Тема №7. Учет фактографической информации. Разработка базы данных учета доверенности

 

7.1.База данных «Доверенность».

7.2.Работа в среде СУБД MS Access.

7.2.1.Подготовка таблиц базы данных.

7.2.2.Рабочее окно СУБД.

7.3.Формирование новой базы данных.

7.3.1.Установка свойств поля.

7.3.2.Установка свойства Маска ввода.

7.4.Создание базы данных «Книга учета выданных доверенностей на получение материальных ценностей предприятия».

7.5.Связывание таблиц.

7.5.1. Установка первичного ключа.

7.5.2.Ключевые поля счетчика.

7.5.3.Установка внешнего ключа.

7.5.4.Каскадирование (cascading).

7.5.5.Установка связей.

7.5.6.Типы связей между таблицами.

7.6.Целостность данных.

7.7.Ввод информации в базу данных.

7.7.1.Ввод данных в режиме Таблица.

7.7.2.Основные и подчиненные формы данных.

 

База данных «Доверенность»

В процессе выполнения учебного задания следует разработать базу данных учета доверенностей, выданных на предприятии для получения материальных ценностей. База данных «Доверенность» должна обеспечить запись информации по выдаваемой доверенности, поиск информации по ранее выданным доверенностям, выдачу сведений: об организациях-поставщиках, доверенных лицах, ценностях, полученных по поручению фирмы и переданных на склад фирмы; подготовку текущих доверенностей.

Проектирование базы данных начинается с анализа основного документа, используемого в традиционной (бумажной) технологии. В данном случае таким документом является бланк доверенности.

Дадим краткое пояснение применения документа «Доверенность». На любом предприятии имеются ценности, приобретенные в различных местах. Эти материальные ценности (оборудование, материалы и т. п.) были получены представителями предприятия (доверенными лицами) от производителя или торговой фирмы на основании специального документа, который называется доверенностью.

Сначала рассмотрим его содержание (рисунок 7.1). Торговая организация или производитель передает ценности, предназначенные для предприятия, его представителю по доверенности.

После получения материальных ценностей и их доставки на предприятие доверенное лицо передает их на склад предприятия и отчитывается перед руководством.

Так как число производителей и доверенных лиц может быть велико, то необходимо вести учет всех выданных доверенностей, чтобы контролировать процесс передачи материальных ценностей на склад предприятия.

На рисунке 7.1 показан примерный бланк доверенности на получение материальных ценностей предприятия.

Проектирование базы данных определяется тем условием, что вся совокупность данных может быть представлена как универсальное отношение. Для этого поля информации организуются в виде нескольких таблиц, используя операцию нормализации.

Торговая организация или производитель передает ценности, предназначенные для предприятия, его представителю по доверенности.

После получения материальных ценностей и их доставки на предприятие доверенное лицо передает их на склад предприятия и отчитывается перед руководством.

Так как число производителей и доверенных лиц может быть велико, то необходимо вести учет всех выданных доверенностей, чтобы контролировать процесс передачи материальных ценностей на склад предприятия.

На рисунке 7.1 показан примерный бланк доверенности на получение материальных ценностей предприятия.

 

Рис.7.1. Бланк доверенности на получение материальных ценностей предприятия

 

Проектирование базы данных определяется тем условием, что вся совокупность данных может быть представлена как универсальное отношение. Для этого поля информации организуются в виде нескольких таблиц, используя операцию нормализации.

Определим структуру данных в базе данных, определяя назначение соответствующих полей: № доверенности, дата выдачи, срок действия; должность; фамилия, имя, отчество; паспорт (серия, номер): когда выдан паспорт, кем выдан паспорт; наименование поставщика, вид документа (наряд, фактура и т. п.); номер документа; дата выдачи документа; наименование потребителя, наименование плательщика, номер счета в банке, наименование банка; номер (порядковый в перечне); наименование материальных ценностей, единица измерения, количество.

Уникальным полем в этом универсальном отношении является номер доверенности, однозначно идентифицирующий запись в данной таблице - универсальном отношении. Очевидно, что в таблице имеются поля, не зависимые от ключа, - номера доверенности (например, должность, фамилия, имя, отчество и т. д.). Такие данные (например, о доверенном лице) следует выделить в отдельную таблицу. Таким образом, выделяем данные неключевых полей, не зависящих от ключа, и так чтобы любое неключевое поле в таблице не зависело от неключевого. Повторяем определение содержания других наборов (они впоследствии станут основой для построения соответствующих таблиц), приводя набор данных ко второй и третьей нормальной форме.

Проделав подобные операции над всей совокупностью полей данных, следует перейти к описанию структуры данных.

Набор 1: он содержит информацию о самой доверенности (таблица «Доверенность»): № доверенности, дата выдачи, срок действия. Данные, идентифицирующие доверенное лицо: идентификатор поставщика, идентификатор плательщика.

Набор 2: информация о доверенном лице (таблица «Лицо»): идентификатор, должность, фамилия, имя, отчество, паспорт (серия, номер), определяемые следующими данными: когда выдан, кем выдан.

Набор 3: информация о поставщике ценностей (таблица «Поставщик»): идентификатор поставщика, наименование поставщика, вид документа (наряд, фактура и т. п.), номер документа, дата выдачи документа.

Набор 4: информация о потребителе и плательщике: (таблица «Плательщик»), идентификатор плательщика, наименование потребителя, наименование плательщика, номер счета в банке, наименование банка.

Набор 5: данные о перечне получаемых ценностей (таблица «Перечень»): номер доверенности, номер (порядковый в перечне), наименование материальных ценностей, единица измерения, количество.

Набор 6: группа данных о самом документе (таблица «Документ»), идентификатор документа, название документа.

На основе этих наборов (групп данных) можно создать соответствующие таблицы базы данных. Для этого необходимо определить содержание полей таблиц базы данных, ключевые поля и установить связи между данными различных групп, руководствуясь следующими замечаниями:

1. Поля группы 1: № доверенности, дата выдачи и действительна по__ целесообразно объединить в таблицу «Доверенность». Установить в качестве ключевого поля - № доверенности.

2. Поля группы 2: паспорт, кем, когда, фамилия, имя, отчество следует объединить в таблице «Лицо» и в качестве ключевого поля можно было установить поле Паспорт, так как этот документ однозначно идентифицирует доверенное лицо, но для минимальности и уникальности можно создать дополнительное поле Столбец, однозначно идентифицирующее человека.

3. Для связи таблиц «Доверенность» и «Лицо» в таблицу «Доверенность» добавить поле ID_ Лицо, аналогичное полю ID в таблице «Лицо». Аналогично выделяем данные о поставщике и плательщике.

4. Группу 3, содержащую сведения о поставщиках, целесообразно разделить на две таблицы «Поставщики» и «Документ». Таблица «Поставщики» состоит из поля Код (ключ) поставщика, к которому следует добавить два поля: его наименование (название) и контактный телефон. Таблица «Документ» включает в себя вид, номер и дату документа и код поставщика для связи с таблицей «Поставщики».

5. Таблица «Документ»: ключевым полем таблицы следует определить идентификационный номер документа.

6. Для связи таблиц «Доверенность» и «Документ» в таблицу «Доверенность» необходимо добавить поле № документа, аналогичное полю № документа в таблице «Документ».

7. Поля группы 5 составляют таблицу «Перечень». Для связи с таблицей «Доверенность» в таблицу «Перечень» добавляется поле № доверенности, аналогичное ключевому полю в таблице «Доверенность». Ключ в таблице «Перечень» состоит из полей № доверенности и № порядковый.