Электронные таблицы: краткое знакомство

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ: КРАТКОЕ ЗНАКОМСТВО

Электронные таблицы – это особый вид прикладных программ, обеспечивающий организацию данных в виде таблиц и их обработку. Электронные таблицы состоят из ячеек, которые могут содержать данные разных типов: текст, числа или формулы. Можно ввести зависимости между отдельными ячейками или целыми группами, тогда изменение содержимого одной ячейки приводит к изменению значений в других, зависящих от нее ячейках. Электронная таблица имеет прямоугольную форму и состоит из ячеек, образуемых пересечением строк и столбцов высотой 16 384 ряда и шириной 256 столбцов. Каждая ячейка имеет две координаты: цифровую, обозначающую положение в определенной строке, и буквенную, указывающую на соответствующую колонку. Доступ к ячейкам осуществляется по координатам. Адрес ячейки отражается в Поле имени строки формул. По рабочему листу можно передвигаться с помощью клавиш управления курсором, полос прокруток и мыши.

Электронным таблицам характерны:

- наглядная форма представления данных;

- высокое быстродействие, так как таблица находится полностью в оперативной памяти; удобство автоматического перерасчета и повторяющихся вычислений;

-  сочетание различных способов обработки данных. Термин «электронная таблица» используется для обозначения простой в применении компьютерной программы, предназначенной для обработки данных. Обработка включает в себя:

- проведение различного рода вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

- исследование влияния различных факторов на данные;

- решение задач оптимизации;

- получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

- построение графиков и диаграмм;

- статистический анализ данных.

Основное достоинство и отличие электронных таблиц заключается именно в простоте использования средств обработки данных. И хотя средства обработки данных по своим возможностям могут сравниваться с базами данных, работа с ними не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

 Excel – программа калькуляции электронных таблиц и деловой графики. Она удовлетворяет самые изощренные требования пользователей. Предлагаемые этой программой средства позволяют решать самые разнообразные задачи от расчета величины подоходного налога до составления финансового отчета крупной корпорации. Excel – система во многом универсальная. Эта программа может хранить текстовую информацию и выполняет функцию текстового редактора.

Основные компоненты Excel:

- основой программы является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых значений в таблицах. Модуль обладает следующими функциями: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в сводных таблицах;

- для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Возможен также предварительный просмотр диаграммы на любом этапе создания.

Работа с файлами Excel

Файлы электронных таблиц называются рабочими книгами и имеют расширение.xls. Каждая книга может состоять из 256 листов. Листы и книги могут иметь собственные имена.

Рабочий лист – отдельная таблица в рабочей книге. Лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. Таблица состоит из 16 384 строк и 256 столбцов. Обычно строки пронумерованы цифрами, столбцы – буквами. Заголовок строки – область с номером строки в левой части экрана. Заголовок столбца – область с буквой или номером столбца в верхней части каждого столбца. С помощью заголовков строк или столбцов выполняются выделение строки или столбца целиком, вызов контекстного меню, увеличение или уменьшение размеров строки или столбца. Ширина столбца измеряется в символах, высота строки – в пунктах (единицах измерения размера символа).

На пересечении строки и столбца находится ячейка. Курсором для перемещения по таблице является выделенный указатель ячейки. Для перемещения можно использовать клавиши управления курсором или мышь. Ячейки электронной таблицы могут содержать различные виды информации, текст, числовые значения, формулы. При вводе данных Excel автоматически распознает их тип. Ввод данных выполняется в активной ячейке или в строке формул. В ячейку вводятся данные – текст, число или формула. Ячейка, в которую в данный момент осуществляется ввод, называется активной или текущей.

Для создания нового файла щелкните мышью на строке Создать. Excel откроет рабочую книгу со стандартным названием «Книга 1». Можно открыть одновременно несколько рабочих книг. Для этого при указании файла для открытия нужно удерживать нажатой клавишу Ctrl.

Для открытия файла можно также нажать кнопку Открыть, которая находится на стандартной панели инструментов.

Для закрытия файла служит команда Файл – Сохранить.

Создание рабочей книги

Для создания новой рабочей книги следует в меню Файл выбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне выбрать вкладыш, а затем шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга можно щелкнуть кнопку.

Открытие рабочей книги

Для открытия существующей рабочей книги необходимо в меню Файл выбрать команду Открыть или щелкнуть кнопку, после чего откроется диалоговое окно Открытие документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором находится нужная рабочая книга. В списке, расположенном ниже, выбрать (двойным щелчком) папку с книгой и саму книгу. По умолчанию в списке выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение.xls и значок. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Тип файлов.

Сохранение рабочей книги

 Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню Файл или щелкнуть кнопку. При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже, – папку, в которой необходимо сохранить книгу, в поле списка Тип файла – формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имя файла ввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить. При повторном сохранении диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как, после чего появляется окно Сохранение документа.

Расположение рабочих книг

Предположим, вы хотите видеть на экране сразу все открытые книги Excel без труда выполнит ваше желание, причем вы сможете легко ориентироваться в своих книгах. С помощью команды Excel Окно расположить можно расположить открытые рабочие книги на экране четырьмя способами:

1-й – рядом – рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится весь экран «плиточным» способом;

2-й – сверху вниз – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос;

3-й – слева направо – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;

4-й – каскадом – рабочие книги (каждая в своем окне) «выкладываются» на экране слоями.

Связывание рабочих книг

При связывании рабочих книг используется ряд терминов, которые следует знать. Рабочая книга, содержащая формулу связывания, называется зависимой рабочей книгой, а рабочая книга, содержащая связываемые данные, – исходной рабочей книгой.

Связь между двумя файлами достигается за счет введения в один файл формулы связи со ссылкой на ячейку в другом файле. Файл, который получает данные из другого, называется файлом назначения, а файл, который предоставляет данные, – файлом источником.

Как только связь устанавливается, Excel копирует величину из ячейки в файле-источнике в ячейку файла назначения. Величина в ячейке назначения автоматически обновляется. При ссылке на ячейку, содержащуюся в другой рабочей книге, используется следующий синтаксис:

[Книга]Лист!Ячейка.

Вводя формулу связывания для ссылки на ссылку из другой рабочей книги, используйте имя этой книги, заключенное в квадратные скобки, за которыми без пробелов должно следовать имя рабочего листа, затем восклицательный знак (!), а после него – адрес ячейки (ячеек). Например 'C:\Petrov\[Журнал1.хls]Литература'!L3.

Обновление связей

Работая с несколькими рабочими книгами и формулам связывания, необходимо знать, как эти связи обновляются. Будут ли результаты формул обновляться автоматически, если изменить данные в ячейках, на которые есть ссылки только в том случае, если открыты обе рабочие книги.

Если данные в исходной рабочей книге изменяются в тот момент, когда зависимая книга (которая содержит формулу связывания) закрыта, то связанные данные не обновляются немедленно. Открывая зависимую рабочую книгу следующий раз, Excel запросит от вас подтверждение на обновление данных. Чтобы обновить все связанные данные в рабочей книге, выберите ответ Да. Если у вас есть связи, которые обновляются вручную, или вы хотите сами обновить связи, выберите ответ Нет. Для удаления листа выберите команду Удалить из контекстно-зависимого меню для ярлычков.

Для удаления сразу нескольких рабочих листов предварительно выделите их при нажатой клавише Ctrl.

Закрытие рабочей книги

Для закрытия рабочей книги необходимо выбрать в меню Файл команду Закрыть или щелкнуть кнопку r окна книги.

Режим ввода

Ячейка электронной таблицы – это сложный объект, имеющий данные нескольких видов:

Формула – содержимое ячейки в виде текстовых, числовых данных или формул для расчета. Если размера ячейки недостаточно для размещения текста, он может занимать соседнюю ячейку либо урезаться по правому краю. При недостаточной ширине ячейки для ввода числовых значений вместо них на экране отображаются ряд символов (#).

Excel автоматически распознает форматы дат, значений времени и процентов и соответствующим образом выводит их на экран.

Если в ячейку вводится формула, то при завершении ввода выполняются вычисления. Формула в Excel должна начинаться с математического оператора. Для перехода в режим редактирования формулы следует нажать клавишу F2 (например, после ввода формулы =2+5 в ячейке появится число 7, но в строке формул отобразится формула). При написании формул можно использовать адреса ячеек. Например, если установить указатель в ячейку Е1 и написать формулу =В1+С1, то в ячейке Е1 при изменении данных в ячейках В1 и С1 всегда будет сумма двух чисел.

Каждая ячейка имеет свой адрес, состоящий из обозначения столбца и строки, на пересечении которых она находится (относительный адрес), например: А2 – первый столбец, вторая строка; В3 – второй столбец, третья строка. Возможна также ссылка на ячейку путем присвоения ей имени. Адрес или имя активной ячейки отображается в левой части строки формул в комбинированном списке Имя. Адреса или имена ячеек используются в формулах для указания местонахождения операндов.

Относительный адрес ссылается на ячейки относительно позиции формулы. Поэтому при некоторых операциях копирования, удаления и вставки ячеек, содержащих формулы, относительные адреса в формуле автоматически изменяются. Для отмены автоматического изменения адреса указывается абсолютный адрес. При этом перед обозначениями строки и столбца ставится символ «$» (например, $R$3). Имя ячейки, как и абсолютный адрес, указывает всегда на одну и ту же ячейку.

Для ввода информации в заданную ячейку нужно установить на нее курсор или щелкнуть мышью на этой ячейке. После этого можно начинать вводить данные.

Если информация уже введена в ячейку и нужно лишь добавить или скорректировать ранее введенные данные, дважды щелкните мышью на нужной ячейке или нажмите клавишу F2, когда требуемая ячейка выделена. Можно восстановить содержимое ячейки, не выходя из режима ввода. Для этого нужно нажать Ctrl+Z. Восстановление данных и выход из режима ввода осуществляются щелчком мыши на красном крестике, расположенном в строке ввода. Если вы вышли из режима ввода и хотите вернуть предыдущий вариант данных, нажмите Ctrl+Z или кнопку Отменить на стандартной панели инструментов.

Microsoft Excel позволяет заполнить ячейки рядом значений, соответствующих простой линейной или экспоненциальной зависимости, пользуясь функцией Автозаполнение, которая позволяет копировать содержимое ячейки в другие ячейки той же строки или того же столбца с помощью перетаскивания маркера заполнения ячейки. Если ячейка содержит число, дату или период времени, которые могут являться частью ряда, то при копировании происходит приращение ее значения. Однако для определения значения приращения его необходимо указать программе. Для этого надо ввести два последовательных значения ряда, выделить две ячейки с введенными значениями и затем воспользоваться функцией Автозаполнение.

ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ

Формат данных

Excel предоставляет множество разнообразных средств, которые позволяют создавать профессионально оформленные и наглядные таблицы.

В Excel числовым значениям по умолчанию присваивается формат Общий. Значения в этом формате отображаются в том виде, в котором они введены с клавиатуры. Присвоить числовой формат ячейке или группе ячеек позволяет команда Ячейки ме- 251 ню Формат или команда Формат ячеек контекстного меню. Форматы объединены в категории. Числа в Excel отображаются в таких категориях форматов, как Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный, Общий.

Формат Общий имеет один недостаток: им нельзя управлять. Для ввода чисел можно использовать формат Числовой. Для этого необходимо выбрать в окне диалога Формат ячеек строку с форматом Числовой. Установка флажка Разделитель групп разрядов позволяет отделять разряды чисел, допускается ввод десятичных знаков.

 Формат Финансовый используется для представления денежных сумм. Текст представляет собой последовательность букв или сочетаний букв и цифр. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю. Каждое число в таблице можно представить в разных форматах (с различным количеством десятичных позиций, незначащих нулей и пр.).

Маски форматов

Маски форматов чисел позволяют управлять отображением значений в ячейках. Значение масок следующее:

основной – числа выводятся в том формате, в котором они были введены;

# – если число имеет справа от десятичной запятой большее количество цифр, чем указано знаков # в правой части формата, то число округляется до указанного количества десятичных знаков после запятой. Если число имеет слева от запятой большее количество десятичных знаков, чем знаков # в левой части формата, то выводится большее количество цифр;

 0 (нуль) – то же что и #, но если в числе меньшее количество цифр, чем указано знаков 0 в шаблоне, выводятся отсутствующие нули;

? – то же что и знак 0, за исключением того, что Microsoft Excel выводит пробел вместо незначащих нулей с обеих сторон от десятичной запятой таким образом, что число оказывается выровненным по десятичной запятой. Можно также использовать этот символ для рациональных дробей, которые имеют различное число десятичных знаков;

, (запятая) – этот символ определяет, сколько цифр (соответственно количеству символов 0 и #) выводится справа и слева от десятичной запятой. Можно также использовать запятую в шаблонах времени дня для того, чтобы создать форматы времени дня, отображающие части секунды;

%% – число умножается на 100 и добавляется знак %; (пробел) – разделитель тысяч. Тысячи разделяются пробелами, если шаблон содержит пробелы, окруженные с обеих сторон знаками # или 0. Пробел, который идет вслед за знаком шаблона, масштабирует число, округляя его до тысяч. Шаблон, в котором за символами 0,0 следуют два пробела, будет отображать число 43 500 000 как 43,5;

E+00 – экспоненциальный формат числа;

грн. – + / (): – отображаются эти символы;

\ – отображается следующий за ним символ формата. Сам символ «обратная косая черта» не отображается. Действует так же, как если бы следующий за ним символ был заключен в двойные кавычки;

* – повторяет следующий за ним символ формата столько раз, сколько нужно, чтобы заполнить всю ширину столбца. В каждой секции формата не может быть больше одного символа «*»;

подчеркивание (_) – делает пробел шириной, соответствую- 253 щей следующему символу шаблона. Например, для того чтобы Microsoft Excel делал пробел на ширину символа скобок и положительные числа оказывались выровненными так же, как и отрицательные числа, заключенные в скобки, следует ввести _) в конце секции формата для положительных чисел;

«meкcm» – отображает любой текст, заключенный в двойные кавычки;

@ – если в ячейке есть текст, то этот текст отображается в том месте формата, где находится символ @.

 Выравнивание содержимого ячеек

Содержимое ячеек может быть выровнено по левому краю, по правому краю или по центру. На новом рабочем листе все ячейки имеют формат обычный, в котором числа, даты и время выравниваются по правому краю ячейки, текст – по левому, а логические значения ИСТИНА и ЛОЖЬ – центрируются. Изменение выравнивания не влияет на тип данных.

Автоформатирование

Пользователь может использовать функцию автоформатирования, она распространяется на всю таблицу. Данная функция предлагает целый ряд разработанных заранее форматов, которые можно применить к таблице.

Условное форматирование

Чтобы выделить значения в ячейках рабочей таблицы, соответствующие определенным условиям, воспользуйтесь условным форматированием. Например, чтобы выделить все ячейки, содержащие информацию о товарах, объемы продаж которых упали ниже определенного значения, можно применить заливку.

Стиль представления данных. Создание стиля

Для отдельных ячеек можно установить стили. Определить, какой стиль используется и какие параметры он включает.

 

Можно создать пользовательский стиль, который распространяется только на одну рабочую книгу..

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ EXCEL

ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ: КРАТКОЕ ЗНАКОМСТВО

Электронные таблицы – это особый вид прикладных программ, обеспечивающий организацию данных в виде таблиц и их обработку. Электронные таблицы состоят из ячеек, которые могут содержать данные разных типов: текст, числа или формулы. Можно ввести зависимости между отдельными ячейками или целыми группами, тогда изменение содержимого одной ячейки приводит к изменению значений в других, зависящих от нее ячейках. Электронная таблица имеет прямоугольную форму и состоит из ячеек, образуемых пересечением строк и столбцов высотой 16 384 ряда и шириной 256 столбцов. Каждая ячейка имеет две координаты: цифровую, обозначающую положение в определенной строке, и буквенную, указывающую на соответствующую колонку. Доступ к ячейкам осуществляется по координатам. Адрес ячейки отражается в Поле имени строки формул. По рабочему листу можно передвигаться с помощью клавиш управления курсором, полос прокруток и мыши.

Электронным таблицам характерны:

- наглядная форма представления данных;

- высокое быстродействие, так как таблица находится полностью в оперативной памяти; удобство автоматического перерасчета и повторяющихся вычислений;

-  сочетание различных способов обработки данных. Термин «электронная таблица» используется для обозначения простой в применении компьютерной программы, предназначенной для обработки данных. Обработка включает в себя:

- проведение различного рода вычислений с использованием мощного аппарата функций и формул;

- исследование влияния различных факторов на данные;

- решение задач оптимизации;

- получение выборки данных, удовлетворяющих определенным критериям;

- построение графиков и диаграмм;

- статистический анализ данных.

Основное достоинство и отличие электронных таблиц заключается именно в простоте использования средств обработки данных. И хотя средства обработки данных по своим возможностям могут сравниваться с базами данных, работа с ними не требует от пользователя специальной подготовки в области программирования.

 Excel – программа калькуляции электронных таблиц и деловой графики. Она удовлетворяет самые изощренные требования пользователей. Предлагаемые этой программой средства позволяют решать самые разнообразные задачи от расчета величины подоходного налога до составления финансового отчета крупной корпорации. Excel – система во многом универсальная. Эта программа может хранить текстовую информацию и выполняет функцию текстового редактора.

Основные компоненты Excel:

- основой программы является вычислительный модуль, с помощью которого выполняется обработка текстовых и числовых значений в таблицах. Модуль обладает следующими функциями: контроль допустимости вводимых значений, обнаружение и исправление наиболее распространенных ошибок, вычисление полей в сводных таблицах;

- для создания презентационной графики используется модуль диаграмм, который позволяет на основе числовых значений, обработанных с помощью вычислительного модуля, строить диаграммы различных типов. Рядом с диаграммой можно расположить и таблицу с исходными данными. Возможен также предварительный просмотр диаграммы на любом этапе создания.