Рационализация деятельности секретаря руководителя по документационному обеспечению управления

Эффективность работы секретаря руководителя также проявляется в умении осуществлять аналитическую переработку документов. Это особенно важно в условиях увеличения потока документационной информации в компании, которое вызывает необходимость оперативного информационно-документационного обслуживания руководителя. В свою очередь, осуществлять анализ документов путем аннотирования, реферирования или обозрения, а также искать необходимую информацию требует от секретаря руководителя определенной подготовки.

Работа секретаря руководителя с документом представляет собой сложный процесс. Среди ошибок секретаря руководителя по обработке документа следует выделить:

- отсутствие должной целесообразности в чтении;

- недостаточное использование справочного аппарата;

- нерациональная форма записи прочитанной информации.

Это приводит к снижению качества обработанной информации документа. Поэтому обучение секретаря руководителя аннотированию и реферированию документов является основной рационализации деятельности секретаря руководителя по документационному обеспечению управления.

Целостное представление о документе секретарем руководителя делается путем аналитического свертывания, которое осуществляется составлением аннотации и реферированием документа. Аннотация представляет собой краткую характеристику документа, которая включает описание назначения, содержания, вида и формы документа. К основным требованиям по составлению аннотации документа относятся:

- лаконичность и конкретность аннотации со ссылкой на факты, имена, даты. При этом следует избегать сложных придаточных предложений, тяжелых синтаксических оборотов, длинных определений, лишних слов. Необходимо соблюдать единство времени и единообразие глагольных форм;

- отсутствие повторений, которые содержатся в заглавиях;

- общепринятость научной терминологии и соответствие современному уровню знаний.

Соблюдение данных требований позволит значительно повысить качество обработки документов секретарем руководителя.

Этапы аннотирования документов состоят в:

- анализе текста документа;

- изучении дополнительных источников;

- отборе сведений;

- литературном оформлении и редактированим аннотаций.

Другим способом аналитического свертывания документа является его реферирование. Под реферированием представляется процесс мысленной подготовки и письменного изложения секретарем руководителя читаемого текста, в результате которого получается вторичный документ. Основные функции реферирования состоят в:

- установлении основного содержания документа и определении его релевантности;

- предоставлении информацию о документе и устранении необходимости чтения полного текста документа;

- использовании в традиционных и автоматизированных информационных системах для поиска документа.

Основные требования к реферированию документа состоят в:

- отсутствии интерпретации в тексте документа критических замечаний и точек зрения секретаря руководителя компании;

- лаконичности, четкости и убедительности формулировок, отсутствии второстепенной информации;

- начало с формулировки главной темы документа и отсутствии сведений заглавия и библиографическом описании;

- употреблении синтаксических конструкций;

- применении стандартной терминологии;

- применении значимых слов из текста исходного документа для обеспечения автоматизированного поиска;

- применении сокращений и условных обозначений в исключительных случаях;

- употреблении единиц физических величин в международной системе СИ по ГОСТ 8.417;

- приведении имен собственных на языке первоисточника;

- применении географических названий в соответствии с последним изданием "Атласа мира";

- включении таблиц, формул, чертежей, рисунков, схем, диаграмм только в случае необходимости.

Следующим способом аналитического свертывания документа секретарем руководителя является интерпретация. Она предполагает сохранение текста документа в неизменном виде. Секретарь руководителя также может применять способ интерпретации при осуществлении процесса реферирования документа. Это снизит субъективность действий секретаря руководителя и повысит качество подготавливаемых вторичных документов. В свою очередь, технология интерпретации состоит в:

- составлении библиографического описания первичного документа;

- анализе текста первичного документа;

- синтезе текста первичного документа;

- редактировании извлеченных из текста первичного документа предложений;

- записи и оформление интерпретации.

Для повышения эффективности деятельности секретаря руководителя также следует прибегать к использованию автоматического реферирования, которое осуществляется алгоритмически, посредством ЭВМ. Система автоматического реферирования включает два компонента: специальный словарь, который хранится в запоминающем устройстве ЭВМ, и набор правил для объединения слов из списка в фразы и построения предложений. В процессе реферирования ЭВМ автоматически обнаруживает или отпускает определенные слова, фразы и предложения.

Таким образом, внедрение автоматизация рабочего места секретаря руководителя является важным условием совершенствования деятельности секретаря руководителя в компании. В свою очередь, это предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий на основе внедрения единой для всех сотрудников компании дисциплины работы с офисной и производственной документацией. Внедрение автоматизация рабочего места секретаря руководителя позволит повысить оперативность управления ресурсами компании, выявить ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке. Другим способом рационализации деятельности секретаря руководителя является овладения способами аннотирования, реферирования, интерпретирования и автоматического реферирования документов. Это значительно повысить качество работы секретаря руководителя и освободит время для выполнения других важных задач.