Особенности новой информационной технологии управленческой деятельности

 

Современные информационные системы организационного управления предназначены оказывать помощь специалистам, руководителям, принимающим решения,  в получении ими своевременной, достоверной, в необходимом количестве информации, создании условий для организации автоматизированных офисов, проведения с применением компьютеров и средств связи оперативных совещаний, сопровождаемых звуковым и видеорядом. Достигается это переходом на новую информационную технологию. Новая информационная технология - технология, которая основывается на применении (непрофессионалов в области программирования) в информационном процессе, высоком уровне дружественного пользовательского интерфейса, широком использовании пакетов прикладных программ общего и проблемного назначения, возможности для пользователя доступа к удаленным базам данных и программам благодаря сетям ЭВМ.

Постоянно расширяющие сферы применения   персональных компьютеров, их массовое использование, в том числе и в коммерческой деятельности, привело к необходимости формирования наиболее эффективных организационных форм применения вычислительной и другой организационной техники. В настоящее время на их основе создаются и успешно функционируют локальные и многоуровневые вычислительные сети, представляющие собой интегрированные компьютерные системы обработки данных. Интегрированные компьютерные системы обработки данных проектируются как сложный информационно-технологический и программный комплекс, поддерживающий единый способ представления данных, единый способ взаимодействия пользователей с компонентами системы и обеспечивающий информационные и вычислительные потребности специалистов в их профессиональной работе. Особое значение в таких системах придается защите информации при ее передаче и обработке.

В процессе реализации информационной технологии БД и СУБД нуждаются в систематическом обслуживании, поддержании в рабочем состоянии (сопровождении). Эти функции выполняет администратор БД, т.е. один или несколько специалистов, которые несут ответственность за функционирование интегрированной БД, имеют полномочия по корректировке управления БД, отвечают как за целостность данных, так и за защиту их от несанкционированного доступа, надежность системы.

Функционирование баз данных под управлением СУБД и при систематическом контроле со стороны администратора представляет собой взаимодействие сложного организационно-технологического комплекса, который получил название автоматизированного банка данных (БнД) понимается организационно-технологический комплекс (система), включающий базы данных для решения функциональных задач управления, технические, программные и языковые средства, а также обслуживающий персонал.

Повышение требований к оперативности информационного обмена и управления, а следовательно, к срочности обработки привело к созданию многоуровневых систем организационного управления объектами, какими являются, например, банковские, налоговые, снабженческие, статистические и другие службы. Их информационное обеспечение поддерживают сети автоматизированных банков данных, которые строятся с учетом организационно-функциональной структуры соответствующего многоуровневого экономического объекта, машинного ведения информационных массивов.

Эту проблему в новых информационных технологиях решают распределенные системы обработки данных с использованием каналов связи для обмена информацией между базами данных различных уровней. За счет усложнения программных средств управления базами данных повышаются скорость, обеспечиваются защита и достоверность информации при выполнении экономических расчетов и выработке управленческих решений.

В многоуровневых компьютерных информационных системах организационного управления одинаково успешно могут быть решены как проблемы оперативной работы с информацией, так и проблемы анализа экономических ситуаций при выработке и принятии управленческих решений. В частности, создаваемые автоматизированные рабочие места специалистов предоставляют возможность пользователям работать в диалоговом режиме, оперативно решать текущие задачи.

Потребность в аналитической работе все время возрастает, возникает необходимость в накоплении фактов, опыта, знаний в каждой конкретной области управленческой деятельности. На первый план выдвигается заинтересованность в тщательном исследовании конкретных экономических, коммерческих ситуаций с целью принятия в оперативном порядке экономически обоснованных и наиболее приемлемых решений. Эта задача решается в результате дальнейшего совершенствования интегрированной обработки информации, когда новая информационная технология начинает включать в работу базы знаний. Под базой знаний понимается сложная, детально моделируемая структура информационных совокупностей, описывающих все особенности предметной области, включая факты (фактические знания), правила (знания условий для принятия решений). база знаний - важнейший элемент создаваемой на рабочем месте специалиста экспертной системы, выступающей в роли накопителя знаний конкретной области профессиональной деятельности советчика специалисту при проведении исследования экономических ситуаций и выработке управляющих воздействий.

Перспективным направлением развития компьютерной технологии является создание программных средств для вывода высококачественного звука и видеоизображения. Технология формирования видеоизображений получила название компьютерной графики. Компьютерная графика объединяет в себе процессы создания, хранения и обработки моделей объектов и их изображений с помощью ЭВМ. Эта технология проникла в область экономического анализа и моделирование в рекламной деятельности, делает занимательным досуг. Формируемые и обрабатываемые с помощью цифрового процессора изображения могут быть демонстрационными и анимационными. К первой группе, как правило, относят коммерческую (деловую) и иллюстративную графику, ко второй - инженерную и научную, а также связанную с рекламой, искусством, играми, когда выводятся не только одиночные изображения, но и последовательность кадров в виде фильма.

Программно-техническая организация обмена с компьютером текстовой, графической, аудио- и видеоинформацией получила название мультимедиа-технология. Способность компьютера воспринимать с голоса несложные команды управления программами, открытием файлов, выводом информации на печать и т.п. в ближайшем будущем создаст самые благоприятные условия пользователю для взаимодействия с ним в процессе профессиональной деятельности.

 

 

Информационная технология обработки данных (ИТОД)

 

ИТОД предназначен для решения хорошо структурированных задач, по которым имеются необходимые входные данные, известные алгоритмы и другие стандартные процедуры их обработки. Такая технология используется на уровне операционной (исполнительной) деятельности персонала невысокой квалификации в целях автоматизации некоторых рутинных постоянно повторяющихся операций управленческого труда, поэтому внедрение ИТ и систем на этом уровне должно существенно повысить производительность труда персонала, освободить его от рутинных операций и привести, возможно, к сокращению численности работников. На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

1 ОД об операциях производимых фирмой;

2 создание периодических контрольных отчётов о состоянии дел на фирме;

3 получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчётов.

Примеры рутинных операций:

1 Операция проверки на соответствие нормативу уровня запасов указанных товаров на складе. При уменьшении запаса выдаётся поставщику заказ с указанием необходимого количества товара и сроков поставки;

2 Операции продажи товаров фирмой, в результате которых формируется выходной документ для покупателя в виде чека или квитанции;

3 Пример контрольного отчёта: ежедневный отчёт о поступлениях и выдачи наличных средств банком, формирующийся в целях контроля баланса наличных средств;

4 Пример запроса: запрос к БД по кадрам, который позволяет получить данные о требованиях, предъявляемых к кандидатам на занятие определённой должности.

Существует несколько особенностей, связанных с ОД, отличающих эту технологию от всех других:

1 Выполнение необходимых фирме задач по ОД. Каждой фирме предписано законодательством иметь и хранить данные об их деятельности, которые можно использовать как средство обеспечения и поддержки контроля на фирме. Поэтому на любой фирме обязательно д.б. ИСОД, обеспечивающая соответствующие ИТ.

2 Решение только хорошо структурированных задач, для которых можно разработать алгоритм;

3 Выполнение стандартных процедур обработки. Существующие стандарты определяющие типовые процедуры ОД (сбор, передача, контроль, обработка, хранение и другая информация) и предписывающие их соблюдение фирм всех видов.

4 Использование детализированных данных, записи о деятельности фирмы имеют детальный (подробный) характер, допускающий проведение ревизий и аудита, в процессе которых деятельность фирмы проверяется хронологически от начала периода к его концу и от конца к началу.

5 Акцент на хронологию событий.

6 Требование минимальной помощи в решении проблем со стороны специалистов других уровней.

Основными компонентами ИТОД являются:

1) Сбор данных по мере того, как фирма производит продукцию или услуги, каждое её действие сопровождается соответствующими записями данных. Обычно действия фирмы, затрагивающие внешнее окружение, выделяются особо, как операции производимые фирмой. После сбора данных из внешней среды выполняются следующие операции: группировка, сортировка, агрегирование, вычисления производятся с данными, находящимися в БД. На основе этих операций создаются отчёты (периодические в соответствии с графиком и по запросу). Отчёты используются для внутреннего и внешнего потребления.

2) Обработка данных. Над данными, отражающими деятельность фирмы выполняется классификация или группировка. Первичные данные обычно имеют вид кодов, состоят из одного или нескольких символов. Эти коды выражают определенные признаки объектов, использующиеся для идентификации или группировки записи. В соответствии с этими кодами можно произвести разные группировки.

Сортировка, с помощью которой упорядочивается последовательность записей. Вычисления, включает логические и арифметические операции, которые выполняются над данными, позволяют получить новые данные. Агрегирование (укрупнение), необходимое для уменьшения количества данных и реализации в форме расчётов итоговых или средних значений.

3) Хранение данных. Многие данные на уровне операционной деятельности необходимо сохранять для последующего использования либо на этом же уровне, либо на другом уровне. Для их хранения создаются БД.

4) Создание отчётов (документов). В ИТОД необходимо создавать отчёты для руководства и работников фирмы, а также для внешних партнёров, при этом документы могут создаваться как по запросу или в связи с проведённой фирмой операции, так и периодически в конце года, квартала, месяца.

 

 

5.3 Информационные технологии поддержки и принятия решения (ИТ ПиПР)

 

Системы поддержки и принятия решений, соответствующая им ИТ появилась в конце 1970 начале 1980 гг в США. Предпосылкой появления такой технологии явилось:

-широкое применение ПК;

-применение пакетов прикладных программ;

-успехи в создании систем искусственного интеллекта.

Важной особенностью ИТ ПиПР является качественно новый метод организации взаимодействия человека и ПК. Выработка решения является основной целью этой технологи, происходит в результате итерационного процесса, в котором участвует:

 -система ПиПР в роли выгодного звена и объекта управления;

 -человек как управляющее звено, задающее входные данные и оценивающие полученный результат вычисления на ПК. Окончание итерационного процесса по воле человека. В этом случае можно говорить о способности ИТ совместно с пользователем создавать новую информацию для принятия решений. Дополнительно к этой особенности ИТ ПиПР можно добавить ряд ее отличительных характеристик:

 -ориентация на решение плохо структурированных задач;

 -сочетание традиционных методов доступа и обработки компьютерных данных с возможностью математических моделей и методами решения задач на их основе;

 -направленность на непрофессионального пользователя ПК;

 -высокая адаптивность, т.е. самонастраиваемость, обеспечивающая возможность приспосабливаться к особенностям имеющегося технического, программного и другого обеспечения, а так же требованиям пользователя.

Задачи принятия решений являются самыми распространенными в организационном управлении, научных исследованиях и любой другой профессиональной деятельности ИС, а также в повседневной жизни людей.

Существо задачи принятия решений состоит в выборе некоторого подмножества из множества альтернатив или в их упорядочении.

Условно процесс принятия решений можно представить состоящим из трех этапов: подготовки задачи, ее решения, управления реализацией решения.

На этапе подготовки задачи реализуются следующие процедуры: сбор данных, анализ и измерение данных, определение проблемных ситуаций.

Этап решения задачи. На этом этапе выделяются следующие процедуры: постановка задачи, выбор метода решения и его реализация.

Постановка задачи включает в себя организационно-экономическую сущность задачи, т.е. формулируется цель ее решения; определяется взаимосвязь с другими задачами; указывается периодичность ее решения; раскрываются состав и форма представления входной и результатной информации; характеризуются формы и методы контроля достоверности информации.

Особое внимание в процессе постановки задачи уделяется детальному описанию входной, выходной (результатной) и промежуточной информации. При этом характеризуются:

форма представления отдельных реквизитов (цифровая или символьная);

количество знаков (разрядов), выделяемых для записи реквизитов, исходя из максимальной значимости;

роль реквизита в процессе решения задачи (первичный, расчетный, нормативный, справочный и т.д.);

источник (документ) возникновения реквизита.

Кроме того, для цифровой информации указывается целочисленный или дробный характер реквизита (для дробных величин дополнительно указывается количество десятичных знаков (разрядов, выделяемых для записи дробной части числа).

Для расчетных реквизитов дается соответствующее описание расчетов и особо выделяются те реквизиты, которые используются при последующих решениях задачи, так как эта информация должна сохраниться в памяти ЭВМ.

Завершается постановка задач описанием контрольного примера, демонстрирующего порядок решения задачи традиционным способом.

При выборе метода решения задачи предпочтение отдается тому методу, который наиболее полно удовлетворяет следующим основным требованиям:

обеспечивает необходимую точность получаемых результатов;

не обладает свойством вырождения, т.е. бесконечного зацикливания на каком-либо участке решения задачи при определенных исходных данных;

позволяет использовать уже готовые стандартные программы для реализации задачи или ее отдельных документов;

ориентирован на минимальный объем исходной информации;

обеспечивает наиболее быстрое получение искомых результатов решения.

Этап управления реализации решений. Это заключительный этап информационной технологии поддержки принятия решений. Три процедуры реализуются на данном этапе: документирования решений, доведение до исполнителя и контроль за исполнением.

Процедура документирования представляет собой последовательность операций разработки текста документа, редактирования и других операций, о которых мы уже говорили в технологии текстовой обработки.

Доведение решения до исполнителя и контроль за исполнением может также осуществляться путем использования автоматизированных технологий. Так, для доведения до исполнителей может использоваться электронная почта или традиционные методы, а контроль за исполнением решений может осуществляться путем создания специальных информационно-справочных систем.

ИТ ПиПР может использоваться на любом уровне управления, кроме того решения, принимаемые на различных уровнях управления часто должны координироваться, поэтому важной функцией этой технологии является координация лиц, принимающих решения как на разных, так и на одном уровне управления. Основными составляющими технической координации и принятия решений является:

- источники данных - информация системы операционного уровня;

- документы;

- внешние источники;

- прочие внутренние источники.

Информация из источников данных поступают в базу данных, управление которой осуществляется с помощью программ подсистемы управления, состоящих из:

-СУБД  

-СУБМ (система управления базами моделей) и СУ интерфейсом.

База моделей состоит из стратегических, тактических, оперативных и матемаических моделей. Результаты работы технологии ПиПР поступают человеку, принимающему решение. БД играет в этой ИТ важную роль, т.к. данные могут использоваться непосредственно пользователем для расчетов при помощи математических моделей. Часть данных поступает от информационной системы оперативного уровня в БД. Чтобы использовать их эффективно, они должны быть предварительно обработаны. Для этого имеются 2 возможности:

-использовать для обработки данных об операциях фирмы СУБД входящую в состав системы ПиПР;

-выполнить обработку за пределами системы ПиПР, создав для этого специальную БД.

Этот вариант более предпочтителен для предприятий, производящих большое количество коммерческих операций. Обработанные данные об операциях фирмы образуют файлы, которые для повышения надежности и быстроты доступа хранятся за пределами системы ПиПР.

Данные, кроме операционного уровня, необходимы из других источников информации. Важное значение для ПиПР на верхних уровнях имеют данные из внешних источников. В отличии от внутренних данных, внешние обычно приобретаются у специализирующихся на их сборе организации. В настоящее время широко исследуется вопрос о включении в БД еще одного источника данных – документов, включающих в себя записи, письма, контракты, приказы и т.п. Если содержание этих документов будет записано в памяти и затем обработано по некоторым ключевым характеристикам (дата, выдан и т.д.), то система получит мощный источник информации. СУБД должна обладать след возможностями:

 -составлять комбинации данных, получаемых из различных источников посредствам использования процедур агрегирования и фильтрации;

 -быстрое прибавление или исключение того или иного источника данных;

-построение логической культуры данных в терминах пользователя;

-использование и манипулирование не официальных данных для экспериментальной проверки рабочих альтернатив пользователя;

-обеспечение логической независимости этой БД от других БД, функционирующих в этой форме.  

База моделей.

Целью создания модели является описание и оптимизация некоторого объекта или процесса. Использование модели обеспечивает проведение анализа в системе ПиПР. Модели, основываясь на математической интерпретации проблемы при помощи определённых алгоритмов, способствует поиску полезной информации для принятия правильных решений. Использование моделей в составе ИТ началось с применения стратегических моделей и методов финансового анализа, которые реализовывались командами обычного алгоритмического языка. Позже были созданы специальные языки, позволяющие моделировать ситуации типа «что будет, если» или «как сделать, чтобы». Такие языки создавались специально для построения моделей и дают возможность построения определённого типа моделей, обеспечивающих нахождение решений.

Существует множество типов моделей и способов их классификации:

-по цели использования ( оптимизационные, связанные с нахождением точек минимальных и максимальных некоторых показателей, и описательные, описывающие поведение некоторой системы и предназначены для цели управления );

-по способу оценки ( детерминистские, использующие оценку переменных одним числом при конкретных значениях исходных данных, и стохастические, оценивающие переменные несколькими параметрами, т.к. исходные данные заданы вероятностными характеристиками )

 -по области возможных приложений ( специализированные, предназначенные для использования только одной системой, и универсальные, для использования несколькими системами )

В системах ПиПР база моделей состоит из стратегических, тактических и оперативных моделей, а так же математических моделей в виде совокупностей модельных блоков, модулей и процедур, используемых как элементы для их построения. Стратегические модели используются на высших уровнях управления для установки целей организации, объемов ресурсов, необходимых для их достижения, а так же политики приобретения, использования этих ресурсов. Эти модели могут быть также полезны при выборе вариантов размещения предприятий, прогнозирования политики конкурентов. Для стратегических моделей характерны множество переменных, значительная широта охвата представление данных в сжатой агрегированной форме. Часто эти данные базируются на внешних источниках и могут иметь субъективный характер. Горизонтальное планирование в стратегических моделях измеряются в годах. Эти модели обычно детерминистские, описательные, специализированные для использования на 1 предприятии. Тактические модели применяются управляющими среднего уровня для распределения и контроля использования имеющихся ресурсов. Среди возможных областей их использования:

 -финансовое планирование;

 -планирование требований к работникам;

 -планирование увеличения продаж;

 -построение схем структурных предприятий фирм.

Эти модели обычно применимы лишь в отдельных частях фирмы. Временной горизонт, охватывающий тактическое моделирование от 1 до 2 лет. Здесь также могут потребоваться данные из внешних источников, но основное при реализации таких моделей должно быть уделено внутренним данным фирмы. Оперативные модели используются на низших уровнях управления для поддержки принятия определённых решений с горизонтом в дни и недели. Возможные применения этих моделей включают в себя ведение дебиторских счетов и кредитных расчетов и т.д. Оперативные модели использоваться для внутрипроизводственных расчетов. Они как правило детерминистские оптимизационные и универсальные. Математические модели состоят из совокупности модельных блоков, модулей и процедур, реализующих математические методы. Модельные блоки, модули и процедуры используются как отдельно, так и комплексно для построения и поддержания модели. СУБД должна обладать след возможностями:

-создание новых моделей или изменение существующих;

-поддерживать и обновлять параметры модулей;

-манипулировать моделями.