Технологии обработки текстовой информации

Основы пользовательского интерфейса

Пользовательский интерфейс в приложениях MS Office стандартизирован. Окна имеют одинаковую структуру, технология настройки меню и панелей инструментов одинакова, многие пункты меню имеют одинаковое назначение и т.д. Вкладки ленты Главная, Вставка, Разметка страницы, Вид имеют все приложения MS Office.

В кнопке Office находятся все команды для управления файлами, вызова диалоговых окон настройки и печати, которые находились в меню Файл предыдущей версии Word.

Во вкладке Вид находятся все команды по видам представления документа. Один и тот же документ в различных режимах редактирования имеет свое представление на экране.

Разметка страницы; Режим чтения; Веб-документ; Структура; Черновик

Структура служит для создания и редактирования структуры документа.

Веб-документ (электронный вид) предназначен для создания и редактирования веб-страниц. Режим чтения используется для просмотра и чтения документа.

Разметка страницы служит для создания печатных документов. Создание и редактирование графических изображений происходит в этом режиме. Представление документа почти полностью соответствует его печатному виду.

По краям окна документа справа и внизу могут находиться линейки прокрутки, которые служат для пролистывания документа.

В нижней части окна находится статусная строка, в которой для Word, например, отражается текущая строка, общее количество страниц в документе, а также координаты текущего положения курсора.

Некоторые команды меню можно выполнить, используя функциональные клавиши или сочетания клавиш. Такие клавиши называются «горячими клавишами». Например, для вызова команды Правописание можно использовать функциональную клавишу F7, а для команды Вставить – сочетание клавиш Shift + Insert.

Открытие, создание и сохранение документов

Документы MS Office создаются на базе шаблонов.

Шаблон – это файл, содержащий стили оформления документа, макросы, пользовательские панели инструментов и другие параметры в зависимости от вида приложения.

Шаблон — это тип документа, при открытии которого создается его копия. В Microsoft Office Word 2007 шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).

Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. К разделу шаблона можно добавить защиту или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

Общий шаблон – это стандартный шаблон оформления документа приложения. Этот шаблон используется по умолчанию при создании новых документов.

Общий шаблон приложения Word имеет имя «Normal.dot». В состав Word включено значительное число встроенных шаблонов для создания публикаций, писем, факсов, отчетов и других документов. Помимо этого, пользователь может создавать свои собственные шаблоны для документов, с которыми ему приходится работать. Шаблоны хранятся как файлы с расширением dot.

Одним из способов организации обмена информацией между документами, созданными различными программами, является преобразование форматов хранения файлов. Преобразование происходит в процессе открытия или сохранения документа. Для того, чтобы преобразовать документ в другой формат, достаточно вызвать команду Сохранить как вкладки Главная.

Стандартный набор конверторов MS Office позволяет преобразовывать документы Word в другие форматы хранения информации. Это – форматы для более ранних версий Word, текста DOS, формат веб-страниц, форматы WordPerfect, Works и Word для машин Макинтош.

Формат TXT сохраняет только текстовую информацию, информация в виде графиков и рисунков пропадает.

Формат RTF является универсальным форматом хранения текстовых документов. Практически все текстовые редакторы поддерживают этот формат.

Ввод данных

При наборе текста Word автоматически переходит со строки на строку. Каждый абзац заканчиваться нажатием клавиши ENTER.

Для удаления символов используются клавиши DEL или BACKSPACE. DEL удаляет символ справа от курсора, а BACKSPACE – слева.

Ввод символов в уже набранный текст возможен в двух режимах: режиме вставки и режиме замены. В режиме вставки вводимые с клавиатуры символы добавляются к тексту в том месте, где находится курсор. В режиме замены вводимые с клавиатуры символы заменяют символы, имеющиеся в тексте. Переключение режимов осуществляется двойным щелчком мыши в строке состояния на символах ЗАМ или нажатием клавиши INSERT.

В вкладке Главная есть группа Абзац, в которой расположена команда Отобразить все знаки , которая включает режим отображения на экране непечатаемых символов.

Непечатаемые знаки – это специальные символы, которые используются при обработке документа. Они могут не отображаться на экране, даже если присутствуют в документе. На печать эти символы не выводятся.

К непечатаемым символам относятся: маркер конца абзаца (знак ), пробел (знак точка ·), символ табуляции (знак ®) и другие символы.

Если опции автоматической проверки правописания включены, то Word сразу диагностирует ошибки набора текста и подчеркивает красной волнистой линией слова с орфографическими ошибками и зеленой волнистой линией с грамматическими ошибками. При вызове контекстного меню на подчеркнутом слове из раскрывшегося списка можно выбрать один из предложенных вариантов написания слова. В случае затруднения подбора слов в предложении можно использовать словарь синонимов 9тезаурус), который вызывается через контекстное меню.

Тезаурус – это особая разновидность словаря, в котором слова сгруппированы по определенным смысловым признакам, например синонимам или антонимам.

Форматирование

Шрифты, применяемые в Microsoft Office, являются векторными шрифтами специального формата TrueType. Технология TrueType позволяет отображать символы на экране монитора, так же как и при печати.

MS Office представляет возможность использования более 50 видов шрифта. Каждый вид шрифта характеризуется своим стилем представления. В частности некоторые шрифты имитируют рукописный текст, другие имеют вид готических букв. Большинство шрифтов являются пропорциональными шрифтами, в которых ширина символов может быть различной. Некоторые шрифты имеют одинаковую ширину всех букв. Примером такого шрифта служит шрифт Courier.

Каждый шрифт имеет несколько видов начертания: обычный, полужирный, курсив, подчеркнутый. Несколько видов начертания шрифта могут накладываться друг на друга, т.е. напечатанный текст может быть одновременно полужирным, подчеркнутым и оформленным курсивом.

Размер шрифта (или высота шрифта) измеряется в пунктах.

Пункт – единица измерения принятая в полиграфии, равная 1/72 дюйма.

Размер шрифта в полиграфии называется кеглем.

Для того, чтобы изменить параметры шрифтового оформления фрагмента текста, его нужно предварительно выделить.

В диалоговом окне Шрифт можно настроить все параметры шрифта, включая видоизменение, цвет и вид линии подчеркивания, смещение, масштаб и кернинг.

Существует четыре вида выравнивания границ абзацев: по левому и правому краю абзаца, по центру и по ширине. Выравнивание по ширине осуществляется за счет изменения интервалов между словами в абзаце. Выравнивание по центру используется для оформления заголовков.

Для изменения выравнивания не обязательно выделять абзац, достаточно установить курсор в любом месте абзаца и нажать на соответствующую пиктограмму.

Абзацы имеют отступы относительно левой и правой полей страницы, а также отступ в первой строке. Если отступы слева и справа нулевые, абзацы выравниваются по полям страницы.

Отступы абзаца устанавливаются с помощью движков на горизонтальной линейке. Движки на линейке всегда указывают отступы текущего абзаца (на котором стоит курсор).

Междустрочный интервал – это расстояние по вертикали между строками текста в абзаце. По умолчанию используется одинарный интервал, т.е. расстояние, которое немного больше максимального размера шрифта в данной строке.

Списком называется совокупность абзацев, которые имеют в начале абзаца особые символы. В маркированном списке слева в начале абзаца стоит маркер, а в нумерованном списке – порядковый номер абзаца.

Во вкладке Главная группе Абзац имеются пиктограммы для создания маркированных и нумерованных списков. Пиктограммы работают как переключатели. Первое нажатие пиктограммы создает элемент списка. Повторное нажатие пиктограммы убирает элемент списка. Более тонкая настройка представления списков производится в диалоговом окне Список.

Особую разновидность списков представляют многоуровневые списки, которые поддерживают иерархическую структуру нумерации. Каждый уровень иерархии списка имеет свою нумерацию или свой маркер.

Таблицы

Для работы с таблицами в MS Word имеется специальная группа Таблица и появляющиеся вкладки Конструктор и Макет. С помощью команд этой группы можно создать таблицу (Нарисовать таблицу и Вставить таблицу). Изменить размеры таблицы, добавляя и удаляя строки и столбцы (Удалить, Вставить) можно с помощью команд вкладки Макет, появляющейся на ленте при активации таблицы.

По умолчанию в таблицу добавляется одна строка или столбец. Если перед добавлением выделено несколько строк или столбцов, то в таблицу добавляется столько строк и столбцов, сколько было выделено.

Word позволяет создавать сложные структуры таблиц, в частности отдельные ячейки можно разбивать на несколько ячеек (вкладка Макет группа Объединить команда Разбить ячейки), в свою очередь несколько ячеек можно объединять в одну ячейку (вкладка Макет группа Объединить команда Объединить ячейки).

Текст в ячейках таблицы форматируется также как, как и абзацы документа. Дополнительным элементом форматирования является изменение направления шрифта – текст в ячейке можно расположить вертикально.

Для проведения форматирования нужно предварительно выделить фрагмент времени. Существует два способа выделения элементов таблицы – с использованием мыши и с помощью команд вкладки Макет группа Строки и столбцы.

Для выделения столбца нужно установить курсор на верхней границе столбца таблицы (курсор должен принять вид черной стрелки ê) и щелкнуть мышью. Для выделения ячейки нужно установить курсор на левой границе ячейки (курсор должен принять вид черной стрелки ì) и щелкнуть мышью.

3.4.6. Дополнительные элементы оформления

MS Word предоставляет большие возможности по оформлению документа. Это может быть многоколонный набор, сноски, названия, рамки, гиперссылки.

Многоколонный набор используется при подготовке буклетов и газетных полос, названия применяются для создания подписей рисунков, таблиц и формул, рамки используются для подготовки веб-документов. В сноски и примечания помещаются различные поясняющие комментарии.

Имеются два типа сносок – обычные и концевые. Обычная сноска располагается внизу страницы, а концевая – в конце раздела или документа. Один документ может содержать и обычные, и концевые сноски. Например, обычные сноски можно использовать для разъяснить для разъяснения вводимых терминов, а концевые – для ссылки на первоисточники (вкладка Ссылки группа Сноски).

В документ можно включать рисунки, фотографии, диаграммы, формулы, листы рабочей книги Excel, слайды презентаций, примечания и многое другое.

MS Word поддерживает технологию объектного связывания, при которой в документ Word можно вставлять документы, созданные другими приложениями. Объектами могут быть листы рабочей книги Excel, слайды PowerPoint, диаграммы MS Graph, формулы MS Equation и др.

Вставка документов других приложений в качестве объектов позволяет редактировать эти документы. Двойной щелчок мыши по объекту вызывает приложение, с помощью которого оно было создано.

Для вставки объекта используется вкладка Вставка группа Текст команда Объект. В диалоговом окне Вставка объекта приводится перечень доступных программ, которые могут создавать включаемые в документ объекты.

Стили

Стилем называется набор параметров форматирования объекта, имеющий имя.

Стили применяются для отдельных элементов текста, таблиц, а также для всего документа. Применение стиля позволяет одним действием изменить сразу все оформление документа.

Стиль знака задает форматирование выделенного фрагмента текста внутри абзаца, определяя такие параметры текста, как шрифт, размер, начертание и т.д.

Стиль абзаца полностью определяет его внешний вид, т.е. выравнивание текста, междустрочный интервал и границы; он может также включать форматирование знаков.

Стиль таблицы задает вид границ, заливку, выравнивание текста и шрифты.

Некоторые специальные элементы текста, такие, как ссылки, названия, заголовки, цитаты, сноски и т.д. имеют стандартные встроенные стили оформления. Стандартные стили нельзя удалить, но их можно изменять.

Помимо стандартных стилей пользователь может создавать и применять свои собственные стили. Новые созданные стили называются пользовательскими. Пользовательские стили в отличие от стандартных встроенных стилей можно удалять.

Для применения стиля во вкладке Главная группы Стили имеется перечень стилей. Слева от этого перечня имеется темный треугольник с верхней горизонтальной полоской, который вызывает дополнительные параметры. Данная кнопка вызывает полный список стилей.

Пользовательские стили хранятся непосредственно в документе, т.е. каждый документ имеет свой набор пользовательских стилей.

Если в параметрах стиля установить опцию «В новых документах, использующих этот шаблон», то новый (или измененный) стиль сохранится в шаблоне документа. Тогда при создании нового документа на базе этого шаблона будет обеспечен доступ к новому стилю.

Для оформления веб-документов имеется специальный набор шаблонов, которые состоят из стилей абзацев, списков и заголовков. Для применения шаблона используется вкладка Разметка страницы группы Темы.

Структура документа

Документ Word может иметь иерархическую структуру. Заголовки разделов документа служит узлами иерархического дерева. На нижних уровнях иерархии находятся абзаца, таблицы и рисунки документа.

Структура позволяет быстро перемещаться по документу, автоматически формировать оглавление и редактировать состав документа. Структура отражается в специальном окне слева Схема документа: вкладка Вид группа Показать или скрыть команда Схема документа.

Процесс создания структуры называется разметкой документа. Разметку рекомендуется проводить для больших документов. В процессе разметки обычным абзацам назначаются соответствующие уровню иерархии стили заголовков. Например, если назначить абзацу стиль Заголовок 1, то данный абзац будет находиться на первом уровне иерархии. Если назначить абзацу стиль Заголовок 2, то данный абзац будет находиться на втором уровне иерархии и т.д. Все размеченные абзацы почти сразу отражаются в окне Схема документа.

Для создания структуры документа используется во вкладке Вид группы Режимы просмотра документа команда Структура, на которой имеется выпадающее меню со списком уровней структуры и специальные кнопки, позволяющие повысить (стрелка влево) или понизить (стрелка вправо) уровень структуры. Кнопка Структура с таким же назначением расположена в строке состояния перед движком изменения масштаба.

Оглавление документа создается после создания структуры: вкладка Ссылки группа Оглавление команда Оглавление. После нажатия этой команды в выпадающем окне можно выбрать стиль оформления оглавления и количество уровней иерархии, которые будут отражаться в оглавлении.

Рецензирование

В приложении MS Word существует специальная технология – рецензирование, позволяющая коллективу авторов (рецензентам) параллельно работать над редактированием одного документа.

Технология рецензирования включает два этапа. На первом этапе рецензенты вносят свои замечания в документ, на втором этапе все замечания и исправления объединяются.

Для выполнения первого этапа используется специальный режим записи исправлений. Особенность этого режима заключается в том. Что при внесении исправлений в документ содержание и оформление исходного документа сохраняются. В документ включаются примечания рецензентов, а удаленные и вставленные фрагменты текста помечаются особым цветом и видом шрифта. Как правило, удаленные фрагменты оформляются зачеркнутым шрифтом, а вставленные фрагменты подчеркнутым.

В случае если рецензенты независимо вносили изменения в копии исходного документа, то перед окончательной правкой необходимо объединить копии в один документ: вкладка Рецензирование группа Сравнить команды Сравнить… или Объединить... В процессе слияния копий все изменения, внесенные рецензентами, будут видны на экране.

Документ после рецензирования имеет четыре вида представления: исходный документ, исходный документ и его исправления, измененный документ, измененный документ и его исправления.

На втором этапе можно просмотреть все замечания рецензентов и принять окончательное решение о включении внесенных замечаний. Кнопки для просмотра всех внесенных исправлений и другие команды рецензирования располагаются в группах Изменения и Отслеживания вкладки Рецензирования (рис. 3.17).

 

Кнопки перемещения по исправлениям Далее и Назад

Принять исправление

Отклонить исправление

 

 

Рис. 3.17

 

Подготовка к печати

Макетирование называется процесс подготовки документа к печати. В процессе макетирования устанавливаются размер бумаги, область печати, колонтитулы и ориентация (книжная, альбомная) страницы: вкладка Разметка страницы группа Параметры страницы и вкладка Вставка группа Колонтитулы.

Полем страницы называется пространство, расположенное у края страницы и находящееся за пределами рабочей области печати.

Колонтитулами называются области, расположенные в верхнем и нижнем полях страницы. Информация, помещенная в колонтитул, будет печататься на каждой странице документа.

В случае если необходимо, чтобы отдельные страницы документа имели свои параметры оформления, документ разбивается на разделы: вкладка Разметка страницы группа Параметры страницы команда Разрывы опция Разрывы разделов – Следующая страница.

Разделом называется часть документа, имеющая один макет.

Каждый раздел документа может иметь свой колонтитул. В пределах одного раздела можно формировать разные колонтитулы для первой страницы, для четных и нечетных страниц: в режиме редактирования колонтитула появляется дополнительная вкладка Конструктор группа Параметры.

В колонтитуле можно напечатать любой текст и вставить рисунок. Именно в колонтитуле размещаются номера страниц.

Для работы с колонтитулами имеется специальный режим. В нем на ленте появляется дополнительная вкладка Конструктор, упомянутая выше, с помощью которой в колонтитул можно ввести номер страницы, текущую дату и время.

Электронные таблицы