Особливості та основні проблеми впровадження і використання ERP-системи

За своєю суттю впровадження ERP-системи - це не просто інсталяція придбаного програмного пакету, це також і комплекс трудомістких заходів як по реїнженирінгу бізнес-процесів підприємства і доопрацюванню впроваджуваних програмних засобів, так і по навчанню співробітників підприємства роботі з системою.

Необхідно уявляти собі зразкову ціну впровадження. Іноді краще відразу купити дорогу і багатофункціональну систему, чим декілька недорогих програмних пакетів, вартість доопрацювання і інтеграції яких може перевищити ціну дорожчої системи.

Не слід економити також на послугах фірм, які впроваджують, оскільки самостійне впровадження зажадає значно більше часу і сил. При цьому команда, яка впроваджує,повинна обов'язково виконати наступні умови:

підготувати контрольні і тестові приклади роботи впроваджуваного програмного забезпечення на основі даних, наданих клієнтом. В цьому випадку можна зрозуміти, наскільки повно вже наявна в системі функціональність дозволяє автоматизувати основні бізнес-процеси підприємства, і приблизний об'єм необхідного доопрацювання програмного забезпечення;

представити докладний опис проекту впровадження (вартість, зміст і терміни виконання етапів, докладний опис передбачуваних результатів);

навчати фахівців підприємства роботі з впроваджуваною системою вже на етапі впровадження;

брати участь в складанні першого після впровадження системи балансу підприємства і необхідних звітних форм.

Дуже важливим моментом при підготовці договору про впровадження є чітке формулювання його умов, особливо відносно того, що повинна робити впроваджувана система. Якщо в договорі не передбачено, наприклад, що компанія, яка впроваджує, переносить дані з успадкованих систем у встановлювану ERP-систему в рамках загальної вартості договору, то некоректно додатково вимагати від неї безкоштовного виконання цієї об'ємної і рутинної роботи. Необхідно грамотно і повно скласти технічне завдання на проект впровадження ERP-системи.

У проекті впровадження (на всіх його етапах) обов'язково повинні брати участь співробітники підприємства з метою накопичення досвіду для подальшого супроводу системи. При цьому рівень кваліфікації і здатності співробітників, що привертаються, безпосередньо впливатимуть на успіх всього проекту впровадження. Чим серйозніше відношення керівництва до підбору персоналу для групи впровадження, тим більшу віддачу від впровадження одержить підприємство. Фахівці підприємства, що входять до групи впровадження, обов'язково повинні пройти навчання (вартість якого для західних ERP-систем може досягати сотень тисяч доларів).

При організації проекту впровадження необхідно чітко розділяти консультаційний супровід впровадження ERP-системи і безпосереднє впровадження ERP-системи. Під консультаційним супроводом впровадження розуміється навчання і консультації співробітників підприємства з різних питань (настройці модулів, особливостям їх використання для вирішення конкретних завдань на етапі обстеження і впровадження і т. д.). Консультаційний супровід виконується спеціалістами, які впроваджують. У свою чергу, безпосереднім впровадженням (формуванням бази нормативно-довідкової інформації, моделюванням процесів діяльності, проведенням дослідної експлуатації ERP-системи і введенням її в промислову експлуатацію) повинні займатися співробітники підприємства, що входять до групи впровадження.

В процесі впровадження підприємство повинне одержати не тільки настроєну і функціонуючу ERP-систему, але і власних професійно підготовлених співробітників, здатних самостійно супроводжувати її (важливим моментом є також додаткове матеріальне і моральне стимулювання співробітників підприємства, що беруть участь в проекті впровадження).

Впровадження ERP-системи завжди супроводжується певним коректуванням (оптимізацією) як організаційно-штатної структури підприємства, так і процесів його діяльності. При цьому основним критерієм необхідності змін слід вважати їх доцільність з погляду забезпечення ефективності процесу управління підприємством в цілому.

Керівництво підприємства повинне розуміти, до чого приведуть ці зміни, і (після прийняття рішення про зміни) послідовно реалізовувати їх. Підсумовуючи вищесказане, можна сформувати перелік найважливіших практичних кроків по початковій фазі впровадження КІС (рис. 4.9).

 

Рис. 4.9. Практичні кроки по впровадженню КІС

 

Основні проблеми впровадження і використання ERP-систем. Не дивлячись на незаперечні достоїнства ERP-систем, не можна не відзначити ряд проблем, з якими в даний час стикаються їх користувачі [Глинських А. Світовий ринок ERP-систем].

Неефективність впровадження. Ця проблема є основною і свідчить про те, що будь-яка передова технологія буде корисна тільки у разі її грамотного впровадження і використання. На багатьох підприємствах, що витратили величезні засоби на придбання і впровадження ERP-систем, їх запуск привів тільки до негативних результатів. Слід сказати, що, за даними зарубіжних аналітиків, до 40% проектів впровадження ERP-систем завершуються невдало. Після довгого, хворобливого і дорогого впровадження багато підприємств врешті-решт приходили до висновку, що практично аналогічних результатів можна було досягти і без установки ERP-систем (наприклад, за рахунок звичайної оптимізації процесів бізнесу на базі вже існуючих апаратно-програмних засобів).

У звіті Boston Consulting Group (BCG) досліджувалася проблема задоволеності підприємств результатами впровадження у них ERP-систем. В ході дослідження були опитані 100 ІТ-менеджерів, що відповідали за впровадження ERP-системи на підприємствах протягом останніх 5 років. На думку аналітиків BCG, ERP-системи є життєво необхідними для підприємств, проте успіх впровадження залежить від того, чи вдалося їх адаптувати максимально близько до бізнес-процесів підприємства або, навпаки, перебудувати бізнес-процеси під стандартні функціональності ERP-системи.

Результати опиту свідчать, що тільки кожне третє підприємство задоволене результатами впровадження ERP-системи при оцінці по критеріях ціноутворення, цінової ефективності, реальної фінансової дії і досягнення поставленої мети. За даними BCG, близько 50% користувачів ERP-систем оцінюють свої фінансові, виробничі і кадрові додатки як невідповідні поставленим цілям (тільки близько 30% оцінюють впровадження ERP-системи як успішне).

Достатньо показові і інші результати дослідження BCG. Наголошується відносно невелике число успішних впроваджень. Немає також переконливих доказів користі для підприємства від впровадження ERP-системи. Тоді як 60% менеджерів вважають, що їх зусилля по впровадженню таких систем принесли значну користь, 52% вважають, що вони досягли поставлених бізнес-цілей, і лише 37% відзначають помітний позитивний фінансовий ефект після впровадження ERP-системи.

В ході опиту виявлене і зростання незадоволеності замовників розробниками ERP-систем. 15% вважають, що ERP-розробники не фокусуються на цілях ведення бізнесу, 33% вважають, що ERP-розробники тільки сприяють невиправданим витратам своїх клієнтів, а 12% просто розірвали контракт з своїм першим ERP-постачальником. Крім того, багато опитаних вважають, що ціна впровадження ERP-системи дуже висока. Кожен п'ятий упровадив у себе на підприємстві ERP-систему рахує, що міг зробити це ж за меншу ціну (вони ж вважають, що більше половини витрат була зайвою). Всі опитані менеджери вважають ERP-системи меншої вартості кращими.

Як показав досвід, середня вартість проектів по впровадженню ERP- систем, що одержали позитивну оцінку, складає 7-10 мільйонів доларів, а середня вартість проекту з негативною оцінкою - до 90 мільйонів.

По дослідженнях Gartner Group у багатьох випадках успішно упроваджена система не реалізує повністю свої функції із-за незадовільного використання і супроводу. Причин тому багато: недостатня підготовленість підприємства, погано навчений персонал, відсутність політики безпеки, застаріле мережеве і електротехнічне устаткування і т.д. (рис. 4.10).

Якість виконання проекту впровадження ERP-системи також не завжди задовольняє замовника. У 58% з позитивною оцінкою результатів впровадження ERP-системи виконавці проектів завершили їх в строк і в рамках бюджету. Аналогічна картина характерна і для 33% респондентів з негативним відношенням до результатів впровадження ERP-системи.

Існують і дані Standish Group, що тільки в 16% випадків повнофункціональне впровадження ERP-систем закінчується вчасно і в рамках запланованого бюджету. Майже в 30% випадків впровадження припиняється достроково, в решті випадків перевищуються строки/бюджет проекту впровадження чи ж обмежується передбачена в проекті функціональність. У зв'язку зі всім вищесказаним, постачальники ERP-систем вважають за краще говорити швидше про свій досвід "продуктивних", а не "успішних" впроваджень.

Складність ефективної інтеграції ERP-систем з додатками третіх фірм. В першу чергу, це відноситься до додатків електронного бізнесу (e-Business). Якщо раніше створені ERP-системи були призначені для інтеграції великої частини внутрішніх бізнес-процесів підприємства (наприклад, управління роботою складів, проходження замовлень або проведення платежів), то в даний час все більше число користувачів хочуть об'єднати свою внутрішню систему (Back-Office) із зовнішньою системою (Front-End), через яку здійснюється взаємодія з клієнтами і партнерами.

 

Рис. 4.10. Основні причини простоїв КІС

 

Основна причина незадоволеності менеджерів - нездатність ERP-систем успішно взаємодіяти з додатками електронної комерції. Про те, наскільки важко пов'язати ERP-системи з додатками електронної комерції, свідчать і результати дослідження AMR Research.

З 800 опитаних компаній лише 15% надають своїм клієнтам і партнерам можливість перевіряти стан замовлення безпосередньо на Web-сайті, і лише від 5 до 10% дозволяють їм виконувати транзакції. За різними оцінками, в даний час існує не так вже багато електронних магазинів, в яких налагоджена повна інтеграція з серверними системами. У деяких магазинах онлайн-замовлення, одержане через Internet, дотепер спочатку поступає до співробітника, який уручну вводить його в ERP-систему.

Обмежені аналітичні можливості ERP-систем і недостатня підтримка процесів прийняття рішень. ERP-системи добре справляються з отриманням і зберіганням даних, коли ж справа доходить до аналізу і обробки інформації, то можливості ERP-систем виявляються вельми обмеженими. Схема даних, використовуваних для управління ресурсами підприємства, дуже складна. Всі корпоративні дані знаходяться "усередині" ERP-системи, але вони залишаються "прихованими", і витягнути їх для аналізу досить складно. Крім того, ERP-системи недостатньо повно інтегровані з іншими додатками і зовнішніми джерелами інформації, звідки поступають дані для аналітичної обробки.

Наприклад, компанія PacifiCorp (входить до групи ScottishPower, 8000 співробітників), що поставляє електрику 1,4 мільйонам споживачів (домашнім, комерційним і промисловим) в 6 західних штатах США, упровадила у себе ERP-систему SAP R/3. Після того, як PacifiCorp інтегрувала свої успадковані системи в середу SAP R/3, з'ясувалося, що стала труднодоступною критично важлива бізнес-інформація, необхідна для аналізу стану запасів, персоналу, фінансів, клієнтів і ін. Фактично після впровадження R/3 можливості оперативного доступу до цієї інформації серйозно важко. PacifiCorp довелося додатково упроваджувати програмне забезпечення PowerConnect for SAP R/3 і ПЗ PowerCenter (розробки компанії Informatica) для забезпечення доступу до цієї інформації і інтегрувати її з інформацією, що зберігається в системі обслуговування клієнтів.

При збереженні поточних тенденцій розвитку російського ринку корпоративного ПЗ найближчими роками можна з великим ступенем вірогідності спрогнозувати різке загострення конкуренції між західними і російськими ERP-системами, особливо призначеними для середніх і крупних підприємств.

Вирішальними чинниками в конкурентній боротьбі на світовому і російському ринках в осяжному майбутньому стануть:

швидкість розширення функціональних можливостей ERP-системи і їх адаптації до потреб клієнта;

швидкість впровадження систем;

якість робіт по розширенню можливостей, адаптації і впровадженню ERP-системи;

можливості виробників забезпечити інтеграцію в своїх системах ERP, CRM, SCM і e-Commerce функціональності.

На закінчення можна привести назви і сайти деяких найбільш відомих виробників (постачальників) сучасних ERP-систем:

My SAP (SAP AG) - <www.sap.com>

Oracle Applications (Oracle) - <www.oracle.ru>

Baan IV (Baan) - <www.baan.ru>

iRenaissance (ROSS Systems) - <www.rossinc.com>

SyteLine (SYMIX) - <www.frontstep.ru>

MS Dynamics (раніше Axapta, Damgaard Data Int.) - <www.microsoft.com>

MFG/PRO* (QAD) - <www.qad.com>

ВІТРИЛО (Корпорація "Вітрило") - <www.parus.ru>

Галактика (Корпорація "Галактика") - <www.galaktika.ru>

БОС-Корпорація (Компанія "АйТі") - <www.it.ru>

1С:Предприятие (Компанія 1С) - <www.1c.ru.>

Підсумки теми

1. Алгоритм роботи корпоративної системи "Планування матеріальних потреб підприємства" (Material Requirement Planning - MRP) наступний: на вході задаються основний виробничий план (MPS) і список номенклатури виробів (IM). Далі проводиться операція "розвузлення (розкриття)" - розрахунок собівартості і/або потреби в матеріалах. В результаті розрахунку виходить план закупівель.

До безперечних достоїнств MRP-систем можна віднести: організаційну ефективність планування виробничих запасів, автоматизацію їх обліку, зменшення помилок в плануванні запасів і витрат на складське зберігання матеріальних ресурсів. Основні недоліки MRP-систем:

значний об'єм даних, що вводяться, і їх попередньої обробки;

зростання логістичних витрат на обробку замовлень і транспортування при прагненні фірми ще більше зменшити запаси матеріальних ресурсів або перейти на роботу з малими замовленнями з високою частотою їх виконання;

нечутливість до короткочасних змін попиту;

наявність відмов із-за великої розмірності системи і її складності.

2. MRP II - система планування виробничих ресурсів в масштабах підприємства (Manufactory Resource Planning). ІС, реалізована на базі MRPII, призначена для ефективного планування всіх ресурсів підприємства (включаючи фінансові і кадрові). Основна суть MRPII-концепції полягає в тому, що прогнозування, планування і контроль виробництва здійснюється по всьому життєвому циклу продукції, починаючи від закупівлі сировини і закінчуючи відвантаженням продукції споживачу.

3. ERP-система- це набір інтегрованих додатків, що дозволяють створити інтегроване інформаційне середовище (ІІС) для автоматизації планування, обліку, контролю і аналізу всіх основних бізнес-операцій підприємства. Основою ІІС підприємства є саме ERP-системи.

4. Методологія "Планування ресурсів підприємства, синхронізоване із запитами споживача" (Customer Synchronized Resource Planning - CSRP) охоплює взаємодію підприємства з клієнтами: оформлення замовлення наряду, технічне завдання, підтримку клієнтів, планування ресурсів залежно від об'єму і складу клієнтських замовлень. Якщо стандарти MRP/MRPII/ERP орієнтовані на управління запасами і потужностями, планування, виробництво і продаж продукту, то в стандарт CSRP включений повний цикл життєвого циклу виробу - від його проектування з урахуванням вимог замовника до гарантійного і сервісного обслуговування після продажу.

5. З'єднання ERP-системи з технологіями OLAP, системою збалансованих показників (Balanced Score Card) і системою функціонально-вартісного управління привело до появи і розвитку систем BPM (Business Performance Management) - управління ефективністю бізнесу, які дозволяють пов'язувати операційні результати діяльності підприємства з ефективністю реалізації місії компанії. Інструменти BPM взаємозв'язані і забезпечують виконання чотирьох основних етапів управління ефективністю бізнесу: розробка стратегії, тактичне планування, моніторинг і контроль виконання, аналіз і регулювання.

6. Основні відмінності систем MRP і ERP:

ERP підтримує різні типи виробництв і видів діяльності підприємств і організацій.

ERP підтримує планування ресурсів по різних напрямах діяльності підприємства.

ERP-системи орієнтовані на управління розподіленим підприємством в рамках ІІС.

У ERP-системах більше уваги приділено фінансовим підсистемам.

У ERP додані механізми управління транснаціональними корпораціями.

ERP має підвищені вимоги до інфраструктури (Internet/Intranet), масштабованості, гнучкості, надійності і продуктивності програмних засобів і різних платформ.

У ERP підвищені вимоги до інтегрованості з додатками.

У ERP більше уваги приділено програмним засобам підтримки прийняття рішень і засобам інтеграції з сховищами даних.

У ряді ERP-систем розроблені розвинені засоби настройки, інтеграції з іншими додатками і адаптації.

7. Вибір конкретної ERP-системи для впровадження є складним і багатокритерійним процесом з наступних основних причин:

висока вартість набуваючого продукту (що доходить до декількох мільйонів доларів);

велика різноманітність пропонованих ERP-систем;

тривалість терміну підготовки фахівців з впроваджуваного продукту;

передпродажний цикл (від декількох місяців до декількох років);

сам цикл впровадження (цикл впровадження ERP-системи навіть на одному виробничому майданчику підприємства може тривати до декількох років).

Тому обов'язково повинні бути сформульовані і затверджені керівництвом підприємства основні вимоги до ERP-системи:

які цілі господарської діяльності і завдання бізнесу в цілому дозволить реалізувати набуваюча і впроваджувана система;

які функціональні області і типи виробництва вона повинна охоплювати;

які процеси слід автоматизувати;

які звіти готувати;

які програмно-технічні платформи використовувати.

8. При виборі ERP-системи необхідно звернути особливу увагу на наступні основні моменти:

Імідж фірми-розробника, час її роботи на ринку, репутація самої системи і загальна кількість успішних впроваджень.

Число успішних впроваджень в Україні.

Гнучкість і відкритість.

Термінологія.

Якість локалізації західної системи.

Географічна близькість фірми-розробника або компанії, яка впроваджує.

Прийнятність ціни системи.

Можливість модульного придбання системи.

9. Вибирана ERP-система повинна відповідати наступним загальним технічним вимогам (принаймні більшості з них):

Можливість інтеграції з великим числом програмних продуктів.

Забезпечення безпеки за допомогою різних методів контролю і розмежування доступу до інформаційних ресурсів.

Масштабованість для роботи з різним числом клієнтських місць і можливістю розвитку системи.

Модульний принцип побудови системи з незалежних функціональних блоків з розширенням за рахунок відкритих стандартів.

Бажано застосування трьох ланкової архітектури: <сервер бази даних, сервер додатків, клієнт>.

Система повинна мати можливість міграції з платформи на платформу.

У набір СУБД, підтримуваних вибираною ERP-системою, обов'язково повинно входити поширене в Росії ПЗ.

Підтримка технологій розподіленої обробки інформації, технологій Internet/Intranet з можливістю роботи через "тонкого клієнта".

Підтримка технологій багаторівневої електронної архівації інформації на різних носіях (дискових масивах, CD-ROM, CD-RW, магнітооптичних дисках і бібліотеках, стрічкових бібліотеках і ін.).

Наявність аналітичних можливостей і вбудованих інструментальних засобів.

Задовільні експлуатаційні характеристики.

10. Ефективність впровадження корпоративної інформаційної системи повинна оцінюватися віддачею від інвестицій. При цьому в загальному випадку враховуються наступні показники: загальна вартість володіння (Total Cost of Ownership - TCO), час впровадження (Time to Implement - TTI), повернення інвестицій (Return On Investment - ROI), загальна сума витрат підприємства на впровадження ERP-системи (Net Present Value - NPV).

11. Основні проблеми впровадження і використання ERP-систем: неефективність впровадження, складність ефективної інтеграції ERP-систем з додатками третіх фірм, обмежені аналітичні можливості ERP-систем і недостатня підтримка процесів прийняття рішень.

Питання для самоперевірки

1. У чому суть інформаційного супроводу управління виробництвом?

2. Що послужило поштовхом для створення MRP-систем?

3. Що таке стандарт MRPII і що послужило базовою основою для формування цього стандарту?

4. У чому відмінність в абревіатурах MRP і MRPII?

5. Що таке технологія "Управління ефективністю бізнесу" і на яких принципах вона реалізується?

6. Охарактеризуйте призначення і основні функціональні блоки ERP-систем.

7. Чим відрізняються MRP- і ERP-системи?

8. Перерахуйте типові модулі сучасної ERP-системи.

9. Яким чином проводиться вибір ERP-системи? На які ключові питання слід звернути особливу увагу?

10. Які основні проблеми виникають при впровадженні і використанні ERP-систем?