Принципы и критерии экспертизы ценности документов

На основе принципов и критериев документов проводится экспертиза ценности документов.

К принципам документов относят: принцип историзма, комплексности, всесторонности оценки документов. Необходимо обращать внимание, что принципы тесно взаимосвязаны с критериями оценки документов.

Критерии экспертизы ценности документов – это система научно-обоснованных признаков, основываясь на которые можно определить ценность документов. На основании принципов разработаны критерии происхождения документов, содержания и внешних особенностей.

Роль и место учреждения в системе государственного (негосударственного) управления и (или) функционирования конкретной отрасли (системы, объединения), важность выполняемых ею функций относятся к критериям происхождения. Данный критерий применим ко всем документам, которые образовались в процессе деятельности организаций государственной и негосударственной формы собственности.

Критерий происхождения времени и места создания документов также можно применять и к документам личного происхождения. Необходимо уделить особое внимание, при проведении экспертизы ценности и отбора документов на хранение, документам, в которых содержание событий или же описание явлений, это единственное упоминание о происходивших важных событиях в исторической эпохе.

При проведении экспертизы ценности документов, в том числе документов личного происхождения, выделяется критерий значимости лица в жизни общества. При изучении и отборе данных документов необходимо оценивать значимость определенного лица в конкретный исторический период времени. Сотрудникам архива приходится обращаться за консультацией, с целью изучения мнений, к специалистам определенных отраслей науки, литературы и искусства, ученых, политологов, коллег по профессии и других сотрудников архива. Необходимо упомянуть тот исторический факт, произошедший в 1945 г., он связан с запретом уничтожения документов, отложившихся до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в.: Уничтожению подверглись только документы некоторых судебных, хозяйственных и церковных учреждений. Особое внимание уделялось исследованию мест образования документов.

К критериям содержания относятся: важность события (явления, предмета), которое отражено в документе; весомость информации отраженной в документе, степень ее повторяемости в иных документах. Чтобы избежать повторяемости информации, содержащейся в документах, отбору на государственное хранение подлежат те, в которые имеют наиболее полное информативное содержание, а также являющиеся первоначальным источником информации. Также не следует оставлять без внимания и целевое назначение, вид и разновидность документа.

Критерий внешних особенностей документов подразумевает наличие юридической подлинности документа, включает в себя подпись, печать и дату; присутствие резолюций и помет; особенности подачи текста; материальной основы документа и также физическое состояние.

При отборе документов на государственное хранение предпочтение отдается подлинниками.

В случае, когда в поврежденных документах, отобранных на хранение, есть частичное отсутствие текста, содержание документа подлежит восстановлению. Документ реставрируется или фотокопируется.

Учитывая специфику документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов подразделяются на две группы:

- критерии ценности фондов личного происхождения;

- критерии ценности документов личного происхождения.

К первой группе относятся история фонда, его состав, взаимосвязь фонда с другими комплексами документов, а также значение творческой и общественной деятельности фондообразователя.

Ко второй группе относятся время и место создания документа; ценность содержания текста документа, его информационная функция, наличие художественной или научной ценности; внешние признаки, включающие степень сохранности документа, автографичности, наличия помет и взаимосвязь с другими документами, с целью исключения характера повторяемости информации.

Номенклатура дел.

В деятельности любой организации (учреждения) оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими организациями.

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации (учреждения), надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела. Дело можно определить как «документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».

Для того чтобы документы можно было легко найти, после исполнения их группируют в дела с разными сроками хранения. Классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено, и поиск его не будет вызывать никаких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре. Основное требование, которое предъявляется к номенклатуре – это охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации (учреждения).

Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях Республики Беларусь.

Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций. Она устанавливает типовой состав дел с единой системой индексации в отрасли (системе) и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав и индексы для организаций, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Конкретная (сводная) номенклатура дел организации составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений.

Сводная номенклатура дел организации составляется службой ДОУ, подписывается руководителем организации, согласовывается экспертной комиссией (ЭК) организации и экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения, в которое поступают документы на хранение, а затем утверждается руководителем организации не позднее ноября-декабря текущего года.

Типовая и примерная номенклатуры дел являются методическими пособиями, они позволяют установить единую систему формирования дел, унифицировать заголовки дел однородных документов, установить для них единые сроки хранения. Разрабатывают такие номенклатуры дел документационные службы и архивы центральных ведомств для своей системы подведомственных организаций (учреждений). Сроки дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел без изменений.