Ввод данных с использованием клавиатуры

Общие правила ввода данных

Данные можно вводить непосредственно в ячейку или в строку формул. Для этого необходимо выполнить следующие действия:

1. Выделить ячейку.

2. Ввести данные с клавиатуры непосредственно в ячейку или в строку формул.

3. Подтвердить ввод одним из трех способов:

I. нажать клавишу «Enter» или «Tab»; II. нажать кнопку  Ввод (галочка) в строке формул (рис.4.1);

Рис.4.1. Ввод данных с клавиатуры

III. выделить любую другую ячейку на листе (нельзя использовать при вводе формул).

При вводе неправильного символа его можно удалить. Для удаления символа слева от текстового курсора используется клавиша BackSpace.

При вводе данных переводить текстовый курсор в ячейке клавишами управления курсором нельзя. Это можно сделать только с использованием мыши. Для этого следует навести указатель мыши и один раз щелкнуть ЛКМ.

По умолчанию все данные в ячейке вводятся одной строкой. Для перехода к новой строке (новому абзацу) в ячейке используется комбинация клавиш«Alt+Enter» (рис.4.2). Также текст в несколько строк в ячейке можно будет расположить при оформлении (форматировании) ячейки.

Рис.4.2. Ввод данных в ячейку в две строки

Для отказа от ввода данных в ячейку используется клавиша «Esc»или кнопка   Отмена (крестик) в строке формул (см. рис.4.1).

В ячейке может находиться до 32767 символов. Исключение составляют формулы. Длина записи для формулы – 8192 символа.

Одни и те же данные можно ввести одновременно в несколько различных ячеек одного листа. Для этого следует выделить ячейки, в которые необходимо ввести данные (не обязательно смежные), ввести данные и нажать комбинацию клавиш «Ctrl+Enter» или, при нажатой клавише «Ctrl», щелкнуть по кнопке   Ввод в строке формул (см. рис.4.1).

Одни и те же данные можно ввести одновременно в одноименные ячейки различных листов. Для этого необходимо:

1. Выделить необходимую ячейку или диапазон;

2. Выделить ярлыки листов, в которые необходимо ввести данные;

3. Ввести данные и подтвердить ввод.

Чтобы заполнить активную ячейку содержимым ячейки, расположенной выше (заполнить вниз), используется комбинация клавиш «Ctrl+D». Чтобы заполнить содержимым ячейки, расположенной слева (заполнить вправо), используется комбинация клавиш «Ctrl+R».

MS Excel обычно распознает вводимые в ячейку данные (текст, числа, даты, время) и автоматически устанавливает соответствующий формат данных.

Ввод текста

Если весь текст ячейки не помещается по ширине столбца, а ячейки справа не содержат данных, то текст будет отображатся на листе на соседних ячейках справа (ячейка А1 на рис.4.3).

Если же ячейки справа содержат какие-либо данные, то весь текст на листе не будет отображается (ячейка А2 на рис.4.3). При этом текст в строке формул отображается полностью.

Рис.4.3. Отображение текста в ячейках

При вводе текста нельзя расставлять переносы в словах с использованием клавиши дефис (-). Это может затруднить последующую работу с данными (сортировка, выборка и т.п.).