В переписке могут быть использованы особые формы писем.

 

· Благодарственное письмо посылается в случае невозможности выразить благодарность лично в краткой форме за конкретное действие.

· Поздравительное письмо может быть кратким и официальным, а может быть свободным по форме и пространным по содержанию. Такое письмо, конечно, должно быть отправлено своевременно.

· Соболезнование должно быть кратким, в сердечных выражениях, но без банальностей и содержать фразу утешения. Отвечать на соболезнования обязательно для фирмы, организации, частное лицо освобождено от такого ответа.

· Извинения лучше принести лично, но в ряде случаев целесообразнее их сделать письменно, чем не делать вообще. Такое письмо не должно быть ни формальным, ни самоуничижительным.

 

Заявление

Заявлениепишется на обычном белом листе. В правом верхнем углу указывается адресат и заявитель (если в свою организацию, то с указанием должности и подразделения, а если в государственную структуру, то с указанием домашнего адреса или места работы).

В заявлении указывается конкретная просьба и обоснование этой просьбы. Заявление подписывается заявителем с указанием даты, как правило слева под текстом, справа - подпись.

Свое отношение к содержанию письма или заявления руководитель выражает резолюцией, т.е. письменно. Если это указание для дальнейшей проработки или вопрос к исполнителю, то его целесообразно писать на специальном листке малого (не более 10х10 см) формата, а решение или указание, которое необходимо сохранить (например, решение на заявлении о приеме на работу), надо писать непосредственно на заявлении, служебной записке и т.д.

 

Протокол

Протокол   -  это стенографический или иной отчет о проведенном мероприятии.

Протоколом называют также документ, в котором фиксируют факт, содержание и итоги переговоров. Он содержит полное название и состав делегаций, изложение существа переговоров, позиций сторон и принятые решения. Протокол подписывают руководители делегаций.

Протокол о намерениях (иногда называют договор о намерениях) составляется в случае, когда делегации не имеют полных полномочий или предпочитают отложить заключение договора для дальнейшей проработки вопроса, но хотят подтвердить намерения сотрудничать с указанием конкретной сферы взаимодействия.

  Договор

Основным документом, определяющим взаимодействия сторон, является договор. Договор заключают организации, подписывают его руководители от имени этих организаций. Договор содержит все аспекты данной сферы сотрудничества и состоит из следующих разделов.

Первоначально указываются полное и сокращенное наименование организаций, заключающих договор, название должности, фамилия, имя, отчество руководителя и документ, на основании которого действует руководитель.

Например: "Московское акционерное общество "Темп"- МАО "Темп" - в лице председателя правления Круглова Петра Ивановича, действующего на основании Устава МАО "Темп", с одной стороны, и..."

 

В разделе 1 определяются общие положения и предмет договора.

 

Раздел 2 устанавливает взаимные обязательства сторон, конкретно для каждой из них.

 

Раздел 3 оговаривает финансовые вопросы договора, если они не оговорены в разделе 2.

 

Разделом 4 определяется ответственность сторон и порядок рассмотрения споров.

 

Отдельный раздел отводится для особых и дополнительных условий выполнения договора и взаимодействия участников договора.

 

В следующих разделах указываются сроки действия договора, порядок расторжения и продления срока действия; юридические адреса и бухгалтерские реквизиты организаций, заключивших договор. Подписи руководителей скрепляются печатями организаций. Договор заключается не менее чем в двух абсолютно одинаковых экземплярах. Если договор носит международный характер и составлен на двух и более языках, необходимо примечание, что тексты абсолютно идентичны.

Договоренность сторон может быть оформлена соглашением, которое отличается от договора меньшей конкретизацией и заключается по менее значимым и долгосрочным обязательствам.

 

Акт

Результаты работы комиссии и подтверждение установленных фактов оформляется актом. В начале акта перечисляется состав комиссии и указывается приказ (другой документ), на основании которого эта комиссия образована, и предмет работы комиссии. Далее перечисляются установленные факты, затем выводы и отдельно предложения комиссии. Акт подписывают все члены комиссии; если кто-либо из них имеет особое мнение (т.е. отличное от указанного в акте), оно излагается после подписей в полном объеме и за подписью автора. Акт может быть оформлен на бланке с продольным штампом. В большинстве случаев акт утверждается руководителем на первом листе справа вверху.