Описание реквизитов документов

Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

1. Акты (приёма выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.).

2. Архивные справки.

3. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т. д.)

4. Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т. д.)

5. Командировочные удостоверения,

6. Положение об организации.

7. Письма гарантийные.

8. Сметы расходов.

9. Удостоверения.

10. Устав организации.

11. Штатные расписания

Правила оформления отдельных реквизитов документов:

Реквизит Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации».

Изображается на бланках документов органов власти РФ, а также на бланках территориальных органов, федеральных министерств и ведомств. Размещается на верхнем поле, отступая от края листа 3 мм.

Реквизит Герб субъекта РФ помещают на бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации (администраций краев, областей, городов, органов местного управления). Использование герба регулируется соответствующими нормативными актами субъектов Федерации.

Реквизит Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещается на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Реквизит Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Реквизит Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, которые выдают налоговые органы данному юридическому лицу. Помещается ниже справочных данных об

организации и наименования вида документа.

Реквизит Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми организации налоговыми органами.  

Реквизит Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Реквизит Наименование организации-автора документа.

Наименование организации помещается в верхней части документа и пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах. Организация может иметь и сокращенное наименование. Сокращенное наименование приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Кроме наименования организации указывают (полное или сокращенное) наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит.

Реквизит Справочные данные об организации.

Справочные данные об организации включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, расчетных счетов в банках, адрес электронной почты. На практике достаточно часто на некоторых документах расчётные счета не указываются. Располагается этот реквизит в левом верхнем углу под реквизитом “наименование организации”. Данный реквизит указывают только на бланке служебного письма, т.к. письмо предполагает переписку.

Реквизит Наименование вида документа.

Располагают этот реквизит в левом верхнем углу ниже реквизитов “наименование организации” и “справочные данные об организации”. Как правило, печатают его крупным шрифтом от границы левого поля. Например, ПРИКАЗ, ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА.

В письмах наименование вида документа не указывается, за исключением гарантийных писем. Этот реквизит позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию.

Наименование документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным “Общероссийским классификатором управленческой документации”

Реквизит Дата документа.

Дата — обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска.

Датой документа является:

· дата его подписания - для приказов, справок, писем, докладных записок;

· дата принятия документа коллегиальным органом - для решений, постановлений;

· дата утверждения - для положений, уставов, инструкций;

· дата составления, события - для актов и протоколов.

Оформляется дата в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 15,04,2005,

Также допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца. Например: 2005,04,15-,.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления даты, Например-. 15 апреля 2005 г.

Дата оформляется ниже названия вида документа.

Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа; дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно

напечатать заранее.

Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату.

Реквизит Регистрационный номер документа,

Регистрационным номером (индексом) является условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации.

Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом “дата документа”.

В состав индекса документа входят:

· порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

· индекс по номенклатуре дел;

·  иные обозначения (по усмотрению организации).

Например; 218/08-17/А, где

218 — порядковый регистрационный номер;

08-17 — номер дела, в которое будет подшит документ или его копия

(для исходящих документов);

А - условное обозначение категории исполнителя.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года, например, приказ № 28, протокол № 7.

Реквизит Ссылка па регистрационный номер и дату документа

Специальное место для этого реквизита предусматривается обычно на бланке для писем. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

Реквизит Место составления или издания

Например: Рыбинский филиал ФБОУ ВПО «МГАВТ»

Реквизит указывается под датой и регистрационным номером.

Реквизит Гриф утверждения документа.

Как правило, утверждаются следующие виды документов: планы, отчеты, инструкции, положения, некоторые акты. Документ может утверждаться должностным лицом (должностными лицами) или специально изданным другим документом.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.     УТВЕРЖДАЮ

Например.                                                                        Генеральнын директор

'ООО "Пикадор"

подпись А. В, Сергеев 12.04.2005

Допускается в реквизите центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный д и ректор ООО ‘’Пикадор”

подпись А. В. Сергеев

12.04.2005

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне,

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН

Протоколом № 9 общего собрания акционеров от 15.03,2003 Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу документа. Реквизит Резолюция,

После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.

Резолюция - это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение.

Основная функция резолюции - побудить сотрудников к практическим действиям в соответствии с теми задачами, которые поставлены в документе.

Пишется руководителем от руки на подлиннике документа и включает в себя: фамилию исполнителя, краткое изложение поручения, срок исполнения, подпись и дату.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение считается названный первым в резолюции.

Обычно резолюция помещается справа в верхней части документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе е указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Реквизит Заголовок к тексту.

Заголовок - краткая формулировка основного смысла документа.

Польза заголовка в том, что он сразу определяет тему документа. Это особенно удобно при рассмотрении входящих документов.

Заголовок пишется одной фразой и должен грамматически согласовываться с названием

документа.

На документах формата А5, в телефонограммах, письмах, телеграммах, содержание которых не более 7 строк, заголовок не указывают.

Располагается заголовок в левом верхнем углу бланка ниже реквизитов “Дата” и “Регистрационный номер документа”.

На типографских бланках для реквизита “заголовок” устанавливаются ограничительные знаки (“уголки”).

Реквизит Отметка о контроле.

Этот реквизит означает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения. Отметку о контроле за исполнением документа помещают на левом поле на уровне заголовка и обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Реквизит Текст документа.

Текст - это главный реквизит, ради которого составляется весь документ. Это основная и важнейшая часть документа. Он пишется на русском (или национальном) языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и Субъектов Российской Федерации.

Тексты документов могут быть оформлены в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих структур.

Основные требования к тексту - краткость, последовательность и логичность изложения, исключение повторений и излишних подробностей.

Формулировки служебных документов должны быть точными, правильными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой (констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа. Во второй части (заключительной) - решения, выводы, предложения, просьбы, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например: приказ может содержать только распорядительную часть без констатирующей; письмо или заявление - просьбу без пояснения).

Следует учитывать, что сплошной текст в документе трудно воспринимается, поэтому необходимо смысловые части текста разделять абзацами.

Тексты документов большого объема иногда делят на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами:

1. Раздел 1.1. Подраздел 1.1.1, Пункт 1.1.1.1. Подпункт

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»),

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»),

В письмах используются следующие формы изложения:

· от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

· от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

· от третьего лица единственного числа («министерство не возражает»).

Реквизит Отметка о наличии приложения.

Отдельные служебные документы имеют приложения. Такими приложениями могут стать любые документы, направляемые с сопроводительным письмом, поясняющим причину их отправки.

Этот реквизит располагают от границы левого поля после текста. Если приложение названо в тексте, его оформляют следующим образом:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например.

Приложение: 1. Положение об Учебном центре на 3 л. в 1 экз.

2. Смета работ на 4 л. в 2 m

Сами документы-приложения должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложении в правом верхнем углу делается отметка, указывающая на его связь с основным документом.

Например:                                                                   Приложение № 2

к приказу директора института от 15.09.2004 № 41

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например;

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора института от 15.09.2004 *6 41

Реквизит Подпись.

Подпись — обязательный реквизит документа. Не подписанный документ не имеет юридической силы. Подписью удостоверяется подлинность и правильность документа, соответствие его содержания требованиям, намерениям организации - автора документа.

В учреждениях, действующих на основе единоначалия, документы могут быть подписаны руководителем, одним из его заместителей или руководителями структурных подразделений.

Если ответственность за содержание документов несут несколько лиц (например, за денежные документы), проставляются две подписи и более.

Подпись на документе всегда ставится на первом экземпляре.

В состав реквизита “подпись” входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;

• личная подпись;

• расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

Например'.

Директор технического лицея подпись                        Н.И. Петров

Если документ составлен на фирменном бланке, тогда дается сокращенное название должности.

Например:

Директор                                            подпись              Н.И, Петров

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Например:

Директор                                            подпись               * Н.И, Петров

Главный бухгалтер                           подпись              E.R. Розова

Если документ составлен комиссией, то при подписании указывают не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии:

Например.

Председатель комиссии                          подпись              Л.П. Ложкина

Члены комиссии:                               подпись              С.С. Бурцев

подпись              АЖ Соколова

При подписании документа несколькими равными по должности лицами их подписи располагаются на одном уровне.

Например.

Директор АО “Союз”                                                             Директор ЗАО “Вымпел”

подпись Е,П. Куликов                                                             подпись С.Н. Матвеев

Документ может быть подписан работником, исполняющим обязанности должностного лица (с указанием его фактической должности и фамилии). Не допускается ставить предлог “За”, надпись от руки “Зам.” или косую черту перед наименованием должности. Реквизит “подпись” проставляется ниже реквизитов “текст” и “приложение”.

Лицо, подписавшее документ, берёт на себя персональную ответственность за его содержание.

Реквизит Гриф согласования документа.

Некоторые документы нуждаются в согласовании. Гриф согласования располагают ниже реквизита “подпись” или на отдельном листе согласований.

С помощью согласования расширяется круг лиц, ответственных за составленный документ. Согласование осуществляется до того, как документ утверждён.

Согласование документа может быть внутренним и внешним.

Внутреннее согласование производится в учреждении со структурными подразделениями, а также с ответственными работниками, специалистами, имеющими отношение к данному вопросу. Это повышает надежность документа.

Внешнее согласование документа производится с заинтересованными или подчиненными организациями, а также с органами государственного надзора и вышестоящими органами. Как правило, на подобное согласование уходит много дополнительного времени.

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования.

Например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

подпись Е.В.Глебов.

23.03.2003

Если согласование осуществляется письмом, протоколом или другими документами, гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания правления компании “Планета” от 21.02.2003 №5

Реквизит Визы согласования документа.

Виза согласования документа включает в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Руководитель юридического отдела

личная подпись А С.Орлов                                                    

Дата

Реквизит Оттиск печати.

На документах, содержащих наиболее важную информацию и подписанных должностным лицом, ставится оттиск печати. Тем самым заверяется подлинность подписи и подтверждается достоверность документа.

В государственных учреждениях используют гербовую печать (с изображением герба РФ) и простую печать данной организации.

Гербовая печать ставиться на документах, удостоверяющих права предприятия или должностных лиц, фиксирующих расходование денежных средств, а также предусмотренных государственными правовыми актами.

Простая печать ставиться на справках, пропусках, копиях документов и пр.

Оттиск печати проставляется таким образом, чтобы он захватывал часть личной подписи должностного лица и был хорошо читаемым.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать:

1. Акты (приёма выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.).

2. Архивные справки.

3. Доверенность(на получение товарно-материальных ценностей и т. д.)

4. Договоры (о поставках, подрядах, аренде и т. д.)

5. Командировочные удостоверения,

6. Положение об организации.

7. Письма гаранпшйные.

8. Сметы расходов.

9. Удостоверения.

10. Устав организации.

11. Штатные расписания

Предприятию необходимо разработать свой перечень документов, на которых ставится печать. Порядок изготовления и хранения печатей регулируется законодательством РФ.

Реквизит Отметка о заверении копии.

Чтобы заверить копию документа, ниже реквизита “Подпись” пишется “Верно”, указывается должность лица, заверившего копию, ставится его личная подпись, даётся расшифровка подписи, отмечается дата.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров                                      подпись                        П. В. Лапшин

02.03.2003

Если копия выдается на руки или пересылается в организацию, подпись удостоверяют простой печатью, В этом случае копия имеет юридическую силу подлинника.

Реквизит Отметка об исполнителе.

Инициалы и фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

А.Ф.Миронов 215 23 50

Этот реквизит очень важен для оперативной связи с тем, кто будет работать над вопросами, затронутыми в документе. Кроме того, подобные отметки воспитывают исполнительскую дисциплину у персонала.

Реквизит Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Если документ исполнен, резолюция выполнена, то есть, решены все вопросы, которые в нем поставлены, на документе ставят отметку о его исполнении и направлении документа в дело.

Располагается этот реквизит в левой нижней части первого листа документа ниже реквизита “отметка об исполнителе”. Отметка включает в себя:

· Краткие сведения об исполнении;

· Ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении (в случае его составления);

· Слова “В дело” и номер дела, в котором будет храниться документ;

· Подпись исполнителя и дату проставления отметки.

Например;

Ответ составлен и отправлен адресату Письмо от 1,2.10.2003 № 48.

В дело И/б

ПОДПИСЬ А.Ф. Миронов 14,10,2003

Реквизит Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организации располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из следующих элементов: сокращенного наименования предприятия, получившего документ; входящего номера и даты поступления документа.

Иногда данную отметку делают с помощью специального штампа.

Реквизит Идентификатор электронной копии документа,

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.