Ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа

 

Для исходящих документов ссылка на регистрационный номер и дату документавключает в себя регистрационный номер и дату того документа, на который дается ответ.

Этот реквизит является обязательным и располагается ниже или на уровне регистрационногономера в специально отведенном месте на бланке.

Этот реквизит проставляется только на письмах и выглядит следующим образом: На № __ от ____________

 

Место составления или создания

 

Сведения о месте составления или создания указываются на всех документах, кромеписем. Если сведения о географическом местонахождении входят в наименование Учреждения, этот реквизит не указывается.

Например:

Государственное профессиональное образовательное учреждение

«Харцызский технологический техникум»

Государственного образовательного учреждения

высшего профессионального образования

«Донецкий национальный технический университет»

(ГПОУ «ХТТ ДонНТУ»)

ПРИКАЗ

23 мая 2017 г.                                                                                         № 54

Этот реквизит размещается между реквизитами 6 и 7 или ниже их. Например:

 

23 мая 2017 г.                            Макеевка                                       № 54

(при продольном расположении реквизитов)

или

 

23.05.2017       № 54

        Макеевка

(при угловом расположении реквизитов)

 

Гриф ограничения доступа

 

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется  согласно соответствующимнормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа вышереквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».

 

 

Адресат

 

Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:

 

Администрация Главы

Донецкой Народной Республики

 

Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм.

Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

 

Министерство информации

Донецкой Народной Республики

Отдел государственных СМИ

Начальнику отдела

М.П. Мигда

 

В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, котороеуказывается в дательном падеже, например:

 

Председателю Пенсионного фонда

Донецкой Народной Республики

Г.А. Сагайдаковой

 

Если документ адресуется  нескольким однородным по характеру деятельностиучреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Центральным экспертным комиссиям

органов государственной власти

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае рассылки документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.

Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 г. № 2-21 (далее - Правилам предоставления почтовых услуг). Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:

 

Министерство юстиции

Донецкой Народной Республики

 

ул. Артема, д. 157

г. Донецк, 83048

 

При отправке документа физическому лицу сначала указывается в именительномпадеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), затем почтовый адрес, например:

 

Гончарук Александр Сергеевич

ул. Сурикова, д. 3а, кв. 1,

г. Донецк, 83052

 

При рассылке документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

 

Гриф утверждения документа

 

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в полномочия которого (которых) входит решение вопросов, приведенных в документе, илираспорядительным документом Учреждения. Нормативные правовые акты (положения,инструкции, правила, порядки и т.д.) утверждаются распорядительным документомУчреждения, которое издает соответствующий акт.

Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлениемгрифа утверждения (Приложение 5 к Типовой инструкции).

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 104 мм. от левой границы документа.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Министр культуры

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал

имени), фамилия

Дата

Донецк

 

В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия видадокумента, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указаниемего даты и номера, например:

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Приказом Министерства финансов

Донецкой Народной Республики

от 13 марта 2015 г. № 288

 

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифыутверждения располагаются на одном уровне.

Например:

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор ЗАО «Консоль» Личная подпись В.И. Кин 15.04.2017	Технический директор ЗАО «Консоль» Личная подпись В.С. Надь 15.04.2017

 

Для проставления отметки о регистрации нормативного правового акта в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики (в случае необходимости) под грифом «Утверждаю» оставляют свободное место (50 х 60 мм).

Например:

УТВЕРЖДЕНО

 

Приказ Министерства юстиции

Донецкой Народной Республики

14.01.2015 г. № 3

 

Зарегистрировано в Министерстве

 юстиции Донецкой Народной

Республики за регистрационным

№ 1 от 14.01.2015

 

Резолюция

 

Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата. Например:

 

Фамилия, инициал(ы)

Прошу подготовить предложение

 о поставке заготовок ПК-18 до 18.09.2017

Подпись

05.09.2017

Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей. Главному исполнителю предоставляется право координировать действия следующих за ним исполнителей и обобщать их работу. Первым, как правило, определяется должностное лицо, которое занимает высшую или равную должность.

Например:

Клименко Н.П.,

Воркута П.Ф.

Провести работы по

обновлению системы «Дело»

до 16.06.2018

подпись

дата

На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Например:

Семеновой В.Г.

Подготовить проект приказа

о выплате премии в

размере 10 000 рублей

подпись

дата

Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту.

 

Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенном для переплета и прошивки. При отсутствии места на документе допускается оформление резолюции на отдельном бланке резолюции (Приложение 6 к Типовой инструкции).

В том случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальная (подробная) последовательность порядка исполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может быть оформлена на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится.