Тема 41: Организация внутреннего документооборота

План:

1. Понятие внутренний документооборот, организация работы с внутренними документами

2. Виды внутренних документов

 

1. Достаточно большой пласт централизованного документооборота составляют так называемые внутренние документы. В их число входят (ОРД), предназначенные для использования только внутри организации. Это могут быть приказы руководства касательно внутренней деятельности организации, протоколы совещаний, различные нормативные документы (должностные инструкции, положения о структурных подразделениях и т. п.).

На этом этапе в функции канцелярии входит выполнение таких операций, как (рис.1):

подготовка проекта внутреннего документа;

обеспечение согласования документа;

утверждение;

регистрация;

рассылка по подразделениям;

контроль исполнения документа;

подшивка копии в дело.

рис. 1 Обработка внутренних документов

 

Проекты внутренних, документов могут подготавливаться структурными подразделениями организации или секретарями руководства. Технология их дальнейшей обработки совершенно аналогична рассмотренной выше технологии обработки входящих документов.

Регистрационные формы и документы службы делопроизводства

Регистрация документа - это фиксация факта создания или поступления документа в организацию. Регистрация включает проставление регистрационного номера документа и запись сведений о документе в регистрационных формах.

Регистрация документа необходима для учета, контроля и поиска нужных документов.

2. Виды внутренних документов

Утверждение документов проводится должностным лицом (руководителем) соответствующего подразделения или руководителем предприятия, или специально издаваемым документом для придания документу юридической силы. В утвержденных документах присутствует гриф утверждения документа, содержащий слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись инициалы и фамилию лица, утверждающего документ, и дата утверждения.

Перечень документов, подлежащих утверждению.

Акты (проверок, ревизий, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.)

Инструкции (должностные, по технике безопасности и т. д.)

Отчеты (о производственной деятельности, о командировках и т. д.)

Перечни (должностей, работников, документов и т. д.)

Планы (производственные, развития, внедрения новой техники и т. д.)

Положения (о структурном подразделении, премировании и т. д.)

Программы (проведения работ, мероприятий, командировок)

Структура и штатная численность

Сметы (расходов, использования средств и т. д.)

Перечень документов, на которых ставится печать

На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами ставятся печать и подпись. Подпись должна быть заверена печатью предприятия.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица, подписавшего документ, и текст был разборчивым.

Акты (приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы, приема-передачи дел и т. д.).

Архивные справки, а также копии (выписки) архивных документов.

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.).

Заявки (на оборудование и т. д.).

Заявление (на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.).

Командировочные и другие служебные удостоверения.

Лицензии на право ведения какой-либо деятельности.

Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т. д.).

Поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в банк, на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.).

Реестры (чеков, бюджетных поручений, представляемые в банк, на отправку международной корреспонденции).

Свидетельства об открытии представительств.

Смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.).

Совместные документы, подписанные руководителями предприятий.

Спецификации (изделий, продукции и т. д.).

Учредительные документы (устав, протокол и т. д.).

Характеристики.

Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов, не подлежащих регистрации.

В данный перечень включены документы, не подлежащие регистрации. Этот перечень может быть конкретизирован с учетом рода деятельности предприятия и доведен до секретарей-референтов, или лиц, ведущих журналы регистрации.

Сообщения о заседаниях, совещаниях и повестках дня.

Графики, наряды, заявки.

Сводки и информация, присланные для сведения.

Учебные планы, программы.

Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций, пребывания и т. д.

Прейскуранты, прайс-листы.

Технические условия.

Нормы и нормативы расходов материалов.

Поздравительные письма.

Пригласительные билеты.

Печатные издания (книги, журналы, бюллетени, каталоги).

Формы статистической отчетности.

Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой "лично".