Тема 3: Методика документационного обеспечения (24.09.2019)

План

1. Основные понятия курса, классификация деловой документации. Развитие делопроизводства в России

2. Сущность унификации и стандартизации в делопроизводстве. Общие нормы и правила оформления документов. Бланки документов. Требования к ним

3. Реквизиты и их предназначение. ГОСТ Р 6.30-2003

4. Юридическая сила документа. Реквизиты, придающие документу юридическую силу

 

1. Основные понятия курса, классификация деловой документации. Развитие делопроизводства в России

Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документационное обеспечение управления (ДОУ) – синоним термину делопроизводство. Возникновение данного термина связано с активным внедрением в сферу работы с документами средств электронно-вычислительной техники. Результатом документирования является документ – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носитель – материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой и изобразительной информации. Носитель – это результат технических достижений эпохи. Носители древности: – в Месопотамии – глиняные таблички и острая палочка для письма; – в Египте – папирус (бумага из травянистого растения); – в Европе – пергамент (выделанная кожа животных); – в Древнем Новгороде – береста; – в настоящее время – бумага, диски, лента, автоматизированные средства. Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам в соответствии с нормативными актами. Средства документирования – орудия, используемые человеком для создания документов (простые орудия – ручки, карандаши; механические и электромеханические – пишущие машины, магнитофоны, диктофоны, фото-, кино-, видеотехника; средства автоматизации – компьютерная техника).

Документы – это носители первичной информации. Это свойство отличает документы от других источников информации – книг, журналов, газет и др., содержащих переработанную информацию.

Система документации – совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Система документации делится на официальные документы (управленческие, научные, технические, технологические, производственные) и документы личного происхождения (личная переписка, мемуары, дневники). В курсе дисциплины «Документационное обеспечение управления» изучаются управленческие документы. Управленческие документы представлены следующими системами документации:

– организационно-правовая (Устав, положения, правила, инструкции);

 – плановая (программы, планы, графики); – распорядительная (приказы, распоряжения);

– информационно-справочная и справочно-аналитическая (письма, справки, докладные, служебные, объяснительные);

–отчетная (отчеты);

– кадровая (документация по наличию и движению кадров);

– финансовая (финансовая отчетность, бизнес-планы);

– по материально-техническому обеспечению (стандарты, технические условия);

– договорная и др.

Развитие делопроизводства в России. Делопроизводство в Древнерусском государстве В Древнерусском государстве и в период феодальной раздробленности (до конца XV в.) функции государственных учреждений выполняли должностные лица или органы с очень ограниченным штатом. К первым дошедшим до нас письменным документам Древнерусского государства относятся договоры с Византией 911 и 945 гг. В них упоминаются письменные завещания и подорожные грамоты для купеческих кораблей. В этот период закладывались составные элементы делопроизводства – носители информации. До конца XIV в. основным материалом для письма на Руси служил пергамент - особым образом выделанная телячья, баранья или козлиная кожа. Потерявшие ценность документы счищали, а дорогой материал использовался вновь. Истории известны также глиняные таблички вавилонского царя Хаммурапи, записи на бересте. Самым древним видом документа на Руси была грамота. В тот период в основном документировались правовые отношения. Наряду с многостраничными правовыми актами («Русская правда», Новгородская и Псковская судные грамоты, Двинская уставная грамота) создаются документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения: уставные, вкладные и купчие грамоты; житийные записи при срочном найме работников; заемные и закладные кабалы; полные грамоты при продаже в рабство; отпускные грамоты. Места безопасного хранения документов - это центральные храмы и монастыри, в которых велись судебные дела и книги записи торговых операций. Само хранение документа здесь придавало ему юридическую силу. Церковь в тот период обладала широкой юридической компетенцией. Документы создавались и хранились также в постоялых (гостиных) дворах, расположенных вдоль и на пересечении трактов - улучшенных дорог, соединяющих важные населенные пункты, по которым регулярно шли перевозки пассажиров, грузов и переписки. Специалисты в области создания документов и работы с ними. Сначала это были церковные псаломщики и дьяки. С XIV в. термин «дьяк» закрепился за лицами, ведущими делопроизводство. Им помогали подъячие.

Первоначально буквы на документе выписывались прямыми очертаниями как в книжном деле. Ускорение процесса письма происходило разными способами: за счет выносных букв и применения сокращений отдельных слов. Документы писались сплошным текстом, без разделения на слова и предложения. К XIV в. стала использоваться точка в конце предложения.

На Руси в тот период стали вырабатываться образцы обращений и завершений наиболее распространенных документов, из которых складывались «формулярники» - примеры делопроизводства.

Способы удостоверения документов. В X-XI веках существовали должности «печатников» - хранителей княжеской печати. Дьяки ставили свою подпись под написанными ими документами. В XIV в. были такие приемы засвидетельствования документов, как скрепы, печати, мосты (подписи на склейках). В Новгороде и возле него было найдено около 350 свинцовых печатей для скрепления документов.

С XIV в. устанавливаются стадии написания – чернопись, редакция и беловик, сохранившиеся до наших дней. В Древнерусском государстве документы вынимались из ларей «ларником» и уничтожались в присутствии свидетелей. Особо важные документы уничтожались специально выбранной городским вече комиссией, публично, в торжественной обстановке.

Возникновение негативных явлений – подделок, подчисток и краж документов в политических и лично-корыстных целях. Таким образом, в Древнерусском государстве еще не существовало делопроизводства как системы норм и правил, но четко намечаются основные направления его развития.

Приказное делопроизводство в XV-XVII веках Система делопроизводства начинает складываться в период формирования русского централизованного государства с середины XV века. В это время появились первые государственные учреждения – приказы. Посредством этих постоянных присутственных мест осуществлялась практика личных поручений-приказов великого князя своему окружению - князьям и боярам по вопросам управления государством. Делопроизводство этого периода называют приказным. В XVII в. на Руси было 40-70 приказов, среди части которых встречались отраслевые (посольский, тайных дел, разбойный, пушкарский, холопий, большой казны) и территориальные (сибирский, казанский и др.) приказы. Управление приказами строилось на «системе поручений»: определенный круг дел поручался доверенному лицу и могло получиться, что в одном приказе управляли два лица или одному лицу подчинялось несколько ведомств. Во главе приказа стоял приказной судья (могли быть товарищи главного судьи). В его ведении состояли дьяки (до 10 человек), которые руководили подъячими (старшими, средними и младшими), объединенными в столы. Подъячие – служащие в приказах, занимавшиеся делопроизводством. Разные распоряжения исполняли также толмачи, трубники, недельщики.

Делопроизводство развивалось в управлении территориями. Местной приказной избой управлял воевода (правитель города), который выполнял предписания центральных властей и руководил меньшими воеводами и дьяками, объединенными столами (денежным столом, судным, сыскным и т.д.). В приказной избе хранилась государственная городская печать, денежные суммы, велось делопроизводство.

В XV веке пергамент вытеснила западноевропейская бумага, в XVII веке - отечественная бумага (чернила, гусиные перья, мелкий кварцевый песок).

Основной формой документа являлся столбец - свиток из последовательно подкрепленных друг к другу листов бумаги. Документы могли иметь длину более 1 метра и хранились свернутыми в рулон в кулях, мешках, иногда в футлярах, которые помещались в лари и сундуки, а затем – в шкафы. Видовой состав документов довольно ограничен: грамоты (царские указы боярам, воеводам, приказным людям), приговоры, наказы, доклады (царю из приказов), памяти (между приказами), отписки (документы в центральные приказы от воевод), челобитные (обращения граждан в органы власти) и другие. Важнейшим признаком официального документа является его формуляр. Формуляр-образец документа: модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки, основные реквизиты и языковые формулы. Определенная схема ряда устойчивых информационных элементов отражает специфику каждого документа. Формуляр – результат повторяемости ситуаций и действий в управлении. Из отдельных документов сшивались формулярники. В документах приказного делопроизводства закладывались будущие реквизиты, которые пока еще не выделялись из текста, например, царские указные грамоты начинались словами: «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...» (автор и адресат). Заканчивалась указная грамота датой и местом составления. Челобитные и отписки начинались: «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...» При обращении к великому князю служилые люди писались холопами, посадские и крестьяне - сиротами, духовные лица - богомольцами. Использовались традиционные формулы: «вели государь мне дать», «царь-государь смилуйся пожалуй». Развивалась унификация делопроизводства: формировались устойчивые формы, образцы, процедуры делопроизводства, внешнее единообразие деятельности приказов. Был введен контроль за работой делопроизводителей и наказание за ошибки в официальных документах (битье батогами, лишение жалованья).

Развивался документооборот. Поступивший документ регистрировали, затем осуществлялась подготовка дела к «докладу», велась переписка, после чего происходило рассмотрение и решение дела, а также оформление документа, содержащего решение. Оконченные дела обособлялись от текущих. С середины XVII века начинает развиваться нормативная база делопроизводства, появляются первые отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.

Система коллежского делопроизводства в XVIII веке

Существенное упорядочение делопроизводства происходило при Петре I. В результате реформ в государственном управлении сложилась следующая система учреждений: Сенат, Синод, Кабинет и коллегии – в центре, а также губернатор, воевода, комиссары и другие органы – на местах. Сенат – высший орган по делам законодательства и управления. Синод – высший государственный орган по делам православной церкви. Кабинет – сначала личная канцелярия царя, затем управление царской казной и имуществом. Коллегии – центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. За 1718-1720 годы вместо упраздненных приказов было создано 12 коллегий: Иностранных дел, Военная, Адмиралтейская, Камер-коллегия, Штатс-коллегия, Ревизионколлегия, Берг-коллегия, Мануфактур-коллегия, Коммерц-коллегия, Юстицколлегия, Вотчинная, Главный магистрат. Доминирующее значение в этих учреждениях получил коллегиальный способ принятия решений большинством голосов. В 1720 году Петр I утвердил Генеральный регламент, которым ввел систему «коллежского делопроизводства» по названию новых государственных учреждений - коллегий. Делопроизводство становится на твердую почву закона. При этом вводилось много нового, заимствованного из Западной Европы. Делопроизводство закреплялось за самостоятельным подразделением – канцелярией. Ее центральная фигура - секретарь, ответственный за организацию делопроизводства коллегии. Здесь работали нотариус, регистратор, актуариус (хранение бумаг, заготовление канцелярских принадлежностей), канцеляристы, копиисты, переводчики, толмачи (для устного перевода), вахмистры (охрана). Канцелярские обязанности каждого служащего были строго определены. Генеральный регламент подробно разрабатывал все вопросы деятельности канцелярии и всю процедуру рассмотрения и решения дел: регистрацию документов, вступление дела, подготовку дела к рассмотрению, слушание дела и принятие решения, оформление решения и доведение его до исполнителя, контроль за исполнением решения, передачу дела в архив.

В 1699 году в обращение введена гербовая бумага. В 1700 году неудобная для использования столбцовая форма документа заменена на тетрадную и книжную (переплетение вместе нескольких тетрадей). Генеральный регламент ввел подписи руководителя присутственного места на документе и членов коллегии, принимавших участие в решении вопроса. Впервые Петр I стал лично подписывать издаваемые им указы, а главы губернской администрации - доношения в Сенат. До этого подписи на документах ставил дьяк, отвечавший за делопроизводство приказа. Царь и бояре собственноручно подписывали лишь договорные грамоты, заключаемые с другими государствами. Наряду с канцеляриями появились архивы. Архив - организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение оконченных дел длительного (свыше 10 лет) и бессрочного хранения с целью их использования. Определялись функции новой
должности – архивариуса, а также процедура подготовки и сдачи в архив документов, условия их хранения в архиве. Генеральный регламент устанавливал порядок пользования печатями. Приложение печати происходило на наиболее важных документах в присутствии двух свидетелей и принятии присяги о хранении государственной тайны.

В делопроизводство, как и в русский язык, проникло в тот период много западноевропейских слов: администратор, актуариус, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Думы и приказы заменены коллегиями, канцеляриями, конторами, ратушами; отменено звание «боярин». Появились новые документы: векселя, облигации, реляции, мемории, рапорты, журналы, протоколы, корреспонденции, инструкции, резолюции и др.

Существенные изменения претерпевает и форма документов. Для многих из них разрабатываются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы; формализуется текст, начинается выделение реквизитов как самостоятельных элементов формуляра. Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления служебного документа, выполняющий определенную функцию и расположенный в определенном месте документа (дата документа, подпись и др). Активное сопротивление реформам Петра I со стороны бояр проявилось и в делопроизводстве. С целью изменить старые порядки при Сенате была учреждена должность экзекутора – для записи всех исходящих указов в особые книги и контроля за их отправкой и получением ответного рапорта об исполнении указа. За не присылку в Сенат рапорта полагались штрафы, а 5-месячное промедление влекло лишение имущества и ссылку на галеры.

Было введено строгое наказание за подделку и хищение документов, разглашение тайны голосования, искажение смысла и неверное составление документа - денежные штрафы, конфискация имущества, лишение чина, ссылка на галеры с вырезанием ноздрей, смертная казнь и др. В этот период возникла новая проблема - бюрократическая волокита, неспособность справиться с делами, разбухание канцелярских штатов, обилие дел, усложнение делопроизводства. Реформа Петра I затронула только центральный уровень государственного управления. Завершила ее Екатерина II, издав «Учреждения для управления губерний» (1775 г.). Губернская реформа Екатерины II внесла единообразие в устройство губерний: разграничила места административные, судебные и финансовые, определила иерархический порядок взаимоотношений высших, центральных и местных учреждений. Иерархический порядок взаимоотношений учреждений, определяющий порядок документоведения, присутствует и в современном делопроизводстве.

Система министерского делопроизводства XIX-начала XX века Начало XIX века ознаменовалось новой реформой государственного управления и делопроизводства. Законодательными актами 1802, 1810 и 1811 гг. была создана министерская система, основанная на принципах единоначалия, и министерства: военно-морских сил, иностранных дел, внутренних дел, коммерции, финансов, народного просвещения, юстиции, на правах министерства - Государственное казначейство. Был утвержден Комитет министров - высшее административное учреждение, действовавшее на коллегиальных началах и рассматривавшее дела, выходящие за рамки компетенции отдельного министра и требующие совместного согласованного решения. Затем создан Государственный совет – высшее законосовещательное учреждение. Сенат преобразован в высшую судебную инстанцию. Изданный в 1811 году законодательный акт «Общее учреждение министерств» вводил единообразие в систему делопроизводства министерств - от создания документов до их архивного хранения, регламентировал внутренние и внешние отношения министерства. Министру подчинялись канцелярия министра, совет министра и товарищ министра, в ведении последнего были департаменты, в состав которых входили: канцелярия департамента, отделения и столы в отделениях. Общий порядок движения дел в министерстве строго регламентировался. Дела, поступавшие в министерство, в зависимости от их важности попадали или в канцелярию министра или в департаменты. Дела делились на три категории:

а) текущие дела – донесения, ведомости, переписка, представления;

б) чрезвычайные дела (по злоупотреблению);

в) срочные дела.

Документооборот учреждений представлял собой сложный иерархически организованный процесс, длительный по времени и содержавший десятки (34-54) делопроизводственных операций. Министерства получали от императора - указы, повеления, от Государственного совета - высочайшие утвержденные мнения, от Сената - сенатские указы, от Комитета министров - выписки из журналов заседаний. Министры в вышестоящие инстанции направляли высочайшие доклады (императору), представления, предложения, мнения; равным учреждениям - отношения, сообщения, официальные письма; подведомственным местам и лицам - предписания министров. От них получали - рапорты, донесения, представления. К середине XIX века сложился новый порядок изложения дела: вместо подробного «слово в слово» изложения всех предыдущих документов стало применяться изложение только существа вопроса в форме краткой записки. Отправка дел являлась отдельной стадией делопроизводства. Она включала, во-первых, регистрацию в журналах отправляемых документов и контроль их исполнения путем записи сведений, которые обязано было сообщать каждое присутственное место особым рапортом. Во-вторых, само отправление дела с использованием почтовых конвертов, марок и сургучной печати (в России с середины XIX века). Другим участком делопроизводства была ревизия дел - проверка правильности ведения и оформления дел, порядка хранения документов, сроков движения дел. Ревизия вменялась начальникам отделений, директорам департаментов, в губерниях - начальникам присутственных мест и губернатору. Последняя стадия делопроизводства - отчеты.

Законом устанавливались три вида отчетов:

1) в суммах (финансовые);

2) в делах (о деятельности);

3) в видах и предложениях (план работы на следующий год).

Отчеты готовились отделениями и обобщались в департаментах, а затем составлялся сводный отчет по министерству. Форма документа также изменилась. Появились бланки министерств с угловым расположением реквизитов, отпечатанные в типографии. На бланках закреплялся ряд реквизитов: наименование учреждения, дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа, ссылка на поступивший документ, адресат, подпись. В этот период появилась обширная литература по делопроизводству, теоретического характера и сборники образцов документов для чиновников и частных лиц, обращавшихся в государственные учреждения. В конце XIX века в делопроизводстве военного ведомства, а затем и в гражданских министерствах и учреждениях стали использоваться новейшие технические средства: пишущие машинки, телеграф (телеграммы), телефон (телефонограммы), гектограф (копии документов).

В военном ведомстве в 1911 году «Положением о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве» была введена система упрощенного делопроизводства: сокращение числа служебных документов и их унификация, применение технических средств. Делопроизводство в Советский период Октябрьский переворот 1917 года кардинально изменил государственный аппарат. Высшим органом государственной власти стал Всероссийский съезд Советов. В период между съездами избирался ВЦИК - исполнительная власть. Совет народных комиссаров (Совнарком) - первое народное правительство. Отдельные отрасли управлялись народными комиссариатами (наркоматами). В этот период уровень документационного обеспечения управления понизился. Власть дворян, помещиков, купечества сменилась властью рабочих, солдат и крестьян, не имевших специального образования. В учреждениях оставались многие царские чиновники, саботировавшие новую власть. Совнарком издает декрет «О порядке утверждения и опубликования законов» (1917) и постановление «О форме бланков государственных учреждений» (1918). В условиях становления советского государственного аппарата много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства. При создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был взят аналогичный по названию и содержанию документ военного ведомства 1911 года, учтен опыт работы предшественников. Организованы исследования в области управления, научной организации труда (НОТ) и делопроизводства. Для этого была создана сеть общественных организаций, институтов и лабораторий. Например, в 1923 г. образован Совет научной организации труда, производства и управления (СовНОТ),
в 1925 г. – Оргстрой, в 1926 г. - Государственный институт техники управления (ИТУ). Совершенствовалась практика работы ведомств, учреждений и организации в области общего делопроизводства и специальных систем документации. Изданы важные нормативно-методические акты по документационному обеспечению управления (ДОУ): «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР» (1928, ИТУ и Центрархив РСФСР); проект «Общих правил документации и документооборота» (1931, ИТУ) и другие. Но «Правила» не были доработаны и утверждены, а ИТУ ликвидирован в 1932 году. Внедрение научных разработок в области ДОУ тормозилось низкой общей культурой управления работников советских организаций. Унификация и стандартизация были важнейшим направлением упорядочения делопроизводства. Кабинет
стандартизации – специальное структурное подразделение ИТУ разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений, а также применяемых в делопроизводстве форматов бумаги, чернил, лент для пишущих машинок, средств и предметов конторского труда, включая офисную мебель. 4. В 1920-е годы развивалась система специальной документации. Документация по планированию народного хозяйства разрабатывалась созданной в 1921 г. Государственной общеплановой комиссией (Госплан РСФСР). Первый пятилетний план комплексного развития народного хозяйства СССР был принят в 1928 году. В соответствии с пятилетними планами предприятия и организации составляли свои планы с разбивкой по годам. Статистическая документация разрабатывалась центральными (ЦСУ) и местными органами статистики, созданными в 1918 году. Велась интенсивная работа по организации текущей статистики промышленности и форме периодичной отчетности по специальным бланкам. В 1926 году проведена первая Всесоюзная перепись населения. Бухгалтерская документация разрабатывалась с учетом требований унификации учетных форм документации, рационализации объемных массивов документов, правильной организации учета на всех уровнях управления. Конституция 1936 г. существенно изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти, делопроизводство. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным органом. Установилась жесткая система полномочий в издании определенных видов документов для каждой иерархической структуры. Процессы документирования в высших эшелонах власти упростились и упорядочились. Административно-командная система исключала альтернативные подходы к организации государственного делопроизводства. Практически все крупные научно-исследовательские внедренческие центры были ликвидированы. Науке был сделан социальный заказ – закрепощение правовыми средствами населения страны на основе системы учета советских граждан. В 1930-е годы делопроизводство развивалось в рамках отдельных крупных ведомств по пути унификации и стандартизации ведомственных специальных систем документации, а также кадровой документации, работы с обращениями трудящихся. В 1941 году собралось Первое межотраслевое совещание по оргтехнике, выдвинувшее проект программы по централизации, унификации, механизации документационного обеспечения управления, подготовке кадров. Война не позволила его реализовать. Послевоенное состояние страны оттеснило на второй план вопросы делопроизводства. Лишь в 1960 году в Москве состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого аппарата, которое восстановило идеи Первого межотраслевого совещания по оргтехнике 1941 года. В 1960-1980-е годы развивалась нормативно-методическая база делопроизводства. Постановлением Совета Министров РСФСР была утверждена «Примерная инструкция о делопроизводстве для учреждений и организаций РСФСР». В 1963 году Главным архивным управлением (ГАУ) при Совете Министров СССР изданы «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для служб документации и архивов. В 1966 году в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). В 1973 году одобрены «Основные положения Единой Государственной системы делопроизводства» (ЕГСД), разработанные ВНИИДАД совместно с НИИ труда, ВНИИ оргтехники, Институтом государства и права АН СССР, ВНИИ стандартизации. В 1988 году утверждена новая редакция Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В этот период были изданы ГОСТы на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72 и др.), общесоюзные классификаторы (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической и затем социальной информации, унифицированные системы документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. В 1980-е годы стало очевидным отставание России от достижений мировой науки и практики по развитию и применению информационных технологий. Новый поворот в истории России с середины 1980-х годов потребовал создания новой системы документационного обеспечения управления: переработки многих документов, разработки новой нормативной правовой базы, внедрения информационных технологий и интеграции в мировое информационное пространство, подготовки квалифицированных специалистов.

Документы и их роль

Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением факта, события, явления. Они могут иметь политическое, историческое, юридическое и экономическое значение. Документы могут служить источником информации для написания истории государства, республики, городов. Слово «документ» в переводе с лат. означает «свидетельство», «способ доказательства».

Документ – материальный объект с информацией, закрепленной созданным челом способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Документ – материальный носитель, содержащий информацию в зафиксированном виде.

Любое управленческое решение всегда основывается на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту. Информация тождественна понятием: «данные», «сведения», «показатели». Законодательно закреплен следующий термин.

Информация – это сведения о лицах, предметах, явлениях и процессах, не зависимых от формы их представления.

Основные группы документов

Вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов:

§ организационные документы предприятия (устав, положения, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка);

§ распорядительные документы предприятия (приказы по основной деятельности, распоряжения, решения);

§ документы по личному составу предприятия (приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате, трудовые книжки);

§ финансово-бухгалтерские документы предприятия (главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.);

§ информационно-справочные документы предприятия (акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, объяснительные записки, протоколы и др.).

От государственных и муниципальных организаций могут поступать на предприятие документы, регулирующие различные вопросы его деятельности (налоги, охрана окружающей среды и т. п.). Эти документы составляют отдельную группу – нормативные документы вышестоящих органов.

В самостоятельную группу можно выделить коммерческие контракты (договоры), которые являются основными документами предпринимательской деятельности.

Все перечисленные документы относятся к управленческим или организационно-распорядительным документам (ОРД). Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специфические особенности составления и обработки.

Основные функции документа

Это целевое назначение, которое присуще этому документу.

Все официальные документы имеют общие и специальные функции.

Общие:

А) информационная, т.е. документ создают для сохранения информации.

Б) социальная, документ является социально значимым объектом, т.к. связан с определенной социальной потребностью.

В) коммуникативная, т.е. документ выступает средством связи между организациями и др. общественными органами.

Г) культурная – документ закрепляет и передает культурной традиции общества в частности в уровень научного и технического развития общества.

Д) управленческая – документ является инструментом управления, поскольку специально создан для этой цели.

Е) правовая – документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношения в обществе.

Ж) историческая – документ – источник исторических сведений о развитии общества после выполнения своих оперативных функции, чему помогает его поступление на хранение вы архив.

5. Государственная архивная служба России (Росархив)

Государственная архивная служба России (Росархив) и ее органы занимаются сбором и хранением документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое или культурное значение. Они создают «память» общества, хранят информацию о жизни страны. Кроме того, Росархив как центральный орган федеральной исполнительной власти несет ответственность за организацию и рационализацию делопроизводства в стране. Он разрабатывает нормативы и рекомендации по организации делопроизводства. На Росархив возложена ответственность за организационно-распорядительную документацию (ОРД) в качестве ведомства-разработчика, что предполагает разработку общих требований к ОРД, конкретных форм документов, контроль за применением ОРД в различных сферах деятельности, унификацию форм документа путем создания Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). На Комитет РФ по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) возложена ответственность за нормативное закрепление конкретных требований к документам и унификации путем создания ГОСТов, а также участие в международной унификации и стандартизации документов. Министерство труда разрабатывает документы по труду и охране труда. Таким образом, если органы власти являются высшей инстанцией по нормативному регулированию делопроизводства, то Государственную архивную службу,

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства. Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

 

Основные понятия стандартизации

Стандартизация — это деятельность, направленная на разработку и установление требований, норм, правил и характеристик (обязательных для выполнения и рекомендуемых), обеспечивающая право потребителя на приобретение товаров надлежащего качества за приемлемую цену, а также право на безопасность и комфортность труда. Цель стандартизации — достижение оптимальной степени упорядочения в той или иной области деятельности посредством широкого и многократного использования установленных положений, требований и норм для решения реально существующих, планируемых или потенциальных задач.

Стандартизация связана с такими понятиями, как объект стандартизации и область стандартизации.

Объект стандартизации — продукция, процесс или услуга, для которых разрабатывают те или иные требования, характеристики, параметры, правила и т. п. Стандартизация может касаться либо объекта в целом, либо его отдельных составляющих.

Область стандартизации — совокупность взаимосвязанных объектов стандартизации. Например, машиностроение — область стандартизации, а объектами стандартизации в машиностроении могут быть технологические процессы изготовления машин, металлические материалы, типы двигателей и т. д.

В соответствии с руководством 2 ИСО/МЭК рекомендуются следующие разновидности нормативных документов, принятые в Государственной системе стандартизации Российской Федерации: стандарты, документы технических условий, своды правил, регламенты (технические регламенты).