Донецкой Народной Республики

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ

ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«ХАРЦЫЗСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ТЕХНИКУМ»

ГОСУДАРСТВЕННОГО ОБРАЗОВАТЕЛЬНОГО УЧРЕЖДЕНИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНЕЦКИЙ НАЦИОНАЛЬНЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

ЦИКЛОВАЯ КОМИССИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ФИЛОЛОГИЧЕСКИХ ДИСЦИЛИН

 

 

МЕТОДИЧЕСКИЕ УКАЗАНИЯ ПО ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

для студентов специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

 

2019

Методические указания по оформлению организационно-распорядительных документов для студентов специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

 

 

   

Разработчик: Авдиенко В.В. – преподаватель дисциплин делопроизводства ГПОУ «ХТТ ДонНТУ», специалист первой квалификационной категории

 

 

Рассмотрено и одобрено на заседании

цикловой комиссии делопроизводства

и филологических дисциплин

Протокол № ___ от «____»_____________20__ года

 

Председатель цикловой комиссии _________ Т.И. Неснова

                                                                                                                 

 

Настоящие Методические указания распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД).

Настоящие указания устанавливают: основные понятия; состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов.

Схемы расположения реквизитов документов приведены в приложении А; образцы бланков документов – в приложении Б.

Основные понятия

Документ – это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.

Документирование – это процесс создания и оформления документа.

Оформление документа – это проставление на документе необходимых реквизитов.

Реквизит документа – это элемент оформления документа.

Официальный документ -  это документ, созданный организацией, должностным лицом или гражданином и оформленный в установленном порядке.

Юридическая значимость документа – это свойства документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности либо событий личного характера.

Юридическая сила документа -  это свойство официального документа вызывать правовые последствия.

 

ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики утверждена Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 16.10.2015 г. № 19-27.

Типовая Инструкция по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления Донецкой Народной Республики (далее – Инструкция) разработана в соответствии с п.6 Постановления Совета Министров Донецкой Народной Республики от 10.01.2015 № 1-2 «Об утверждении Правил делопроизводства в органах исполнительной власти».

Инструкция устанавливает общие положения функционирования структурных подразделений по делопроизводству в органах государственной власти, органах местного самоуправления, Администрации Главы Донецкой Народной Республики, Совете Министров Донецкой Народной Республики (далее – Учреждения), требования к документированию управленческой информации и организации работы с документами в учреждениях независимо от способа фиксации и воспроизведения информации, которая содержится в документах, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за выполнением.

Изображение Государственного Герба

Коды

Код Учреждения проставляется согласно Единому государственному реестру юридических и физических лиц- предпринимателей.

На бланках для писем указанный код размещается после реквизита «Справочные данные об учреждении».

Код формы документа (при наличии) размещается согласно стандартам выше названия вида документа.

Решение о необходимости фиксирования кода формы документа принимает руководитель Учреждения отдельно по каждому виду документа.

 

Наименование Учреждения

 

Наименование Учреждения-автора документа должно соответствовать наименованию, указанному в положении (уставе) о нем. Сокращенное наименование Учреждения употребляется в случае, если оно официально зафиксировано в указанных документах. Сокращенное наименование размещается (в скобках или без них) ниже полного отдельной строкой в центре документа.

Например:

МИНИСТЕРСТВО ТРАНСПОРТА

ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

(МИНТРАНС ДНР)

Наименование учреждения высшего уровня указывается в сокращенном виде, а в случае отсутствия официально определенного сокращения - полностью.

Например:

МИНИСТЕРСТВО ЭКОНОМИЧЕСКОГО РАЗВИТИЯ

ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

Справочные данные об Учреждении

 

Справочные данные об Учреждении включают в себя: почтовый адрес, номерателефонов, телефаксов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.д. Справочныеданные размещаются ниже наименования Учреждения или структурного подразделения.Реквизиты почтового адреса указываются в такой последовательности: названиеулицы, номер дома, название населенного пункта, района, почтовый индекс.

Например:

ГЛАВНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА

ДОНЕЦКОЙ НАРОДНОЙ РЕСПУБЛИКИ

(ГГУДОАД)

пр. Титова, 10, г. Донецк, 83, тел./факс [phone]

E - mail: ggaudnr @ gmail. com Идентификационный код 51007941

 

Название вида документа

 

Название вида документа (ПРИКАЗ, РЕШЕНИЕ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА и т.п.) указывается на общем бланке печатным или машинописным способом и должно соответствовать названиям, предусмотренным стандартами.

Наименование вида документа пишется всеми ПРОПИСНЫМИ (большими) буквами.

В письме наименование вида документа не указывается.

 

Донецк

 

Дата документа

 

Датой документа является соответственно дата его подписания, утверждения, принятия, регистрации или издания. Дата указывается арабскими цифрами в одну строку втакой последовательности: число, месяц, год. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом. В случае оформления даты цифровым способом число и месяцпроставляются двумя парами цифр, разделенными точкой; год - четырьмя цифрами, точка в конце не ставится и слово «год» или «г.» не стравится. Например:

02.03.2015

 

В текстах нормативных правовых актов и ссылках на них и документах, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ указания дат с проставлением нуля в обозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, например:

02 апреля 2015 года

Разрешается употреблять слово «год», в сокращенном варианте «г.», например:

03 июня 2015 г.

 

Если документ составлен не на бланке, дата указывается ниже подписи слева. Дата документа проставляется должностным лицом, которое его подписывает или утверждает.

Обязательному датированию и подписанию подлежат все служебные отметки на документах, связанные с их прохождением и исполнением (резолюции, согласования, визы, отметки об исполнении документа и направлении его в дело).

На документе, созданном двумя или более учреждениями, отмечается одна дата, которая соответствует дате последней подписи.

 

Гриф ограничения доступа

 

Гриф ограничения доступа к документу («Для служебного пользования», «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности») оформляется  согласно соответствующимнормативным актам и располагается в правой части верхнего поля документа вышереквизита «Адресат» или «Гриф утверждения».

 

 

Адресат

 

Документы адресуются учреждению, его структурным подразделениям или конкретному должностному лицу.

В случае адресации документа учреждению или его структурным подразделениям без указания должностного лица их наименования приводятся в именительном падеже, например:

 

Администрация Главы

Донецкой Народной Республики

 

Реквизит «Адресат» документа проставляется в правом верхнем углу от левой границы документа на расстоянии 92 мм.

Если документ направляется должностному лицу, наименование учреждения и его структурного подразделения приводятся в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном, например:

 

Министерство информации

Донецкой Народной Республики

Отдел государственных СМИ

Начальнику отдела

М.П. Мигда

 

В случае, если документ адресуется руководителю учреждения или его заместителю, наименование учреждения входит в состав наименования должности адресата, котороеуказывается в дательном падеже, например:

 

Председателю Пенсионного фонда

Донецкой Народной Республики

Г.А. Сагайдаковой

 

Если документ адресуется  нескольким однородным по характеру деятельностиучреждениям, указывается обобщенное наименование адресатов, например:

Центральным экспертным комиссиям

органов государственной власти

Документ не должен иметь более четырех адресатов. Слово «копия» перед наименованием второго, третьего, четвертого адресатов не ставится. В случае рассылки документа более чем четырем адресатам, составляется список на рассылку с указанием на каждом документе только одного адресата.

Реквизит «Адресат» может включать адрес. Порядок и форма записи сведений об адресе учреждения должны соответствовать Правилам предоставления почтовых услуг в Донецкой Народной Республике, утвержденным Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики от 27 февраля 2015 г. № 2-21 (далее - Правилам предоставления почтовых услуг). Полный адрес указывается в случае направления документа разовым корреспондентам, например:

 

Министерство юстиции

Донецкой Народной Республики

 

ул. Артема, д. 157

г. Донецк, 83048

 

При отправке документа физическому лицу сначала указывается в именительномпадеже фамилия, имя и отчество (инициалы или инициал имени), затем почтовый адрес, например:

 

Гончарук Александр Сергеевич

ул. Сурикова, д. 3а, кв. 1,

г. Донецк, 83052

 

При рассылке документа органам законодательной и исполнительной власти, постоянным корреспондентам их почтовый адрес на документах не указывается.

 

Гриф утверждения документа

 

Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами), в полномочия которого (которых) входит решение вопросов, приведенных в документе, илираспорядительным документом Учреждения. Нормативные правовые акты (положения,инструкции, правила, порядки и т.д.) утверждаются распорядительным документомУчреждения, которое издает соответствующий акт.

Утверждение определенных видов документов осуществляется с проставлениемгрифа утверждения (Приложение 5 к Типовой инструкции).

Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу на расстоянии 104 мм. от левой границы документа.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности, подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии лица, которое утверждает документ, даты утверждения. Например:

 

УТВЕРЖДАЮ

 

Министр культуры

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал

имени), фамилия

Дата

Донецк

 

В случае, когда документ утверждается постановлением, решением, приказом, распоряжением, гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия видадокумента, которым утверждается созданный документ, в творительном падеже с указаниемего даты и номера, например:

 

УТВЕРЖДЕНО

 

Приказом Министерства финансов

Донецкой Народной Республики

от 13 марта 2015 г. № 288

 

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа.

В случае утверждения документа несколькими должностными лицами грифыутверждения располагаются на одном уровне.

Например:

УТВЕРЖДАЮ	УТВЕРЖДАЮ
Коммерческий директор ЗАО «Консоль» Личная подпись В.И. Кин 15.04.2017	Технический директор ЗАО «Консоль» Личная подпись В.С. Надь 15.04.2017

 

Для проставления отметки о регистрации нормативного правового акта в Министерстве юстиции Донецкой Народной Республики (в случае необходимости) под грифом «Утверждаю» оставляют свободное место (50 х 60 мм).

Например:

УТВЕРЖДЕНО

 

Приказ Министерства юстиции

Донецкой Народной Республики

14.01.2015 г. № 3

 

Зарегистрировано в Министерстве

 юстиции Донецкой Народной

Республики за регистрационным

№ 1 от 14.01.2015

 

Резолюция

 

Резолюция – это реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение, изложенное в сжатой форме.

Резолюция состоит из следующих элементов: фамилия, инициалы (инициал имени) исполнителя (исполнителей) в дательном падеже, содержание поручения, срок исполнения, личная подпись руководителя, дата. Например:

 

Фамилия, инициал(ы)

Прошу подготовить предложение

 о поставке заготовок ПК-18 до 18.09.2017

Подпись

05.09.2017

Если поручение дано нескольким должностным лицам, главным исполнителем документа является должностное лицо, фамилия которого указана первой в перечне исполнителей. Главному исполнителю предоставляется право координировать действия следующих за ним исполнителей и обобщать их работу. Первым, как правило, определяется должностное лицо, которое занимает высшую или равную должность.

Например:

Клименко Н.П.,

Воркута П.Ф.

Провести работы по

обновлению системы «Дело»

до 16.06.2018

подпись

дата

На документах со сроками исполнения, которые не требуют дополнительных указаний, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Например:

Семеновой В.Г.

Подготовить проект приказа

о выплате премии в

размере 10 000 рублей

подпись

дата

Резолюция проставляется непосредственно на документе ниже реквизита «Адресат» параллельно основному тексту.

 

Если места для резолюции недостаточно, ее можно проставлять на свободном от текста месте в верхней части первого листа документа с лицевой стороны, но не на поле документа, предназначенном для переплета и прошивки. При отсутствии места на документе допускается оформление резолюции на отдельном бланке резолюции (Приложение 6 к Типовой инструкции).

В том случае, когда документ подлежит возврату, определяется детальная (подробная) последовательность порядка исполнения документа или уточняются исполнители, резолюция может быть оформлена на отдельных листах или специальных бланках с указанием регистрационного индекса и даты документа, к которому она относится.

Отметка о контроле

Отметка о контроле означает, что документ взят на контроль для обеспечения егоисполнения в установленный срок.

Отметка о контроле делается путем проставления буквы «К» или слова «Контроль»(от руки или с использованием штампа) на левом поле первой страницы документа на уровне заголовка к тексту.

Например:

К

В случае необходимости возврата документа учреждению - автору или физическому лицу отметка о взятии его на контроль проставляется на отдельном листе для резолюции.

 

Текст документа

 

Текст документа содержит информацию, для фиксирования которой он был создан. Информация в тексте документа излагается в сжатой форме, грамотно, понятно и объективно. В тексте документа следует избегать повторов, а также слов и оборотов, которые не несут смысловой нагрузки. При составлении текста документов употребляется деловой стиль, для которого характерен нейтральный тон изложения, лишенный образности, эмоциональности и индивидуальных авторских черт.

Текст документа должен касаться вопроса, который сформулирован в заголовке к тексту.

Текст документа оформляется в виде связного (сплошного) текста или анкеты, или таблицы, или путем сочетания этих форм.

Связный (сплошной) текст документа содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях. Такая форма изложения текста документа используется при составлении положений, порядков, правил, организационно-распорядительных документов и писем.

Связный (сплошной) текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (вводной) части указывается основание, обоснование или цель составления документа. Во второй (заключительной) части констатируются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы и пр.

В тексте  документа, подготовленного в соответствии с документами других учреждений или ранее изданными документами, указываются их реквизиты в такой последовательности: название вида документа, наименование учреждения - автора документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту.

Тексты сложных и больших по объему документов (положения, правила, инструкции,обзоры, отчеты и т.п.) делятся на разделы, подразделы, пункты, подпункты.

Пункты имеют сквозную порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами с точками.

Подпункты имеют сквозную в пределах пункта порядковую нумерацию, которая обозначается арабскими цифрами со скобкой.

Абзацы пунктов и подпунктов начинаются без всякой отметки (дефис, точка и т.д.).

Каждая структурная единица распорядительного документа отделяется от предыдущей пропуском строки.

В отдельных случаях разделы могут подразделяться на главы и нумероватьсяримскими цифрами.

Форма анкеты используется в случае изложения в цифровом или словесномвиде информации об одном объекте по определенному набору признаков. Постояннойинформацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, по которымпроводится описание объекта, а переменной - конкретные характеристики.

Табличная форма документа используется в случае изложения в цифровом илисловесном виде информации о нескольких объектах по ряду признаков. Заголовки графтаблицы пишутся с прописной (заглавной) буквы, подзаголовки - со строчной буквы, еслиони составляют одно целое с заголовком, и с прописной (заглавной) - если подзаголовокимеет самостоятельное значение. Точки в конце заголовков и подзаголовков граф не ставятся. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть изложенысуществительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках иподзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые условныеобозначения и сокращения. Графы таблицы, которые размещаются на нескольких страницах,нумеруются. На второй и последующих страницах таблицы указываются номера граф, атакже в верхнем правом углу - слова «Продолжение таблицы».

 

Подпись

 

Должностные лица подписывают документы в пределах своих полномочий, определенных в положении (уставе) об Учреждении, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, приказе (распоряжении) о распределении обязанностей между руководителем и его заместителями и т.п. В вышеперечисленных документах определяется также порядок подписания документов другими лицами в случае отсутствия руководителя Учреждения и должностных лиц, уполномоченных их подписывать.

Документы, которые направляются в органы государственной власти, подписываются руководителем учреждения или по его поручению – заместителем руководителя. В министерствах право подписи писем информационного характера и других документов, которые направляются в органы государственной власти и которые не связаны с осуществлением министрами политических функций, может предоставляться руководителям самостоятельных структурных подразделений.

Документы, которые направляются предприятиям, учреждениям, организациям, гражданам, подписываются руководителем Учреждения или его заместителем в соответствии с распределением полномочий или руководителями структурных подразделений соответственно их полномочий.

Подпись состоит из наименования должности лица, которое подписывает документ (полного – если документ напечатан не на бланке, сокращенного – на документе, напечатанном на бланке), личной подписи, инициалов (инициала имени) и фамилии, например:

 

Министр связи                  подпись       инициалы (инициал имени), фамилия

 

или

 

Министр                         подпись     инициалы (инициал имени), фамилия

Инициалы (инициал имени), фамилия располагаются на расстоянии 125 мм от левой границы документа.

Инициалы и фамилия руководителя печатаются на уровне последней строки наименования должности, например:

 

Начальник планово-

экономического отдела        подпись      инициалы (инициал имени), фамилия

Если документ направляется одновременно нескольким учреждениям одного или высшего уровня руководитель подписывает все его экземпляры.

Если документ направляется одновременно нескольким подведомственным учреждениям подписывается только оригинал, который остается в деле Учреждения – автора документа, а подведомственным учреждениям рассылаются заверенные службой делопроизводства его копии.

Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом, а в случае, когда за содержание документа несут ответственность несколько лиц (акты, финансовые документы и др.), - двумя или более должностными лицами. При этом подписи должностных лиц размещаются друг под другом в соответствии с подчиненностью лиц. Например:

 

Начальник                             подпись                                    И.И. Иванов

Главный бухгалтер               подпись                                   В.А. Смирнова

Секретарь                             подпись                                      М.Н. Вознюк

 

В случае подписания совместного документа несколькими лицами, которые занимают одинаковые должности, их подписи размещаются на одном уровне и скрепляются печатями учреждений, например:

 

Министр юстиции                                                   Министр доходов и сборов

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия          подпись, инициалы (инициал имени),фамилия

оттиск гербовой печати                                    оттиск гербовой печати

Документы коллегиальных органов подписывают председатель коллегиального органа и секретарь, например:

 

Председатель комиссии                  подпись                инициалы (инициал имени), фамилия

Секретарь комиссии                      подпись                 инициалы (инициал имени), фамилия    

В случае отсутствия должностного лица, наименование должности, фамилия, инициалы (инициал имени) которого указаны на проекте документа, его подписывает лицо, которое исполняет его обязанности, или его заместитель. В таком случае обязательно указываются фактическая должность, инициалы (инициал имени), фамилия лица, которое подписало документ (исправление вносят рукописным  или машинописным способом, если документ невозможно перепечатать). Не допускается во время подписания документа ставить предлог «За» или косую черту перед наименованием должности. Добавление к наименованию должности руководителя слов «Исполняющий обязанности» или «И.о.» осуществляется в случае замещения руководителя по приказу (распоряжению).

Засвидетельствование электронного документа осуществляется с помощью электронной цифровой подписи в соответствии с законодательством.

Факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах с помощью механического или иного копирования не допускается.

Виза

 

В случае возникновения необходимости в проведении оценки целесообразности создания документа, его обоснованности и соответствия законодательству осуществляется согласование проекта документа.

Согласование может осуществляться как в Учреждении должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией решают вопросы, затронутые в проекте документа (внутреннее согласование), так и за его пределами другими заинтересованными учреждениями (внешнее согласование).

Внутреннее согласование оформляется путем проставления визы. Виза включает: личную подпись, инициалы (инициал имени) и фамилию лица, которое визирует документ, дату визирования с указанием в случае необходимости наименования должности этого лица.

Виза проставляется как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа проекта документа, если места для визирования на лицевой стороне последнего листа документа недостаточно. Визы проставляются на экземплярах документов, которые остаются в Учреждении.

Замечания и предложения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка:

Начальник юридического отдела

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Замечания и предложения прилагаются.

Дата

О наличии замечаний обязательно уведомляют лицо, которое подписывает документ.

Перечень должностных лиц, которые должны завизировать документ, определяет сотрудник, который создает документ, исходя из его содержания.

Порядок визирования определенных видов документов указывается в инструкции Учреждения.

За содержание документа, который визируется несколькими лицами, такие лица отвечают в соответствии с их компетенцией.

Если во время визирования выяснится, что в подготовленный к подписанию документ необходимо внести существенные изменения, то он требует повторного визирования.

 

Гриф согласования

 

Внешнее согласование проектов документов оформляется путем проставления на них грифа согласования, который включает в себя слово «СОГЛАСОВАНО», наименование должности лица и учреждения, с которым согласовывается проект документа, личную подпись, инициалы (инициал имени), фамилию и дату или название документа, который подтверждает согласование, его дату и номер, например:

 

СОГЛАСОВАНО

 

Министр финансов

Донецкой Народной Республики

подпись, инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

 

 

СОГЛАСОВАНО

 

Протокол заседания

Центральной экспертно-проверочной

комиссии при ГГУДОАД

Дата №

 

Гриф согласования ставится ниже подписи на лицевой стороне последнего листа проекта документа.

В случае, когда содержание документа касается более чем трех учреждений, составляется «Лист согласования», о чем делается отметка в документе на месте грифа согласования, например:

 

Лист согласования прилагается.

 

Лист согласования оформляется по такой форме:

 

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ

Название проекта документа

Наименование должности подпись инициалы (инициал имени), фамилия

Дата

 

Подпись должностного лица скрепляется гербовой печатью.

Внешнее согласование в случае необходимости, определенной законодательством, осуществляется в такой последовательности:

- с учреждениями одинакового уровня и другими учреждениями;

- с общественными организациями;

- с органами, которые осуществляют государственный контроль в определенной сфере;

- с учреждениями высшего уровня.

 

Оттиск печати

 

Печать является способом подтверждения подлинности подписи должностного лица на документе. Печать ставится на документах в случаях, предусмотренных законодательными или иными нормативными правовыми актами.

На документах, удостоверяющих права граждан и юридических лиц, в которых фиксируется факт использования денежных средств и проведения операций с материальными ценностями, подпись должностного (ответственного) лица скрепляется гербовой печатью Учреждения.

Перечень иных документов, подписи на которых необходимо скреплять гербовой печатью, определяется Учреждением на основании нормативных правовых актов и примерного перечня документов, подписи на которых скрепляются гербовой печатью (Приложение 7 к Типовой инструкции), в инструкции Учреждения.

Оттиск печати, на котором указано наименование Учреждения или его структурного подразделения (без изображения герба), ставится также на копиях документов, которые рассылаются в другие учреждения и на размноженных экземплярах распорядительных документов в случае рассылки.

Оттиск печати ставится таким образом, чтобы он захватывал последние  несколько букв наименования должности  лица, которое подписало документ, но не подпись должностного лица, или на отдельно выделенном для этого месте с отметкой «М.П.». Например:

И.Н. Курсов

 

Приказом (распоряжением) руководителя Учреждения определяется порядок использования, место хранения гербовой печати и должностное лицо, ответственное за ее хранение (Приложение 33 к Типовой инструкции), а также перечень лиц, подписи которых скрепляются гербовой печатью.

 

Отметка о поступлении документа в Учреждение

 

Отметка о поступлении документа в Учреждение проставляется от руки или с помощью штампа, автоматического нумератора на лицевой стороне в правом углу нижнего поля первого листа оригинала документа. Элементами вышеуказанного реквизита являются сокращенное наименование Учреждения-получателя документа, регистрационный номер, дата (в случае необходимости - час и минуты) поступления документа. Например:

         ПО

«ГОМЕЛЬСВЯЗЬ»

Вх. № 172

15.05.2017

 В случае применения автоматизированной системы регистрации вышеуказанная информация наносится с помощью штрих-кода.

Если корреспонденция не раскрывается согласно пункту 3.3 Типовой инструкции, отметка о поступлении документа проставляется на конвертах (упаковках).

В случае поступления сброшюрованных документов вместе с сопроводительным письмом отметка проставляется на сопроводительном письме.

В случае, когда учреждение-автор документа подает службе делопроизводства документ вместе с его копией, на копии документа, который возвращается учреждению-автору, регистрационный штамп не проставляется.

И.Н. Курсов

 

Требования к бланкам документов

Организационно-распорядительные документы оформляются на бланках, изготавливаемых в соответствии с требованиями Типовой Инструкции.

Для изготовления бланков используются листы бумаги формата А4 (210 х 297 мм) и А5 (210 х 148 мм). Разрешается использовать бланки формата А3 (297 х 420 мм) - для оформления документов в виде таблиц и А6 (105 х 148 мм) - для резолюций (поручений).

Бланки документов должны иметь такие поля (миллиметров):

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее и нижнее.

Бланки каждого вида изготавливаются на основе углового (Приложение А-1) или продольного (Приложение А-2) размещения реквизитов. Реквизиты заголовка размещаются центрированным (начало и конец каждой строки реквизита одинаково отдалены от границ зоны расположения реквизитов) или флажковым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов) способом.

В Учреждениях используются такие бланки документов:

v общий бланк для создания разных видов документов (без указания в бланке названия вида документа) (Приложение Б-1);

v бланк письма (Приложение Б-2);

v бланк конкретного вида документа (с указанием на бланке названия вида документа) (Приложение Б-3).

Изготовление бланков конкретных видов документов допускается, если их количество превышает 200 единиц в год.

Учреждения разрабатывают бланки документов структурных подразделений (Приложение Б-4) или бланки документов должностного лица (Приложение Б-5) в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписывать документы в рамках их полномочий, указанных в разделе 2.22 Типовой Инструкции.

Учреждения, которые ведут переписку с постоянными иностранными корреспондентами, могут изготавливать бланки, реквизиты которых указываются двумя языками: слева - русским, справа – иностранным (Приложение Б-6). Государственный Герб Донецкой Народной Республики на таких бланках проставляется в центре верхнего поля. Бланки, которые содержат реквизиты, изложенные иностранным языком, использовать в пределах Донецкой Народной Республики не рекомендуется.

Бланки документов должны изготавливаться печатным способом на белой бумаге высокого качества красками насыщенных цветов.

В зависимости от характера деятельности Учреждения по решению его руководителя бланки могут изготавливаться с помощью компьютерной техники.

Виды бланков, которые используются в Учреждении, и порядок их учета определяются инструкцией Учреждения.

Обязательному учету подлежат пронумерованные бланки.

Порядковые номера проставляются нумератором, печатным или другим способом на нижнем поле обратной стороны бланка или на левом поле лицевой стороны бланка.

Решение о необходимости учета бланков, изготовленных Учреждением с помощью компьютерной техники, принимает руководитель Учреждения. Лица, которые персонально отвечают за учет, хранение и использование бланков, определяются руководителем Учреждения, о чем издается соответствующий распорядительный документ.