Структура і властивості економічної інформації

Оброблення інформації на ЕОМ потребує структуризації та формалізованого опису ок­ремих її сукупностей. Розглядаючи структуру економічної інформації, виділяють її окремі еле­менти — прості й складні інформаційні одиниці. Логічний підхід до структуризації дає змогу встановити структурні елементи залежно від функціонального призначення інформації та її особливостей: реквізит, по­казник, інформаційне повідомлення, інформаційний масив, інфо­р­маційний потік, інформаційну підсистему, ІC.

Економічна інформація має певну структуру незалежно від застосовуваних технічних засобів для її оброблення.

Структура розкриває побудову економічної інформації, відіграючи в ній ту саму роль, що і синтаксис у розмовній мові. З елементів інформації — одиниць нижчого рангу — утворюються складові сукупності — одиниці вищого ран­гу. Одиницями нижчого рангу є реквізити, а одиницею ви­щого рангу — ІC.

Реквізит — це логічно неподільний елемент. Такі елементи бувають двох видів: рекві­зити – основи та реквізити-ознаки.

Реквізити-основи кількісно характеризують конкретні об'єкти управління, реквізити-ознаки — якісно. Реквізити-основи можуть бути кількісні, трудові, грошові (вартісні), абсолю­тні, відносні. Реквізити-ознаки можуть бути довідкові, групувальні, спеціальні.

Реквізит має певну самостійність й особливі риси. Так, він може входити в найріз­но­манітніші складові одиниці інформації, що належать до різних сутностей і мають різну склад­ність (як слово може входити до складу різних речень). Ця властивість реквізиту знаходить своє відображення у формі, що всебічно характеризує реквізит незалежно від його наявності у певній складовій одиниці інформації. Форма реквізиту включає найменування, структуру (формат), значення (сукупність значень). Найменування (ім'я) служить для звернення до ньо­го і, як правило, подається словом або групою слів. Наприклад, "табельний номер робітника". Це може бути також назва графи документа. При алгоритмізації та програмуванні вико рис­товують скорочені імена — ідентифікатори, що мають обмежену довжину. Доцільно, щоб ідентифікатор реквізиту був закріплений за ним незалежно від того, чи використовується цей реквізит у тій або іншій складовій одиниці інформації, у тій або іншій підсистемі. Це особ­ливо важливо при створенні БД і для сумісності різних ІC.

Структура реквізиту — це спосіб подання його значень. У структурі розрізняють дов­жину і тип. Довжина — кількість символів, що утворюють значення реквізиту. Вона може бути сталою або змінною. Наприклад, "Код цеху" — 2 знаки, "Кількість зданих на склад деталей" — може займати від однієї до семи позицій, "Найменування і характеристика матеріалу" — до 120 позицій.

Типи реквізитів залежать від видів значень. Найпоширенішими є чисельний, текстовий, логічний типи.

Значеннями реквізитів є послідовності символів (літер, цифр, різних знаків і спеціаль­них позначень).

Під час оброблення інформації над реквізитами-основами виконують арифметичні опе­рації, а за допомогою реквізитів-ознак здійснюють пошук інформації, її сортування, вибірку, порівняння (логічні операції). Однорідні за формою реквізити-ознаки, які мають різні значен­ня, об'єднують у номенклатури. Наприклад, номенклатура виробів (продукції) - це набір зна­чень кодових позначень або найменувань виробів. З реквізитів утворюється показник — струк­турна одиниця, що характеризує конкретний об'єкт управління з кількісного та якісного боків як сума реквізиту-основи і певної кількості реквізитів-ознак.

Показник — це мінімальна сукупність інформації, що має остаточний економічний зміст. Він характеризує певне економічне явище. На основі показників складають документи. В документі може бути кілька показників. У конкретній системі показників відбивається вся господарська діяльність об'єкта і на їх основі здійснюється управління цією діяльністю. Еконо­мічна інформація будь-якого об'єкта складається з інформаційних сукупностей — повного набору інформації, достатньої для всебічної характеристики об'єкта за певний проміжок часу.

Сукупність інформації, достатньої для вироблення судження про конкретний процес (явище, факт), називається повідомленням.

Вхідні дані надходять на оброблення сформованими у вигляді інформаційних повідом­лень. Повідомлення, за­фіксоване на матеріальному носію відповідно до правил, які існують, та має юридичну силу, називається докумен том. Документ має самостійне змістове значення і характеризується повним набором реквізитів та показників.

Реквізити і показники можуть розглядатися в укрупнених сполученнях, що дає змогу виділяти інформаційну одиницю вищого рівня — інформаційний масив, який практично інтер­претує номенклатуру, об'єднує реальні значення реквізитів, що утворюють інформаційні пові­домлення.

Масив як структурна одиниця інформації набув провідного значення за автоматизо­ва­ного оброблення інформації. Сукупність масивів, що стосуються однієї ділянки управлінської роботи, називається інформаційним потоком, а сукупність інформаційних потоків, які хара­к­теризують управлінську роботу, пов'язану з виконанням певної функції, — інформаційною підсистемою. Сукупність інформаційних підсистем, що характеризують управління об'єктом загалом, утворює ІC. Вона є структурною одиницею вищого рівня і цілком охоплює всю інфор­мацію об'єкта (цеху, підприємства, установи, організації, галузі).

Під час проектування ІC необхідно враховувати такі властивості економічної інформа­ції:

—вхідна інформація в основному фіксується в первинних документах, які не підходять для автоматичного введення в ЕОМ, що зумовлює необхідність перезапису даних на машинні носії;

—ті самі вхідні дані використовуються багаторазово для здобуття показників у різних економічних розрізах для всіх служб і видів господарської діяльності;

— основна частина економічної інформації підлягає періодичному, регулярному оброб­ленню;

— здобута похідна інформація часто використовується як вхідна при наступних розрахунках;

— економічна інформація характеризується тривалістю збереження.

— Економічна інформація має задовольняти такі вимоги:

— точність — забезпечувати її однозначне сприйняття всіма споживачами;

— вірогідність — визначати допустимий рівень спотворення як вхідної, так і результа­т­ної інформації, на якому зберігається ефективність функціонування системи;

— оперативність — відображати старіння інформації з часом і втратою актуальності (цінності). Несвоєчасність надходження інформації зумовлює запізнення в прийнятті рішень.