Тема 13: Реквизиты документов. Понятие и состав реквизитов

Тема 14: Правила оформления реквизитов документов

План:

1. Реквизиты документов

2. Понятия и состав реквизитов, правила их оформления

 

Реквизиты документов

Российские компании, госучреждения, предприниматели и иные субъекты правоотношений в процессе коммуникации между собой регулярно используют официальные документы. Важнейший аспект корректного взаимодействия организаций и физлиц — использование реквизитов. Их перечень определяется российским законодательством. Реквизиты документов — это важнейший атрибут официальных источников, издаваемых предприятиями, органами власти или же составляемых физлицами при обращении в какие-либо структуры. Каковы особенности работы с ними? Определение Реквизиты документов — это обязательные, утвержденные на уровне государственных, отраслевых или корпоративных стандартов элементы визуального оформления различных источников информации, представленных, как правило, в печатном, бумажном виде. Те виды документации, которые относятся к категории организационно-распорядительных, оформляются в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003. Данный источник норм включает унифицированные критерии, обязательные к применению в ходе обмена документов с участием российских предприятий, органов власти и иных учреждений с официальным статусом.

Понятия и состав реквизитов

Основные реквизиты по ГОСТ:

А) герб РФ Многие официальные документы должны включать герб России. Данный государственный символ может быть представлен в трех разновидностях: как многоцветный на геральдическом щите, как одноцветный — с аналогичным элементом или без него. Многоцветный герб РФ должен размещаться на документах, содержащих положения федеральных конституционных законов и ФЗ, нормативных актов, издаваемых Президентом, Правительством, Федеральным Собранием. Одноцветный герб РФ без геральдического щита должен размещаться на документах, которые издаются:

- Межведомственной комиссией по государственной тайне;

- федеральными судами; прокуратурой;

- Следственным комитетом и иными органами аналогичного профиля.

Герб РФ используется в качестве элемента в письмах и иных документах.

Б) Товарный знак Оформление реквизитов документов в организациях может предполагать использование эмблемы или товарного знака. Размещаются такие элементы в соответствии с положениями устава компаний. При этом эмблема не размещается на документах одновременно с гербом РФ, субъекта РФ или муниципального образования. В качестве товарных знаков могут выступать слова и изображения. Цвет соответствующего реквизита может быть любым.

В) Код организации В соответствии с Общероссийским классификатором предприятий реквизитом документа также может быть код организации. Данная информация обычно выполняет справочную функцию. Основной документ, в структуре которого присутствует код организации, — письмо.

Г) ОГРН В большинстве случаев реквизиты первичных документов организации требуют включения в свою структуру ОГРН. В письмах данный элемент указывается как часть справочных сведений об организации. Также ОГРН используется при выпуске фирменных бланков компании. Для предпринимателей существует похожий реквизит — ОГРН ИП. Он используется в основном в тех же целях, что и соответствующий элемент в документообороте с участием юридических лиц. ИНН и КПП Данные реквизиты, наряду с ОГРН, чаще всего используются в первичной документации, а также в бланках писем, составляемых сотрудниками организации. КПП — элемент, свойственный для юридических лиц. Индивидуальные предприниматели подобный реквизит не используют.

Д) Название фирмы Обязательные реквизиты документа включают такой элемент, как название организации. Важно, чтобы оно соответствовало тому, что указано в учредительных документах фирмы. На бланках обязательно указывать полное наименование компании. Сокращенное можно располагать рядом (под ним или за ним).

Е) Справочные сведения Следующий элемент реквизитов документов — справочные данные о фирме. Их структура предполагает включение почтового адреса, телефонов и иных сведений, которые компания посчитает нужным разместить. Также, как правило, проставляются код организации, ОГРН, ИНН и КПП.

Ж) Название вида документа Документ должен быть корректным образом классифицирован по виду. Соответствующее наименование вида фиксируется в уставе фирмы. Также оно должно соответствовать критериям, включенным в ОКУД. Обычно рассматриваемый элемент фиксируется в бланках. Для писем данный реквизит (наименование документа) не характерен. Пишется прописными буквами.

З) Дата документа Следующий важный реквизит — дата документа. Он должен отражать время создания соответствующего источника или же, например, подписания его. Дата проставляется человеком, который имеет полномочия, связанные с подписанием документа, или же внутренней службой организации, ответственной за обмен соответствующими источниками. В некоторых случаях дату может проставлять составитель документа.

И) Регистрационный номер Регистрационный номер (индекс) — реквизит, который фиксируется для облегчения классификации источника во внутренних реестрах и архивах организации, а также как идентификатор в процессе документооборота с другими фирмами. Правила проставления соответствующего реквизита отражаются в распорядительных источниках, утверждаемых компанией. Также в ряде случаев рассматриваемый элемент может быть дополнен ссылкой, которая включает в себя, собственно, регистрационный номер, а также дату документа, требующего ответа. То есть данный реквизит часто используется в письмах, которые составляются в ответ на обращения в фирму.

К) Место составления В ряде случаев может указываться место составления того или иного документа. Например, если определить его на основе других реквизитов сложно. Но если место составления уже указано в других элементах документа, то соответствующий реквизит включать в структуру источника не обязательно.

Л) Адресат Следующий значимый реквизит — адресат. Он указывается, если есть необходимость направить документ в конкретное структурное подразделение фирмы, с которой ведется переписка. Также адресатом может быть должностное лицо или гражданин в статусе физлица.

М) Гриф утверждения может потребоваться использование грифа утверждения источника. Данный реквизит может придавать документу нормативный характер. Например, директор компании может использовать гриф типа «утверждаю», после чего положения в источнике приобретут характер обязательных для исполнения сотрудниками компании.

Н) Резолюция Другой интересный реквизит — резолюция. Он задействуется, если должностное лицо, например, директор компании, желает озвучить решение, принятое по существу информации в документе. Данный реквизит содержит также Ф.И.О, содержание распоряжения, срок, к которому оно должно быть выполнено, подпись, дату. Могут указываться исполнители поручения.

О) Заголовок В некоторых документах используется заголовок. Его предназначение — изложение краткой сути сведений, присутствующих в источнике. По смыслу он должен коррелировать с наименованием документа. Пример заголовка: «Приказ о формировании аттестационной комиссии».

П) Отметка о контроле В ряде случаев документ требует такого реквизита, как отметка о контроле. Данный элемент свидетельствует о том, что источник принят компетентной структурой в фирме и по нему ведется работа. Обычно данный реквизит выглядит в виде штампа со словом «контроль».

Р) Текст документа вероятно, ключевой реквизит документа. Он отражает суть информации, передаваемой посредством бумажного носителя. В общем случае он составляется на русском языке или том, который имеет статус официального в субъекте РФ. Текст может включать таблицы, различные элементы форматирования. Структура текста обычно представлена в виде двух частей: в первой отражаются причины и цели отправки документа, во второй — основная идея обращения, просьба, рекомендация и т. д. В некоторых случаях допустимо использовать только вторую часть структуры соответствующего реквизита.

С) Отметка о приложении бывает так, что в тексте документа проблематично отобразить все необходимые данные. В этом случае источник может быть дополнен приложениями. Этот факт должен отображаться на документе посредством соответствующего реквизита. Каким образом отметка, о которой идет речь, может быть включена в структуру источника? Как правило, пишут: «Приложение на таком-то количестве листов в таком-то объеме экземпляров». В некоторых случаях может возникнуть необходимость в указании наименования документа, содержащего приложение.

Т) Подпись Важнейшие виды реквизитов документов включают такой элемент, как подпись. Ее ставит должностное лицо, фиксируя тем самым достоверность информации, содержащейся в источнике. И это не просто автограф — подпись как самостоятельный реквизит должна содержать название должности человека, который подписывает документ, а также расшифровку.

У) Гриф согласования Требования к реквизитам документов, устанавливаемые в некоторых организациях, предполагают наличие грифа согласования. Он используется в тех случаях, когда нужно зафиксировать тот факт, что информация в источнике одобрена компетентным лицом или структурой в фирме. Гриф должен включать слово «согласовано», а также сведения о должности лица, которое одобряет соответствующую информацию, его подпись и расшифровку. Ключевой признак грифа согласования — использование при документообороте с участием нескольких организаций.

Ф) Виза согласования достаточно близким к грифу элементом можно назвать визу согласования. Ее ключевой признак — используется только внутри организации. При этом виза может быть проставлена несколько раз по мере последовательной проверки документа теми или иными отделами.

Х) Печать Практически всегда реквизиты платежных документов, а также иных видов первичных источников требуют от организаций проставления печати. В РФ она, как правило, чернильная. В структуре печати обычно содержится информация о фирме — название, ОГРН, ИНН и иные реквизиты.

Оформление документов: нюансы мы определили, что реквизиты документов — это важнейший критерий организации корректных процедур взаимодействия фирмы с партнерами, государственными органами, а также осуществления внутрикорпоративных коммуникаций. Какие можно отметить нюансы, характерные для практического осуществления документооборота в российских фирмах? Можно отметить, что проставление всех предусмотренных ГОСТом реквизитов — редкое явление. Каждый документ требует использования соответствующего набора элементов. Например, что касается официальных писем, то в них чаще всего используются такие реквизиты, как герб РФ, субъекта федерации, города или же эмблема фирмы, код предприятия, ОГРН, ИНН, КПП, а также название организации. Наименование вида документа на письмах обычно не ставится. В то время как, например, такие виды источников, как приказ, акт, докладная записка или решение, должны содержать в своей структуре соответствующий элемент. В письмах необходимо указывать полное наименование компании, в которую отправляется документ, а если есть предусмотренное официальными источниками сокращенное название, его также следует указывать (писать в скобках после полного наименования). Есть несколько корректных методов сокращения названий организаций: по первым буквам (то есть получается аббревиатура наподобие НИИ), по начальным слогам (например, может получиться "Уралмаш") или же иным способом, утвержденным в официальных документах фирмы-адресата. Другие важные реквизиты документов — это почтовый адрес, а также номера телефонов, факсов. Также в официальных письмах обычно указываются банковские реквизиты организации. Другой важнейший элемент соответствующего документа — дата, которая отражает момент его подписания. Затем официальная бумага подписывается, на ней ставится печать компании.

 

Тема 15: Требования к структуре документа и его тексту

План:

1. Документ, виды документов

2. Основные функции документа

3. Классификация документов

Документ, виды документов

Результатом документирования являются документ. Понятия «управление», «информация», «документ» не разделимы. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и является неотъемлемой частью жизни исследований многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. По мнению специалистов-документоведов, документ представляет собой результат отображения фактов, событий, предметов, явлений, объективной деятельности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звука- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале.

Виды документов: письменные, исторические, архивные, печатные, документы имеющие юридическое значение (акт ревизии, свидетельство о рождении, диплом об образовании), служебные (должностные инструкции, служебные записки, донесения) и т. д.

Документом признается любой материальный объект, который фиксирует или подтверждает какие-либо знания и может быть включен в определенные собрания. Понятие документ теснейшим образом связано информацией, поскольку документ является её основным носителем.

Документ – это информация, зафиксированная на любом материальном носителе, имеющая юридическую силу, содержащая реквизиты. Позволяющая идентифицировать (ГОСТ Р 6.30.2003).

Носитель – это материальный объект, используемый для закреплений и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде (в древности – глиняные таблички, папирус, пергамент т.д.; в настоящее время – бумага, магнитные носители и т.д.)

Юридическая сила документа – это свойства официального документа, сообщаемые ему действующим законодательством, компетенцией издававшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила обеспечивается установленным для каждой разновидности комплексом реквизитов – обязательных элементов оформления документов (дата документа, номер, подпись, печать и т.д.).

Любой документ состоит из двух частей: формулярной и текстовой.

Формуляр – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности. Формуляр регламентирован ГОСТом. Поэтому для правильного составления документов необходимо знать не только реквизиты документов, но и последовательность их расположения в документе. Наличие формуляра в документе обеспечивает единство документирования и единство документации как в рамках одного учреждения, так и в целом по стране.

Документ имеет два свойства: информационное и эксплуатационное.

Информационное свойство документа – это его способность передавать информацию. Сюда относится актуальность, достоверность. Доступность информации и др.

Эксплуатационное свойства документов: долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяет сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

1. Информационная – в документе фиксируются факты, события, явления.

2. Организационная – с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

3. Коммуникативная – документ обеспечивает внешние связи предприятия.

4. Юридическая – содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов.

5. Воспитательная – документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки.

6. Учебная – для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов.

В целях рационализации организации работы с документами в практической деятельности их принято классифицировать. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними, позволяет лучше организовать документационные процессы (Табл. 1).

Классификация документов

Таблица 1 – Классификация управленческих документов

Классификационный признак	Виды документов
1. По наименованиям:	-приказы, -протоколы, -акты, -справки и т.д.
2. По содержанию:	-простые -сложные
3. По месту составления:	-внутренние, -внешние
4. По форме изложения	-индивидуальные, -трафаретные, -типовые, -примерные, -унифицированные
5. По виду оформления (юридической силе)	-подлинники, -копии, -черновики, -выписки, -дубликаты
6. По происхождению	-служебные, -личные
7. По срокам исполнения	-срочные, -несрочные
8. По средствам фиксации:	- рукописные, - графические -электронные, -фото- и кинодокументы и др.
9. По степени гласности:	-открытые, -с грифом ограничения доступа («конфиденциально», «секретно», «совершенно секретно») и др.
10. По срокам хранения:	-временного хранения (до 10 лет) -длительного хранения (свыше 10 лет) -постоянного хранения.

Документы в зависимости от отражаемых в них вопросов деятельности делятся на 2 класса:

1. Документы по общим и административным вопросам. Такие документы могут составлять работники всех подразделений, они отражают вопросы общего управления организацией.

2. Документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, кадров, планирования, снабжения и сбыта.

Современные требования к оформлению документов фиксируют в государственных стандартах, так, современные правила оформления организационно-распорядительной документации предусмотрены ГОСТ Р 6.30 – 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».