Виды организационной техники

1.Организационная техника (оргтехника) - это средства механизации и автоматизации управленческого и инженерно-технического труда. Эти средства довольно разнообразны: в их числе «конторская мелочь» (карандаши, авторучки, ластики, клей и пр.), копировальная техника, телефон, телефакс и т. д. Оргтехника классифицируется по виду носителя информации, по функциональному признаку. По виду носителя информацииразличаютсясредства оргтехники, использующие несветочувствительные носители на бумажной основе, носители для репрографических процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.), микроносители, звуко- и видео носители, а также магнитные носители.

По функциональному признаку принято выделять: средства составления и изготовления текстовых и табличных документов, средства репрографии и оперативной полиграфии (копирование, теражирование), средства обработки документов, средства хранения, поиска и транспортировки документов, средства электросвязи, банковскую оргтехнику, а также прочие средства. Средства составления и изготовления текстовых и табличных документов – это ручные пишущие средства, пишущие машины, диктофоны и некоторая другая техника.

К средствам репрографии и оперативной полиграфииотносятся различные средства копирования.

2. Помимо традиционной организационной техники, которая необходима для организации работы: персональные компьютеры, ноутбуки, копировальные аппараты, сканеры и многофункциональные устройства (МФУ), принтеры, шредеры и т.п. существуют и вспомогательные (сопутствующие) организационные средства.

Средства хранения, поиска и транспортировки документоввключают в себя первичные средства хранения документов (папки, конверты, коробки и т. п.) и вторичные средства хранения документов (шкафы, сейфы, ящики, стеллажи, картотечное оборудование и т. п.).

Под банковской оргтехникойпонимаютустройства, предназначенные для обработки купюр, монет, пластиковых кредитных карт. Сюда относятся оборудование для проверки подлинности банкнот, для счета купюр, устройства для упаковки банкнот, а также банкоматы.

Средства электросвязи:средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи; средства и системы телеграфной связи; средства и системы факсимильной передачи информации.

К средствам электросвязи относятся средства и системы телефонной, телеграфной связи, факсимильной передачи информации и пр. (телефонные аппараты, сотовые (мобильные) радиотелефоны, пейджеры и т.п.)

В числепрочих средств оргтехники многофункциональные центры, средства защиты, компьютерные аксессуары. Использование компьютерныхаксессуаров -необходимое средство удовлетворения жестких требований современной эргономики и охраны здоровья. Компьютерные аксессуары можно условно классифицировать следующим образом:

- средства хранения и транспортировки дискет и компакт-дисков (коробки, боксы, контейнеры и пр.);

- многофункциональные стационарные средства для хранения носителей, размещения дополнительных приспособлений и т. д.;

- средства защиты здоровья от негативного воздействия технических средств (экранные фильтры различного типа и назначения, подставки под кисти рук и т. п.);

- средства защиты технических средств от воздействия окружающей среды (жесткие и гибкие чехлы и пленки для клавиатуры и функциональных блоков технического средства);

- средства, расширяющие функциональные возможности компьютера или средств оргтехники (манипуляторы различной конструкции, коммутаторы, коммутационные кабели, пр);

- средства обслуживания и ремонта (специализированные наборы инструментов для ремонта ПК и средств оргтехники, чистящие жидкости и салфетки, вакуумные пылесосы и пр.);

- средства эргономики (коврики для мыши, подставки для мониторов и принтеров, специальные столы для техники, зажимы для бумаг и т. п.).

Тема 47: Номенклатура дел

План:

Понятие номенклатуры дел

Виды номенклатуры дел

1. Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, которые образуются в делопроизводстве предприятия и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве.

Номенклатура дел нужна для:

· быстрого поиска документов за их видами;

· распределения сделанных документов по делам;

· установление сроков хранения;

· создание справочной картотеки исполненных документов.

 

2. Существует три вида номенклатурных дел:

1. Типичная — обязательная;

2. Образцовая — рекомендуемая;

3. Индивидуальная.

Типичная и приблизительная номенклатура дел разрабатываются и рассылаются вышестоящими организациями — министерствами, ведомствами, главными управлениями, облисполкомами, промышленными объединениями и т.д. и согласуются с архивными учреждениями.

На основе типовой и примерной ВС организации разрабатывают индивидуальную номенклатуру дел. Ответственность за разработку номенклатуры дел обычно возлагается на заведующего канцелярией или сектором делопроизводства, секретариат или секретаря.

Номенклатуру дел структурного подразделения разрабатывает его руководитель, привлекая к этой работе специалистов и лиц, ответственных за делопроизводство.

Номенклатура дел структурного подразделения печатается в 3-х экз., подписывается руководителем структурного подразделения, согласовывается с архивом учреждения и передается:

1. екз. — Канцелярии;

2. екз. — Структурному подразделению;

3. екз. — В архив.

После создания номенклатура дел структурными подразделениями составляется сводная номенклатура дел всего учреждения, которая состоит из номенклатуры дел всех подразделений, затем утверждается руководителем и согласовывается с архивным учреждением.

Сводную номенклатуру дел в учреждениях разрабатывает руководитель канцелярии или секретарь. К разработке привлекают заведующего ведомственным архивом или сотрудника, ответственного за архив.

Тема 48: Требование к оформлению номенклатурных дел

План:

Требования к составлению номенклатуры дел

Графы номенклатуры дел

1. Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел.

В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации.

В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).

Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.).

2. Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности).

Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.).

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы.

Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов.

Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле.

Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)".

Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу.

Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.

В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел.

При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации.

В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др.

По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи.