Законодательная и нормативная база деятельности секретаря 


Мы поможем в написании ваших работ!



ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Законодательная и нормативная база деятельности секретаря



Законодательную и нормативно-методическую базу деятельности секретаря представляет совокупность законов, нормативных и методических документов, которые регламентируют деятельность секретаря руководителя в структуре организации, а также технологию создания документов и их использования в деятельности организации. Деятельность секретаря руководителя осуществляется согласно Конституции Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, законов и постановлений субъектов Российской Федерации, а также локальных нормативных актов. Кроме того, секретарь руководителя в своей деятельности руководствуется:

- Федеральным законом Российской Федерации "Об информации, информационных технологиях и защите информации";

- Федеральным законом Российской Федерации "Об архивном деле";

- Федеральным законом Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи";

- Федеральным законом Российской Федерации "О бухгалтерском учете";

- Федеральным законом Российской Федерации "Об акционерных обществах";

- Федеральным законом Российской Федерации "О государственном языке Российской Федерации";

- "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих";

- ГОСТом Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов";

- ГОСТом Р ИСО 15489-1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие положения";

- Постановление об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти;

- Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности органов государственной власти, местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения.

- Организационно-распорядительными документами, которые издаются руководством организации;

- Инструкциями по делопроизводству организации;

- Уставом организации;

- Должностной инструкцией секретаря;

- Правилами внутреннего трудового распорядка организации и др.

Так, Федеральный закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации" закрепляет обязательность документирования информации, устанавливает ряд терминов, регулирует отношения, которые возникают при создании и использовании информационных технологий, устанавливает обязанность предоставления информации государственным органам. В свою очередь, Федеральным законом "Об архивном деле" регулируются отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. Федеральный закон Российской Федерации "О государственном языке Российской Федерации" устанавливает, что государственный язык (русский язык) подлежит обязательному использованию в деятельности любой организации, действующей на территории страны. При этом в республиках Российской Федерации наряду с государственным языком может быть использован также и региональный язык. Федеральный закон Российской Федерации "Об акционерных обществах" уделяют большое внимание порядку документирования деятельности организаций, правилам составления и оформления ряда документов. Так, в статье 89 ФЗ РФ "Об акционерных обществах" приводится перечень документов, которые организации обязаны хранить. Среди них: договор о создании организации; устав организации и изменения и дополнения к нему; документ о государственной регистрации организации; имущественные документы организации; внутренние документы организации; годовые отчеты; документы бухгалтерского учета и отчетности; протоколы общих собраний акционеров, заседаний Совета директоров, ревизионной комиссии общества и коллегиального исполнительного органа общества и другие документы. Федеральным законом Российской Федерации "Об электронной цифровой подписи" обеспечиваются правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах, в которых электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе. Согласно статье 9 Федерального закона Российской Федерации "О бухгалтерском учете" бухгалтерский учет осуществляется путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций. При этом законом допускается создание первичных и сводных учетных документов на бумажных и машинных носителях информации.

Деятельность секретаря в организации также регулируется Гражданским кодексом Российской Федерации, который устанавливает обязательность документирования деятельности организации; Уголовным кодексом Российской Федерации, который предусматривает ответственность за контрабанду или утрату документов, которые содержат государственную тайну; Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях, к числу которых относится несоблюдение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов; Трудовым кодексом Российской Федерации, который устанавливает обязательность применения каждой организацией независимо от ее организационно-правовой формы ряда локальных правовых актов (коллективный договор, соглашение, правила внутреннего трудового распорядка, положение об использовании и защите персональных данных и др.).

В работе секретаря руководителя также важно использовать нормативно-методические акты. Одним из основных при этом является ГОСТ Р ИСО 15489-1–2007 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие положения". Стандарт занимается упорядочением документооборота организаций, сокращением количества и повышением качества документов, созданием наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбором, обработкой, использованием и хранением информации, совершенствованием работы аппарата управления. В Стандарте устанавливается состав и правила оформления управленческих документов и рассматривается организация работы с ними.

Обязательным в деятельности секретаря руководителя также является "Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих". В нем утверждены основные наименования должностей и предъявляемые к ним квалификационные требования. Квалификационные характеристики должностей в данном справочнике позволяют правильно подобрать, расстановить и использовать кадры, обеспечить единство при определении должностных обязанностей сотрудников и принимаемых решений о соответствии занимаемым должностям при проведении аттестации руководителей и специалистов. Квалификационный справочник используется за основу разработки должностных инструкций в организации.

При работе с документами секретарь руководителя обязательно обращается к ГОСТу "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Стандарт устанавливает состав реквизитов документов, требования к их оформлению и требования к содержанию информации бланка.

Для правильной и рациональной организации документационного обеспечения деятельности предприятия и строгого соблюдения действующих нормативных документов в сфере документации и информации секретарь руководителя должен быть в курсе последних изменений законодательной базы в сфере делопроизводства. Этому будет способствовать регулярное повышение квалификации секретаря руководителя на курсах делопроизводства, которые ежегодно проводятся большинством университетов по определенным направлениям и специальностям. Кроме того, секретарь руководителя обязан самостоятельно ознакомиться с должностной инструкцией организации, в которой определяются его основные права и обязанности. Согласно должностной инструкции к основным обязанностям секретаря руководителя относятся следующие: обеспечение учета, регистрации и контроля исполнения поручений администрации предприятия; информационно-справочное обслуживание по документам и их хранение; осуществление документационного обеспечения кадровой деятельности предприятия; организация подготовки необходимых документов для руководства; ответственность за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, которые образуются в процессе деятельности предприятия; осуществление контроля исполнения документов, поручений и заданий руководства предприятия, систематический доклад руководителю о состоянии их исполнения; организация личного приема граждан и руководителей других предприятий, осуществление контроля за соблюдением сроков исполнения обращений граждан.

Секретарь руководителя в своей деятельности обязан руководствоваться Уставом, приказами и указаниями организации, основными нормативно-методическими документами, которые регламентируют правила составления и оформления документов и организацию работы с ними, инструкцией по делопроизводству; правилами внутреннего трудового распорядка организации.

Что касается прав секретаря руководителя, то согласно типичным условиям должностной инструкции организации к ним относятся следующие: право запрашивать для руководителя предприятия от сотрудников необходимых документов, а также объяснять причины задержки выполнения контролируемых поручений; право привлекать сотрудников к выполнению поручений руководства предприятия; право требовать от исполнителей доработки документов, которые подготовлены с нарушением установленных правил составления и оформления документов; право визировать проекты документов, которые связаны с управленческой деятельностью предприятия; право вносить на рассмотрение руководителя предприятия предложений относительно улучшения организации работы с документами, с учетом применения средств электронно-вычислительной техники; право требовать у исполнителей качественного исполнения документов в установленные сроки.



Поделиться:


Последнее изменение этой страницы: 2021-04-05; просмотров: 267; Нарушение авторского права страницы; Мы поможем в написании вашей работы!

infopedia.su Все материалы представленные на сайте исключительно с целью ознакомления читателями и не преследуют коммерческих целей или нарушение авторских прав. Обратная связь - 18.209.69.180 (0.008 с.)