Использование ПЭВМ в делопроизводстве.

Информационно-справочную работу можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме на компьютере.

Разделители в картотеке могут быть по подразделениям или по фамилиям должностных лиц.

Существуют отдельные картотеки на исполненные и неисполненные документы,

законодательные и распорядительные, обращения граждан и т.п.

Современные системы управления базами данных позволяют, по ключевым словам, наводить справки по любой комбинации данных, включённых в регистрационную карточку документа.

Особой формой хранения документов большого информационного объёма являются внутренние сайты организации.

Машиночитаемой документацией может быть любая документация тем или иным способом введённая в компьютер.

Способы введения:

· набор на клавиатуре,

· введение с помощью программы,

· сканирование,

· приём из внешнего источника (съёмные носители и передаточные устройства),

· интернет.

Классификация информационных носителей.

· - жёсткий диск,

· - съёмный диск,

· - дискета,

· - компакт диск,

· - бумажная распечатка.

Использование телекоммуникационных технологий в электронном обороте.

Автоматизированная система документационного обеспечения управления К пользователям имеют отношение любые субъекты, обращающиеся к средствам информационного обеспечения за необходимой им фактографической, документальной, аналитической и другой информацией и использующие ее при выработке управленческих решений. АС делопроизводства, удовлетворяя информационные потребности пользователей, должна обеспечить достижение следующих целей: - повышение эффективности и упорядочение работы органов государственной власти, организации или предприятия; - интеграция процессов документационного обеспечения управления учреждением в рамках еденной корпоративной информационной системой; - повышение производительности, эффективности труда руководства и сотрудников органов государственной власти, организации или предприятия; - интеграция информационных процессов в рамках кооперации органов государственной власти, организаций и предприятий.

Информационные технологии документационного обеспечения управленческой деятельности

Заметно увеличилось количество мелких и средних клиентов, покупающих корпоративных систем управления документами - практически все сотрудники из всех подразделений предприятия. Современные системы управления интеллектуальными активами предприятия содержат в своем ядре прикладные системы, которые поддерживают так называемые Workflow-технологии (технологии поддержки потоков заданий). Эти технологии создают при помощи графического редактора произвольные маршрутные схемы, назначают правила перехода этапов бизнес-процессов от одного пользователя к другому через диалоговый интерфейс без программирования и обеспечивают графический или формальный мониторинг прохождения процессов между пользователями с возможностью расхождения, схождения, вложенности, условных переходов. Они дают возможность внесения изменений, позволяющих оптимизировать любой процесс на основе анализа его текущего состояния, и одновременно с этим документировать изменение и автоматизировать новые действия операторов в ходе его выполнения. Работа в среде Web-браузера обеспечивает всем пользователям доступ к порталу управления документами. Эта платформа предоставляет возможности реализовывать произвольные схемы процессов работы с документами.

Практическая работа с интернетом на соответствующих сайтах

Работа с шаблонами Microsoft Office.

Оформление документов на компьютере.

ЗАДАНИЯ

1. Составьте справку и оформите её по всем правилам, недостающие данные придумайте сами.

Департамент образования города Нью-Васюки просит директора кулинарного техникума предоставить справку о приёме студентов в текущем учебном году (с указанием числа поступивших на дневное, вечернее и заочное отделение).

2. Ниже приведен текст докладной записки, написанной инженером конструкторского бюро начальнику проектного отдела Жукову В.В. Отредактируйте докладную записку, попробуйте сократить её без ущерба для содержания.

                                             ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

Обращаю Ваше внимание на то, что в нашем конструкторском бюро подготовка технической документации, которую мы готовим для различных заказчиков, осуществляется недопустимо медленно. Чертежи изготавливаются вручную, что делает работу инженеров-проектировщиков малопроизводительной. Требуется держать большой штат чертёжников (желающих на такую работу сегодня находится немного).

Допускается много ошибок при копировании и проверке чертежей. Как правило, затягивается процесс согласования чертежей с другими отделами.

Как известно, в передовых проектных учреждениях используются уже давно системы компьютерного проектирования.

 Считаю, что нашей организации необходимо приобрести современные системы проектирования. Это повысит эффективность работы конструкторских бюро и всего отдела в целом.

Предполагаю, что затраты на новую технику окупятся через 2-3 года.

Инженер КБ №2                                    И.П. Шариков

3. Отредактируйте предложенный текст, придерживаясь официально-делового стиля. Напишите и художественно оформите письмо-поздравление фирме с её юбилеем:

                                                                                          Г-ну Коллинзу

Директору фирмы «Флой»

       Наша фирма «Линоко» от всей души поздравляет фирму «Флой» и Вас лично по поводу небольшого, но значимого юбилея – 25-летия со дня основания. Позвольте выразить наилучшие пожелания в связи с этим.

       А также мы хотели бы воспользоваться представленной так любезно здесь возможностью и поблагодарить от всего сердца Вас лично и Вашу фирму за прекрасное сотрудничество с нами в течение этих долгих лет.

Директор фирмы «Линоко»                                                              Д.Хансен

 

4. Ответьте на контрольные вопросы:

1. Что понимается под технологии автоматизированной обработки документации?
2. Что понимается под хранением документов в электронной форме?
3. Какими путями документы могут поступать в автоматизированную систему делопроизводства?
4. Каковы принципы упорядочения (систематизации) хранения файлов в компьютере?
5. Для чего нужна антивирусная защита?
6. Что вы знаете об использовании телекоммуникационных технологий в электронном обороте?

№18 Повторение и обобщение пройденного материала

Р.1 Документирование управленческой деятельности

Р.2 Организация документооборота: приём, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел

Подготовиться к зачёту

18.1 Повторение материала по вопросам к зачёту. Ответы на вопросы учащихся

18.2 Работа с вопросами к интернет-тестированию

18.1 Повторение материала по вопросам к зачёту. Ответы на вопросы учащихся

ВОПРОСЫ К ЗАЧЁТУ по дисциплине ДОУ

1. Какие этапы прошло развитие отечественного делопроизводства?

2. Для чего бухгалтеру нужны знания по делопроизводству?

3. Чем занимался Институт техники управления (ИТУ) в области делопроизводства?

4. Почему архивное ведомство берет на себя инициативу по методическому руководству делопроизводством в стране?

5. В чем значение ЕГСД?

6. Когда начинается разработка ГОСТ на ОРД?

7. Какой формат бумаги рекомендован для оформления служебных документов?

8. Каков порядок адресования документа?

9. Каков порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии»?

10. Каков порядок датирования документа и виды дат?

11. Каковы составные части регистрационного номера документа и порядок его составления?

12. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению служебного письма?

13. Каковы разновидности писем?

14. Какие бываю виды служебных писем?

15. Требования к составлению и оформлению докладной записки

16. Требования к составлению и оформлению справки.

17. Какие бывают виды актов?

18. Для каких целей издаются приказы?

19. Какова деятельность коллегиальных органов и ее документирование?

20. Требования к составлению и оформлению протоколов, постановлений.

21. Общая характеристика и значение организационно-распорядительной документации.

22. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

23. Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.

24. Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

25. Каковы особенности «оставления и оформления телеграмм?

26. Каковы особенности составления и оформления телефонограмм?

27. Назовите виды организационных документов и укажите особенности их составления и оформления.

28. Назовите виды договорно-правовых документов. Укажите особенности их составления и оформления.

29. Укажите возможные формы организации работы с документами. В чем достоинства в недостатки каждой из них?

30. Укажите типовые организационные структуры службы делопроизводства

31. Каковы цели и задачи службы делопроизводства?

32. Какие основные функции выполняет служба делопроизводства?

33. Что входит в понятое документооборота?

34. Каковы основные правила организации документооборота в учреждении?

35. Назовите этапы работы исполнителя с документом.

36. Как проводится экспертиза ценности документов, её главные задачи?

37. Каков порядок оформления дел для сдачи в архив?

38. Дать определение описи (на дела с документами постоянного хранения).

39. Какие записи вносят в трудовую книжку?

40. Какие требования предъявляются к оформлению автобиографии, характеристики?

41. Что донимается под технологии автоматизированной обработки документации?

42. Что понимается под хранением документов в электронной форме?

43. Какими путями документы могут поступать в автоматизированную систему делопроизводства?

44. Каковы принципы упорядочения (систематизации) хранения файлов в компьютере?

45. Для чего нужна антивирусная защита?

46. Каков порядок организации хранения и доступа к документам в электронной форме?

47. В чем особенность электронного хранения документов? Перечислите, какие бывают информационные носители.

48. В чем преимущества электронного архива?

49. Что вы знаете об использовании телекоммуникационных технологий в электронном обороте?

 

ПРИЛОЖЕНИЕ

СХЕМЫ РАСПОЛОЖЕНИЯ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ    РИС.1

Рисунок А.1 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка

 

Рисунок А.2 - Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка