Запустіть програму MS Publisher.

2. Створіть вітальну публікацію. Див. зразок на рис. 37.

Збережіть цю і всі наступні публікації у власній папці.

Створіть власне резюме початкового рівня з метою влаштування на роботу.

Створіть інформаційні таблички: «Продається машина», «Здається в аренду офіс», «Закрито на переоблік».

Створіть календар на поточний місяць в стилі «виноски» з елементами реклами фірми: назвою, логотипом, адресою.

Створіть меню для власного кафе.

Створіть інформаційний трипанельний буклет про власне кафе чи туристичну фірму.

Створіть каталог товарів чи послуг деякої фірми.

Імпортуйте неформатований документ Тексті, створіть стилі і відформатуйте текст стилями так, як на стор. 51.

Продемонструйте створені публікації.

Розгляньте заготовки веб-сайтів, які є в програмі.

Закінчіть роботу. Продемонструйте проекти викладачеві. Закрийте усі вікна.

Контрольні запитання

1. Яке призначення програми MS Publisher?

2. Які є заготовки публікацій для друку?

3. Які є зразки макетів?

4. Які є кольорові і шрифтові схеми?

5. Які є види резюме?

6. Яку структуру має хронологічне резюме?

7. Яке призначення текстових блоків?

8. Що таке стиль?

9. Як створюють стилі?

10. Як застосовують стилі?

 

 

Розділ III

MS Office. Електронна таблиця MS Excel Практична робота № 17

Тема

MS Excel. Структура таблиці. Типи даних. Консолідація да­них. Задача «Товарний чек». Задача «Рахунок у банку».

Мета

Уміти налаштовувати параметри робочого аркуша, вводити текстові, числові дані і формули в таблицю, редагувати дані, форматувати дані і таблиці, копіювати формули і таблиці.

Задача 1 «Товарний чек»

Підготувати товарний чек, де зафіксована купівля декількох найменувань (шести-восьми) товарів. Вхідні дані: тип (авто­мобілі, книги, телевізори, косметика, комп'ютери, касети, одяг, літаки, іграшки, ліки, запчастини, продукти, овочі тощо), назву, ціну, кількість товарів задайте самостійно. На рис. 38 пока­зано зразок розв'язування задачі у випадку купівлі канцто­варів. Покупку здійснити тричі з різною кількістю товарів. Скільки всього одиниць і на яку суму куплено товару з номером 1? Скільки всього затрачено грошей?

Задача 2 «Рахунок у банку»

Клієнт відкрив рахунок у банку на деяку суму під 12% річних. Яка сума буде на його рахунку через 10 років? Відо­бразити щорічні зміни на рахунку у вигляді таблиці (рис. 39).

План

1. Основні поняття.

2. Дії з клітинками.

3. Введення та редагування даних.

4. Форматування даних.

5. Формули.

6. Копіювання формул.

7. Форматування таблиці.

8. Захист даних.

9. Консолідація даних.

 

120

121

 

Рис. 38. Зразок розв'язування задачі 1. Під час виконання роботи не можна вводити ті ж самі дані, що є в зразках.

Рис. 39. Зразок розв'язування задачі 2.

Теоретичні відомості

1. Основні поняття. Електронна таблиця (ЕТ) — це програ­ма, призначена для опрацювання даних, наведених у вигляді таблиці, бухгалтерського, економічного чи статистичного харак­теру, а також для автоматизації математичних обчислень.

ЕТ складається з клітинок (комірок, чарунок), що утворю­ють рядки і стовпці. Стовпці таблиці позначені буквами (А, В, С,..., Z, АА, АВ,..., AZ, ВА,...), а рядки — цифрами (1, 2,...)! Кожна клітинка має адресу, наприклад, А1— адреса лівої верх­ньої клітинки. Стовпців може бути до 256, а рядків — до 65536.

Заповнені клітинки утворюють робочу таблицю. Робоча таблиця міститься на робочому аркуші. Аркуш має назву, наприклад Аркуші, Аркуш2 (рос. термін — Листі), чи приду­ману користувачем. Назва відображена на закладці (бірці, ярлич­ку), що є внизу вікна (див. рис. 38). Аркуші можна вставляти, вилучати, перейменовувати тощо. Декілька робочих аркушів утворюють робочу книжку. Книжки зберігаються у файлах Книгаї, Книга2 тощо з розширенням xls (у випадку викорис­тання програми MS Excel).

Повна адреса даних з деякої ЕТ, що зберігається на диску, така: '<шлях до файлу>[<повна назва книги>]<назва арку-ша>'! <адреса клітинки чи діапазону клітинок>, наприклад, 'd:\me- 15\[Книга1.ХІ5]Аркуш1'!А1. Зверніть увагу на викорис­тання і правильне розташування в адресі символів ', [, ],!.

Програму MS Exel можна запустити багатьма способами. Вікно програми має стандартний для всіх офісних програм вигляд. Новим елементом є рядок формул, призначений для вве­дення формул чи даних у вибрану клітинку. Цей рядок розта­шований між панелями інструментів і робочою таблицею. На рис. 38 у цьому рядку показано, що клітинка Е2 містить слово Сума. Рядок формул може бути ввімкнутим чи вимкнутим.

Для переміщення по таблиці користуються мишею чи клаві­атурою.

2. Дії з клітинками. Щоб виконати якусь дію над клітинкою чи її даним, клітинку потрібно виокремити (вибрати, активізу­вати) за допомогою клавіш зі стрілками або миші. Активна (виокремлена) клітинка має рамку з маркером, який є у правому нижньому куті. З клітинкою можна виконувати дії, визначені в головному чи контекстному меню: ввести чи вилучити дане, ско­піювати чи перемістити дане в буфер обміну, очистити клітинку, відформатувати дане чи клітинку, вставити примітку тощо.

Виокремлювати можна не лише одну, але й декілька кліти­нок (рядків чи стовпців). Щоб виокремити несуміжні елементи таблиці, слід натиснути і не відпускати клавішу Ctrl.

 

122

123

Дії над елементами ЕТ (виокремленими клітинками, стовп­цями, рядками, діапазонами, усією таблицею) виконують коман­дами контекстного чи головного меню або за допомогою кнопок панелі інструментів.

Наприклад, у разі потреби в таблицю вставляють порожні рядки чи стовпці або вилучають їх командами: Редагувати о Вставити або Вилучити.

У виокремлену клітинку можна вставити примітку, яка по­яснює її призначення, командою Вставити =t> Примітка, а вилу­чити командою Редагувати о Очистити (або засобами контекст­ного меню).

Можна вставляти рисунки, автофігури, організаційні діаг­рами, гіперпосилання, об'єкти WordArt тощо.

3. Введення та редагування даних. У клітинки користувач вводить дані трьох основних типів: числа, тексти, дати, а також формули для дій з даними. Щоб увести в клітинку дане, її виок­ремлюють, набирають дане на клавіатурі і натискають на кла­вішу вводу або Tab. Під час введення дане можна редагувати. Якщо почати вводити нове дане у клітинку, то старе зникає. Вилучити з клітинки дане, примітку, формат даного можна командами з меню: Редагувати о Очистити ■=> Все.

Текстові дані використовують, зокрема, для оформлення назв таблиць і назв рядків та стовпців даних. Уведений у клітинку текст (до 255 символів) автоматично вирівнюється до лівого краю, а числа — до правого. Щоб число трактувалось як текст, перед ним слід ввести символ апострофа ('2006).

Числа формуються з цифр, розділювачів, а також символів Е або є, за якими зазначається степінь числа (1,2е+6), $ — символ грошової одиниці (120$), % — символ відсотків (80%), / — символ правильного дробу, який відокремлюється від цілої частини пропуском (2 1/2 — це 2,5).

Розділювачем цілої і дробової частини в десяткових числах залежно від налаштування Windows може бути крапка або ко­ма. Розділювач можна поміняти на закладці Числа у вікні програми Мова І стандарти панелі керування так: Пуск О Налаштовування ^> Панель керування о Мова і стандарти. Якщо помилитись із вибором крапки чи коми, то програма може зрозуміти введене десяткове число, наприклад (5.4) як дату (5 квітня). У цьому випадку клітинку треба буде очистити ко­мандами Редагувати <> Очистити о Формат або Все і ввести число правильно — 5,4.

Якщо в клітинці вже є дане і його треба відредагувати, то клітинку вибирають і користуються одним із двох способів:

124

 

1) двічі клацають мишею;

2) натискають на клавішу F2.

4. Форматування даних. Числа в клітинку вводять звичай­
ним способом, але на екрані вони можуть бути відображені
незвично: число може виглядати як заокруглене, із символом
грошової одиниці ($, грн), з комами чи пропусками, які відок­
ремлюють тріади цифр тощо.

Відображення даного залежить від формату його зобра­ження. Формати чисел у вибраних клітинках задають командою Формат о Клітинки ■=> Вибирають закладку Число. Для роботи з числами корисним є формат Числовий, де можна задати кіль­кість десяткових знаків після коми, розмежування тріад, вигляд від'ємних чисел. Є й інші формати: загальний, грошовий, фінан­совий, дата, час, процентний, дробовий, експоненціальний, текс­товий, додатковий: поштовий індекс, номер телефону, табельний номер; усі формати (дає змогу користувачам вибрати чи створити для власних потреб спеціальний формат).

Наприклад, число 1230,5 у форматі користувача [Чорний]# ##0,00грн;[Червоний]-# ##0,00грн буде зображене на екрані у грошовому форматі 1 230,50грн чорним кольором, а від'ємне таке ж число — червоним кольором. Перша половина формату при­значена для подання додатних чисел і нуля, а друга — від'ємних. Щоб специфічно відобразити число нуль, для нього записують третю частину формату.

Символ 0 у форматі — це вказівка відображати у відповідній позиції конкретну цифру або нуль, символ # — лише значущі цифри, пропуск забезпечує відокремлення груп цифр (зазвичай тріад). Назву грошової одиниці (грн, $ тощо) прийнято описувати у форматі, а не вводити в клітинки разом із числовими значен­нями.

5. Формули. Формули призначені для виконання дій над
вмістом клітинок (над даними) згідно з умовою конкретної
задачі. Вони мають символ = на початку, наприклад, =В2*С2.
Після введення формули у клітинці відображається результат
обчислень, а формулу можна побачити лише у рядку формул.

Щоб побачити всі формули у таблиці, треба задати режим відо­браження формул у клітинках. Це роблять у діалоговому вікні Параметри так: Сервіс о Параметри о Закладка Вигляд ■=> 0 формули ■=> ОК. Щоб знову побачити результати обчислень, потрібно скасувати режим відображення формул.

Якщо замість результатів отримали ######, то це означає, Що велике число в клітинці не поміщається, отже, стовпець треба зробити ширшим, перетягнувши межу в заголовку стовпця.

125

Рядок формул можна (але не варто) використовувати для введення не лише формул, але й даних у клітинку. У цьому випадку текстові дані слід брати у подвійні лапки, наприклад, ="Таблиця 1".

Обчислення в таблиці виконуються автоматично. Це озна­чає, що зміна будь-якого вхідного даного одразу ж веде до пере-обчислень усієї таблиці й отримання нових результатів (якщо задано режим 0 Автоматично на закладці Обчислення діалого­вого вікна Параметри). Режим Автоматично можна вимкнути і скористатися ручним переобчисленням за допомогою клавіші F9.

Розглянемо такі два типові повідомлення про помилки:

1) #ЗНАЧ! — користувач намагається виконати недопустиму операцію, наприклад, від текстового даного відняти числове;

2) #ІМ'Я? — неправильна адреса клітинки (в адресі А1 літера «А» українська, а має бути англійська тощо).

6. Копіювання формул. В ЕТ є можливість копіювати
однотипні формули (а не вводити їх у кожну клітинку зокрема),
що прискорює розв'язування задач.

Під час копіювання формули відбуваються такі дії:

♦ формула вводиться в інші клітинки автоматично;

♦ формула автоматично модифікується — змінюються відносні адреси, на які є посилання у формулі.

Адреси клітинок вигляду ВЗ чи СЗ називають відносними. Наприклад, під час копіювання формули = ВЗ*СЗ з третього рядка у четвертий формула в четвертому рядку набуде вигляду = В4*С4.

Копіювання виконують методом перетягування маркера клі­тинки у потрібному напрямку. Це інакше називають автозапов-ненням таблиці.

Копіювати можна не тільки формули, а й текст і числа.

Якщо клітинка містить текст з цифрами чи ціле число, то перетягування маркера за допомогою правої клавіші миші і ви­конання команди Заповнити веде до модифікації числа — збіль­шення на одиницю, якщо перетягування відбувається вниз чи вправо, і зменшення на одиницю, якщо перетягування відбуває­ться вгору чи вліво.

Копіювання формул і автоматичне переобчислення у таблиці — це два головні засоби автоматизації обчислень в ЕТ.

7. Форматування таблиці. Надання таблиці бажаного виг­
ляду називають форматуванням. Ширину стовпців та висоту
рядків можна змінювати шляхом перетягування їхніх меж у
зонах з назвами стовпців і рядків. Вибрані клітинки можна зама­
льовувати різними кольорами, обводити рамками, змінювати

стиль і колір шрифту засобами головного меню, панелі інстру­ментів чи контекстного меню.

Зазвичай таблиця на екрані має сітку, якщо увімкнуто режим відображення сітки, однак під час друкування на папері вона не відображається. Щоб таблиця була відповідним чином розграфлена на папері, треба задати потрібні параметри на закладці Межі діалогового вікна Формат клітинок: Формат ■=> Клітинки <=> Межі або, що зручніше, скористатися відповідними кнопками на панелі форматування.

Розглянемо інші закладки вікна Формат КЛІТИНОК.

На закладці Вирівнювання задають спосіб написання тексту в клітинці (горизонтально, вертикально, під кутом) і режим пере­несення тексту по словах, коли потрібно, щоб великий текст був у вузькій клітинці.

На закладці ВИГЛЯД можна задати колір клітинок і узор.

8. Захист даних. Якщо заздалегідь відомо, що деяка частина даних, введених у таблицю, змінюватися не буде, або з метою запобігання внесення несанкціонованих чи випадкових змін у таблицю, на закладці Захист виконують захист вибраних клі­тинок. Наприклад, для задачі 1 є сенс встановити захист для стовпців А, В, С, Е. Щоб захист функціонував, потрібно додат­ково захистити робочий аркуш командою Сервіс о Захист ■=> Захистити аркуш. Скасування захисту виконують у зворотному порядку. Зауважимо, що на захищеному аркуші більшість дій з даними і клітинками стають недоступними, а натискання на клавішу Tab забезпечує переміщення між незахищеними клітин­ками, що зручно для введення в них даних.

9. Консолідація даних. Консолідація даних — це один із способів отримання підсумкової інформації. Нехай є декілька таблиць типу «Товарний чек», які відображають типові покупки, які здійснює клієнт на гуртових складах товарів протягом деяко­го періоду, чи є декілька таблиць, де зафіксовано грошові обороти декількох філій великої фірми. Щоб дати відповіді на запитання, скільки усього було закуплено товарів чи скільки було заплачено за усі товари, чи який загальний оборот фірми, застосовують операцію консолідації даних, у результаті якої замість декількох отримують одну нову таблицю з шуканими даними.

Словник

Аркуш                     Лист                       Sheet

Клітинка                 Ячейка                  Cell

Число                       Число                     Number

Грошовий               Денежный            Currency

Вирівнювання       Выравнивание    Alignment

 

126

127

Захивт                     Защита                  Protection

Редагувати            Правка                   Edit

Межі                        Границы                Borders

Сервіс/Параметри Сервис/Параметры Tools/Options

Обчислення           Вычисления         Calculation

Загальні                  Общие                    General

Збільшити              Увеличить             Increase Decimal

Зменшити               Уменьшить           Decrease Decimal

Зразок                     Образец                 Sample

Заповнити              Заполнить             Fill

Прогресія арифм. Прогрессия           Series linear

Хід роботи

Запустіть програму Excel.

Відкриється порожня книжка (в іншому випадку створіть нову книжку).