Впровадження інформаційних систем

Впровадження корпоративної ІС, розробленої самостійно або придбаної у постачальника, часто супроводжується ломкою (перепроектувало) існуючих на підприємстві процесів бізнесу. Доводиться перебудовувати їх під вимоги стандартів і логіку впроваджуваної системи. Відзначимо відразу, що впровадження ІС вирішує ряд управлінських і технічних проблем, проте породжує проблеми, пов'язані з людським чинником.

Впровадження інформаційної системи, як правило, значно полегшує управління діяльністю підприємства, оптимізує внутрішні і зовнішні потоки інформації, ліквідовує вузькі місця в управлінні. Проте після того, як система успішно встановлена, "обкатана" в роботі і показала свою ефективність, у частини співробітників виявляється небажання використовувати ІС в роботі. В результаті проведеного реінжінірінга стає ясно, що деякі співробітники у великій мірі дублюють роботу інших або зовсім не потрібні. Крім того, впровадження КІС супроводжується обов'язковим навчанням, але, як показує російський досвід, охочих перенавчатися не так багато. Ломка старих навиків і щеплення нових - довгий і важкий процес!

Треба чітко розуміти, що корпоративна ІС покликана спростити управління організацією, поліпшити процеси, підсилити контроль і забезпечити цим конкурентні вигоди. Тільки з такої точки зору можна оцінювати користь від її впровадження.

Слідуючи цій логіці, стає зрозуміло, що хоча корпоративна ІС призначена в цілому для забезпечення всіх користувачів необхідною інформацією, управління розробкою і впровадження КІС є прерогативою вищого керівництва компанії! Чи розуміють це керівники?

Тут теж доводиться боротися з живучими стереотипами. "Навіщо мені корпоративна система, якщо справи на підприємстві і так йдуть добре?". "Навіщо, щось ламати, якщо все працює?". Але ж ламати найчастіше і не треба. На першому етапі потрібно лише грамотно і коректно формалізувати і перенести ідентифіковані процеси, в рамках яких живе підприємство, в корпоративну ІС. Подібна формалізація лише відточить, відшліфує вдалі маркетингові і виробничі знахідки, оптимізує процес управління і контролю і дозволить надалі проводити цілеспрямовані зміни.

Впровадження нової ІС - складний процес, що триває від декількох місяців для невеликих ІС до декількох років для ІС великих розподілених компаній з широкою номенклатурою продуктів і великою кількістю постачальників. Успіх проекту по розробці (або придбанню) і впровадженню ІС багато в чому залежить від готовності підприємства до ведення проекту, особистої зацікавленості і волі керівництва, реальної програми дій, наявності ресурсів, навченого персоналу, здібності до подолання опору на всіх рівнях організації, що склалася.

До теперішнього часу склався стандартний набір прийомів впровадження ІС. Основне правило: виконувати обов'язкові фази послідовно і не пропускати жодної з них.

Критично важливими для впровадження є наступні чинники:

наявність чітко сформульованих цілей проекту і вимог до ІС;

наявність стратегії впровадження і використання ІС;

проведення передпроектного обстеження підприємства і побудови моделей "Як є" і "Як буде";

планування робіт, ресурсів і контроль виконання плану впровадження;

участь вищого керівництва у впровадженні системи;

проведення робіт по впровадженню ІС фахівцями з інтеграції систем спільно з фахівцями підприємства;

регулярний моніторинг якості виконуваних робіт;

швидке отримання позитивних результатів хоч би в частині упроваджених модулів ІС або в процесі її дослідної експлуатації.

Перед початком розробки проекту впровадження необхідно:

максимально формалізувати цілі проекту впровадження ІС;

оцінити мінімально необхідні витрати і статті витрати;

встановити високий пріоритет проекту впровадження перед рештою поточних проектів;

наділити керівника проекту максимально можливими повноваженнями;

провести масову просвітницьку роботу з персоналом підприємства з метою довести до кожного важливість і необхідність майбутніх перетворень;

розробити організаційні заходи для застосування нових інформаційних технологій;

розподілити персональну відповідальність по всіх етапах впровадження і дослідної експлуатації.

Необхідно також визначити функціональні сфери впровадження модулів інформаційної системи:

організаційне управління;

організаційно-адміністративне забезпечення;

управління процесами бізнесу;

управлінський, планово-фінансовий і бухгалтерський облік;

управління персоналом;

управління документацією;

управління матеріально-технічним забезпеченням;

управління зв'язками з клієнтами і зовнішнім середовищем.

Крім того, що перераховано вище, треба задати технологічні вимоги до впровадження ІС:

системна платформа - впровадження і адаптація готового рішення від виробника або розробка на замовлення відповідно до технічного завдання замовника;

інтегрованість - дані зберігаються і обробляються в єдиному інформаційному просторі; це забезпечує їх повноту, несуперечність, достовірність і можливість багатократного використання; система може включати знов розроблені і вже використовувані технології і додатки;

адаптованість - система настроюється відповідно до вимог замовника і на особливості інформаційного поля замовника;

розподіленість - система може ефективно функціонувати в територіально видалених підрозділах і філіалах підприємства;

масштабованість - система може виконуватися у вигляді каркаса, що містить базові модулі, і доповнюватися відповідно до вимог зовнішнього і внутрішнього середовища, що змінюється.