Автоматизация деятельности секретаря руководителя

Под "автоматизацией рабочего места" понимается применение программно-технических средств, экономико-математических методов и систем управления, которые частично или полностью освобождают сотрудника компании от выполнения рутинных операций по сбору, преобразованию, передаче и использованию информации.

Целью автоматизации деятельности секретаря руководителя является повышение производительности и эффективности труда, улучшение качества информационной продукции и услуг, устранение однообразных трудоемких и монотонных операций.

Основными задачами автоматизации деятельности секретаря руководителя являются:

- замена ручных операций, которые неизбежных при обработке документации, автоматизированным процессом;

- ускорение процессов обработки и переработки данных;

- повышение точности учетных и отчетных данных;

- расширение возможностей использования информационных ресурсов путем использования высокоорганизованных структур;

- освобождение времени секретаря руководителя для решения других задач.

Автоматизация рабочего места (АРМ) секретаря предполагает внедрение комплекса информационных ресурсов, программно-технических и организационно-технологических средств индивидуального и коллективного пользования с целью объединения определенных функций секретаря руководителя.

Основными принципами АРМ являются:

- ориентация на секретаря руководителя компании путем создания инструментальных средств адаптации АРМ к уровню его подготовки;

- формализация профессиональных знаний секретаря руководителя компании, проявляющаяся в способности самостоятельно автоматизировать новые функции и решать новые задачи в процессе накопления опыта работы с АРМ;

- проблемная ориентация АРМ на решение определенного вида задач;

- модульность построения АРМ, обеспечивающая сопряженность АРМ с другими элементами системы обработки информации;

- эргономичность АРМ, проявляющаяся в создании для секретаря руководителя компании комфортных условий труда и дружественного интерфейса общения с системой.

Создание АРМ для секретаря руководителя компании является сложным и длительным процессом, предполагающим проведение структуризации и параметризации его рабочего места еще на стадии проектирования. При этом структуризация рабочего места предполагает описание функциональных и обеспечивающих подсистем и связей между ними, интерфейсов с пользователем и техническими средствами, средств информационного и программного обеспечения. В свою очередь, параметризация рабочего места состоит в выделении и исследовании параметров программных, технических и информационных средств. Создание АРМ для секретаря руководителя компании приведет к сокращению времени для обработки документов, организации оперативного поиска и хранения документов, избеганию ошибок в процессе движения документов.

Этапы проектирования АРМ для секретаря руководителя состоят в:

- системном анализе и словесном описании информационных объектов документационной области;

- проектировании инфологической модели документационной области путем частичного формализованного описания документов в терминах;

- выборе системы управления базами данных;

- даталогическом или логическом проектировании базы данных;

- физическом проектировании базы данных, предполагающем выбор эффективного размещения базы данных на внешних носителях с целью обеспечения наиболее эффективной работы приложения.

Создание АРМ для секретаря руководителя предполагает проектирование логической и реляционной моделей базы данных. При этом логическая модель базы данных формирует представление секретаря руководителя об информации, хранящейся в базе данных. Поэтому логическое проектирование базы данных предполагает внедрение схемы базы данных, которая отражает три вида информации: данные об объектах предметной области, их свойствах и отношениях между ними. Логическая модель базы данных не зависит от типа ЭВМ, операционной системы и выбором системы управления базы данных.

В свою очередь, наиболее адаптированной для применения на персональных компьютерах является реляционная модель базы данных. Она строится на использовании табличных методов. Главные принципы построения реляционной модели базы данных состоят в:

- использовании уникального вида данных в каждом поле таблицы;

- использовании уникального идентификатора или первичного ключа в каждой таблице, которые однозначно определяют данную запись среди множества других записей таблицы;

- соответствии каждому значению уникального идентификатора или первичного ключа полной информации об объекте таблицы;

- отсутствии влияния изменение значения любого поля таблицы, который не составляет уникальный идентификатор или первичный ключ, на информацию в других полях.

Создание базы данных АРМ для секретаря руководителя предполагает разработку следующих таблиц:

- таблицу атрибутов входящих документов;

- таблицу атрибутов исходящих документов;

- таблицу индексов структурных подразделений;

- таблицу названий документов;

- таблицу резолюций;

- таблицу сроков исполнения входящих документов;

- таблицу сроков исполнения исходящих документов;

- таблицу-справочник по видам документов.

Одно из основных требований к организации базы данных состоит в обеспечении возможности поиска одних кортежей по значениям других, что вызывает необходимость установления связи между ними. При этом выделяют следующие виды связей:

- связь "один к одному", которая предполагает соответствие каждому моменту времени каждому элементу А нескольких элементов В;

- связь "один ко многим", которая предполагает соответствие каждому моменту времени множеству элементов А 1 элемента В;

- связь "многие к одному", которая предполагает соответствие каждому моменту времени каждому элементу А 0 или 1 элементов В;

- связь "многие ко многим", которая предполагает соответствие каждому моменту времени множеству элементов А множества элементов В.

Реляционная система управления базами данных основывается на приложении Access, которое поддерживает все средства и возможности по обработке данных. Основным преимуществом данного приложения является возможность хранения информации в базе данных практически в любом формате, так как при обработке данных Access использует структурированный язык запросов SQL. Кроме того, Access дает широкие возможности по созданию приложений, связанных с обработкой базы данных. Среди них: таблицы, формы, запросы, страницы, отчеты, модули, макросы. В свою очередь, от секретаря руководителя не требуется квалификации программиста высокого класса, а достаточно знаний о создании событийных приложений в среде Windows.

Успешное функционирование базы данных АРМ секретаря предполагает предварительное знакомство секретаря руководителя с современными системами автоматизации технологических процессов обработки и переработки документов и вызывает необходимость прохождения им повышения квалификации. Кроме того, секретарь руководителя должен знать и уметь пользоваться офисными пакетами Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Access, Microsoft PowerPoint, Microsoft Outlook и др.

В свою очередь, автоматизация рабочего места секретаря руководителя приведет к:

- централизованному отслеживанию секретарем руководителя хода делопроизводственного процесса в компании;

- созданию электронных копий документов компании, что полностью исключить возможность их потери и сведет поиск документа к запросу, выполняемый системой в течение считанных секунд. Кроме того, для поиска документов секретарю руководителя достаточно будет указать тематику или ключевые слова для поиска;

- повышению роста производительности труда секретаря руководителя путем упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

Таким образом, внедрение автоматизация рабочего места секретаря руководителя является важным условием совершенствования деятельности секретаря руководителя в компании. В свою очередь, это предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий на основе внедрения единой для всех сотрудников компании дисциплины работы с офисной и производственной документацией. Внедрение автоматизация рабочего места секретаря руководителя позволит повысить оперативность управления ресурсами компании, выявить ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.