Отметка о наличии приложений

 

Приложения к документам, кроме приложений к сопроводительным письмам,составляются с целью дополнения, пояснения отдельных вопросов документа или документав целом.

Приложения к документам могут быть следующих видов:

- приложения, которые утверждаются распорядительными документами (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.);

- приложения, дополняющие и/или поясняющие содержание основного документа;

- приложения, которые направляются с сопроводительным письмом.

На приложениях, которые утверждаются распорядительными документами(положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), проставляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 2.15 Типовой инструкции. В соответствующих пунктахраспорядительной части документа делается ссылка: «прилагается» или «(прилагается)».

На приложениях к документам, которые утверждаются распорядительнымидокументами, делается отметка в верхнем правом углу первого листа приложения, например:

 

Приложение 5

к Инструкции

(пункт 8)

 

 Приложения справочного или аналитического характера (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) к основному документу должны иметь отметку со ссылкой на этотдокумент, его дату и номер, например:

 

Приложение

к приказу Министерства

здравоохранения

Донецкой Народной Республики

от 20.04.2015 № 295

 

В тексте основного документа делается отметка о наличии приложений: «прилагается», «согласно приложению», «(приложение 1)»; «в соответствии с приложением 2» или «(см. приложение 3)».

Приложения оформляются, как правило, на стандартных листах бумаги. На втором и последующих листах приложения проставляется отметка: «Продолжение приложения», «Продолжение приложения 1».

При наличии нескольких приложений на них указываются порядковые номера, например: Приложение 1, Приложение 2 и т.д. Знак «№» перед цифровым обозначением не ставится.

Все приложения к документам визируются сотрудником, который создал документ, и руководителем структурного подразделения, в котором он создан.

Приложения нормативного правового характера (положения, инструкции, правила, порядки и т.д.), которые утверждаются распорядительными документами, подписываются руководителями структурных подразделений Учреждения на лицевой стороне последнего листа приложения.

В случае указания в приложении таблицы, заголовки граф таблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки – со строчной буквы, если они составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) – если подзаголовок имеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть существительными в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условные обозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах, нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, а также в верхнем правом углу – слова «Продолжение приложения» или «Продолжение таблицы».

Если приложения направляются с сопроводительным письмом, отметка о наличии приложений размещается после текста письма перед подписью.

Если документ имеет приложения, полное наименование которых приводится в его тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме:

 

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

 

Если документ имеет приложения, полное наименование которых в тексте неприводится, их необходимо пронумеровать, перечислить после текста с указаниемколичества листов в каждом приложении и количества их экземпляров, например:

 

Приложения: 1. Справка о выполнении плана ремонтных работ за I квартал 2015 г. на 6 л. в 1 экз.

2. График ремонтных работ на I квартал 2015 г. на 6 л. в 1 экз.

 

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют по следующей форме:

 

Приложение: письмо ГГАУ от 20.09.2015 № 595/04-12 и приложение к нему, всего на 20 л. в1 экз.

Если документ содержит более десяти приложений, составляется опись с указанием в документе такой отметки:

 

Приложение: согласно описи на 3 л.

 

Если приложение направляется не по всем указанным в документе адресам, отметка о наличии документа оформляется по следующей форме:

 

Приложение: на 5 л. в 2 экз. первому адресату.

Подпись

 

Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положении (уставе) об Учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т.п. В вышеперечисленных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя Учреждения и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.

Документы, которые направляются в органы государственной власти, подписываются руководителем учреждения или по его поручению – заместителем руководителя. В министерствах право подписи писем информационного характера и других документов, которые направляются в органы государственной власти и которые не связаны с осуществлением министрами политических функций, может предоставляться руководителям самостоятельных структурных подразделений.

Документы, которые направляются предприятиям, учреждениям, организациям, гражданам, подписываются руководителем Учреждения или его заместителем в соответствии с распределением полномочий или руководителями структурных подразделений соответственно их полномочий.

Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии, например:

 

Министр связи                  подпись       инициалы (инициал имени), фамилия

 

или

 

Министр                         подпись     инициалы (инициал имени), фамилия

Инициалы (инициал имени), фамилия располагаются на расстоянии 125 мм от левой границы документа.

Инициалы и фамилия руководителя печатаются на уровне последней строки наименования должности, например:

 

Начальник планово-

экономического отдела        подпись      инициалы (инициал имени), фамилия

Если документ направляется одновременно нескольким учреждениям одного или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры.

Если документ направляется одновременно нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, который остается в деле Учреждения – автора документа, а подведомственным учреждениям рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.

Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц. Например:

 

Начальник                             подпись                                    И.И. Иванов

Главный бухгалтер               подпись                                   В.А. Смирнова

Секретарь                             подпись                                      М.Н. Вознюк

 

В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:

 

Министр юстиции                                                   Министр доходов и сборов

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия          подпись, инициалы (инициал имени),фамилия

оттиск гербовой печати                                    оттиск гербовой печати

Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, например:

 

Председатель комиссии                  подпись                инициалы (инициал имени), фамилия

Секретарь комиссии                      подпись                 инициалы (инициал имени), фамилия    

В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы (инициал имени) которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным  или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).

Засвидетельствование электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством.

Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.

Виза

 

В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

Согласование может осуществляться как в Учреждении должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.

Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в Учреждении.

Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка:

Начальник юридического отдела

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Замечания и предложения прилагаются.

Дата

О наличии замечаний обязательно уведомляют лицо, которое подписывает документ.

Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяет сотрудник, который создает документ, исходя из его содержания.

Порядок визирования определенных видов документов указывается в инструкции Учреждения.

За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии с их компетенцией.

Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, то он требует повторного визирования.

 

Гриф согласования

 

Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер, например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Министр финансов

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол заседания

Центральной экспертно-проверочной

комиссии при ГГУДОАД

Дата №

 

Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

В случае, когда содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется «Лист согласования», о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:

 

Лист согласования прилагается.

 

Лист согласования оформляется по такой форме:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Название проекта документа

Наименование должности подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

 

Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.

Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:

- с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;

- с общественными организациями;

- с органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной сфере;

- с учреждениями высшего уровня.

 

Оттиск печати

 

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, в которых фиксируется факт использования денежных средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью Учреждения.

Перечень иных документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется Учреждением на основании нормативных правовых актов и примерного перечня документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью (Приложение 7 к Типовой инструкции), в инструкции Учреждения.

Оттиск печати, на котором указано наименование Учреждения или его структурного подразделения (без изображения герба), ставится также на копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения и на размноженных экземплярах распорядительных документов в случае рассылки.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние  несколько букв наименования должности  лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.». Например:

И.Н. Курсов

 

Приказом (распоряжением) руководителя Учреждения определяется порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение (Приложение 33 к Типовой инструкции), а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.