Роль структури управління у формуванні ІС

Створення і використання інформаційної системи для будь-якої організації припускає виконання наступних умов:

структура ІС, її функціональне призначення повинні відповідати цілям, що стоять перед організацією. Наприклад, в комерційній фірмі (ІС) - ефективний бізнес, витягання максимальної вигоди; на державному підприємстві - рішення економічних і соціальних задач;

інформаційна система повинна контролюватися людьми, які розуміють її призначення, цілі і завдання, і використовуватися відповідно до основних соціальних і етичних принципів;

ІС повинна забезпечувати виробництво достовірної, надійної, систематизованої і своєчасної інформації.

Таким чином, для створення і використання ІС необхідно спочатку зрозуміти і збудувати структуру, функції і політику підприємства, цілі управління і схвалюваних рішень, можливості вживаної технології. Ключові елементи будь-якого підприємства - структура і органи управління, стандартні процедури, персонал, корпоративна культура. Побудова ІС повинно починатися з аналізу структури управління організацією.

Координація роботи всіх підрозділів підприємства здійснюється через органи управління різного рівня. Під управлінням розуміють забезпечення поставленої мети за умови реалізації наступних управлінських функцій: організаційної, планової, облікової, аналізу, контрольної, стимулювання. Розглянемо стисло їх зміст.

Організаційна функція полягає в розробці організаційної структури і комплексу нормативних документів: штатний розклад фірми, відділу, лабораторії, групи з вказівкою підлеглості, відповідальності, сфери компетенції, прав, обов'язків і т.п. Найчастіше це висловлюється в положенні по відділу (лабораторії) або в посадових інструкціях.

Планування (планова функція) полягає в розробці і реалізації планів по виконанню поставлених завдань. Наприклад, бізнес-план для всієї фірми, план виробництва, план маркетингових досліджень, фінансовий план, план проведення науково-дослідної роботи (і т. д.) на різні терміни (рік, квартал, місяць, день).

Облікова функція полягає в розробці або використанні вже готових форм і методів обліку показників діяльності фірми: бухгалтерський, фінансовий, управлінський, складський і т.п. В загальному випадку облік можна визначити як отримання, реєстрацію, накопичення і надання інформації про реальні господарські процеси.

Аналіз, або аналітична функція, зв'язується з вивченням підсумків виконання планів і замовлень, визначенням впливаючих чинників, виявленням резервів, дослідженням тенденції розвитку і т.д. Виконується аналіз різними фахівцями залежно від складності і рівня аналізованого об'єкту або процесу. Аналіз результатів господарської діяльності фірми за рік і більш проводять спеціалісти - аналітики, а на рівні цеху, відділу, - менеджер цього рівня (начальник або його заступник) спільно із спеціалістом - економістом.

Контрольна функція найчастіше здійснюється менеджером відповідного рівня: контроль виконання планів, витрачання матеріальних ресурсів, використання фінансових коштів і т.п.

Стимулювання (мотиваційна функція) припускає розробку і застосування різних методів стимулювання праці підлеглих працівників:

фінансові стимули - зарплата, премія, акції, оплата путівок і т. п.;

психологічні стимули - підвищення на посаді, обрання в закритий клуб, подяки, дипломи, звання, ступені і т.п.

Стандартні процедури в організації - точно певні правила виконання завдань в різних ситуаціях. Вони охоплюють всі сторони функціонування організації, починаючи від технологічних операцій по складанню документів на вироблювану продукцію і закінчуючи розбором скарг споживачів.

Корпоративна культура - сукупність уявлень, етичних принципів, типів поведінки, виконання правил бізнесу. Особливу роль грає важлива її складова - інформаційна культура персоналу і підприємства в цілому. Це знаходить віддзеркалення в інформаційній системі, оскільки існує взаємозалежність між стратегією, правилами, процедурами організації і апаратною, програмною, телекомунікаційною частинами ІС. Тому на етапі впровадження і проектування ІС дуже важливою є активна участь менеджерів, що визначають круг передбачуваних для вирішення проблем, завдань і функцій по своїй наочній області.

Будь-яке підприємство є складним організмом, який складається з великого числа різнорідних об'єктів і процесів, що мають власні органи, що управляють. Для узгодження функціонування всього підприємства необхідна загальна багаторівнева система управління. У практиці менеджменту прийнято виділяти три основні рівні управління (ієрархії управлінської діяльності): стратегічний, тактичний, операційний. Управлінська піраміда, що відображає рівні зростання владі, відповідальності і динаміку прийняття рішень, показана на рис 2.1.

 

Рис. 2.1. Управлінська піраміда підприємства

 

Кожний з "поверхів" управління характеризується власним набором функцій, рівнем компетентності і відповідальності і потребує відповідної інформаційної підтримки (рис. 2.2). Це знаходить віддзеркалення в тому, що інформаційні системи загального призначення включають локальні управлінські підсистеми відповідного рівня. Слід відразу виділити дві складові успіху в інформаційній діяльності на всіх рівнях управління - організаційну і технологічну.

Рівні управління визначаються складністю вирішуваних задач. Чим складніше завдання, тим більше високий рівень управління потрібен для її вирішення. Необхідно також враховувати динаміку реалізації схвалюваних рішень, що дозволяє розглядати управління під кутом тимчасового чинника.

Стратегічний рівень забезпечує вироблення управлінських рішень, направлених на досягнення довгострокової стратегічної мети організації. Оскільки результати схвалюваних рішень виявляються через тривалий час (місяці, роки), особливе значення на цьому рівні має така функція управління, як стратегічне планування. Відповідальність за прийняття управлінських рішень надзвичайно велика і визначається не тільки результатами аналізу з використанням спеціального математичного апарату і інформаційних систем підтримки прийняття рішення, але і професійною інтуїцією менеджерів.

Приклад. На підставі аналізу фінансового стану фірми ухвалюються рішення про збільшення (зменшенні, зняття з продажу) вироблюваної продукції, про випуск нового продукту, про відкриття філіалу, про збільшення активів компанії, про залучення кредитів.

Рис. 2.2. Управлінська піраміда і інформаційні підсистеми управління

 

Тактичний рівень забезпечує рішення задач, що вимагають попереднього аналізу великої кількості різнорідної інформації, що поступає з верхнього і нижнього рівнів. На цьому рівні особливого значення набуває така функція управління, як аналіз. Об'єм вирішуваних задач зменшується, але зростає їх складність і відповідальність за результати. При цьому не завжди вдається виробити потрібне рішення оперативно - потрібен додатковий час на осмислення, збір бракуючих відомостей і т.п. Управління пов'язане з деякою затримкою між моментом надходження інформації і прийняттям рішень і їх реалізацією, а також між моментом реалізації рішень і отриманням реакції на них.

Приклад. На підставі аналізу статистичних даних по попиту на продукцію, про ціни конкурентів і ін. прогнозується прибуток і розробляється план випуску продукції на найближчий період (тиждень, місяць, квартал). Аналізуються дані управлінського обліку. Розв'язується питання про залучення додаткових працівників або про їх скорочення.

Функціонально-операційний рівень управління забезпечує рішення задач, що багато разів повторюються, і операцій і швидке реагування на зміни вхідної поточної інформації. На цьому рівні достатньо великі як об'єм виконуваних функціональних операцій, так і динаміка прийняття управлінських рішень. Цей рівень управління часто називають оперативним - із-за необхідності швидкого реагування на зміну ситуації. На рівні оперативного управління великий об'єм займають облікові завдання.

Приклад облікових завдань: облік витрат часу, сировини і матеріалів при виконанні окремих виробничих операцій; облік проведеної і проданої продукції; бухгалтерський облік і т.д.

На рис 2.3 показано, як інформаційні технології і системи вписуються в систему управління сучасним підприємством. Зміни в одному компоненті неминуче викликають зміни в інших. Іноді на "ув'язку" таких змін йдуть місяці і роки, що приводить до серйозних кризових явищ. Відповідно до ієрархії управління компанії інформаційні системи повинні мати відповідні рівні розділення і використання інформації.

Звичайне це рівні: експлуатаційний, знання, управлінський і стратегічний. Ділові завдання і відповідний інформаційний супровід визначаються для кожної функціональної області: маркетингу і продажів, планування, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку, людських ресурсів, забезпечення якості і т.д. (рис. 2.4) [Грачев Н.Н., Шевцов М.А. Інформаційні технології для держслужбовців <http://grachev.distudy.ru/>].

Наприклад, "комерційна" система на експлуатаційному рівні регулярно робить запис щоденних комерційних даних і обробляє замовлення. Системи рівня знання створюють поля інформації для дослідження і аналізу діяльності фірми і галузі. Системи рівня управління відстежують щомісячні комерційні дані всіх комерційних територій і виділяють ті території, де продаж перевищує очікувані рівні або падає нижче за них. Система прогнозу передбачає комерційні тренди - обслуговує стратегічний рівень.

 

 

Рис. 2.3. Відповідність рівнів ІС рівням управління компанії

 

Рис. 2.4. Відповідність рівнів ІС рівням управління компанії

 

Інформаційні системи (підсистеми) стратегічного рівня - інструмент допомоги керівникам вищого рівня. З їх допомогою готують стратегічні дослідження, аналізують тривалі тренди, тенденції і в справах фірми, і в діловому оточенні. Їх основне призначення - приводити у відповідність зміни в умовах зовнішнього середовища з існуючою організаційною можливістю отримання переваг. Який буде рівень зайнятості через п'ять років? Які тривалі промислові фінансові тренди і де можливі наші підйоми і спади? Які вироби ми повинні проводити через три роки, через п'ять років? Акції яких компаній слід придбати з розрахунку на довгострокову перспективу?

Системи (підсистеми) рівня тактичного управління розробляють для контролю, управління, прийняття прямих рішень і адміністративних дій середніх менеджерів. Основні питання, адресовані їм: чи добре працюють керовані об'єкти? чи потрібно покращувати систему управління? які зв'язки стали непотрібними? які процеси бізнесу потребують поліпшення? Системи рівня управління звичайно дуже швидко забезпечують періодичні звіти, виконані за затвердженими шаблонами. Приклад - система управління станом об'єктів і систем, яка повідомляє про переміщення і розподіл загальної кількості продукту діяльності фірми, рівномірності роботи торгового відділу і відділу, що фінансує витрати для службовців у всіх розділах компанії, відзначаючи ті області діяльності, де фактичні витрати перевищують бюджети.

Системи рівня управління підтримують в деяких випадках і прийняття нестандартних рішень. Вони призначені для роботи з менш формалізованими даними, щоб розробляти на їх основі менш структуровані рішення, для яких інформаційні вимоги не завжди ясні. Ці системи часто відповідають на питання "що, якщо...?". Що відбудеться з виробничим календарним планом, якщо ми подвоїмо продаж в грудні? Що трапиться з нашим дивідендом, якщо оплата буде відстрочена протягом шести місяців? Відповіді на ці питання часто вимагають нових даних, які не можуть бути одержані від існуючих систем експлуатаційного рівня.

Системи (підсистеми) рівня знання підтримують працівників знання, аналітиків поточної інформації і обробників даних в організації. Мета систем рівня знання полягає в тому, щоб допомогти фірмі інтегрувати нове знання в бізнес і управляти підсистемами знання, необхідними в поточній і перспективній діяльності компанії. Розробка систем рівня знання, особливо у формі робочих станцій і офісних систем, сьогодні є однією з найпривабливіших областей розробки додатків в інформатизації бізнесу.

Системи (підсистеми) операційно-експлуатаційного рівня підтримують управління операціями, стежать за елементарними діями організації, такими як продажі, платежі, робота з депозитами, платіжними відомостями, кредитування оперативних фінансових рішень, і регулюють потік матеріалів на виробництві. Основна мета систем на цьому рівні полягає в тому, щоб відповісти на звичайні питання і проводити потоки транзакцій через підприємство. Для відповіді на організаційні, технологічні і виробничі питання інформація повинна бути доступна, оперативна і точна. Це частина будь-якого підприємства, що найбільш природно автоматизується.

Інформаційні системи можуть також бути диференційовані функціональним чином. Головні організаційні функції, типу продажу і маркетингу, виробництва, фінансів, бухгалтерського обліку і людських ресурсів, можуть обслуговуються невеликими власними інформаційними системами.

У великих організаціях підфункції кожній з цих головних функцій також мають власні локальні інформаційні підсистеми. Наприклад, функція виробництва могла б мати системи для управління запасами, управління процесом обслуговування заводу, автоматизованої розробки і матеріального планування вимог. Все залежить від конкретних чинів формування інформаційних потоків і пучків, а також інформаційного поля підприємства.

На рис 2.5 представлена загальна схема концептуального (пошарового) представлення інформаційної системи.

Інформаційні системи, що мають деяке число функціональних підсистем, які рознесли територіально по підрозділах і філіалах компанії, мають власну архітектуру і конфігурацію, програмно-апаратні засоби, систему управління і персонал, називаються розподіленими інформаційними системами (Distributed Information Systems - DIS).

 

Рис. 2.5. Рівні уявлення ІС

 

Типи даних в організації

Активно працюючі компанії не відчувають нестачі в даних. Дані знаходяться скрізь - в робочих файлах персональних комп'ютерів, базах даних, відео- і графічних презентаціях, паперових і електронних документах. Вся інформація, яку використовує менеджер в повсякденній діяльності і в процесі прийняття рішень, може бути умовно розділена на три категорії: формалізована, частково формалізована і неформалізована. Залежно від ступеня формалізації визначаються і типи рішень - структуровані, частково структуровані і неструктуровані.

Комп'ютер обробляє дані, представлені у формалізованому вигляді - у вигляді чисел. З такими ж даними мають справу і формальні математизовані засоби статистики. Таким чином, формалізація даних є найважливішою складовою роботи інформаційних систем. Прикладом формалізованих даних є представлення результатів діяльності компанії у вигляді наборів числових таблиць: фінансові звіти, баланс, грошові транзакції, платежі, оперативні зведення про виконання добових завдань, замовлення, накладні і т.д. Дії з формалізованими даними легше автоматизуються і можуть проходити практично без участі людини.

Частина інформації спочатку є неформалізованою, але піддається частковій формалізації матричними методами. Наприклад, для того, щоб оцінити вплив чинників зовнішнього оточення або у відповідь дії самого підприємства, часто застосовуються матриці BCG (Boston Consulting Group). Для оцінки ступеня успішності бізнесу по характеристиках отримання і витрачання грошових коштів на підтримку діяльності або для оцінки перспектив бізнесу на конкретному ринку в конкретній ціновій обстановці використовується матриця GEMPM (General Electric Multifactor Portfolio Model) з Portfolio-аналізу.

Матриця будується по деякому алгоритму, який заповнює клітки матриці формальними параметрами, що мають реальний неформальний сенс. Наприклад, осередки матриці BCG (2х2) - "знаки, питань", "зірки", "дійні корови", "собаки". Матриця GEMPM будується в системі координат "сила бізнесу - привабливість ринку", оцінки проводяться по дев'яти параметрах (матриця 3х3). У цих випадках прийняття рішень здійснюється тандемом "людина-комп'ютер": оптимальне рішення вибирає людина, користуючись набором сценаріїв, наданих комп'ютером. Сценарії будуються за принципом "що, якщо…?" за допомогою систем підтримки прийняття рішення (Decision Support System - DSS).

Значна частина даних, особливо на верхньому рівні управління, буває неформалізованою - політичні новини, відомості про партнерів і конкурентів, інформація з фондових і валютних бірж, зведені неформальні звіти по періодах, ділове листування, протоколи зустрічей, семінарів, наукові публікації і огляди, гіпертексти в Інтернеті. Такі дані найважче формалізуються, але їх аналіз є обов'язковою складовою діяльності вищого керівника. В цьому випадку основна тяжкість в ухваленні рішення і відповідальність за його результати лежить на керівнику - тут величезну роль грають його знання, діловий досвід, компетенція і, звичайно, інтуїція. Комп'ютерні, інформаційні експертні системи (Expert System - ES) тільки доповнюють ці якості.

Якщо дані є недостатньо структурованими і фрагментованими серед різноманітних платформ, операційних систем, різних СУБД і додатків, то особливо важливим процесом є концентрація за деякими узгодженими правилами цих даних в масиви, звані метаданими (Metadata). Рішення для управління метаданими надають розширені можливості доступу до масивів структурованих даних разом з відображенням їх взаємостосунків з іншими масивами інформації. Використання спеціальних сховищ - репозиторіїв (Repository) - також може раціоналізувати або додати сенс цим даним за рахунок ідентифікації і порівняння.

Робота з неформалізованими даними викликає значні труднощі. Ці структури даних, розбиті на категорії, досить складно підтримувати за допомогою репозиторія. Особливе це торкається систем управління сенсом і змістом (Content Management Systems - CMS), а також документацією. Спеціалізовані репозиторії і пошукові машини надають тільки окремі рішення, і жодне з них не покриває весь спектр даних. Проте, для вирішень на базі репозиторіїв існує можливість об'єднання як формалізованих, так і неформалізованих метаданих, що може бути досягнуто шляхом розробки відповідних інтерфейсів до цих нових технологій. Подібний репозиторій стане центральним каналом доступу до всіх корпоративних масивів даних, ідентифікуючи взаємостосунки між даними, а також те, наскільки співробітники, замовники і партнери їх використовують.