С 1 июня 2014 года применяется новый порядок ведения кассовых операций.

Положению ЦБ РФ от 12 октября 2011 г. № 373-П «О порядке ведения кассовых операций». Контроль за соблюдением кассовой дисциплины возьмет на себя налоговая служба, а не банки, как это было раньше. Лимит остатка денег в кассе теперь устанавливает само предприятие.

Предприятия теперь самостоятельно устанавливают лимит кассы — объем наличности, который можно не сдавать в банк и хранить в кассе (п. 1.3 Положения). Ни о каком участии банков в этой процедуре в документе не сказано. Руководитель издает в произвольной форме соответствующее распоряжение. Более того, от предприятия не требуется даже уведомлять банк о размере установленного лимита остатка кассы: документ хранится в компании. Распоряжение об установлении лимита остатка кассы организации.

Определять лимит кассового остатка по-новому нужно исходя из полученной ранее выручки, пика наличных затрат или предполагаемых объемов выручки (для только что открытых предприятий). В лимит кассового остатка не включают суммы наличных денег на выплаты работникам предприятия (зарплата, стипендия, отпускные и прочие выплаты) – их можно хранить в кассе сверх установленного лимита, но выплаты должны быть произведены в течение 5 рабочих дней.

Формула для расчета лимита следующая:

                                                                       (2.1)

где:

R — объем выручки за расчетный период в аналогичном периоде прошлых лет или предполагаемый объем выручки или пиковый объем выдач наличных денег;

P — расчетный период, определяемый по усмотрению предприятия, но не более 92 рабочих дней. Рабочими днями считаются дни, в которые предприятие работало;

N - период времени между днями сдачи в банк наличных денег. Устанавливается на усмотрение предприятия, но не должен превышать 7 рабочих дней, а если банк далеко — 14 рабочих дней.

Если в кассе скопилась «сверхлимитная» наличность, а сдавать деньги в банк не хочется, можно выдать их под отчет своим работникам. В дальнейшем эти деньги можно либо использовать на приобретение товарно-материальных ценностей, либо вернуть в кассу. Однако и здесь есть свои нюансы. Выдать деньги под отчет можно только работнику, который отчитался по ранее выданным деньгам. При этом ограничений на суммы, выдаваемые под отчет, законодательство не устанавливает.

Изменились правила оформления кассовых операций.

По новым правилам, кассовые операции оформляют на основе шести документов:

1) Кассовая книга (форма 0310004) – для обобщения информации о кассовых операциях компании;

2) Приходный (форма 0310001 № КО-1) и расходный (форма 0310002 № КО-2) ордеры для оформления поступления в кассу и выдачи из кассы наличных денег;

3) Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма 0310005, № КО-4) для учета движения наличности между старшим кассиром и остальными кассирами компании в течение рабочего дня;

4) Расчётно-платежная ведомость (форма 0301009) для учета отработанного времени, начислений, удержаний и выплат работникам компании;

5) Платежная ведомость (форма 0301011) для учета выданной работникам зарплаты и других выплат;

6) Форма № КО-6 «Справка-отчет кассира –операциониста».

Формы остальных кассовых документов в новом Положении не прописаны. Некоторые больше не нужны. Например, остался в прошлом журнал регистрации приходных и расходных ордеров КО-3. Ранее по окончании рабочего дня кассир должен был передавать в бухгалтерию второй (отрывной) экземпляр листа кассовой книги с приложением соответствующих кассовых ордеров и других документов. Теперь этого делать не нужно. По какой форме должны составлять авансовые отчеты работники компании, Положение также не указывает. Впрочем, во избежание ненужных вопросов целесообразно пользоваться прежней формой.

На усмотрение руководства отдан и порядок хранения кассовых документов. Указано лишь, что хранить их надо в течение сроков, установленных архивным законодательством РФ (п.1.9 Положения).

Приходные кассовые операции.

Прием наличных денег, поступающих в кассу предприятия оприходование производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), которые выписывает работник бухгалтерии, а подписывает лицо на это уполномоченное письменным распоряжением руководителя предприятия. Лицу, внесшему деньги, выдается квитанция к приходному ордеру.

Основные приходные корреспонденции:

1) Д 50 К 51 – с расчетного счета в кассу;

2) Д 50 К71 - от подотчетного лица;

3) Д 50 К 62 – от покупателя, поставщика;

4) Д 50 К 90 – внесена выручка;

5) Д 50 К66, 67 – ссуды, кредиты;

6) Д 50 К75 – внесена доля в уставный капитал;

7) Д 50 К73/1 – погашение ранее предоставленного займа;

8) Д 50 К73/2 - возмещение материального ущерба предприятию;

9) Д 50 К76 – погашение дебиторской задолженности.

Расходные кассовые операции.

Выдача наличных денег из касс предприятий производится по расходным кассовым ордерам, РКО (форма КО-2) или другим надлежаще-оформленным документам (платежным расчетным ведомостям, заявлением на выдачу денег и счетам) с наложением на этих документах штампа с реквизитами расходного кассового документа. Документы на выдачу подписываются руководителем и главным бухгалтером организации. РКО составляется в бухгалтерии, регистрируется в форме № КО-3 и передается кассиру для исполнения. Выдача РКО лицам, получающим деньги, не допускается. При выдаче денег кассир требует предъявление документа, удостоверяющего личность получателя и записывает данные документа.

Основные приходные корреспонденции:

1) Д 71 К 50 – выдано подотчетному лицу;

2) Д 60 К 50 – поставщику;

3) Д 76 К 50 – погашение кредиторской задолженности;

4) Д 70 К 50 – выдана заработная плата;

5) Д 51 К 50 – сдано в банк;

6) Д 57 К 50 – сдано в банк через инкассатора или отделение связи;

7) Д 66,67 К 50 – возврат ссуды;

8) Д 73/1 К 50 – выдан заем;

9) Д 44 К 50 – издержки обращения (реклама, охрана и т д)

 

Информация о наличии и движении денежных средств в кассах организации обобщается на счете 50 «Касса». К счету 50 могут быть открыты следующие субсчета:

- 50/1 «Касса организации» - учитываются денежные средства организации, если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты соотв. Субсчета для учета движения каждой наличной иностранной валюты;

- 50/2 «Операционная касса» - открывается по необходимости и учитывается наличие и движение денежных в кассах товарных контор, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов, вокзалов, кассах отделений связи;

- 50/3 «Денежные документы» учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, оплаченные авиабилеты и т.д. Учитываются в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Итак, по дебету 50 счета отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту отражается выплата денежных средств и денежных документов из кассы организации.

Предельный размер расчетов наличными.

Выдавая деньги из кассы, помните о предельном размере расчетов наличными. Расчеты наличными деньгами между организациями ограничены – 100 000 руб. по одной сделке. (указание ЦБР от 17 июля 2006 г. N 08-17/2540.

Организация, нарушившая установленный лимит расчетов наличными, может быть оштрафована. Сумма штрафа – от 40 000 до 50 000 руб. За это же нарушение на руководителя вашей организации может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

 

Пример. Если вы заплатите поставщику наличными по одному договору 100 001 руб. (при лимите расчетов 100 000 руб.), вашу организацию могут оштрафовать на сумму от 40 000 до 50 000 руб., а руководителя – на сумму от 4 000 до 5 000 руб.

Если же сумму, превышающую 100 000 руб., вы внесете в кассу поставщика не по одному, а по двум разным договорам (например, по одному договору – 100 000 руб., а по второму – 1 руб.), никакого нарушения не будет.

Приход наличных денег в кассу отражайте по дебету счета 50 на основании приходного кассового ордера.

Деньги, снятые с расчетного счета, вы должны оприходовать проводкой:

Дебет 50 Кредит 51

- поступили с расчетного счета денежные средства в кассу организации.

Если ваша организация за получение наличных денег с расчетного счета уплачивает банку определенный процент, сделайте такую запись:

Дебет 91-2 Кредит 51

- учтены расходы на оплату услуг банка.

Расход наличных из кассы отражайте по кредиту счета 50 на основании расходного кассового ордера, например,

Дебет 70 (71,...) Кредит 50 -выдана работникам заработная плата (подотчетные суммы).

В кассе могут храниться не только наличные деньги, но и денежные документы, например, почтовые марки, оплаченные авиабилеты, проездные билеты, оплаченные путевки, приобретенные за счет средств социального страхования.

Для учета денежных документов, которые хранятся в кассе, к счету 50 откройте отдельный субсчет 50-3 «Денежные документы».

Пример. АО «Лагуна» приобрело в 2013 г. 10 путевок для детей сотрудников в санаторный оздоровительный лагерь сроком на 24 дня. Стоимость одной путевки составляет 12 000 руб.

За счет средств Фонда социального страхования может быть оплачена стоимость путевок исходя из 400 руб. в день. Эта сумма в нашем случае составит:

400 руб. * 24 дня * 10 путевок = 96 000 руб.

Бухгалтер «Лагуны» сделал проводки:

Дебет 76 Кредит 51

- 120 000 руб. (12 000 руб. * 10 шт.) – перечислены деньги санаторию в оплату путевок;

Дебет 50-3 Кредит 76

- 120 000 руб. – оприходованы путевки в кассу организации;

Дебет 73 Кредит 50-3

- 120 000 руб. (12 000 руб. * 10 шт.) – выданы путевки работникам организации;

Дебет 69-1-1 Кредит 73

- 96 000 руб. – стоимость путевок частично оплачена за счет средств Фонда социального страхования;

Дебет 50-1 Кредит 73

- 24 000 руб. (120 000 – 96 000) – работники погасили задолженность за путевки, внеся наличные в кассу организации.

Если путевки для своих сотрудников вы получили в отделении фонда социального страхования, вы должны отразить их стоимость на забалансовом счете 006 «Бланки строгой отчетности».

 

В кассе акционерного общества могут также храниться акции, выкупленные у акционеров. Однако для учета таких акций предназначен счет 81 «Собственные акции (доли)».

 

Лимит остатка кассы.

Нахождение денежных средств в кассе предприятия или предпринимателя, название владельца кассы не имеет значения, выше установленного лимита остатка кассы, карается законом. Исключение составляют пять дней во время выдачи заработной платы, возможно превышение лимита остатка кассы на сумму, не выданной заработной платы сотрудников.

Задача – иметь нормальный, высокий лимит остатка кассы, и соблюдать кассовую дисциплину, своевременно выдавая излишек денежных средств: на предприятии в подотчет, в предпринимательский доход для индивидуального предпринимателя.

Делаем расчет лимита остатка кассы.

Строгих правил не существует, мы вправе взять для расчета лимита остатка кассы любой период поступления наличных денежных средств в кассу предприятия. Это может быть один день, неделя, месяц, квартал, прошлого года.

Пример расчета лимита остатка кассы, исходя из наличной выручки за один день. Ниже есть расчет лимита остатка кассы исходя из одного квартала, предыдущего года. Вновь созданное предприятие делает расчет исходя из предполагаемой выручки.

Расчет лимита остатка наличных денег в кассе на 201_ год

Расчет лимита остатка наличных денег выполняется по формуле:

,                                                                                            (2.2)

где:

L - лимит остатка наличных денег в рублях;

V - объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

Р - расчетный период в рабочих днях;

N - период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.

Исходные данные:

Показатель	Значение
Р	1 рабочий день
V	15940 рублей
N	5 рабочих дней

Лимит остатка наличных денег в кассе - 79700 рублей (15940 / 1 Х 5)

Индивидуальный предприниматель _______________ ФИО

01.01.201_г.

 

Для индивидуальных предпринимателей издается Распоряжение по утверждению лимита остатка кассы, для предприятий издается соответствующий приказ (приложение А).

 

Расчет лимита остатка кассы и Распоряжение (Приказ) являются основополагающими документами для соблюдения кассовой дисциплины при ведении бухгалтерского учета по счету бухучета 50 «Касса».

Пример расчета лимита остатка наличных денег в кассе исходя из последнего квартала предыдущего года.

 

Расчет лимита остатка наличных денег в кассе на 201_ год

Исходные данные:

Показатель	Значение
Р	65 раб. дней (4 квартал 2012 года)
V	990587 рублей
N	5 раб. дней

 

Лимит остатка наличных денег = 76199 рублей (990587 руб. / 65 раб. дней Х 5 раб. дней).

Главный бухгалтер _______________________ ФИО

01.01.201_ г.