Средства автоматизации офисной работы

Техническое обеспечение – это совокупность средств вычислительной техники и дополнительных устройств, предназначенная для выполнения обработки информации определенного вида.

В деятельности любого учреждения значительное место занимает документооборот. Чтобы повысить качество документов, ускорить их обработку, размножение, передачу применяют различные технические средства, позволяющие автоматизировать процесс обработки и передачи управленческой (и другой) информации, - их называют оргтехникой. К оргтехнике относят копировальную технику, средства связи, микрокалькуляторы, периферийные устройства ЭВМ.

Копировальную технику применяют для создания бумажных копий изображений.

Основные технические характеристики:

1. Скорость копирования (коп/мин);

2. Масштабирование (%);

3. Максимальный размер оригинала и получаемой копии (А4, А3 и т.д.)

4. Срок службы тонер-картриджа – специальная кассета, в которой находится красящий порошок;

5. Срок службы копировального барабана (количество копий);

6. Наличие устройства автоподачи бумаги (если есть, то емкость лотка для бумаги).

На рынке представлены копировальные аппараты от портативных до стационарных. Для изготовления необходимого количества копий в день (до 20) применяют недорогие аппараты. Если же надо изготавливать большое количество копий (>200), то нужен более дорогой аппарат, желательно с автоматической подачей бумаги. Если же надо изготовить большой тираж печатной продукции, то нужен дорогой высокоскоростной аппарат. Наиболее широко применяют копировальную технику фирмы Xerox.

В учреждении используются традиционные средства связи (почта, телефон, телеграф) и новые (факсимильная связь, электронная почта).

Факсимильный аппарат состоит:

- Телефона – в отличие от обычного имеет ряд сервисных функций: сокращенный набор номера; радиотелефонная трубка; спикерфон (вводить прослушивать разговор, не снимая трубку); Автоответчик;

- Факса - сканер для считывания документа; модем; принтер. Сканер считывает документ, оцифровывает его и и передает в модем. Модем передает сообщение в телефонную линию. Модем на стороне приемника принимает сообщение, декодирует его и передает на принтер для печати. Принтер может использовать обычную бумагу (в состав принтера входят селеновый барабан и светодиодная линейка, расположенная над барабаном параллельно его основаниям. При приеме сообщения каждый из светодиодов загорается в том момент, когда через него проходит импульс, соответствующий черному цвету – при этом разряжается соответствующий участок положительно заряженного барабана) или термобумагу (изменяет свой цвет при изменении температуры - в состав принтера входит линейка из тугоплавкого материала. При приеме сообщения импульсы, соответствующие черному цвету, проходя через тугоплавкий материал, разогревают его в соответствующих участках линейки. Линейка, прилегая к термобумаге, изменяет цвет соответствующих участков бумаги на черный. Недостаток: со временем изображение на термобумаге может почернеть).

Связь в факсимильных аппаратах можно установить:

- Вручную – на передающей стороне документ помещается в факс, отправитель набирает номер абонента, сообщает ему о необходимости принять сообщение и нажимает кнопку SТАRТ. Одновременно на принимающей стороне абонент должен нажать кнопку SТАRТ\COPY.

- Автоматически – текст документа заносится в память передающего факса; номер телефона абонента – в память телефона передающей стороны. В заданное время факсимальный аппарат установит связь с абонентом и передает ему сообщение.

Используются факсы следующих стандартов (установлены Международным консультативным комитетом по телеграфии и телефонии CCITT):

- Group 1 (разработаны в конце 1960-х г.г.) – скорость передачи 300 бод (1 страница текста – 6 минут). Сейчас практически не используются;

- Group 2 (cер. 1970-х г.г.) – скорость передачи 6000 бод. Чувствительны к помехам в телефонной линии;

- Group 3 (1980 г) – скорость передачи 9600 бод (за счет цифрового сканирования и сжатия данных). 1 страница – 15-20 секунд. Автоматическое изменение скорости передачи (например, для факса Group 2);

- Group 4 (1988 г) – до 30 страниц за 1 минуту.

 

Электронная почта – это средство доставки сообщений по компьютерным сетям. Будет рассмотрена более подробно в другой лекции.

Пейджер – радиоприемник индивидуального пользования. Это небольшое устройство с жидкокристаллическим индикатором (для вывода информации) и несколькими кнопками (включение, выключение, перемещение по тексту).

Передача сообщения на пейджер:

- абонент звонит оператору пейджингового передатчика;

- оператор набирает сообщение на ПЭВМ и передает его на нужный пейджер;

- пейджер сообщает хозяину о приеме сообщения – звук, свет, вибрационный сигнал или голосовое сообщение.

Пейджинговая связь действует на расстоянии 20-25 км в закрытом помещении и 40 км вне помещении. Пейджинговые компании предоставляют абонентам сведенья о погоде, о курсах валют и т.д. Имеется возможность передавать сообщения на пейджер по компьютерной сети и принимать их на пейджер по электронной почте.

Микрокалькуляторы.

1. Арифметические – выполняют простейшие арифметические действия, часто снабжаются солнечными батареями.

2. Бухгалтерские – питание от сети батарей, может быть подключен к принтеру.

3. Научные – выполняют арифметические операции и до 150 функций. Имеются программируемые МК, которые могут оснащаться много знаковыми и многострочными дисплеями (отображают цифры, буквы, символы, графику), а также печатающими и запоминающими устройствами.

Периферийное оборудование - это устройства, с помощью которых осуществляется взаимодействие информационной системы с внешней средой:

1. Устройства распознавания идентификаторов (например, считывание штрих-кода).

2. Устройства измерения и счета (электронные весы, расходомеры, счетчики);

3. Устройства автоматизации денежных расчетов (электронные кассовые аппараты, устройства подсчета банкнот);

4. Средства организации безналичного денежного обращения (пластиковые карточки);

5. Регистраторы производств (средства для фиксации на машинных носителях сведений о хозяйственной деятельности предприятия).

Большинство из перечисленных устройств используют магнитные носители или имеют встроенный микропроцессор.