ru), People Soft — 2400 успешных проектов, SAP R/3 — 15 000 клиентов (www.sap.com/cis/).

Обычно такие системы сопровождаются выверенными методологиями внедрения.

Программист (или группа программистов) может в любой момент уволиться и «унести с собой» все наработки. Трудно себе представить такую ситуацию с гигантами информационной индустрии.

И наконец, все кажется правильным, пока собственная система разрабатывается. Как правило, основные проблемы и ошибки возникают в начале эксплуатации. Тогда-то и выясняется, что сделали не то, что нужно. А на исправление ошибок требуются значительные капиталовложения и временные затраты.

Ни одна из отечественных систем критериям стандарта ERP, по мнению некоторых специалистов, не удовлетворяет. С последним утверждением можно спорить, но это тема для отдельного исследования и выходит за рамки данной работы.

Конечно, критерии выбора систем индивидуальны для предприятия. Часто они основываются на технологиях, уже существующих на предприятии. Информационная Система Управления Предприятием должна быть интегрированной, т.е. все ее компоненты должны быть взаимосвязаны между собой.

Система должна обеспечивать реализацию бизнес-процедур предприятия, а также возможность гибко настраивать бизнес-процессы в системе.

Система должна удовлетворять принципу неизбыточности: определенная информация вводится в систему один раз и используется столько, сколько нужно, и там, где нужно.

Система должна быть защищена от несанкционированного проникновения и обеспечивать аутентификацию доступа.

Система должна быть построена на открытых стандартах и иметь средства разработки (вряд ли система полностью подойдет всем особенностям конкретного предприятия).

Есть и другие моменты, связанные с особенностями бизнеса. Следует отметить, что вопреки устоявшемуся мнению географический принцип компании-производителя не играет никакой роли. Как правило, внутренними силами предприятия достаточно сложно выработать объективные критерии выбора и с достаточной ясностью сформулировать бизнес-требования к будущей системе.