Организация работы секретаря руководителя: общие аспекты

Должность секретаря прошла длительную историю своего развития в России и продолжает играть важную роль в деятельности государственного аппарата чиновников. В свою очередь, для более детального понимания характера деятельности секретаря необходимо изучить истоки возникновения данной должности. Секретарская служба берет свое начало в XVI – XVII веках. В это время она впервые упоминается в российских государственных приказах.

Первые реформы секретарской службы осуществил российский император Петр I (1682 – 1725 гг.), который создал Ближнюю канцелярию, впоследствии преобразованную в Сенат. Сенат представлял собой высшее правительственное учреждение с законодательными, административными и судебными функциями. В свою очередь, при Сенате сложилась целая группа секретарей, которые помогали грамотно организовывать документоведение правительственного аппарата императора. Секретарская служба Сената получила название Канцелярии. Канцелярия возглавлялась обер-секретарем, а всю информацию по важнейшим документам государственной политики докладывал императору кабинет-секретарь. Остальную работу выполняли рядовые секретари, которые принимали, обрабатывали, отвечали и оправляли государственные письма и документацию. В 1704 году важнейшие государственные функции перешли в руки Кабинета и Личной Канцелярии Его Величества. Деятельность государственного аппарата Российской империи регулировалась Генеральным регламентом 1720 года. Генеральный регламент закрепил единые принципы деятельности всех звеньев государственного аппарата, нормы документирования дел и распределения должностей, а также определил функции секретарей. Глава "Генерального регламента" посвящалась секретарской службе и впервые прописывала основные требования к должности секретаря. Итак, среди основных требований к должности секретаря следует выделить: хранить печати, вести учет проведения государственных заседаний, быть учтивым и другие. Петр I также говорил о требованиях к секретарю в своем моральном кодексе "Юности честное зерцало", где требовалось, чтобы секретари первыми приходили на работу, а также были приветливыми, смиренными и учтивыми. В кодексе также оговаривалось, что за лень и невнимательность секретари наказывались штрафами, а за более серьезные проступки могли быть лишены даже жизни или имущества. Однако Петр I не остановился на достигнутых результатах и продолжил реформировать систему государственного аппарата. В 1722 году император Российской империи принял "Табель о рангах", в котором разделил государственную службу на военную и гражданскую службы. Кроме того, государственный аппарат был разделен на 14 рангов чиновников, наиболее высокий из которых занимал тайный кабинет-секретарь. Тайный кабинет-секретарь был отнесен к придворной службе, в то время как остальные должности секретарской службы относились к штатской службе. Второй ранг занимали тайные советники канцелярии иностранной коллегии и обер-секретарь Сената. Следующий ранг занимали обер-секретари военной, иностранной и адмиралтейской коллегий. Прочие обер-секретари и секретари Сената относились к восьмому рангу. Инновационным моментом в "Табели о рангах" было определение должности архивариуса на девятом ранге государственного аппарата, хотя как таковых государственных архивов в этот момент еще создано не было. Секретари остальных коллегий Сената и переводчики относились к десятому рангу. "Табель о рангах" также предусматривал, что секретари, дослужившиеся до восьмого ранга, получали титул потомственного дворянина. В свою очередь, секретари девятого – четырнадцатого рангов получали титул только личного дворянства. В целом, секретарская служба занимала высокое место в государственном аппарате.

После смерти Петра I в Российской империи началась Эпоха дворцовых переворотов (1725 – 1762 гг.). В этот период останавливается реформирование государственного аппарата и происходит постепенная ликвидация отдельных коллегий, созданных при Петре. В свою очередь, новый этап бурного реформирования секретарской службы начинается с приходом к власти Екатерины II. Так, в 1763 году возрождается кабинет Его Императорского Величества, а при самой императрице служит много доверенных лиц в качестве кабинет-секретарей. В этом же году вводится должность статс-секретаря, который принимал прошения на высочайшее имя императрицы. В том числе, частная переписка Екатерины II также проходила через Канцелярию статс-секретарей. Занять эту должность могла лишь та кандидатура, которая имела рекомендательные письма и высокое покровительство. Статс-секретарь имел высокое жалование, именную пенсию, единовременные выплаты, а также обязательно награждался орденами, медалями и знаками. Кроме того, канцелярия статс-секретаря обладала большими финансовыми средствами, которыми наделялся от имени императрицы, что позволяло им строить собственные дворцы, поместья и даже тюрьмы.

Главными должностными обязанностями канцелярии статс-секретаря была работа с прошениями на имя императрицы, которая четко регламентировалась инструкциями. В свою очередь, в инструкциях определялся четкий порядок обращения с прошениями. Так, первым делом, прошения на имя императрицы передавались лично в кабинет статс-секретаря. Большинство вопросов в прошениях на имя императрицы решались вне очереди, что зависело от покровительства просящих знатными лицами. Поэтому и скорость рассмотрения вопросов, изложенных в прошениях, очень часто зависела от личности подателя и его покровителей. При этом основными подателями прошений были дворяне, иностранные послы и торговые люди. В свою очередь, крестьяне не имели права подавать жалобы на своих дворян в виде прошений, в противном случае их ждала за это ссылка в Сибирь.

Канцелярия статс-секретаря включала определенный штат сотрудников, где кроме самого статс-секретаря также работали еще 2-3 обыкновенных секретаря. Для того, чтобы стать секретарем в Канцелярии статс-секретаря необходимо было иметь образование, знать языки и уметь схватывать суть вопроса. Дважды в неделю Екатерины II устраивала у себя прием статс-секретарей, которые докладывали ей основные вопросы прошений. Кроме того, статс-секретари выступали членами разных комиссий относительно иностранных поселений и беспорядков в Малороссии. Они также участвовали в подготовке проекта закона "Об учреждении губернии". Сегодня архивы статс-секретарей представляют собой ценный исторический источник относительно изучения политической истории Российской империи. Уже в конце XVIII века появляются первые пособия, в которых излагались правила составления документов для секретарей. Кроме уставных правил, данные пособия также содержали элементы правоотношений государства и чиновника, а также первые основы делового этикета.

В XIX веке началась реорганизация центрального аппарата власти в Российской империи. В 1811 году принимается закон об "Учреждение министерств", который строго установил структуру министерств и правила ведения государственных дел. В свою очередь, министерства представлялись департаментами, советами министров и канцеляриями. Изменяется также и значение секретаря в ведении государственных дел. В это время определяется строгая регламентация порядка прохождения документов по инстанциям что, в свою очередь, требовало строгого распределения обязанностей между чиновниками всех уровней управления. Рассмотрение каждого прошения теперь зависело от важности вопросов, которые в них поднимались, а также наличия резолюций высших чиновников. В свою очередь, за каждый отдельный вопрос в прошениях отвечал отдельный чиновник. В канцелярии чиновников работало три вида секретаря: обер-секретарь, секретарь и помощник секретаря. Вся деятельность секретарей регламентировалась специальными инструкциями, которые содержали перечень обязанностей секретаря по работе с документами. Среди них: составление информации для документов, последовательное изложение вопросов и резюме. С XIX века секретари также стали быть обязаны контролировать исполнение документов. Выдающимся секретарем XIX века стал русский реформатор М.М. Сперанский, который за четыре года прошел путь от домашнего секретаря знатного вельможи до видного чиновника Российской империи. В свою очередь, самая сложная часть делопроизводства ложилась на рядовых секретарей, которые обслуживали табельное чиновничество за маленькую зарплату.

Новым этапом в развитии секретарской службы в России стала вторая половина XIX века, когда появились новые структуры управления, среди которых: банки, синдикаты, тресты, комитеты, специальные органы надзора, советы, комиссии. Все это потребовало привлечения на государственную службу большого количества секретарей, которые обслуживали новых чиновников. В это время также появляются первые личные секретари у руководителей Невского и Путиловского заводов в Петербурге, которые даже приобрели статус помощников в бизнесе. Впервые в российской истории бизнеса секретари Невского и Путиловского заводов начали сопровождать своих патронов в деловых поездках и на отдыхе, отвечать на письма и прошения, принимать посетителей. В 1868 году в Харькове открываются первые в Российской империи курсы подготовки секретарей. На этих курсах обучали основам служебного этикета, особенностям взаимоотношения с начальником, искусству овладения хорошими манерами и другому. В это же время появляется техника, которая упрощает работу секретарей, среди нее: пишущие машинки, множительные аппараты, стенография. В 1884 году выпускаются специальные журналы для секретарской службы "Вестник контор и канцелярий" и "Бюллетень конторщика".

Итак, секретарская служба в дореволюционной России отличалась представление ее образованными и компетентными людьми с развитым чувством ответственности и долга. Секретари царской России были людьми инициативными, заинтересованными, гибкими. Профессия секретаря в это время считалась "мужской", однако за телеграфную и телефонную связь во второй половине XIX века отвечали женщины. К секретарям женщинам в этот период выдвигались следующие требования: внимание, любезность и аккуратность. В свою очередь, обучилась женщины на секретарей в Смольном институте и гимназии.

Революция 1917 года изменила государственный строй России и привела к радикальным переменам в обществе. Кроме того, революция спровоцировала снижение роли секретарей-помощников руководителей, что привело к значительному их сокращению. Этот процесс проходил до 1925 года, когда секретари официально были включены в канцелярско-техническую группу служащих. В 1932 году были основаны Курсы стенографии и машинописи МИД СССР, а позднее – Профессионально-техническое училище, которое находилось под патронажем Министерства внешней торговли. В это время появляются новые требования к должности секретаря, среди которых: владение стенографией, машинописью, основами делопроизводства, умение грамотно отвечать на телефонные звонки т.д. В 1932 году секретари также были разделены на две группы: помощники и референты, а также машинистки-секретари I и II категории. В 1960-х годах к основным должностям секретарской службы относились только секретари-машинистки и секретари-стенографистки. При этом секретарей-помощников и секретарей-референтов могли иметь только руководители высокого ранга. Большая часть рядовых руководителей могли позволить себе лишь секретаря-машинистку. Поэтому появилось такое понятие как "подснежник" в секретарском деле, которое подразумевало устройство секретарей и помощников рядовых руководителей на должность инженеров или экономистов. При этом такие секретари выполняли лишь собственные обязанности и понятия не имели об обязанностях своей официальной должности. К 1977 году в СССР насчитывалось более 1 миллионов секретарей-"подснежников". В целом, секретарская служба в 70-х годах ХХ века переживает период застоя, а образ женщины-секретаря можно представить следующим образом: женщина средних лет с большим стажем работы секретарем, которая хорошо владеет правилами приема посетителей, прекрасно знает характер, запросы и особенности своего начальника, умеет манипулировать очередью к начальнику.

Совершенно иная картина наблюдается в конце 80-х – начале 90-х годов, когда в стране появляются первые бизнесмены, отличающиеся своим молодым возрастом. В свою очередь, молодой руководитель стремился взять себе помощником молодого секретаря. Однако вместе с возрастом и усиливаются требования к секретарю. Так, теперь секретарь должен был знать иностранные языки и основы этикета и сопровождать своего начальника на приемах и презентациях в качестве переводчика и помощника. При этом секретарю рубежа 80-х – 90-х очень часто приходилось выполнять обязанности совершенно не связанные с прямыми делами. В 90-е годы даже меняется учебный план в образовательных учреждениях по подготовке секретарей, который намного усиливает требования к данной должности.

Сегодня секретарская служба продолжает сохранять тенденции к усилению требований к должности секретаря. Так, на современной практике очень часто секретарю приходится совмещать функции секретаря офиса и помощника руководителя. При этом решение спешных и важных проблем также возлагается на секретарей. Кроме того, недоработки других сотрудников организации также исправляются секретарем. Однако секретарь имеет серьезные перспективы продвижения, что делает профессию секретаря еще более привлекательной. В современных условиях практическая сторона вопроса также стимулирует дальнейшее теоретическое исследование проблемы организации деятельности секретаря руководителя. Так, В.И. Андреева, М.В. Кирсанова, Л.В. Санкина, Л.А. Стрельцова, Н.А. Храмцовская в своих исследованиях определяют понятие делопроизводства организации и характеризуют основные цели, задачи и функции документирования управленческих ситуаций. В свою очередь, М.В. Кирсанова в своем труде исследует формы организации делопроизводства, а также мотивирует выбор определенной формы для различных организаций. Кроме того, она описывает процесс отправки и приема корреспонденции, а также ее предварительный просмотр. Основные этапы работы с документами затрагивают в своих работах Е.И. Ермошкина, И.В. Журавлева, Г. Краснокутская, Л.Р. Фионова, Н.А. Храмцовская, В.Ф. Янковая. Так, российские ученые И.В. Журавлева и Г. Краснокутская поднимают в своих исследованиях вопросы регистрации документов в секретарской службе и предлагают в качестве вывода регистрировать кадровые документы с использованием журналов. Сегодня также актуальным стал вопрос бездокументного обслуживания руководителя. Данной проблемой занимаются Е.А. Шаньгина. В своих работах Е.А. Шаньгина рассматривает виды приема посетителей, а также функции и обязанности секретаря при приеме посетителей. К основным функциям секретаря по бездокументному обслуживанию ученые отнесли: организацию приема посетителей; телефонное обслуживание; обеспечение работ руководителя; контакты с персоналом организации и забота о гостях организации; организацию встреч и переговоров руководителя; подготовку командировок руководителя; организацию и участие в работе совещаний; контроль исполнения поручений руководства; организацию рабочего дня руководителя; резервирование времени; организацию рабочего места руководителя; контроль за исправностью и правильной эксплуатацией оргтехники. Проблему квалификационных характеристик секретаря в своих работах подняли Ю.А. Лукаш и М. Домникова.

Таким образом, секретарь руководителя – это сотрудник организации, который имеет широкий круг обязанностей в рамках своей компетенции.