Создание базы данных «книга учета выданных доверенностей на получение материальных ценностей предприятия»

1. Вызовите программу Проводник.

2. Создайте папку на диске С: с именем: Exercise_«HOMep», например, Exercise_12.

3. Войдите в приложение MS Access.

4. Создайте в новой папке базу данных «Книга учета выданных доверенностей на получение материальных ценностей предприятия «....», используя в качестве имени файла базы данных сочетание: accred (от англ. accredit - доверять)_«номер варианта программы».mdb. Например, acred_5.mdb.

После выполнения этих пунктов задания в созданном каталоге появятся два файла, один из них с расширением. mdb содержит описание структуры базы данных и сами данные, а другой - с расширением. Idb - описание значка вызова созданной базы данных. Последний файл занимает около 100 байт.

5. Создайте таблицу «Доверенность»:

Строка 1:

поле: № доверенности;

тип данных: Числовой;

свойства поля:

Формат поля - целое,

Подпись поля - доверенность №;

описание: Номер доверенности.

6. Сохраните таблицу (команда Сохранить из меню Файл или кнопка с изображением дискеты). В диалоговом меню Сохранение в поле

Имя таблицы ввести Доверенность и нажмите кнопку ОК. Ключ пока не определяйте.

7. Продолжите формирование таблицы: Строка 2:

поле: Паспорт;

тип данных: Текстовый;

описание: Паспорт доверенного лица;

свойства:

Размер поля: 15;

Маска ввода:?L»-»LL» №»000000;0. Последний знак

определяет необходимость сохранения введенных символов и символов маски. Строка 3:

поле: № документа;

тип данных: Числовой;

описание: Номер документа в таблице «Документ»;

свойства: Размер поля - Длинное целое. Строка 4:

поле: Дата выдачи;

тип данных: Дата/время;

описание: Дата выдачи доверенности;

свойства: Формат поля - д\мммм\гггг, используя справочную систему, определите возможные значения формата поля (для справки нажмите клавишу <F1>). Строка 5:

поле: Действительна;

тип данных: Дата\время;

описание: Доверенность действительна по указанный день;

свойства: Формат поля - дд\мммм\гггг. Строка 6:

поле: Потребитель;

тип данных: Текстовый;

описание: Наименование фирмы потребителя;

свойства: Значение по умолчанию - Наименование

фирмы. Строка 7:

поле: Плательщик;

тип данных: Текстовый;

описание: Наименование плательщика;

свойства: Значение по умолчанию - наименование фирмы.

Строка 8:

поле: Счет;

тип данных: Текстовый; описание: Счет в банке; свойства: Размер поля = 10, Значение по умолчанию - счет в банке. Строка 9:

поле: Банк;

тип данных: Текстовый;

описание: Наименование банка плательщика;

свойства: Значение по умолчанию: например, Росбанк.

8. Определите в качестве ключевого поле № доверенности, Паспорт и№ документа.

9. Закройте таблицу, щелкнув по кнопке закрытия окна.

На вкладке Таблицыпоявится значок созданной таблицы с именем «Доверенность».

10. Создайте остальные таблицы для проектируемой базы данных, используя разработанную структуру базы данных.

Подготовьте таблицу «Поставщики»:

ПОЛЕ	ТИП	ОПИСАНИЕ	СВОЙСТВА
Код	Текстовый	Код поставщика	Размер поля - 8
Наименование	Текстовый	Наименование поставщика	Размер поля - 50
	Текстовый	Контактный телефон	Размер поля - 9 Маска ввода - 000-00-00

 

Ключевое поле - поле таблицы Код. Подготовьте таблицу «Перечень»:

ПОЛЕ	ТИП	ОПИСАНИЕ	СВОЙСТВА
№ доверенности	Числовой	Номер доверенности	Размер поля - целое
№ п/п	Числовой	Номер в перечне	Размер поля - целое
Ценности	Текстовый	Материальные ценности	Размер поля - 60
Ед. изм.	Текстовый	Единица измерения	Размер поля - 5, по ум. - шт.
Количество	Числовой	Количество единиц	Размер поля - целое

 

Организовать в таблице «Перечень» составной ключ из двух полей: № доверенности и № п/п, для того чтобы в таблице не было двух записей с одинаковым номером доверенности и одинаковым порядковым номером в перечне, что позволит избежать одинаковых номеров в перечнях доверенностей.

Подготовьте таблицу «Лицо»:

ПОЛЕ	ТИП	ОПИСАНИЕ	СВОЙСТВА
Паспорт	Текстовый	Серия и номер паспорта	Размер поля - 15 Маска ввода:?L" - "LL" № "000000;0
Фамилия	Текстовый	Фамилия доверенного лица	Размер поля - 30
Имя	Текстовый	Имя доверенного лица	Размер поля - 20
Отчество	Текстовый	Отчество доверенного лица	Размер поля - 30
Должность	Текстовый	Должность доверенного лица	Размер поля - 50
П Когда	Дата/ время	Когда выдан паспорт	Формат поля - д\мммм\гггг
ПКем	Текстовый	Кем выдан паспорт	Размер поля - 30

 

В таблице «Лицо» поле Паспорт следует сделать ключевым. Подготовьте таблицу «Документ»:

ПОЛЕ	ТИП	ОПИСАНИЕ	СВОЙСТВА
№ документа	Счетчик	Идентификационный номер документа
ВидД	Дата/ время	Дата документа	Формат поля - д\мммм\гггг
Код	Текстовый	Код поставщика в таблице «Поставщики»	Размер поля - 8

 

Ключевым определите поля № документа и Код.

 

Связывание таблиц

После нормализации может быть получен набор из множества таблиц. Данные, принадлежащие единственной логической записи, могут находиться в нескольких таблицах. Пока данные хранятся в универсальном отношении, можно сразу получить всю необходимую информацию. После нормализации доступ к данным несколько усложняется. Чтобы выбрать ту или иную информацию, необходимо просмотреть несколько таблиц. При этом в качестве механизма, обеспечивающего связывание данных в разных таблицах, выступают ключи.

Связывание строк таблиц реляционной базы данных выполняется с помощью первичного (primary) и внешнего (foreign) ключей. Разработчик базы данных должен определить правила связывания данных в разных таблицах, выделив в них одну или более колонок в качестве первичного или внешнего ключа.

 

Установка первичного ключа

Первичный ключ позволяет однозначно идентифицировать любую строку таблицы, т. е. в таблице не может быть двух строк, имеющих одно и то же значение первичного ключа. При выборе столбцов, которые будут входить в состав первичного ключа, необходимо следовать требованиям уникальности и минимальности. При создании первичного ключа пользователь может выбрать любой набор столбцов. Единственное ограничение - совокупность значений выбранных столбцов должна быть уникальна для каждой строки. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичным ключом поля таблицы. Если для таблицы определен первичный ключ, то Access предотвращает дублирование ключа или ввод значений Null в эти поля.

В качестве первичного ключа могут быть использованы как уже имеющиеся столбцы таблицы, так и новые столбцы, специально созданные для этих целей. Хотя в качестве первичного ключа можно выбрать один или более атрибутов описываемого в таблице объекта, все же на практике часто создают новый столбец, специально выделенный в качестве первичного ключа. Применение существующих атрибутов связано с определенными трудностями. На первый взгляд кажется, что номер паспорта - удачный пример первичного ключа. Однако при связывании строк в разных таблицах необходимо будет каждый раз указывать номер паспорта. При этом длина ключа может быть сравнительно большой. Кроме того, паспорт может быть утерян и заменен на другой, и тогда необходимо изменить данные во всех связанных таблицах. Использование специальных столбцов снимает эти проблемы.

 

Ключевые поля счетчика

Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы при добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания первичного ключа. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, Microsoft Access предлагает создать ключевое поле автоматически. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика.

 

Установка внешнего ключа

Следующий шаг в связывании таблиц - определение внешнего ключа. Внешний ключ создается в таблице, поля которой ссылаются на строки главной таблицы. Для каждой строки зависимой таблицы необходимо, чтобы значению внешнего ключа было сопоставлено значение первичного ключа. Следовательно, нельзя вставлять в зависимую таблицу строки со значением внешнего ключа, не определенного в главной таблице. Однако допускается не определять значение внешнего ключа в зависимой таблице, в этом случае внешний ключ будет хранить значение Null. Впоследствии это значение может быть изменено на значение, соответствующее значению внешнего ключа в главной таблице.

В отличие от первичного ключа внешний ключ не должен быть уникальным. То есть в зависимой таблице могут существовать строки, имеющие одинаковые значения для полей, сконфигурированных в качестве внешнего ключа. Однако разрешается устанавливать дополнительные ограничения целостности на поля, входящие во внешний ключ. Пользователь может установить ограничение целостности unique и тем самым гарантировать уникальность значений внешнего ключа.

После того как первичный и внешний ключи будут связаны, в зависимой таблице будут наложены ограничения на значения полей, определенных в качестве внешнего ключа. При этом возникает необходимость как-то согласовывать изменения ключевых полей, делаемые в главной таблице, со значениями в зависимой таблице. Если не выполнять никаких дополнительных действий, то возможно нарушение целостности данных. Например, если в качестве первичного ключа был выбран номер паспорта и с ним было связано несколько внешних ключей разных таблиц, то при изменении номера паспорта только в главной таблице связь окажется нарушенной. Строки в зависимых таблицах окажутся потерянными, т. е. для них не будет сопоставлена ни одна строка главной таблицы. В этом случае нарушается целостность данных.

Для исключения подобных проблем в MS Access реализованы специальные механизмы, обеспечивающие автоматическое поддержание целостности данных.