Практические аспекты деятельности секретаря руководителя

Главным ответственным лицом за организацию документационного обеспечения является секретарь руководителя. В своей деятельности секретарь руководителя руководствуется Конституцией Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ФЗ РФ "Об информации, информационных технологиях и защите информации"; ФЗ РФ "Об архивном деле"; "Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих"; ГОСТом "Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов", Инструкция по делопроизводству в Министерстве здравоохранения Московской области и др..

Основными обязанностями секретаря руководителя являются:

- учет, регистрация, рассмотрение и подготовка всех видов документов для главного врача компании; подготовка всех видов документов (проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и т.п.) согласно указаниям главного врача;

- оформление и рассылка исходящих документов (писем, телеграмм, телефонограмм, факсов и т.п.);

- оформление протоколов рассылок; анализ справок и докладов структурных подразделений и составление заключений и предложений по ним;

- подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам;

- прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан; организация приемов посетителей;

- прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив организации и т.п.

При этом все документы, участвующие в документообороте, можно разделить на внутренние документы, которые создаются в компании и не выходят за ее пределы (распорядительные и справочно-информационные документы); входящие документы, которые поступают в компанию (различные документы вышестоящих органов управления, документы других компаний, обращения граждан и т.п.); исходящие документы, которые отправляются в другие компании (письма, планово-отчетная документация). Пример анализа объема документов, который поступает в организацию, представлен в таблице 1. Из таблицы определяем, что все документопотоки в 2014 году по отношению к 2012 и 2013 годам возросли. В ходе анализа также делаем вывод, что в документообороте компании преобладают внутренние и исходящие документы, которые в процентном соотношении составляют 32% от общего количества документов. При этом входящие документы составляют 18%, а внутренние – 49% документооборота компании. Это объясняется увеличением числа сотрудников компании в связи с расширением сферы деятельности компании, а, как следствие, увеличением объема выполняемых работ. Из представленной таблицы видно, что доля внутренних документов компании составляет 58%.

Таблица 1 – Количественный состав документов и изменение объема документооборота

Название документа	2017 год	2018 год	2019 год
Входящие документы	3240	3344	4568
Исходящие документы	2500	3255	5509
Внутренние документы	5370	6541	9889
В том числе приказы	2367	3741	5690
-приказы по основной деятельности	756	1368	1989
-приказы по командировкам	528	945	1264
-приказы по личному составу	1083	1428	2437
Итоги в квартал	11110	13140	19966
В среднем за день	39	46	69

В свою очередь, документооборот в организации проходит следующие этапы:

- прием и первичную обработку входящих документов;

- предварительное рассмотрение и распределение документов;

- регистрацию документов;

- контроль за исполнением документов;

- информационно-справочную работу с документами;

- исполнение документов, их составление, согласование, оформление;

- отправку документов.

К обработке секретарем руководителя принимаются только те документы, которые правильно оформлены, имеют юридическую силу и присланы в полном комплекте. В случае отсутствия хотя бы одного из реквизитов входящие документы возвращаются автору на доработку, с обязательным указанием причины возврата документа. Предварительной рассмотрение секретарем руководителя документа является обязательным условием документооборота в компании. После распечатки документы подаются на подпись и визированию главному врачу компании. Подписанный документ подлежит регистрации секретарем руководителя. Регистрируя документ, секретарь руководителя проверяет правильность оформления и адресования документов, а также наличие в них подписей, виз и приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям на доработку. Кроме того, в момент регистрации документа секретарь руководителя проставляет в них даты и исходящие номера, а также заверяет остающиеся для подшивки в дело завизированные копии. Зарегистрированные документы проходят обработку и отправку в день их оформления.

Что касается обработки исходящей корреспонденции, то секретарь руководителя занимается ее сортировкой, вложением в конверты, заклеиванием и оформлением почтового отправления. В свою очередь, заказная корреспонденция подлежит описи рассылки. При этом документы, которые отправляются одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Зарегистрированные документы, которые предназначены для ответа в администрацию города, передаются до 17-00 ведущему специалисту организационно-аналитического отдела и доставляются до 10-00 следующего рабочего дня.

Исходящие документы обязательно набираются и печатаются секретарем руководителя на ПК. При этом внутренние документы предполагают возможность составления их от руки автора. Проекты исходящих документов, которые готовятся к набору текста на ПК, должны быть написаны разборчиво, синими, черными или фиолетовыми чернилами и тщательно выверены. Главное внимание при подготовке материалов для печатания уделяется четкому и разборчивому написанию фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Сокращать можно только общепринятые слова. Документы, готовые к отправке, должны быть выполнены черным цветом и иметь четкое и контрастное изображение. Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов. На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка "Факс с досылкой" или "Факс без досылки". В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.

Первоначальная обработка входящей документации осуществляется для проверки правильности доставки и целостности вложений, а также фиксации факта поступления документа и подготовке его к дальнейшей передаче по назначению. На данном этапе обработки документов секретарь руководителя должен проверить правильности доставки документов по назначению. В свою очередь, ошибочно доставленные документы должны пересылаться по принадлежности. Следующим делом секретарь руководителя вскрывает конверты и проверяет целостность упаковки и наличие вложенных документов. При некомплектности или повреждении документа на последнем листе или на обороте последнего листа документа секретарем проставляется соответствующая отметка. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу. Конверты прилагаются к документам и в том случае, когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправки и получения документа. Конверты к письмам, полученные от граждан, также сохраняются. На полученном документе в нижней части первого листа проставляется штамп (отметка о поступлении), который включает наименование компании получателя документа, дату поступления, количество листов и его индекс. В то же время, конверты с грифом "лично" не вскрываются и передаются строго по назначению. Все остальные документы передаются на регистрацию и рассмотрение по указанию на исполнителя документа, которое дается в форме резолюций руководства компании. Регистрация документа предполагает запись необходимых сведений о документе в регистрационные карточки, присвоении ему соответствующего регистрационного номера и проставлении его непосредственно на документе. Так, номер исходящего документа состоит из условного обозначения структурного подразделения, номера соответствующего дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения и регистрационного номера документа (Приложение 3 и 4). В свою очередь, резолюция включает: указание исполнителя; предписываемое действие, порядок и сроки его исполнения; подпись руководителя и дата подписания резолюции. Документы, которые исполняются несколькими отделами, передаются им поочередно или размножаются в необходимом количестве (по числу исполнителей) и направляются им одновременно в копиях на исполнение.

Секретарь руководителя ежедневно в первой половине дня получает почту. При этом вся корреспонденция передается непосредственно главному врачу, а документы, адресованные подразделениям, раскладываются по ячейкам. Далее подлинники документов передаются ответственному исполнителю, который назван в резолюции первым. Сроки исполнения внутренних документов исчисляются в календарных днях с даты их подписания, а внешних документов – с даты их поступления. Сроки исполнения документов определяются руководителем компании и исходят либо из сроков, которые установлены компанией, направившей документ, либо в соответствии с перечнем документов, которые определяют контроль за исполнением документов. Так, исполнение документа с пометкой "Срочно" осуществляется в трехдневный срок, а с пометкой "Оперативно" – в десятидневный срок. Обязательным правилом при передаче документа исполнителю является указание конечной даты исполнения в тексте документа или в резолюции. В свою очередь, изменение срока исполнения документов может осуществляться только лицом, которое установило предыдущий срок. Изменению срока подлежат только те документы, запрос на который был подан за две недели до окончания предыдущего срока. В противном случае документ будет считаться не исполненным в срок. Само же изменение срока документируется, проставлением нового срока, даты изменения и подписи. Эти изменения также должны вноситься в регистрационные карточки. Приостановление исполнения документов или их отмену может санкционировать только автор документа. В свою очередь, документ считается исполненным и снимается с контроля только после выполнения заданий, поручений, запросов и сообщения результатов заинтересованным лицам. После исполнения документ снимается с контроля должностным лицом, которые дало указание, задание или поручение по исполнению документа. Обязательно необходимо проставить отметку об исполнении, дату и подпись лица, которое подтверждает исполнение. Отметка об исполнении документа также проставляется в регистрационной карточке.

Контроль за исполнением документов в организации строится на базе автоматизированного банка регистрационных данных. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, исполнителям и группам документов. Секретарь руководителя компании еженедельно подготавливает данные о ходе и результатах исполнения документов, которые передаются руководителю компании.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, с указанием сроков их хранения, которые оформлены в установленном порядке. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного хранения. Номенклатура дел составляется секретарем, который при этом руководствуется положениями об управлении здравоохранения, штатными расписаниями, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения. Формирование номенклатуры дел производится в соответствии с определенными правилами, которые включают: помещение в дело только исполненных и правильно оформленных документов; помещение документы, относящихся к разрешению одного вопроса, в одно дело; группировка в дело документов одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел; раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения и т.д. При этом номенклатура дел не должна содержать документы, которые подлежат возврату, и черновики. Номенклатура дел не должно превышать в объеме 250 листов. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании. Если говорить про отдельные виды документов, то они группируются в дела следующим образом: распорядительные документы – по видам и номерам с относящимися к ним приложениями (положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами); приказы – по видам деятельности (основной или личной); протоколы – в хронологическом порядке по номерам; утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы – по проектам.

Кроме того, в деятельность секретаря руководителя входит также организация приема посетителей, подготовка заседаний и совещаний, телефонное обслуживание, установление делового контакта с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя и т.п.

Распространенные недостатки в работе секретаря руководителя:

- устарелость информационной сети и необходимость ее расширения;

- отсутствие связи с помощью локальной сети всех структур управления, что, в свою очередь, приводит к необходимости дополнительного размножения документов, их рассылки и затем обработки полученных результатов. Это значительно увеличивает время подготовки документа, а также расходование материальных средств (бумаги, компьютерных и ксероксных картриджей);

- отсутствие достаточных умений секретаря руководителя в способах аналитического свертывания документа;

- отсутствие базы документов, что приводит к беспорядочному накоплению множества документов. Это, в свою очередь, приводит к сложностям на ссылки к старым документам;