Общая характеристика организации

Содержание

 

Введение

1. Исходные данные для выполнения работы

1.1. Общая характеристика организации

1.2. Внутренняя среда организации

1.3. Внешняя среда организации

1.4. Постановка проблемы

2. Разработка системы управления

2.1. Миссия организации

2.2. Определения основных ценностей организации

2.3. Определение изменений факторов внешней среды и их влияние на организацию

2.4. Проектирование внутренней среды организации

2.4.1. Характеристика основных целей организации и задач, которые должны быть решены для их достижения

2.4.2. Описание основных предлагаемых технологий

2.4.3. Разработка организационной структуры организации

2.4.4. Обоснование основных требований к составу и структуре персонала организации

2.4.5. Сравнение проектируемой внутренней среды организации с существующей

2.5. Разработка системы мотивации персонала

2.6. Проектирование системы контроля деятельности организации

3. Управленческое решение по практической реализации предлагаемых разработок

3.1. Организационный план проведения мероприятий

3.2. Предполагаемые трудности в реализации мероприятий

3.3. Рекомендации по организации нововведений

Заключение

Список использованных источников

Введение

 

Если попробовать найти кого-нибудь из нашего окружения, кто не принадлежит ни к одной организации, и мы убедимся, что это не так легко сделать. Подавляющее большинство членов общества входят в одну или несколько организаций. Эти организации могут быть производительными, учебными или исследовательскими, временными или постоянными. Большинство людей почти всю свою сознательную жизнь связаны с теми или иными организациями, являясь их работниками либо вступая с ними в контакт.

Что же такое организация? Можно сказать, что организация это систематизированное, сознательное объединение людей, преследующее достижение определенных целей. Любая организация может быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. На входе организация получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает ей созданный в организации продукт.

В данной курсовой работе на примере Читинского МСЦ, рассмотрим ряд вопросов, касающихся производственной и социальной сферы организации. Мы рассмотрим общие характеристики организации, состав и структура персонала, объем оказываемых услуг, влияние внешней и внутренней среды на организацию.

Исходные данные

Характер деятельности

Предприятие является коммерческой организацией, т.е. преследующее в своей хозяйственной деятельности получение прибыли в качестве основной цели и основными задачами которой является:

· Увеличение доходов МСЦ за счет собственного приема, за счет привлечения новых клиентов и увеличения доходов за счет работающих клиентов путем предоставления им услуг почтовой связи и дополнительных услуг

· Формирование бюджетов доходов и ответственность за выполнение, утвержденного бюджета доходов МСЦ

· Формирование и регулярное обновление на основе собранной информации базы данных о рынке услуг, конкурентах, потенциальных и работающих клиентах МСЦ

· Обеспечение своевременного и качественного выполнения услуг почтовой связи по Договорам, заключенным с клиентами МСЦ и ФГУП «Почта России», с целью извлечения максимальной финансовой прибыли

· Разработка предложений по развитию тарифной политики. Проведение анализа загруженности почтовых вагонов и автотранспорта по доставке почтовых отправлений

 

Форма собственности

ГЦМПП наделяется имуществом необходимым для осуществления хозяйственной деятельности. Данное имущество отражается на отдельном балансе Подразделения, являющееся частью консолидированного баланса ГЦМПП. Указанное имущество находится в федеральной собственности и закреплено за ФГУП «Почта России» на праве хозяйственного ведения.

Плоды, продукция и доходы от использования имущества, переданного Подразделению ГЦМПП, а также имущество, приобретенное Подразделением, являются федеральной собственностью и поступают в хозяйственное ведение ФГУП «Почта России» на праве хозяйственного ведения.

Читинский Магистральный сортировочный центр находится по адресу: Читинская область, город Чита, Ленинградская ул. 2, вл.2, стр. 1. Здание построено в 1940 году, имеет два этажа, перекрытие железобетонное, стены кирпичные, наличие грузового лифта. Общая площадь, находящаяся в распоряжении МСЦ, составляет 1667,3 кв.м. Из которой площадь, непосредственно занятая МСЦ равна 1449,8 кв.м.; площадь занятая другими фирмами (т.е. отданная в аренду) – 176,1 кв.м.; и свободная площадь – 41,4 кв.м. Производственные цеха состоят из:

· Сектора обработки посылочной почты

· Участка письменной корреспонденции

· Сектора обмена и обработки страховой почты (используются железнодорожные пути для обмена почтой)

В наличии предприятия имеется:

· 2 трактора: ТВ-2М ТЛС-2-1104, ТВС-3 ТЛС-2-1106.

· Тележки (в количестве 15 шт.)

· Персональные компьютеры (в количестве 7 шт.)

· Транспортер

 

Объем оказываемых услуг.

Для большей наглядности, объем оказываемых услуг покажем в таблице.

 

№ п/п	Наименование услуг	Единица измерения	Кол-во, ед.	Тариф, ед. (руб.)	Сумма (руб.)
1	Основные услуги
	Обработка исходящей простой письменной корреспонденции (внутренняя/международная)	Шт.	123489,00	0,14	17288,46
	Обработка исходящей простой письменной корреспонденции (внутренняя/международная) до ОПС	Шт.	727152,00	0,15	109072,80
	Обработка исходящей простой письменной корреспонденции (внутренняя/международная) до почтамтов	Шт.	396031,00	0,13	51484,03
	Обработка исходящей заказной письменной корреспонденции (внутренняя/международная)	Шт.	32181,00	0,28	9010,68
	Обработка входящей заказной письменной корреспонденции (внутренняя/международная) до ОПС	Шт.	108002,00	0,30	32400,60
	Обработка входящей заказной письменной корреспонденции (внутренняя/международная) до почтамтов	Шт.	23296,00	0,25	5824,00
	Обработка исходящих писем и бандеролей с объявленной ценностью (внутренняя/международная)	Шт.	3050,00	9,75	29737,50
	Обработка входящих писем и бандеролей с объявленной ценностью (внутренняя/международная) до ОПС	Шт.	15424,00	10,73	165499,52
	Обработка входящих писем и бандеролей с объявленной ценностью (внутренняя/международная) до почтамтов	Шт.	14871,00	8,78	130567,38
	Обработка исходящей посылки (внутренняя/международная)	Посылка	6139,00	12,50	76737,50
	Обработка входящей посылки (внутренняя/международная) до ОПС	Посылка	16720,00	13,75	229900,00
	Обработка входящей посылки (внутренняя/международная) до почтамта	Посылка	14871,00	11,25	167298,75
	Обработка страхового мешка	Мешок	5265,00	12,58	66233,70
	Обработка страхового мешка с письменной корреспонденцией	Мешок	681,00	9,06	6169,86
	Обработка мешка с печатью	Мешок	16283,00
	Итого				1097224,78
2	Дополнительные услуги				5399,38
	Итого				5399,38
	Всего				1102624,16

 

Численность персонала

Персонал – это основной штатный состав работников организации. Численность персонала определяется: масштабами, сложностью, трудоемкостью производственных процессов, степенью их механизации, автоматизации, компьютеризации. Эти факторы задают ее нормативную (плановую) величину, которую на практике почти никогда не удается обеспечить. Поэтому кадры более объективно характеризуются списочной численностью, т.е. количеством сотрудников, которые официально работают в организации в данный момент.

В настоящее время общая численность персонала Читинского МСЦ равна 68 из них:

· Руководство – 2 чел.

· Административно-управленческий персонал (АУП) – 7 чел

· Основное производство – 59 чел.

Кадры находятся в постоянном движении вследствие приема на работу одних сотрудников и увольнения других. Процесс их обновления называется сменяемостью, или оборотом. Выделяют оборот кадров по приему и оборот кадров по выбытию.

Для нашей организации найдем: оборот кадров по приему, оборот кадров по выбытию. А также коэффициент выбытия кадров, коэффициент по приему, коэффициент текучести кадров и коэффициент стабильности кадров.

1 Оборот по приему (Оп) – это численность работников принятых на работу за год и он равен 22 чел.

2 оборот по увольнению (Оу) - это численность работников уволенных или уволившихся по различным причинам.

Оборот по увольнению находится как сумма необходимого оборота по увольнению и текучего оборота по увольнению:

О = О + О

По данным нашей организации:

О = 0 чел;

О = 17 чел;

О = 0+17

Таким образом, оборот по увольнению равен 17 чел.

3 Коэффициент выбытия кадров (Квб)

К =

Для того чтобы найти коэффициент выбытия кадров, необходимо определить среднюю численность (). Средняя численность определяется:

 =

где Ч - численность персонала на начало года

Ч - численность персонала на конец года

По данным нашей организации:

Ч =63 чел.

Ч =68 чел.

= =65,5 чел.

О =17 чел. (п.2)

Теперь найдем сам коэффициент:

К = % = 26%

4 Коэффициент по приему (Кпр)

К =

где О = 22 чел. (п.1)

Найдем коэффициент:

К = %

5 Коэффициент текучести кадров (Кт)   

К =

где О =17 чел. (п.2)

Найдем коэффициент:

                              К =

6 Коэффициент стабильности кадров (Кстаб)

К =

По данным организации:

Численность работников состоящих в списке весь год = 47 чел.

Найдем коэффициент:

К = %

Что касается последних двух коэффициентов, то:

· Коэффициент текучести кадров должен снижаться;

· Коэффициент стабильности кадров повышаться;

 

1.2 Внутренняя среда организации

 

Внутренняя среда организации – это часть общей среды, которая находится в рамках организации. Она оказывает постоянное и самое непосредственное воздействие на функционирование организации. Внутренняя среда организации состоит из следующих факторов:

· Организационная структура

· Задачи и Цели

Цель – это желаемое состояние организации в будущем, а задача – работа, которую необходимо выполнить для достижения поставленной цели

· Технология – это метод, способ выполнения работы

· Люди – работники (состав и структура персонала)

 

Цели и задачи организации

В организации приходится решать многие вопросы, в том числе: какие товары и услуги, каким образом, в каком количестве, в какие сроки и для кого производить; по каким каналам товар доводить до потребителя, как стимулировать продажи? Все эти вопросы в той или иной постановке, в зависимости от вида деятельности и отраслевой принадлежности организации, формируют цели ее хозяйственной деятельности.

Цели – это желаемое состояние организации в будущем. Но к целям предъявляется ряд требований:

1. Цели должны быть конкретные и измеримые

2. Цели должны быть реальными (т.е. достижимыми)

3. Цели должны быть взаимоподдерживающими, т.е. действия и решения для достижения одной цели не должны мешать действию других целей.

Различают следующие виды целей:

· По времени

- долгосрочные (более чем на 5 лет)

- среднесрочные (до 5 лет)

- краткосрочные (до одного года)

· Специфические

· Общие

· Личные

Цели и задачи Читинского МСЦ:

 

Цели	Задачи
Получение максимальной прибыли	Привлечение потребителей

Для каждой коммерческой организации целью, в первую очередь является получение максимальной прибыли. На основе целей организация формирует задачи, которые должны быть решены в процессе их достижения. Задачи – это совокупность требований для принятия действий в конкретной ситуации. Она реализуется как серия работ, работа или ее часть, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в оговоренные сроки. Главная задача МСЦ – это привлечение потребителей. Она вытекает из указанной выше цели, ведь чем больше клиентов, тем больше прибыль.

Решением данной задачи занимается менеджер, который непосредственно подчиняется начальнику МСЦ. В его обязанности входит: привлечение новых клиентов на оказываемые в них услуги в рамках реализации стратегического плана развития, осуществление сбытовой политики, поддержание и развитие имеющейся клиентской базы, заключение договоров с новыми клиентами МСЦ (в случае необходимости переоформление договоров с существующими клиентами МСЦ)

 

Внешняя среда организации

 

Внешняя среда, в отличие от внутренней, не поддается изменению со стороны организации и по степени воздействия делится на две относительно самостоятельные подсистемы: макроокружение и непосредственного окружения.

Внешняя среда непосредственного окружения содержит те факторы, которые оказывают на организацию прямое воздействие, т.е. это среда непосредственных контактов. Она включает в себя:

1. Основные потребители услуг.

Основными потребителями услуг Читинского МСЦ являются: органы государственной власти Российской Федерации, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, юридические и физические лица.

2. Организации-конкуренты

Основным и единственным конкурентом по предоставлению услуг почтовой связи является УФПС Читинской области, главный офис которого расположен по адресу г.Чита, ул. Ленина 107. Имея одинаковые тарифы на почтовые услуги, преимущество данного предприятия состоит в том, что оно имеет более развитую доставочную сеть, снабжено современным транспортом для доставки, имеет необходимое количество штата для осуществления операций по приему, обработке и доставке почты. У УФПС более широкий спектр предоставляемых услуг, которые не оказываются МСЦ: доставка пенсии, прием коммунальных платежей, прием подписки на печатную продукцию, прием электронных переводов.

Положительным же фактором Читинского МСЦ является месторасположение (станция Чита2), это позволяет исключить один из этапов обработки почты и ускорить отправку почтовых отправлений адресату (контрольные сроки обработки уменьшаются на 1-2 суток).

Макроокружение создает общие условия среды нахождения организации. Макроокружение включает в себя:

Деятельность Читинского МСЦ регулируется Федеральным законом «О почтовой связи».

Настоящий федеральный закон направлен на обеспечение конституционных прав каждого свободно получать и распространять информацию, на тайну переписки, почтовых, телеграфных и иных сообщений, устанавливает систему правовых гарантий формирования и эффективного функционирования почтовой связи на территории Российской Федерации.

Настоящий Федеральный закон устанавливает правовые, организационные, экономические, финансовые основы деятельности в области почтовой связи в Российской Федерации. Определяет права и обязанности органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, иных участников деятельности в области почтовой связи. Определяет порядок регулирования в области почтовой связи, регулирует правоотношения, возникающие между операторами почтовой связи и пользователями услуг почтовой связи, устанавливает статус организации почтовой связи и закрепляет социальные гарантии их работников.

1. Социокультурные факторы

Изучение социальной компоненты макроокружения направлено на то, чтобы уяснить влияние на бизнес таких социальных явлений и процессов, как: отношение людей к работе и качеству жизни, разделяемые людьми ценности, демографические структуры общества, рост населения, уровень образования, мобильность людей.

4. Состояние технологий в соответствующей области

Большое внимание уделяется внедрению новых технологий в почтовой связи.

Чтобы клиент оставался нашим, и суметь привлечь еще большую аудиторию потребителей услуг почтовой связи, используют индивидуальный подход к клиенту, действуют системы скидок для постоянных клиентов, доставка и упаковка почтовых отправлений, прием почтовых отправлений на дому, качественное и быстрое обслуживание клиента. Иногда разработанные и неоднократно проверенные технологии не являются залогом успеха. Внедрение иных – это риск, но зачастую, при условии тщательного изучения ситуации до введения, это оправданный риск, который в будущем может принести большой доход для организации.

 

Постановка проблемы

Основными проблемами Читинского МСЦ являются: отсутствие транспорта, недостаточное количество штата, а также низкий уровень условий для организаций производственного процесса (требуется ремонт помещений, кровли, сантехники и т.д.). Данные проблемы не позволяют привлечь более широкий круг клиентов.

Проблема состоит еще и в том, что штат работников, хотя и имеют общее полное среднее образование, но уровень знаний недостаточен (при написании сопроводительной документации допускается большое количество ошибок, исправлений). Данная категория работников не прилагает никаких усилий для повышения своего уровня знаний. Людей мало интересует содержание работы, ее конечный результат, все внимание концентрируется на оплате труда. Результатом этого является низкий уровень качества предоставляемых услуг. Если вспомнить законы организации, а в частности, «Закон синергии», что:

Для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы потенциалов входящих в нее элементов, либо существенно меньше.

Любая организация характеризуется следующими элементами:

1. Производительностью

2. Отношением к внешней среде

3. Микроклиматом в коллективе

4. Заинтересованностью

5. Научным, кадровым и техническим потенциалом

6. Перспективами развития

Совокупность этих элементов составляет потенциал организации, ее способность к деятельности и развитию.

Что касается нашей организации то можно сказать, что она обладает низким потенциалом, т.к. людей работающих в данной организации не интересуют перспективы развития организации, нет интереса к работе, т.е. цели руководства не совпадают с целями работников.

Миссия организации

 

Миссия – это предназначение организации или это польза, которую она принесет своими действиями.

Для того чтобы сформулировать миссию организации необходимо ответить на два вопроса:

1. Кто наши клиенты?

2. Какие потребности наших клиентов будем удовлетворять?

Ответим на данные вопросы по отношению к нашей организации.

1. Клиентами Читинского МСЦ являются: граждане, органы государственной власти РФ, органы местного самоуправления и юридические лица

2. Прием, обработка, перевозка, доставка (вручение) почтовых отправлений, а также осуществление почтовых переводов денежных средств. Оказание универсальных услуг почтовой связи в обмене письменной корреспонденцией в пределах территории РФ, по доступным ценам и тарифам, регулируемым государством.

Чем больше объем оказываемых услуг и соответственно больше клиентов, тем больше прибыли получит организация. А именно это является главной целью нашей организации.

Таким образом, миссия нашей организации заключается в оказании услуг почтовой связи с равными правами доступа к таким услугам для всех потребителей услуг почтовой связи и обеспечение организацией федеральной почтовой связи работы объектов почтовой связи в режиме, удобном для пользователей услуг почтовой связи, с учетом технологий почтовой связи. Обеспечение операторами почтовой связи надлежащего качества оказываемых услуг почтовой связи.

Рекомендации по организации нововведений

 

Для преодоления сопротивления коллектива новым технологиям следует провести мероприятия по обучению персонала работе на компьютерах. Провести с работниками дополнительные инструктажи и разъяснить их должностные обязанности.

Чтобы улучшить качество предоставляемых услуг ежемесячно проводить дни качества и принять экзамены квалификационной комиссии.

Заключение

 

В данной курсовой работе мы рассмотрели деятельность Читинского МСЦ. Рассмотрели общую характеристику предприятия, состав и структуру персонала, внешние и внутренние факторы, влияющие на деятельность организации.

Мы разработали организационную структуру предприятия, систему мотивации персонала выявили наиболее важные цели и задачи организации, отметили наиболее важные проблемы организации и попытались найти пути к их устранению.

Содержание

 

Введение

1. Исходные данные для выполнения работы

1.1. Общая характеристика организации

1.2. Внутренняя среда организации

1.3. Внешняя среда организации

1.4. Постановка проблемы

2. Разработка системы управления

2.1. Миссия организации

2.2. Определения основных ценностей организации

2.3. Определение изменений факторов внешней среды и их влияние на организацию

2.4. Проектирование внутренней среды организации

2.4.1. Характеристика основных целей организации и задач, которые должны быть решены для их достижения

2.4.2. Описание основных предлагаемых технологий

2.4.3. Разработка организационной структуры организации

2.4.4. Обоснование основных требований к составу и структуре персонала организации

2.4.5. Сравнение проектируемой внутренней среды организации с существующей

2.5. Разработка системы мотивации персонала

2.6. Проектирование системы контроля деятельности организации

3. Управленческое решение по практической реализации предлагаемых разработок

3.1. Организационный план проведения мероприятий

3.2. Предполагаемые трудности в реализации мероприятий

3.3. Рекомендации по организации нововведений

Заключение

Список использованных источников

Введение

 

Если попробовать найти кого-нибудь из нашего окружения, кто не принадлежит ни к одной организации, и мы убедимся, что это не так легко сделать. Подавляющее большинство членов общества входят в одну или несколько организаций. Эти организации могут быть производительными, учебными или исследовательскими, временными или постоянными. Большинство людей почти всю свою сознательную жизнь связаны с теми или иными организациями, являясь их работниками либо вступая с ними в контакт.

Что же такое организация? Можно сказать, что организация это систематизированное, сознательное объединение людей, преследующее достижение определенных целей. Любая организация может быть представлена как открытая система, встроенная во внешний мир. На входе организация получает ресурсы из внешней среды, на выходе она отдает ей созданный в организации продукт.

В данной курсовой работе на примере Читинского МСЦ, рассмотрим ряд вопросов, касающихся производственной и социальной сферы организации. Мы рассмотрим общие характеристики организации, состав и структура персонала, объем оказываемых услуг, влияние внешней и внутренней среды на организацию.

Исходные данные

Общая характеристика организации

 

Читинский Магистральный сортировочный центр – обособленное структурное подразделение Главного центра магистральных перевозок почты – филиала ФГУП «Почта России» (ГЦМПП) создан в соответствии с приказом директора ГЦМПП на основании приказа генерального директора ФГУП «Почта России» № 312 от «15» августа 2005 года.

Полное наименование подразделения: Читинский магистральный сортировочный центр – обособленное структурное подразделение Главного центра магистральных перевозок почты – филиала ФГУП «Почта России», сокращенно – Читинский МСЦ – ОСП ГЦМПП – филиала ФГУП «Почта России». Место нахождения подразделения: г. Чита, ул. Ленинградская, д.2. Почтовый адрес: 6722000, Читинская область, г. Чита, ул. Ленинградская, д.2.

Подразделение является обособленным структурным подразделением ГЦМПП расположено на территории г. Чита. Подразделение не является юридическим лицом и осуществляет свою деятельность от имени ГЦМПП, который несет ответственность за его деятельность.

Для осуществления хозяйственной деятельности Предприятия открываются счета в банковских учреждениях. Распоряжение указанными счетами осуществляют уполномоченные работники Подразделения в установленном порядке по специальной доверенности, выданной ГЦМПП. Банковские услуги Читинскому МСЦ предоставлены ОАО «Связь-Банк», который находится по адресу: Читинская область, г. Чита, ул. Заб.Рабочего, 13.

Подразделение имеет свой отдельный баланс, являющийся частью консолидированного баланса ГЦМПП. Для осуществления хозяйственной деятельности Подразделению выделяются круглая печать, штампы и бланки с указанием на принадлежность Подразделения к ГЦМПП.

 

Характер деятельности

Предприятие является коммерческой организацией, т.е. преследующее в своей хозяйственной деятельности получение прибыли в качестве основной цели и основными задачами которой является:

· Увеличение доходов МСЦ за счет собственного приема, за счет привлечения новых клиентов и увеличения доходов за счет работающих клиентов путем предоставления им услуг почтовой связи и дополнительных услуг

· Формирование бюджетов доходов и ответственность за выполнение, утвержденного бюджета доходов МСЦ

· Формирование и регулярное обновление на основе собранной информации базы данных о рынке услуг, конкурентах, потенциальных и работающих клиентах МСЦ

· Обеспечение своевременного и качественного выполнения услуг почтовой связи по Договорам, заключенным с клиентами МСЦ и ФГУП «Почта России», с целью извлечения максимальной финансовой прибыли

· Разработка предложений по развитию тарифной политики. Проведение анализа загруженности почтовых вагонов и автотранспорта по доставке почтовых отправлений

 

Форма собственности

ГЦМПП наделяется имуществом необходимым для осуществления хозяйственной деятельности. Данное имущество отражается на отдельном балансе Подразделения, являющееся частью консолидированного баланса ГЦМПП. Указанное имущество находится в федеральной собственности и закреплено за ФГУП «Почта России» на праве хозяйственного ведения.

Плоды, продукция и доходы от использования имущества, переданного Подразделению ГЦМПП, а также имущество, приобретенное Подразделением, являются федеральной собственностью и поступают в хозяйственное ведение ФГУП «Почта России» на праве хозяйственного ведения.

Читинский Магистральный сортировочный центр находится по адресу: Читинская область, город Чита, Ленинградская ул. 2, вл.2, стр. 1. Здание построено в 1940 году, имеет два этажа, перекрытие железобетонное, стены кирпичные, наличие грузового лифта. Общая площадь, находящаяся в распоряжении МСЦ, составляет 1667,3 кв.м. Из которой площадь, непосредственно занятая МСЦ равна 1449,8 кв.м.; площадь занятая другими фирмами (т.е. отданная в аренду) – 176,1 кв.м.; и свободная площадь – 41,4 кв.м. Производственные цеха состоят из:

· Сектора обработки посылочной почты

· Участка письменной корреспонденции

· Сектора обмена и обработки страховой почты (используются железнодорожные пути для обмена почтой)

В наличии предприятия имеется:

· 2 трактора: ТВ-2М ТЛС-2-1104, ТВС-3 ТЛС-2-1106.

· Тележки (в количестве 15 шт.)

· Персональные компьютеры (в количестве 7 шт.)

· Транспортер