Состав и структура персонала

Люди различаются по естественным признакам: пол, возраст, национальность. А также по приобретенным признакам: образование, профессия, специальность, квалификация, стаж. Соотношение между отдельными группами работников, сформированных по различным признакам, образуют структуру персонала.

Структура может быть:

· аналитической

· статистической

Статистическая структура отражает распределение персонала по категориям должностей:

· руководители

· специалисты

· инженеры

· рабочие

· младший обслуживающий персонал

Рассмотрим статистическую структуру нашей организации:

1. Руководители:

· Начальник центра

· Заместитель начальника центра

· Начальник участка по приему и обработке страховой почты

2. Специалисты:

· Бухгалтер

· Экономист

· Менеджер

3. Инженеры

· Программист

4. Рабочие

· Операторы связи

· Трактористы

· Операторы сортировки письменной корреспонденции

· Электромеханик почтового оборудования

· Ответственный дежурный по обмену почты

Элементами структуры персонала является:

1 Профессия

Профессия – это комплекс теоретический знаний и практических навыков приобретенных человеком в результате специальной подготовки и опыта работы в данной области.

2 Специальность

В процессе каждой профессии всегда существует ряд обособленных функций, связанных с выполнением определенного более узкого круга обязанностей. Эти функции и обязанности служат основой для выделения специальностей.

3 Квалификация

Степень профессиональной подготовки, необходимая для выполнения данных трудовых функций называется квалификацией.

Из Единого тарифно-квалификационного требования справочника распишем круг обязанностей работников.

1. Руководители:

1.1. Начальник центра (участка) и Заместитель начальника участка:

Должностные обязанности: Осуществляет руководство производственно-хозяйственной деятельностью цеха (участка). Обеспечивает выполнение плановых заданий, эффективность использования основных и производственных фондов, соблюдение правильного соотношения между темпами роста производительности труда и средней заработной платы. Организует планирование, учет, составление и своевременное представление отчетности о производственной деятельности цеха. Обеспечивает технически правильную эксплуатацию оборудования. Контролирует соблюдение работниками правил и норм охраны труда и техники безопасности, производственной и трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, перспективы технического развития цеха, технологию, оборудование цеха и правила его технической эксплуатации, действующие положения по оплате труда и форм материального стимулирования, правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Квалификационные требования: Высшее техническое образование и стаж работы по специальности на инженерно-технических должностях не менее 3 лет или среднее специальное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.

Начальник и заместитель Читинского МСЦ имеют высшее техническое образование и стаж работы более 20 лет.

2 Специалисты

2.1. Бухгалтер

Должностные обязанности: выполняет работу по различным участкам бухгалтерского учета. Отражает в бухгалтерском учете операции, связанные с движением денежных средств и товарно-материальных ценностей. Производит начисления и перечисления платежей в государственный бюджет, взносов на государственное социальное страхование, средств на финансирование капитальных вложений, заработной платы рабочих и служащих, налогов и других выплат и платежей и другие отчисления.

 Должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, организацию документооборота по участкам цеха, формы и методы бухгалтерской отчетности, основы экономики, организации производства, труда и управления, правила внутреннего трудового распорядка, основы трудового законодательства, правила и нормы охраны труда.

 Квалификационные требования: Высшее экономическое образование без предъявления стажа или среднее специальное образование и стаж работы в должности бухгалтера не менее 3 лет.

Бухгалтер Читинского МСЦ имеет высшее образование по специальности «бухучет», стаж работы - 15 лет.

2.2. Экономист по труду

Должностные обязанности: Разрабатывает проекты перспективных и годовых планов по труду и заработной плате предприятия и его подразделений. Рассчитывает фонды заработной платы и численность работавших с учетом необходимости наиболее рационального использования трудовых ресурсов, обеспечения правильного соотношения работников по категориям персонала и квалификационным категориям. Разрабатывает положения о премировании рабочих и служащих, условий материального стимулирования, совмещение профессий и должностей. Составляет штатные расписания в соответствии с лимитами. Ведет учет показателей по труду и заработной плате.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, трудовое законодательство, экономику труда, экономику и организацию производства, порядок разработки перспективы и годовых планов по труду и заработной плате, научной организации труда, смет использования фондов экономического поощрения. Формы и системы заработной платы и материального стимулирования, тарифно-квалификационные справочники, порядок тарификации работ и рабочих и установление должностных окладов служащим, доплат, надбавок и коэффициентов к заработной плате, расчета премий.

Квалификационные требования: Высшее экономическое образование, стаж не менее 3 лет.

Экономист Читинского МСЦ имеет высшее экономическое образование, стаж работы – 20 лет.

2.3. Менеджер

Должностные обязанности: организация работы магистральных сортировочных центров, определение задач, повышение доходности, привлечение новых клиентов, осуществление сбытовой политики, подготовка и заключение договоров с новыми клиентами, переоформление договором с существующими клиентами. На основе действующих на предприятии правил и нормативов определяет размеры тарифов на оказываемые основные и дополнительные услуги.

Должен знать: основные законодательные и нормативно-правовые акты, требования федеральных и местных органов к правилам предоставления данного вида услуг, правила заключения и исполнения договоров на основные и дополнительные услуги.

Менеджер Читинского МСЦ имеет стаж работ 3 года.

3. Инженер – программист

Должностные обязанности: на основе анализа математических моделей и алгоритмов (постановка экономических и других задач) разрабатывает программы, реализующие решения задачи. Обеспечивает наиболее полную проверку соответствия программ их функциональному назначению, определяет возможность использования готовых программных средств. Осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств.

Должен знать: руководящие и нормативные материалы, касающиеся методов программирования и использование вычислительной техники при обработке информации, назначение и режимы работы оборудования, формализованные языки программирования.

Квалификационные требования: высшее техническое или инженерно-экономическое образование и стаж работы в должности инженера-программиста не менее 3 лет.

Программист Читинского МСЦ имеет высшее образование и стаж работы более 7 лет.

4. Должностные обязанности работников

4.1. Операторы связи

Оператор связи должен производить обмен мешков с письменной корреспонденцией, страховых мешков, посылок, отправлений ускоренной почты, пачек с периодической печатью, грузов и других материальных ценностей. А также полная обработка почтовых отправлений всех видов.

Оператор обязан:

· производить обмен в установленном порядке с почтовыми вагонами, автотранспортом;

· производить полную обработку страховых, международных мешков, пачек с периодическими изданиями, посылок, ценной письменной корреспонденции, постпакетов, мелких пакетов и др. отправлений;

· осуществлять прием и выдачу почтовых отправлений по договорам

· составлять баланс принятой и отправленной почты, сводку о прохождении почты за смену;

· осуществлять прием-передачу мешкотары, почтовых отправлений от смены к смене;

· хранить тайну связи. Обеспечивать тайну информации об адресных данных пользователей, о почтовых отправлениях

· обеспечивать сохранность почтовых отправлений

4.2. Тракторист

Тракторист осуществляет управление транспортным средством, в частности трактором Т-25, работающим на жидком топливе. Транспортирует почтовые отправления с применением прицепных приспособлений и устройств. Выявляет неисправности в работе трактора и по возможности устраняет их. Осуществляет заправку трактора топливом и смазывание запасных частей трактора и всех прицепных устройств. Обеспечивает сохранность почтовых отправлений при их транспортировке.

4.3. Операторы сортировки письменной корреспонденции

 Обработка, сортировка и отправка транзитной исходящей и транзитной простой корреспонденции. Обработка, сортировка и отправка печатных изданий

Сортировщик почтовых отправлений и произведений печати обязан:

· осуществлять прием мешков с письменной корреспонденцией, производить вскрытие мешков и фиксацию веса простой корреспонденции

· проверять внешнее состояние поступившей письменной корреспонденции

· производить полную и детальную сортировку письменной корреспонденции по клеткам сортировочного шкафа

· осуществлять заготовку ярлыков, вязку пакетов

· оформлять в установленном порядке повреждение оболочки писем, наводить справки по неясным адресам

· заделывать мешки, приписывать их накладными

· хранить тайну связи. Обеспечивать тайну информации об адресных данных пользователей.

· Обеспечивать сохранность почтовых отправлений

Должен знать: административно-территориальное деление РФ, разделы правил эксплуатации в объеме выполняемой работы, порядок приписки почтовых отправлений к документам, тарифы на услуги связи в пределах выполняемой работы, расписание автотранспорта и поездов, направления почты и печати.

4.4. Ответственный дежурный по обмену почты

Обязан: осуществлять контроль за полной обработкой всех видов почтовых отправлений, периодических изданий и своевременной отправкой их в соответствии с планами направлений; контролировать поступление письменной корреспонденции, периодической печати с автомашин и поездов, своевременность их обработки и сдачи на транспорт; осуществлять проверку правильности заполнения маршрутных накладных; ежедневно проводить инструктаж с работниками участков; отражать фактическое положение дел в рапортах и сводках за смену; осуществлять контроль за правильным ведением документации и балансировки путевых листов.

 

Внешняя среда организации

 

Внешняя среда, в отличие от внутренней, не поддается изменению со стороны организации и по степени воздействия делится на две относительно самостоятельные подсистемы: макроокружение и непосредственного окружения.

Внешняя среда непосредственного окружения содержит те факторы, которые оказывают на организацию прямое воздействие, т.е. это среда непосредственных контактов. Она включает в себя:

1. Основные потребители услуг.

Основными потребителями услуг Читинского МСЦ являются: органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, юридические и физические лица.

2. Организации-конкуренты

Основным и единственным конкурентом по предоставлению услуг почтовой связи является УФПС Читинской области, главный офис которого расположен по адресу г.Чита, ул. Ленина 107. Имея одинаковые тарифы на почтовые услуги, преимущество данного предприятия состоит в том, что оно имеет более развитую доставочную сеть, снабжено современным транспортом для доставки, имеет необходимое количество штата для осуществления операций по приему, обработке и доставке почты. У УФПС более широкий спектр предоставляемых услуг, которые не оказываются МСЦ: доставка пенсии, прием коммунальных платежей, прием подписки на печатную продукцию, прием электронных переводов.

Положительным же фактором Читинского МСЦ является месторасположение (станция Чита2), это позволяет исключить один из этапов обработки почты и ускорить отправку почтовых отправлений адресату (контрольные сроки обработки уменьшаются на 1-2 суток).

Макроокружение создает общие условия среды нахождения организации. Макроокружение включает в себя:

Деятельность Читинского МСЦ регулируется Федеральным законом «О почтовой связи».

Настоящий федеральный закон направлен на обеспечение конституционных прав каждого свободно получать и распространять информацию, на тайну переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации.

Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в Российской Федерации. Определяет права и обязанности органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, иных участников деятельности в области почтовой связи. Определяет порядок регулирования в области почтовой связи, регулирует правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями услуг почтовой связи, устанавливает статус организации почтовой связи и закрепляет социальные гарантии их работников.

1. Социокультурные факторы

Изучение социальной компоненты макроокружения направлено на то, чтобы уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как: отношение людей к работе и качеству жизни, разделяемые людьми ценности, демографические структуры общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей.

4. Состояние технологий в соответствующей области

Большое внимание уделяется внедрению новых технологий в почтовой связи.

Чтобы клиент оставался нашим, и суметь привлечь еще большую аудиторию потребителей услуг почтовой связи, используют индивидуальный подход к клиенту, действуют системы скидок для постоянных клиентов, доставка и упаковка почтовых отправлений, прием почтовых отправлений на дому, качественное и быстрое обслуживание клиента. Иногда разработанные и неоднократно проверенные технологии не являются залогом успеха. Внедрение иных – это риск, но зачастую, при условии тщательного изучения ситуации до введения, это оправданный риск, который в будущем может принести большой доход для организации.

 

Постановка проблемы

Основными проблемами Читинского МСЦ являются: отсутствие транспорта, недостаточное количество штата, а также низкий уровень условий для организаций производственного процесса (требуется ремонт помещений, кровли, сантехники и т.д.). Данные проблемы не позволяют привлечь более широкий круг клиентов.

Проблема состоит еще и в том, что штат работников, хотя и имеют общее полное среднее образование, но уровень знаний недостаточен (при написании сопроводительной документации допускается большое количество ошибок, исправлений). Данная категория работников не прилагает никаких усилий для повышения своего уровня знаний. Людей мало интересует содержание работы, ее конечный результат, все внимание концентрируется на оплате труда. Результатом этого является низкий уровень качества предоставляемых услуг. Если вспомнить законы организации, а в частности, «Закон синергии», что:

Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов, либо существенно меньше.

Любая организация характеризуется следующими элементами:

1. Производительностью

2. Отношением к внешней среде

3. Микроклиматом в коллективе

4. Заинтересованностью

5. Научным, кадровым и техническим потенциалом

6. Перспективами развития

Совокупность этих элементов составляет потенциал организации, ее способность к деятельности и развитию.

Что касается нашей организации то можно сказать, что она обладает низким потенциалом, т.к. людей работающих в данной организации не интересуют перспективы развития организации, нет интереса к работе, т.е. цели руководства не совпадают с целями работников.