Стандарты по управлению и информации

4.4.1 Управление и информация тесно связаны между собой, так как своевременная и полная информация — необходимое условие принятия правильного управленческого решения. Важнейшей задачей стандартов по управлению и информации является унификация документации как по управленческим процессам, так и по информационной технологии.

4.4.2 Стандарты по управленческой документации

1) Необходимость фиксации управленческих решений существует в любом управленческом аппарате — от высших органов государственной власти и управления до небольших коммерческих организаций. В результате закрепления практики управленческой деятельности создается совокупность документов — управленческая документация.

2) К управленческой документации относят организационно-распорядительную, внешнеторговую, отчетно-статистическую, бухгалтерско-финансовую, расчетно-денежную и другие разновидности документации

3) Организационно-распорядительная документация (ОРД) выполняет особую роль среди унифицированной системы документации в силу своей универсальности — распорядительная и исполнительская деятельность характерна для всех управленческих структур, независимо от их уровня, юридического статуса и направлений деятельности.

Требования к оформлению ОРД изложены в ГОСТ Р 6.30 - 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - Режим доступа: http://img.artlebedev.ru/kovodstvo/sections/102/GOST_R_6.30-2003.pdf

  Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000). Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

4) Внешнеторговая документация является объектом отечественных и международных стандартов. В связи со вступлением России в ВТО, интенсификацией международной торговли очень актуальна задача гармонизации отечественных стандартов на внешнеторговую документацию со стандартами ИСО.

Большую роль в повышении эффективности внешнеторговых операций играют Унифицированные системы документов Международной системы электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте (ЭДИФАКТ). Проведение работ по данной системе вызвано тем, что для оформления внешнеторговой сделки и сопровождения товаров, перевозимых от производителя к покупателю, используется большое количество данных, которые должны передаваться, приниматься, обрабатываться и регистрироваться. Расходы на оформление внешнеторговых сделок составляют заметную часть товарооборота (до 15%). Кроме того, при сложных структурах потока внешнеторговой информации и участии в этом процессе большого количества организаций снижаются оперативность передачи и достоверность данных. Значительное ускорение торговых процедур достигнуто благодаря переходу на безбумажную технологию обмена информацией (электронная обработка и передача данных), что стало возможным в условиях широкого внедрения средств вычислительной техники и каналов связи.

К стандартам ЭДИФАКТ относят: