Функции документационного обеспечения

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции:

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

§ разработка и проектирование бланков, обеспечения их изготовления;

§ обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

§ контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдение установленной процедуры согласования и удостоверение документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

§ Установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

§ Экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

§ Регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

§ Контроль за исполнением документов;

§ Систематизация документов, обеспечение их хранение и использование; организация работы с обращениями граждан.

§ Обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

§ разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

§ методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

§ повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

§ упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

§ разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительной дисциплины;

§ постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

Перед предприятием, стремящимся создать эффективную среду по обработке информации и совершенствования качества управления, стоят следующие задачи:

1. Совершенствование всей работы по подготовке и обработке документной информации путем создания механизма документационного обеспечения предприятия (ДОУ).

2. Выбор правильной стратегии автоматизации, включая верный выбор программных продуктов.

Для автоматизации такого, казалось бы, простого предмета, как работа с документами, приходится использовать последние технологические достижения:

1. системы управления базами данных;

2. системы поиска документов и анализа текстов;

3. системы сканирования и распознавания документов (печатных и рукописных);

4. среду клиент-сервер;

5. Internet.

 

Тема 4: Документ, способы создания и функции (25.09.2019)

План

1. Документы и их роль

2. Основные группы документов

3. Основные способы документирования

4. Основные функции документа

5. Государственная архивная служба России (Росархив)

 

Документы и их роль

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным челом способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде.

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин.

Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.

Основные группы документов

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

§ организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

§ распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

§ документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

§ финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

§ информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.