Лекция 10 и 11. Управленческие решения

1. Понятие и значение управленческого решения.

2. Требования, предъявляемые к решениям.

3. Процесс принятия решения.

4. Факторы качества управленческого решения

1. Руководители и специалисты предприятий в своей практической деятельности постоянно сталкиваются с необходимостью принятия решений по самым различным вопросам. От их качества во многом зависят уровень руководства и результаты производственно-финансовой деятельности. Поэтому одной из основных составляющих любого управленческого процесса является принятие решения. В каждой организации осуществляется разработка управленческих решений, которая имеет свои особенности, определяемые характером и спецификой ее деятельности, ее организационной структурой, действующей системой коммуникаций, внутренней культурой. Тем не менее, имеется общее характерное для любого процесса принятие решений, где бы он ни осуществлялся. Это тот единый стержень, который формирует технологию разработки и принятия решений, используемую в любой организации. В понятие «управленческое решение» (УР) чаще всего вкладывают два смысловых образования:

1) поиск и нахождение наиболее эффективного, наиболее рационального или оптимального варианта действий руководителя;

2) конечный результат постановки и выработки управленческого решения.

Под управленческим решением понимают выбор способа действий, гарантирующего достижение поставленной цели. Это - обдуманный выбор одного из возможных вариантов поведения, то есть действие в условиях наличия нескольких альтернатив. Кроме того, решением можно считать: • последовательность действий по достижению поставленной цели; • нечто отражающее такое достижение (объект, состояние и др.); • психологическую реакцию на раздражитель; • управленческий акт, выраженный в письменной или устной форме и регламентирующий те или иные действия, состояния, изменения и проч. В последнем случае решение содержит постановку целей и описание средств их достижения и служит основой организации практической деятельности людей. Управленческие решения весьма разнообразны. Их классифицируют по нескольким взаимосвязанным признакам, в том числе: субъектам управления (государственные и хозяйственные органы, общественные организации); продолжительности действия (долго-, средне- и краткосрочные); масштабности решаемых вопросов (общие и частные); объекту воздействия (внутренние и внешние); принципу разработки и принятия (единоличные и коллегиальные); сфере действия (экономические, административные, технологические, технические, социальные); функциональной направленности (плановые, организационные, координирующие, регулирующие и контролирующие); форме выражения (письменные и устные); причинам возникновения (предписывающие, ситуационные, сезонные, инициативные); характеру действия (рекомендации, нормативные акты, директивы). По степени информированности руководителей выделяют три группы решений: принимаемые в условиях определенности, когда все факторы более или менее известны; принимаемые в условиях риска, когда эти факторы имеют вероятностный характер; принимаемые в условиях неопределенности. В зависимости от повторяемости и возможности использования предыдущего опыта в процессе выработки и принятия решений их подразделяют на творческие, принимаемые по аналогии, интуитивные и автоматические. Решения, принимаемые по аналогии и автоматически, не требуют серьезного изучения сложившейся ситуации. Классификация решений дает возможность упорядочить состав информации, необходимый для их принятия, учесть их особенности при выборе наилучшего варианта из многих альтернатив. Качество управленческих решений зависит от ясности и обоснованности цели; квалификации кадров, информационного обеспечения, методики и организации разработки и реализации решений, психологический климат в трудовых коллективах, авторитет руководителей и специалистов, применяемые методы управления, время принятия и осуществления решений.

2. К управленческим решениям предъявляются довольно высокие требования. Они должны быть своевременными, обоснованными и результативными, иметь комплексный характер, поэтому важно учитывать все условия производства. Принятое решение должно быть конкретным, четко сформулированным, всесторонне согласованным, исключающим различное толкование. Нельзя принимать решения предвзято, выдавая желаемое за действительное, недооценивать или скрывать реальные возможности и резервы.

3. Процедура принятия управленческих решений Решение - это творческий процесс, который, безусловно, требует вдохновения, воображения и даже фантазии. Отправной точкой формулирования управленческого решения является цель. В общем виде процесс принятия решения состоит из следующих этапов: 1) анализ ситуации и выявление проблемы; 2) формулирование проблемы и целей решения; 3) сбор и обработка данных и фактов; 4) выработка альтернативных решений; 5) выявление преимуществ и недостатков альтернатив; 6) выбор альтернативы решения. Суть первого этапа. Источником проблемы в управлении обычно является отклонение от нормальной работы. Поэтому процесс принятия решения следует начинать с анализа ситуации. Важно выявить в процессе анализа, к каким последствиям может привести развитие проблемной ситуации в дальнейшем. После выявления проблемы определяется, какие лица, подразделения должны ее решать. Суть второго этапа. Формулирование проблемы, ее подпроблем является важным этапом решения проблемы. Разделение проблемы на подпроблемы позволяет 46 расставить их по сложности, причинности (первичные, вторичные), срочности решения. Завершается этап выбором количественных и качественных целей. Суть третьего этапа. Объем и достаточность информации зависит от сложности рассматриваемой задачи. После полного сбора необходимых данных и фактов уточняется правильность постановки проблемы, целей, критериев оценки эффективности решения. Суть четвертого этапа. Под альтернативами понимаются возможные варианты решения задачи. Необходимо тщательно рассмотреть все возможные варианты решения, даже те, которые на первый взгляд кажутся невыполнимыми. Для окончательного рассмотрения следует оставить наиболее реальные альтернативы. Суть пятого этапа. Оценка альтернатив состоит в выявлении преимуществ и недостатков альтернативных решений. Положительные последствия решения проблемы составляют основу преимуществ, а отрицательные - недостатков. Шестой этап посвящен выбору альтернативы. Лучшее решение определяется на основе выводов всех предыдущих этапов.

Критериями оценки являются: степень решения проблемы; экономический эффект последствий решения; ограниченность ресурсов (времени, материальных, трудовых, финансовых). Процесс принятия решений сложных проблем обычно сопровождается экономическими расчетами, статистическими данными, экспертными оценками и другими расчетами. Любые методы контроля предполагают установление фактов, критическую их оценку и разработку мероприятий по улучшению работы. Все это тесно связано с периодичностью контроля, который может быть ежедневным, недельным, декадным, месячным и т.д. В процессе выполнения решения при возникновении непредвиденных ситуаций возможен его пересмотр, особенно если оно было принято в условиях неопределенности и риска. Контроль - самая продолжительная функция управленческого процесса, и к его осуществлению предъявляются определенные требования. Необходимость контроля исполнения решения обусловлена не столько безответственностью исполнителей при отсутствии контроля, сколько тем, что в процессе реализации решения могут возникать новые проблемы, требующие новых решений, а своевременное их выявление возможно только на основе эффективной системы контроля.

4. Условия и факторы качества управленческих решений Качество управленческих решений – совокупность свойств, обеспечивающих успешное их выполнение и получение определенного эффекта. В составе свойств управленческих решений выделяются обоснованность, своевременность, эффективность, непротиворечивость, конкретность, простота, полномочность и др. Обоснованность управленческого решения проявляется в необходимости учета всей совокупности факторов и условий, связанных с его разработкой. При этом важное место отводится качеству используемой информации, ее достоверности и полноте, своевременности поступления. Решения обосновываются не только по организационным, техническим, правовым, но и по психологическим критериям. В частности, опытные руководители до объявления решения создают благоприятную психологическую обстановку, чтобы вызвать у подчиненных положительное 47 впечатление. Не рекомендуется «нагонять страх», так как создается оппозиция руководителю! Обоснованность решения не должна вызывать сомнения у исполнителей. Наряду с ответом на главный вопрос, что необходимо сделать, исполнителям должны быть ясны и другие: • почему нужно сделать именно так, а не иначе; • чем лучше прежнего новый порядок вещей; • насколько это соответствует не только интересам предприятия, но и каждого работника. Эффективность управленческого решения подчеркивает обязательность соотношения ожидаемого и достигнутого экономического и социального эффекта с затратами на его разработку и реализацию. Соблюдение данного требования является основной предпосылкой выживания и процветания предприятия в условиях рыночной экономики. Решения должны приниматься в срок. В этом смысле значение своевременности принятия решений подчеркивает утвердившееся мнение хозяйственников, предпочитающих недостаточно обоснованное решение его отсутствию вообще. Своевременность решения – важное условие эффективности. Запоздалое решение не исправляет положения. Если возникает проблема на предприятии, события не ждут, они направленно развиваются. На разрешение проблем требуется определенное время. За этот период изучается обстановка, собираются необходимые данные, чтобы подготовить решение, принять и реализовать его. Чем больше времени отводит себе руководитель на подготовку и принятие решения, тем меньше остается его для исполнения. Ставя подчиненных в ограниченные временные рамки, руководитель заведомо наносит ущерб эффективности собственных решений. Время принятия решений необходимо соотносить с состоянием моральнопсихологического климата в коллективе, поэтому полезно проводить целенаправленную психологическую подготовку к новому решению. Непротиворечивость управленческого решения выражается в необходимости его предварительного согласования с ранее принятыми в данной фирме, а также проверки соответствия нормативно-правовым документам органов управления и контроля (федеральным, региональным, ведомственным). Чтобы решение было правомочным, оно должно приниматься органом (лицом), имеющим на это соответствующие полномочия, законное основание, право. Конкретность управленческого решения проявляется в четком указании: кто, что и когда должен выполнить. Решение должно быть простым по форме и ясным по содержанию, чтобы быть понятным не только лицу, его принимающему, но и адресату исполнения. Важной предпосылкой качественных управленческих решений является их профессиональная разработка с учетом экономической и социальной целесообразности. Факторов, влияющих на качественный уровень управленческих решений, может быть множество. Условно их можно разделить на две группы: а) ситуационного характера, связанные с осознанием проблемы, альтернатив ее решения и их последствий. К данной группе относятся изучение ситуации, анализ и прогнозы, используемые методы, организация управления на предприятии и др.; б) поведенческого характера в процессе разработки решений: мотивы, ценностные ориентации, уровень требований, готовность идти на риск лиц, разрабатывающих и принимающих решения. Факторы первой группы действуют на этапе, предшествующем принятию решений, и способствуют формулированию проблемы. Факторы второй группы проявляются в поведении руководителя, его сотрудников в ходе разработки управленческих решений. В практике принятия решений на отдельных стадиях эти группы факторов могут переплетаться. Причины, влияющие на качество принимаемых решений, весьма разнообразны и могут иметь организационный, экономический, психологический характер. Эффективность управленческих решений зависти не только от их качества, но и от организации выполнения. При организации выполнения решений руководителям важно учитывать методы и формы их передачи исполнителям (просьба, указание, приказ).

Задание (индивидуальные сообщения):

· Разработка и реализация управленческих решений

· Классификация управленческих решений и их характеристика

Вопросы:

1. Сущность процесса принятия решения.

2. Факторы, влияющие на процесс принятия решения.

 

1. СУЩНОСТЬ ПРОЦЕССА ПРИНЯТИЯ РЕШЕНИЯ

 

Все функции и задачи менеджмента включают в себя процесс принятия решения. Покажем это на примерах.

Проектирование организации:

1. Каким образом структурировать организацию, по какому принципу провести департаментизацию?

2. Каким образом координировать     функционирование подразделений организации?

3. В какой мере распределять полномочия по уровням управления?

4. Как менять структуру организации при изменении внешней среды?

Мотивация:

1. Определение потребностей подчиненных.

2. Как скоординировать удовлетворение потребностей с общими целями организации?

3. Как повысить мотивацию работников с целью увеличения их производительности?

Планирование:

1. Постановка целей организации.

2. Какую стратегию и тактику необходимо выбрать для достижения поставленных целей?

Контроль:

1. Как измерять результаты работы?

2. Как часто следует оценивать деятельность работников?

3. Какие меры     необходимо   принять для улучшения деятельности работников?

Вывод: процесс принятия решения – связующий процесс функций и задач менеджмента.

Существуют три подхода к принятию решения:

1. Интуитивный подход.

2. Принятие решений на основе суждений.

3. Рациональные решения.

Рассмотрим каждый из них

Интуитивный подход (основанный на интуиции) и его особенности:

• в основном используется для решения несложных проблем;

• на качество интуитивных решений оказывает сильное влияние недостаточно полное представление о текущей ситуации;

• сильная зависимость от случайных факторов.

Решения, основанные на суждениях.

Управляющий использует знание о том, что произошло в сходных ситуациях ранее и выбирает решение, которое принесло успех в прошлом.

Достоинства подхода:

• Суждение        полезно, поскольку многие ситуации повторяются.

• Быстрота и дешевизна принятия решения.

• Решение опирается на здравый смысл.

Недостатки подхода:

• Если ситуация уникальна или очень сложна, то опыт прошлого не поможет.

• Можно упустить лучшее решение, если опираться только на прошлый опыт.

• Истинно здравый смысл встречается достаточно редко.

 

Рациональное решение.

Алгоритм принятия рационального решения показан на рис. 1.1.

 

 

Рис. 1.1. Этапы принятия рационального решения

 

Диагностика проблемы.

Проблемой считается ситуация угрозы достижения поставленных целей. Также под проблемой понимается потенциальная возможность. 

Необходимо выявить причины возникновения проблемы, для чего требуется собрать и проанализировать информацию о внешней и внутренней среде. Информация должна касаться только конкретной проблемы (релевантная информация).

 

Формулировка ограничений и критериев.

При принятии решения необходимо оценить ресурсы и возможности организации, которые являются ограничениями.

Также необходимо определить стандарты, по которым предстоит оценивать альтернативы. Эти стандарты и есть критерии эффективности решения (например: стоимость, качество и т.д.).

 

Выявление альтернатив.

С привлечением специалистов определяется множество возможных решений проблемы (альтернативы). В задачу управляющего входит выбор из этого множества таких альтернатив, которые укладываются в ограничения.

 

Оценка альтернатив.

Определяются достоинства и недостатки каждой из выбранных альтернатив, и ее возможные последствия (исходы).

 

Выбор лучшей альтернативы.

При сравнении альтернатив оцениваются их исходы с точки зрения принятых критериев эффективности, и выбирается альтернатива с наиболее благоприятным исходом.

 

Реализация решения.

При реализации решения необходимо установить обратную связь. На этой стадии происходит измерение и оценка последствий решения (сопоставление фактических исходов с предполагаемыми).

Обратная связь позволяет управляющему скорректировать решение, пока не нанесен значительный ущерб.

 

 

Рис. 1.2. Процесс реализации решения.

 

2. ФАКТОРЫ, ВЛИЯЮЩИЕ НА ПРОЦЕСС ПРИНЯТИЯ

РЕШЕНИЯ

 

Личностные оценки руководителя.

Каждый человек обладает своей системой ценностей, которая определяет его действия и влияет на принимаемые им решения. Личностные оценки субъективно влияют на критерии эффективности решения и тем самым влияют на выбор альтернативы.

 

Среда принятия решения.

Решения принимаются в разных обстоятельствах по отношению к риску. Эти обстоятельства классифицируются, как условия определенности, риска или неопределенности.

 

Информационные и поведенческие ограничения.

Необходимая для принятия решения информация может быть недоступна или слишком дорога. Поэтому управляющий должен решить, какие затраты он готов понести для получения информации.

Поведенческие ограничения заключаются в том, что многие факторы, затрудняющие межличностные и внутриорганизационные коммуникации, влияют на принятие решения. Иногда это ведет к несогласию и конфликтам в процессе принятия решения.

 

Негативные последствия и взаимная зависимость решений.

Принятие управленческих решений во многих отношениях являются искусством нахождения эффективного компромиса, поскольку выигрыш в одном почти всегда достигается за счет ущерба в другом. Поэтому необходимо учитывать возможные негативные последствия при принятии решения.

В организации все решения взаимосвязаны. Эффективно работающий руководитель должен понимать эти связи и выбирать альтернативы, которые направлены на достижение общей цели организации.