Состав и учет объема документооборота предприятий и организаций.

Выполните в тетради или на листе следующее задание по теме:

ЗАДАНИЕ

На рабочем столе секретаря-референта следующие документы:

§ Приказ руководителя организации о проведении профилактического ремонта в котельной;

• Акт о списании ксерокса;
• Письмо генеральному директору ООО "Прогресс";
• Письмо от уральского завода " Синтез" - поставщика сырья;
• Приказ о предоставлении отпуска сотрудникам;
• Письмо - запрос от ООО “Прогресс”;
• Акт обследования технического состояния котельного оборудования;
• Приказ о приёме нового сотрудника;
• Приказ о командировании сотрудников на уральский завод "Синтез";
• Протокол совещания начальников цехов с представителями уральского завода "Синтез";
• Договор с уральским заводом "Синтез" о поставке сырья;
• Поздравление с юбилеем организации от поставщиков;
• Поздравление с профессиональным праздником из министерства.

 1. Проведите регистрацию документов в журнале. Недостающие данные и реквизиты укажите самостоятельно:

2. Разместите эти документы в имеющиеся папки (скоросшиватели, регистраторы), заголовки которых указаны в нижеприведенной таблице.

Плановые и отчетные документы

Обращения граждан

Протоколы

Входящие документы

Исходящие документы

Приказы по личному

Приказы по основной деятельности

Ответьте на контрольные вопросы:

1. Какой признак формирования дел Вы использовали в каждом случае?
2. Достаточно ли у Вас папок или нужно завести еще?
3. Как их озаглавить?

№14 Организация работы с документацией

Р.2 Организация документооборота: приём, обработка, регистрация, контроль, хранение документов, номенклатура дел

т.2.1 Понятие документооборота, регистр. Документов. Исполнение документов. Контроль исполнения

14.1 Введение

14.2 Порядок приема и обработки входящей корреспонденции.

14.3 Регистрация документов

14.4 Контроль исполнения документов

14.1 Введение

Организация работы с документами - организация документооборота, и использования документов в текущей деятельности учреждения.

Объем документации, создаваемой в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно- техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Процесс документирования и порядок ведения специфических документов бухгалтерского учета и отчетности подробно расписан в нормативных документах, подготовленных Правительством Российской Федерации, Министерством финансов Российской Федерации, Государственной налоговой службой Российской Федерации, Центральным банком Российской Федерации и др. К этим актам часто приложены и унифицированные формы документов с инструкцией по их заполнению.

Эти нормативные документы постоянно приводятся в многочисленных сборниках по бухгалтерскому учету и отчетности, известны и широко используются работниками бухгалтерий.

Однако указанные ведомства в своих нормативных актах не касаются общих вопросов организации работы с документами (делопроизводства). Вместе с тем бухгалтерские документы являются лишь частью документооборота учреждения (фирмы) и подчиняются общим правилам организации делопроизводства. Работникам бухгалтерии приходится составлять и работать не только со специфическими бухгалтерскими, но и с организационно-распорядительными и информационно-справочными документами (положением о бухгалтерии, должностными инструкциями, приказами, докладными записками, актами, справками, письмами и т.д.), подготовка и оформление которых также требует специальных знаний.

В бухгалтерии, как и во всех других структурных подразделениях, документы проходят обработку, систематизируются в дела, хранятся, используются и по истечении установленных сроков уничтожаются или передаются на постоянное хранение. Правильная организация бухгалтерских документов обеспечивает их надежную сохранность и быстрый поиск при необходимости предъявить документы при ревизии или аудиторской проверке.

Основные положения по организации работы с документами на предприятии Организация работы с документами является важнейшей частью процесса управления предприятием.

Проработка растущего объема документации требует совершенствования технологии делопроизводства.

В основе этой технологии лежит организация всего комплекса работ с документированной информацией, регулирование системы документационного обеспечения управления. Эффективная технология делопроизводства позволяет рационально построить документооборот.

Документооборот - это непрерывное движение документов в организации с момента ихсоздания или получения и до завершения работы над ними.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с которыми происходитдвижение документов в учреждении.

Организация документооборота предусматривает рациональное движение документов, включающее как операции с документами, так и все их перемещения в аппарате управления, т.е. их получение, рассмотрение, передачу на исполнение, организацию исполнения, удостоверения, оформления и отправки.

Документооборот является важным звеном делопроизводства, так как определяет не только инстанции движения документов, но и скорость этого движения. От скорости движения документов во многом зависит динамичность управления.

Термин «документооборот» появился в литературе в 1920-е годы. Организация документооборота в то время связывалась с рациональным построением структуры государственного аппарата, с четким распределением функций между различными службами и исполнителями. Теоретически были обоснованы главные положения рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентация порядка подписания.

Из определения видно, что одной из составляющих организации работы с документами является документооборот.

Организация движения документов — важная часть делопроизводственного процесса. Документооборот должен быть организован так, чтобы путь движения каждого документа был наиболее коротким, маршрут — прямым, время прохождения — минимальным. Главное правило организации документооборота заключается в обеспечении движения документов по кратчайшему пути с минимальными затратами времени и труда.

Организация документооборота должна быть направлена на то, чтобы:

• Сократить пути прохождения документа. Только деловая необходимость должна влиять на его движение. Для этого необходимо тщательно продумать путь его прохождения.

• Установить максимальное единообразие в последовательности прохождения и обработки конкретных видов документов. Выполнить это условие можно с помощью разработки схем прохождения конкретных видов документов.

• Исключить возвратное движение документов (особенно при внешнем и внутреннем согласовании, доставке и регистрации).

• Активно использовать средства оргтехники и новейших информационных технологий при передаче документов.

Выполнение названных условий позволяет достигнуть:

• прямоточности направления документопотоков, т.е. исключения дублирующих действий при подготовке и обработке документов;

• ритмичности, т.е, равномерного поступления и пропорциональной загруженности сотрудников организации.                                                                                                            

Учет объема документооборота

Объем документооборота выражается общим количеством документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Под объемом документооборота понимается количество подлинных экземпляров входящих, исходящих и внутренних документов и обращений граждан за определенный период. При подсчете объема документооборота считают также копии документов, изготовленных с помощью различных технических средств. Но их считают отдельно от подлинных документов. Результаты подсчета оформляются в виде сводки, справки данных об объеме документооборота. Их формы разрабатываются организацией.

В организации может устанавливаться любая периодичность подсчета документооборота: еженедельная, ежемесячная, ежеквартальная, ежегодная. Может проводиться как количественный, так и качественный анализ документооборота. Результаты, полученные при подсчете объема документооборота, используются при определении структуры и штатной численности делопроизводственной службы для анализа загруженности структурных подразделений и отдельных исполнителей.

 Виды документов по способу документирования (способу записи информации или создания документа):

· Письменный документ — текстовый документ, информация которого зафиксирована любым типом письма.

• Текстовый документ — документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

• Рукописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят от руки.

• Машинописный документ — письменный документ, при создании которого знаки письма наносят техническими средствами.

• Электронный документ — созданный и читаемый с помощью компьютерной техники.

• Изобразительный документ — документ, содержащий информацию, выраженную посредством изображения какого-либо объекта.

• Фотодокумент — изобразительный документ, созданный фотографическим способом.

• Фонодокумент — документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи.

• Кинодокумент - изобразительный или аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом.

• Документ на машинном носителе — документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной.

• Видеограмма документа — изображение документа на экране электронно-лучевой трубки.