Работа в среде СУБД MS Access

СУБД Access обычно загружается из программной группы Microsoft Office, где обозначается как программный элемент Microsoft Access.

Для вызова СУБД можно воспользоваться командой меню кнопки Пуск.

 

Подготовка таблиц базы данных

Подготовка таблиц базы данных начинается с запуска Access. Для этого следует выбрать папку Microsoft Office или значок Новая база данных в папке Общие.

Рис. 7.2. Окно выбора базы данных

 

Если вызов СУБД выполнен с командного меню кнопки Пуск, то на рабочем поле СУБД появится окно базы данных, предлагающее сохранить формируемую базу данных под выбранным именем, далее появится окно (рисунок 7.2), на котором установлена панель команд, список объектов и групп, поле, на которое выведены значки текущей базы данных с предложениями: Создание таблицы в режиме конструктора, Создание таблицы с помощью мастера и Создание таблицы путем ввода данных. Следует щелкнуть по одной из этих кнопок.

Первую строку-кнопку можно использовать, если следует создать новую нестандартную базу данных. Вторую - когда целесообразно обратиться к библиотеке баз данных MS Access. Третью - если работа над созданием началась на предыдущих сеансах или следует воспользоваться ранее созданной базой данных.

Панель команд содержит три команды Открыть, Конструктор и Создать, а также кнопку Удалить и четыре кнопки установки режима отображения информации в окне диалога.

Поле Объектывключает в себя следующие основные элементы СУБД: таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы, модули. Поясним кратко их назначение. На странице Таблицыпоказаны все имена создаваемых и созданных таблиц базы данных. В строках таблиц хранится информация базы данных.

Запросыслужат для селекции и фильтрации набора данных. Они позволяют выбирать информацию из базы данных, соответствующую задаваемому критерию (условию).

Формыпредставляют собой бланки, которые заполняются в процессе ввода информации в базу данных (в таблицы). Бланк-форма применяется для ввода информации и позволяет упростить процедуру ввода. Маска-форма ограничивает доступ к информации, т. е. позволяет создать поля для служебного пользования.

Отчетыпредставляют собой совокупность документов, которые может выдавать система по запросам. Отчеты можно выводить на экран и на принтер.

Страницыдоступа к данным могут содержать сводный список, электронную таблицу или диаграмму.

Программы, составленные с помощью макропрограмм и предназначенные для автоматического выполнения повторяющихся операций по работе с базами данных.

Модули - подпрограммы, написанные на языке Visual Basic for Applications и предназначенные для расширения возможностей программ, написанных с помощью макросов.

Панель Группысодержит только одну папку Избранное, куда можно скопировать любую базу данных.

Рабочее окно СУБД

Рабочее окно приложения Access содержит традиционные для программных продуктов фирмы Microsoft области: заглавие, системное меню, пиктограммы инструментов, рабочая область, линейки прокрутки и статусная строка (рисунок 7.3).

 

Рис. 7.3. Рабочее окно СУБД MS Access

 

Строка системного меню приложения находится в верхней части экрана и содержит следующие команды: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно и Справка.Команды активизируются с помощью щелчка мыши или нажатием горячей клавиши (она соответствует подчеркнутой букве в слове команды) совместно с клавишей <Alt>.

Каждая команда меню имеет опции, показываемые в вертикальных (раскрывающихся) меню. Как команды, так и их опции, можно активизировать с помощью горячих клавиш или нажатия комбинации клавиш, показанных справа от опции.

На поле рабочего окна установлены окна объектов текущей базы данных и реализуемого объекта (см. рисунок 7.3).

Под строкой меню располагается панель инструментов базы данных, основные кнопки-пиктограммы которой приведены на рисунке 7.4.

Рис. 7.4. Панель инструментов

 

Содержание панели инструментов определяется командой Панель инструментов из меню Вид.

Панель инструментов может состоять из следующих кнопок, организованных в группы:

¾ Внесение записей в таблицу. Кнопка имеет раскрывающийся список, с помощью которого можно перейти в режимы Конструктор, Режим таблицы, Сводная таблица и Сводная диаграмма.

¾ Ключевое поле;

¾ Индексы;

¾ Добавить строки;

¾ Удалить строки;

¾ Свойства;

¾ Построить;

¾ Окно базы данных;

¾ Список автоформат, который вызывает следующие команды: автоформа, автоотчет, макрос, модуль, модуль класса и др.;

¾ Список Анализ таблицы с командами Анализ быстродействия и Архивариус;

¾ Схема данных.

Завершение работы осуществляется с помощью щелчка по кнопке Закрыть, командой Выход, размещенной в меню Файл. Корректный выход из системы обеспечит сохранение всех изменений в базах данных!