Информационные технологии электронного офиса

 

Самыми распространёнными компьютерными технологиями являются редактирование текстовых данных, обработка графических и табличных данных. Технология их использования основана на интерфейсе WIMP. Для работы с текстом используются текстовые процессоры (или редакторы). В настоящее время разработано большое коли­чество текстовых процессоров, которые обладают различными возможностями и сред­ствами реализации. Наиболее распространенным в настоящее время текстовым процессором является Windows. В его среде можно выделить Write и Word.

Функции текстового процессора – набор текста, форматирование, проверка орфографии, подготовка и печать документов и др. с использованием соответствующих информационных технологий.

Функции графического процессора – создание и модификация графических образов деловой, рекламной и оформительской графики.

Функции табличного процессора – создание и обработка данных в табличной форме.

Большинство процессоров выполнено в стандарте пользовательского интерфейса WIMP. Документы табличного вида составляют большую часть документооборота предприятия любого вида, поэтому табличные информационные технологии важны при эксплуатации экономических информационных систем. Комплекс программных средств, реализующих  создание, регистрацию, хранение, редактирование, обработку электронных таблиц и вывод их на печать называется табличным процессором. Такие программы имеют средства создания графиков, диаграмм, встроенные математические, статистические и финансовые функции, позволяют создавать базы данных и средства работы с ними (Super Calc, Lotus 1-2-3, Quattro Pro, Excel и др.).

 На одном рабочем месте пользователь имеет дело с различной информацией. Использование для обработки каждого типа данных индивидуального программного инструмента усложняет работу, поэтому сначала появились интегрированные пакеты, совмещающие в себе различные информационные технологии: текстовый, табличный и графический процессоры, СУБД, что упрощает перемещение информации между различными приложениями - частями общего пакета. Потом добавились средства трёхмерной графики, менеджер информации, электронная почта, появились системы комплексной автоматизации (электронный офис СКАТ) с подсистемами: склад комплектующих, склад готовой продукции, счета, договоры, заказы на поставку, список форм, прайс-листы, справочники, документация.

Стоит отметить также, что вышеперечисленные системы мобильны и обеспечивают взаимодействие с глобальными системами и электронной почтой.

Наиболее употребительные технологии объединены в пакет, называемый электронным офисом. Каждая функция в электронном офисе реализована как отдельное офисное приложение. На рынке конкурируют электронные офисы фирм Microsoft, Lotus, Sun,

Рассмотрим состав пакета электронного офиса и общую характеристику технологий на примере наиболее популярного MS Office 2000. Он содержит: Word (текстовый процессор), Excel (табличный процессор), Access (система управления базой данных), PowerPoint (подготов­ка презентаций), Outlook Express (электронная почта и персональный диспетчер), FrontPage (средство создания Web-узлов), Publisher (настольная издательская система), PhotoDraw (редак­тор деловой графики и изображений).

Word - текстовый процессор - наиболее широко используемое приложение, так как писать и оформлять тексты требуется многим пользователям. Раньше подобные программы назывались текстовыми редакторами, но сегодня этот термин не отра­жает предоставляемые ими возможности.

Технологии Word помимо работы собственно с текстом (набор, редактирование, фор­матирование, автоматическая проверка правописания, составление автореферата и т. д.) по­зволяют создавать в тексте разнообразные таблицы, графики, иллюстрации, и пр. с их автома­тической нумерацией и формированием перекрестных ссылок. В результате можно подготовить документ любой сложности и объема. Т. е. Word представляет собой интеграцию текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии.

Excel - табличный процессор предоставляет технологии для выполнения экономи­ческих расчетов над данными, записанными в табличном виде. Он позволяет со­ставлять отчеты разнообразных форм, наглядно представлять табличные данные в виде графиков, диаграмм. С помощью его можно осуществлять интеграцию эле­ментов текстового и графического редакторов, гипертекстовой технологии. Приме­рами применения Excel являются задачи учета, планирования, статистики, вычисле­ния аналитических данных.

Access - система управления базами данных - реализует технологии структуриро­вания информации посредством гипертекстовой технологии. Он работает с табли­цами, как и Excel, но при этом данные могут быть связаны между собой перекрест­ными гипертекстовыми ссылками, что позволяет выполнять различные запросы. Access относится к классу «настольных» систем управления базами данных (СУБД) и может использоваться для создания локальных баз данных, каталогов по различ­ным тематикам.

PowerPoint - подготовка презентаций ~ предоставляет средства для подготовки презентаций лекций и выступлений, иллюстративного материала для визуального отображения основных тезисов текстовых докладов. Подобные программы появи­лись недавно. Они основаны на синтезе текстовых и графических редакторов с ги­пертекстовой и мультимедийной технологиями. С помощью Power Point можно подго­товить слайды для выступления, графические заставки для видеофильмов и т. д

Outlook Express - почтовая система и персональный диспетчер ~~ обеспечивает технологии обмена данными между удаленными пользователями. Он включает ад­ресную книгу, дневник текущих записей, еженедельник для планирования деятель­ности, электронную почту и другие технологии. С его помощью можно осуществить конвергенцию (слияние, объединение) текстового процессора, электронной почты, технологий индивидуального и группового планирования заданий. При работе в одной локальной сети с его помощью можно просмотреть расписание мероприя­тий сотрудников и выбрать наиболее удобное для всех время проведения совмест­ных мероприятий. При этом в каждом индивидуальном плане тут же появится уве­домление о запланированном событии.

FrontPage - технология создания и поддержки web-узлов. Web -узел ~ набор спе­циально оформленных web-страниц, связанных между собой перекрестными гипер­текстовыми ссылками. FrontPage позволяет приобрести навыки в освоении первых шагов web-дизайна и создать web-узел в локальной сети и интернет.

Publisher - настольная издательская система - выполняет многие технологии Word (формирование содержания документа). Результатом ее работы является документ в виде высококачественного полиграфического издания: красочные буклеты, каталоги, пригласительные билеты, меню для приемов, поздравительные адреса и т. д.

PhotoDraw - редактор деловой графики и изображений ~ позволяет создавать и редактировать изображения: фото, презентации, дизайн Web-узла, печатных изде­лий и т. д. Для обработки графических образов созданы графические процессоры.

Во всех приложениях используется технология OLE (Object Linking and Embedding -привязка -и встраивание объектов), которая позволяет связывать объекты, создан­ные разными приложениями в единый документ. При этом объектом может являться само приложение, текст, документ, рисунок, таблица и т. д.

Технология OLE обеспечивает перемещение и формирование составных документов из разных приложений. Возможны две составляющие этой технологии: привязка и встраивание. Если один объект привязан к другому, то изменение оригинала приводит к изменению привя­занного объекта. Если объект привязан к нескольким документам, то изменения оригинала вносятся во все привязанные объекты. Если объект встроен в документ, то изменения оригина­ла не приводят к изменению встроенного объекта. Привязанные и встроенные объекты можно редактировать в объединенном документе (не в оригинале).

Корпорация Microsoft усовершенствовала технологию OLE для объединения объектов в сети интернет.

 

 

Технология работы в СУБД

 

Для внутримашинной организации информации быть использованы различные структуры и модели данных. Их выбор зависит от многих факторов, в том числе от имеющегося технического и программного обеспечения, объемов информации, сложности автоматизируемых задач.

Файловая модель. Представляет собой совокупность не связанных между собой файлов из однотипных записей с линейной (одноуровневой) структурой.

Более сложными моделями внутримашинной организации данных являются сетевые и иерархические модели.

В иерархической модели любой объект (запись, сегмент) может подчиняться только одному объекту вышестоящего уровня. В сетевых – любой объект (запись, файл) может подчиняться нескольким объектам. Топология рассматриваемых моделей представлена на рис.8.

 

 

    Иерархическая модель                               Сетевая модель

Рис. 8 Особенности моделей по топологии и доступу к данным

 

Сетевые модели данных по сравнению с иерархическими являются более универсальным средством отображения данных для разных предметных областей. Достоинством сетевых моделей является отсутствие дублирования данных в различных элементах модели.

Реляционные модели данных отличаются от сетевых и иерархических простой структурой данных, удобным для пользователя табличным представлением и доступом к данным. Реляционная модель данных является совокупностью простейших двумерных таблиц – отношений. Связи между двумя логически связанными таблицами в реляционной модели устанавливаются по равенству значений одинаковых атрибутов таблиц - отношений.

Для управления работой баз данных, взаимодействия с пользователями, выполнения для них задач обработки информации используется комплекс программ, называемый системой управления базами данных (СУБД). Система управления базами выполняет следующие основные функции:

введение в базу новых файлов и записей;

обновление содержимого, находящегося в базе;

поиск и выборка информации;

выдачу информации на терминалы пользователей;

копирование и восстановление файлов и др.

Перед созданием базы данных необходимо располагать описанием выбранной предметной области, которое должно охватывать реальные объекты и процессы, иметь всю необходимую информацию для удовлетворения предполагаемых запросов пользователя и определять потребности в обработке данных.

На основе такого описания на этапе проектирования базы данных определяется состав и структура данных, которые должны находиться в базе данных и обеспечивать выполнение необходимых запросов и решение задач пользователя.

Процесс разработки и создания базы данных (на примере реляционной базы данных) состоит из следующих этапов:

1) создание информационно - логической модели предметной области, т.е. выделение информационных объектов и определение связей между ними;

2) построение логической структуры базы данных, где каждый объект инфологической модели отображается реляционной таблицей, а связи между таблицами соответствуют выявленным информационным связям между объектами;

3) конструирование таблиц, соответствующих информационным объектам построенной модели данных;

4) создание схемы данных, в которой фиксируются существующие логические связи между таблицами;

5) ввод данных, содержащихся в документах предметной области.

Особый интерес представляют первые два этапа, поскольку без их тщательной проработки невозможно создание БД, полностью удовлетворяющей потребности пользователя.

Построение инфологической модели данных. Инфологическая модель (ИЛМ) отображает данные предметной области в виде совокупности информационных объектов и связей между ними.

Информационный объект - это информационное описание некоторого реального объекта, процесса или события. Информационный объект образуется совокупностью логически взаимосвязанных реквизитов, представляющих качественные и количественные характеристики некоторой сущности предметной области. Например, объект ТОВАР характеризуется такими реквизитами как наименование, единица измерения, изготовитель, сорт, цена и др.

Каждому информационному объекту присваивают уникальное имя, Например, при описании предметной области поставка товаров будут выделены такие объекты как ТОВАР, ПОСТАВЩИК.

Информационный объект имеет множество реализаций – экземпляров (записей). Например каждый экземпляр объекта ТОВАР представляет конкретный вид продукции. Экземпляр образуется совокупностью конкретных значений реквизитов и должен однозначно идентифицироваться значением ключа информационного объекта. Ключ может состоять из одного (простой) или нескольких ключевых реквизитов (составной).

Следующим шагом на этапе проектирования ИЛМ после выявления информационных объектов является определение связей между ними.

Связи между объектами могут быть разного типа:

- одно - однозначные (1:1),

- одно - многозначные (1:М),

- много - многозначные (М:N).

Одно - однозначные связи (1:1) имеют место, когда каждому экземпляру первого объекта (А) соответствует только один экземпляр второго объекта (В) и, наоборот, каждому экземпляру второго объекта (В) соответствует только один экземпляр первого объекта (А).

            А                 В

  ТОВАР                ПОСТАВЩИК

СОЛЬ                   РУСЛАН

  САХАР                   ОНИКС

 

Одно - многозначные связи (1:М) - это такие связи, когда каждому экземпляру одного объекта (А) может соответствовать несколько экземпляров другого объекта (В), а каждому экземпляру второго объекта (В) может соответствовать только один экземпляр первого объекта (А). В такой связи объект А является главным объектом, а объект В - подчиненным.

 

                     В1                                     ОНИКС

А                  В2         САХАР          ПИРАТ

                     В3                                     СЕЗАМ

 

Много - многозначные связи (M: N) - это такие связи, когда каждому экземпляру объекта (А) могут соответствовать несколько экземпляров второго объекта (В) и, наоборот, каждому экземпляру второго объекта (В) может соответствовать тоже несколько экземпляров первого объекта (А).

                     В1                                     ОНИКС

А1                В2         САХАР          ПИРАТ

                     В3                                     СЕЗАМ

    А2                  В4         СОЛЬ             РУСЛАН

 

Много - многозначные связи не могут непосредственно реализовываться в реляционной базе данных. Поэтому, если выявлены такие связи, их необходимо преобразовать путем введения дополнительного объекта «связка». Объект связка должен иметь идентификатор, образованный из идентификаторов исходных объектов. В нашем примере объектом связки является объект – “Договор” (Рис. 9).

В ИЛМ объекты размещены по уровням. На нулевом уровне размещаются объекты, не подчиненные другим объектам. Уровень остальных объектов определяется наиболее длинным путем к объекту от нулевого уровня. Такое размещение объектов дает представление об их иерархической подчиненности, делает модель более наглядной и облегчает понимание связей между объектами.

 

ПОСТАВЩИК

ТОВАР

                                        M: N

 

 

ДОГОВОР

            1: N                                                    1: M

 

Рис. 9 Информационная модель базы данных