Види інформаційних сист е м організації

 

1. Управлінська інформаційна система (УІС) – інтегрована звітна система, яка спеціально призначена для планування і контролю за діяльністю організації. Вона готує звіти на основі даних, отриманих в процесі реалізації операцій і угод.

УІС використовується для обробки інформації стосовно структурованих проблем. Для цього заздалегіть визначається відповідна потрібна інформація, спроектовані звіти і написані програми (наприклад, надання щомісячних звітів про доходи і витрати).

2. Система підтримки рішень (СПР). Використовується для слабкоструктурованих проблем, для розв΄язання яких не підходить суто управлінська інформація. Це комп΄ютерні системи, які допомогають прийняти рішення, шляхом взаємодії з базами даних і аналітичними моделями. СПР росширює можливості управлінця в маніпулюванні даними при пошуку оптимального рішення.

3. Експертні системи – це системи, які дозволяють отримати різноманітні дані про певні об΄єкти (наприклад, клієнтів банка, породах землі, сировину і матеріали).

4. Системи реалізації угод і операцій – базова обробка даних угод і операцій (бухгалтерські документи, касовий апарат, платіжні відомості тощо)

 

Контрольні запитання

 

1. Що представляє собою управлінська інформація? Які дані містить економічна інформація?

2. Які фактори визначають обсяг потрібної інформації?

3. Які вимоги висуваються до інформації?

4. Яким чином класифікується управлінська інформація?

5. Що розуміють під терміном «документ»? Які групи документів використовуються в управлінській діяльності?

6. Що таке формуляр і реквізити документа?

7. Як поділяються ділові документи за призначенням?

8. З яких елементів складається інформаційна система? Які види ІС використовуються в системі управління?

 

 

ТЕМА 16. Комунікації в менеджменті

 

1. Сутність та етапи процесу комунікації

2. Методи і види комунікацій

3. Комунікаційні мережі

4. Управління комунікаційними процесами

Питання 1. Сутність та етапи процесу комунікації

У вузькому розумінні комунікації – це процес обміну інформацією (фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо) між двома або більше особами, який забезпечує їх взаєморозуміння. 

Для здійснення процесу комунікації необхідні 4 елементи:

· наявність щонайменше двох осіб: відправника – особи, яка генерує інформацію, що призначена для передачі; та одержувача – особи, для якої призначена інформація, що передається.

· наявність повідомлення, тобто закодованої за допомогою будь-яких символів інформації, призначеної для передачі;

· наявність каналу комунікації, тобто засобу, за допомогою якого передається інформація;

· наявність зворотного зв’язку, тобто процесу передачі повідомлення у зворотному напрямку: від одержувача до відправника. Таке повідомлення містить інформацію про ступінь сприйняття й зрозумілості отриманого повідомлення

 

В процесі комунікації виділяють такі етапи (рис. 16.1):

 

 

   

 

 

Розглянемо детальніше зміст кожного з етапів процесу комунікації.

 

Рис. 16.1. Етапи комунікаційного процесу

 

 

1. Процес комунікації починається з формулювання концепції обміну інформацією. На цьому етапі відправник вирішує, що конкретно, яку саме інформацію він бажає зробити предметом комунікації. При цьому відправник має:

а) чітко уявляти собі мету такої комунікації (навіщо вона здійснюється і чого він намагається у кінцевому результаті досягти);

б) чітко усвідомлювати відповідність концепції комунікації конкретній ситуації (чи доречний за теперішньої ситуації обмін даною інформацією з іншою конкретною особою).

2. Кодування – це процес трансформації (перетворення) концепції комунікації у повідомлення за допомогою слів, інтонацій голосу, рисунків, жестів, виразів обличчя тощо. Повідомлення є реальним фізичним продуктом процесу кодування інформації.

Результативність кодування залежить від:

– здібностей (хисту) відправника відповідним чином кодувати інформацію, що призначена для обміну;

– ставлення відправника щодо інформації, яка кодується;

– ступеня обізнаності (глибини знань) відправника про інформацію, що кодується;

– соціокультурного середовища, в якому знаходиться відправник.

На цьому ж етапі вибирається канал для передавання повідомлення.

Канал комунікації – засоби або шляхи, за допомогою яких і по яких передається.

. На вибір каналу комунікації впливають такі фактори:

– тип символів, що використовуються для кодування інформації;

– характер повідомлення, що передається;

– вагомість і привабливість даного каналу для одержувача повідомлення;

– конкретні переваги або недоліки того чи іншого типу каналу.

Для підвищення результативності комунікації рекомендується використовувати два або більше каналів для передавання повідомлення.

3. Передавання повідомлення по каналу являє собою фізичну доставку повідомлення від відправника до одержувача. На цьому етапі суттєвим є вплив перешкод ("шумів"). Перешкоди – це все те, що спотворює (викривлює) сутність або зміст повідомлення. Вони практично завжди супроводжують комунікації. Діяльність менеджера по управлінню комунікаціями багато у чому пов’язана із з’ясуванням причин шумів і послабленням їх впливу на комунікацію.

4. Декодування означає перекладання отриманого повідомлення у форму, зрозумілу для отримувача. Коли символи, обрані відправником, мають одне і те саме значення для отримувача повідомлення, останній зрозуміє (усвідомить), що мав на увазі відправник. Але одержувач може тлумачити сутність та зміст повідомлення інакше ніж його розумів відправник. До того ж слід враховувати вплив на процес передавання повідомлення різних перешкод (шумів).

5. Зворотній зв’язок - процес, в якому відправник і одержувач міняються місцями. В процесі зворотнього зв’язку отримувач повідомлює відправнику про те, як він зрозумів зміст повідомлення. При цьому одержувач:

– кодує інформацію про те, як він сприйняв і зрозумів повідомлення;

– обирає відповідний канал комунікації;

– передає це повідомлення відправнику.

Відпрвник, в свою чергу:

– декодує це повідомлення;

– порівнює інформацію відправника з оригінальною концепцією комунікації і визначає ступінь їх взаєморозуміння.

Безумовно, наявність зворотнього зв’язку збільшує тривалість комунікації, ускладнює процес, але підвищує його ефективність, забезпечує впевненість у правильності інтерпретації концепції комунікації.

 

Питання 2. Методи і види комунікацій

 

Люди постійно обмінюються інформацією незалежно від того, чи знаходяться вони в організації, чи ні. Тому в загальному випадку процес комунікації стосується взаємодії поміж людьми взагалі. Для характеристики процесов комунікації між двома або більше особами застосовують термін “міжособові комунікації”.

Усередені організації її співробітники грають певні ролі, діють в умовах ієрархії влади. Все це зрештою вносить суттєві зміни в характер комунікації, ускладнює їх. Тому для позначення процесів комунікації в межах організації використовують поняття “організаційні комунікації”.

Виділяють три основні методи міжособових комунікацій:

1) усні комунікації;

2) письмові комунікації;

3) невербальні комунікації.

Усні комунікації – найпоширений метод обміну інформацією між людьми. До популярних форм усної комунікації відносяться: промови; групові дискусії; розмови по телефону; розповсюдження чуток тощо.

Перевагами усної комунікації є:

1) швидкість обміну інформацією;
2) гарний зворотній зв`язок завдяки безпосередньому контакту (можливість поставити запитання, уточнити повідомлення, виявити згоду чи незгоду тощо);
3) простота здійснення комунікації.

До недоліків усної комунікації слід віднести:

1) використання для повідомлення недостатньо точних, неадекватних, не підходящих слів;
2) можливість пропустити у повідомлені суттєві деталі;
3) велика ймовірність забування почутої слухачем інформації;
4) викривлення повідомлення при його передаванні другой, третій і т.і. особі.

Письмові комунікації також широко використовується на практиці. Формами письмової комунікації виступають: накази; розпорядження, листи, звіти і багато інших засобів комунікації, які використовують письмові символи.

Переваги письмової комунікації:

1) письмова інформація є незмінною впродовж тривалого часу,є такою що може зберігатися;
2) письмова інформація є відчутною (на дотик), помітною;
3) письмова інформація піддається перевірці;
4) письмова інформація, як правило, ретельно сформульована, глибоко обміркована, є логічною і точною.

Письмові комунікації використовують перш за все у випадках, коли потрібно щонайточніше передати зміст складної та об`ємної інформації.

Невербальні комунікації – це такий обмін інформацією, який здійснюється без використання слів (натомість застосовуються різні символи). Функціями невербальної комунікації є: доповнення і заміна мови; відображення емоційного стану партнерів по комунікаційному процесу.

Класифікація невербальних засобів комунікації представлена в табл.16.1.

Таблиця 16.1.

Класифікація невербальних засобів комунікації

Основні системи невербальних засобів комунікації	Елементи системи
1. Рухи частин тіла	Жести, міміка, вираз обличчя, посмішки, доторкання, пози
2. Мова	Інтонації голосу, його діапазон, прискорення або сповільнення мовлення
3. Простір	Просторові форми організації спілкування: наближеність до співробітника, розстановка меблів, розміри і місцезнаходження офісу фірми тощо
4. Час	Завчасний прихід, точний початок комунікації, запізнення
5. Рух очей	Погляди, частота поглядів, їх тривалість, зміна статики та динаміки, уникнення погляду

Комунікації  класифікують наступним чином

1. В залежності від статусу комунікації (санкціоновані, чи несанкціоновані вищим керівництвом):

 формальні комунікації є наслідком ієрархії влади в організації, відповідають прямому ланцюгу команд і є частиною комунікацій, необхідних для виконання певної роботи в організації.

н еформальні комунікації виникають спонтанно, несанкціоновані менеджментом. Вони підтримують формальні комунікації, заповнюють розриви, що існують у формальних комунікаціях і переслідують такі цілі:

– надають можливість робітникам організації задовольнити потреби в соціальній взаємодії;

– здатні спростити комунікації, створюючи альтернативні, часто більш швидкі та ефективні проти формальних, канали обміну інформацією.

2. За характером спрямованості:

- міжрівневі комунікації;

- горизонтальні або бокові комунікації;

- діагональні комунікації.

 Міжрівневі комунікації:

Нисхідні комунікації –це передавання інформації з вищіх рівнів управління на нижчі. Вони використовуються для спрямування, координації і оцінки діяльності підлеглих. За допомогою нисхідних комунікацій підлеглим передається інформація про поточні завдання, прореколмендовані процедури,прийняття рішень тощо.

Висхідні комунікації – це передавання інформації з нижчих рівнів управління на вищі. За допомогою таких комунікацій керівники отримують інформацію про стан справ на нижчих рівнях управління, а саме: про поточні проблеми робітників; про хід виконання поставлених задач; про те, що може сприяти вдосконаленню діяльності організації тощо. Обмін інформацією по висхідній здійснюється у формі звітів, пропозицій, пояснювальних записок тощо. Висхідні комунікації мають тенденцію до більшого викревлення інформації проти нисхідних.

 

Горизонтальні або бокові комунікації -відбуваються між членами однієї групи або співробітниками рівного рангу. Вони необхідні для того, щоб прискорити і полегшити обмін інформацією в організації, координувати і інтегрувати різні функції в організації. Горизонтальні комунікації можуть бути як формальними, так і неформальними.

Д іагональні комунікації. ї – це комунікації, які перехрещують функції і рівні управління організації, проходять крізь них. Вони важливі в ситуаціях, коли члени організації не можуть здійснювати ефективний обмін інформацією по іншим каналам.

 

Питання 3. Комунікаційні мережі

Комунікаційна мережа — це з'єднання певним чином учасників комунікаційного процесу за допомогою інформаційних потоків.

В теорії управління виділені п`ять базових (первинних) типів комунікаційних мереж (рис. 16.2):

1) ланцюгова мережа;

2) Y- мережа (кластерна);

3) розкладена мережа;

4) кільцева мережа;

5) мережа повного взаємозв´язку (багатоканальна).

 

         ¡                ¡       ¡

                                                               ¡           ¡               ¡                   ¡

         ¡                        ¡

                                                                             ¡            ¡         ¡ ¡          ¡

¡

                                                                    ¡           ¡          ¡ ¡         ¡   ¡

         ¡                        ¡

     

Ланцюгова         Y-мережа       Розкладена мережа   Кільцева Мережа повного 

     мережа                                                                                  мережа   взаємозв’язку

 

Рис. 16.2. Комунікаційні мережі

 

Вибір типу комунікаційної мережі залежить від цілей, які ставить перед собою менеджер. На рис.16.2. надано характеристику типів комунікаційних мереж залежно від необхідної швидкості передавання повідомлення, необхідної точності повідомлення, ймовірності наявності лідера, морального стану підлеглих.

Таблиця 16.2