Область применения программ обработки электронных таблиц

Повсеместное использование программ обработки электронных таблиц во многом объясняется их универсальностью, ведь без вычислений не обойтись во многих сферах нашей жизни. Наряду с задачами, такими, как подготовка различных бланков, создание деловой графики и прочее, Excel позволяет решать очень сложные проблемы. Например, на предприятии с помощью данной программы можно облегчить обработку заказов и планирование производства, расчет налогов и заработной платы, учет кадров и затрат, управление сбытом и т. д.

Область применения программы не ограничивается сферой деловой жизни. Мощные математические и инженерные функции позволяют решать множество задач в области естественных и технических наук.

Работа с файлами Excel

Файлы электронных таблиц называются рабочими книгами и имеют расширение.xls. Каждая книга может состоять из 256 листов. Листы и книги могут иметь собственные имена.

Рабочий лист – отдельная таблица в рабочей книге. Лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. Таблица состоит из 16 384 строк и 256 столбцов. Обычно строки пронумерованы цифрами, столбцы – буквами. Заголовок строки – область с номером строки в левой части экрана. Заголовок столбца – область с буквой или номером столбца в верхней части каждого столбца. С помощью заголовков строк или столбцов выполняются выделение строки или столбца целиком, вызов контекстного меню, увеличение или уменьшение размеров строки или столбца. Ширина столбца измеряется в символах, высота строки – в пунктах (единицах измерения размера символа).

На пересечении строки и столбца находится ячейка. Курсором для перемещения по таблице является выделенный указатель ячейки. Для перемещения можно использовать клавиши управления курсором или мышь. Ячейки электронной таблицы могут содержать различные виды информации, текст, числовые значения, формулы. При вводе данных Excel автоматически распознает их тип. Ввод данных выполняется в активной ячейке или в строке формул. В ячейку вводятся данные – текст, число или формула. Ячейка, в которую в данный момент осуществляется ввод, называется активной или текущей.

Для создания нового файла щелкните мышью на строке Создать. Excel откроет рабочую книгу со стандартным названием «Книга 1». Можно открыть одновременно несколько рабочих книг. Для этого при указании файла для открытия нужно удерживать нажатой клавишу Ctrl.

Для открытия файла можно также нажать кнопку Открыть, которая находится на стандартной панели инструментов.

Для закрытия файла служит команда Файл – Сохранить.

Создание рабочей книги

Для создания новой рабочей книги следует в меню Файл выбрать команду Создать. В открывшемся диалоговом окне выбрать вкладыш, а затем шаблон, на основе которого будет создана рабочая книга; после чего щелкнуть кнопку OK. Обычные рабочие книги создаются на основе шаблона Книга. Для создания рабочей книги на основе шаблона Книга можно щелкнуть кнопку.

Открытие рабочей книги

Для открытия существующей рабочей книги необходимо в меню Файл выбрать команду Открыть или щелкнуть кнопку, после чего откроется диалоговое окно Открытие документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, на котором находится нужная рабочая книга. В списке, расположенном ниже, выбрать (двойным щелчком) папку с книгой и саму книгу. По умолчанию в списке выводятся только файлы с книгами Microsoft Excel, которые имеют расширение.xls и значок. Для вывода других типов файлов или всех файлов необходимо выбрать соответствующий тип в поле списка Тип файлов.

Сохранение рабочей книги

 Для сохранения рабочей книги необходимо вызвать команду Сохранить меню Файл или щелкнуть кнопку. При первом сохранении появляется диалоговое окно Сохранение документа. В поле списка Папка следует выбрать диск, а в списке, расположенном ниже, – папку, в которой необходимо сохранить книгу, в поле списка Тип файла – формат, в котором будет сохранена книга. В поле Имя файла ввести имя книги и щелкнуть кнопку Сохранить. При повторном сохранении диалоговое окно Сохранение документа не выводится, книга автоматически сохраняется в том же файле. Чтобы сохранить книгу под другим именем или в другой папке, следует в меню Файл выбрать команду Сохранить как, после чего появляется окно Сохранение документа.

Расположение рабочих книг

Предположим, вы хотите видеть на экране сразу все открытые книги Excel без труда выполнит ваше желание, причем вы сможете легко ориентироваться в своих книгах. С помощью команды Excel Окно расположить можно расположить открытые рабочие книги на экране четырьмя способами:

1-й – рядом – рабочие книги открываются в маленьких окнах, на которые делится весь экран «плиточным» способом;

2-й – сверху вниз – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид горизонтальных полос;

3-й – слева направо – открытые рабочие книги отображаются в окнах, имеющих вид вертикальных полос;

4-й – каскадом – рабочие книги (каждая в своем окне) «выкладываются» на экране слоями.