Общая схема процедуры самооценки

Процесс самооценки позволяет компании лучше осознать свои сильные стороны и определить те из областей своей деятельности, совершенствование которых может привести к продвижению в бизнесе. Результатом самооценки является целенаправленное планирование мероприятий, строгое выполнение которых приводит к достижению реального прогресса.

Что может являться объектом самооценки? Самооценка может осуществляться для всей компании, для некоторого направления деятельности компании, для одного из подразделений компании. В конечном счете, непосредственная реализация процедуры самооценки будет зависеть от общей культуры компании и от ее организационной структуры. В настоящее время, в Европе широко применяются несколько различных методов самооценки, сведения о которых могут оказаться весьма полезными. Мы рассмотрим шесть различных методов самооценки.

Какова основная цель проведения процедуры самооценки? Необходимо помнить, что какой бы метод не использовался, целью проведения самооценки является непрерывное совершенствование деятельности компании. По итогам самооценки осуществляется планирование необходимых мероприятий и их последующее выполнение. Сразу же после проведения самооценки у Вас могут возникнуть следующие вопросы:

1. Какие из установленных сильных сторон компании необходимо поддерживать в дальнейшем для достижения максимального эффекта?

2. Какие из установленных сильных сторон компании необходимо развивать дополнительно?

3. Какие из областей деятельности, требующих дальнейшего развития, Вы не станете развивать дальше, так как они не являются важнейшими с точки зрения Вашего бизнеса?

4. Какие из областей деятельности, требующих дальнейшего развития, Вы действительно намерены развивать, так как считаете их задачами первостепенной важности?

5. Как Вы собираетесь контролировать прогресс, достигаемый в результате осуществляемых мероприятий?

Какова общая схема процедуры самооценки? Ниже представлена блок-схема процедуры самооценки, демонстрирующая основные этапы процедуры и некоторые проблемы, на которые следует обратить внимание.

Рис.1 Блок-схема процедуры самооценки.

Приложение Б. Процесс постоянного улучшения

Стратегической целью организации является постоянное улучшение процессов для совершенствования деятельности организации и обеспечения выгоды ее заинтересованным сторонам.

В стандарте ГОСТ Р ИСО 9004 описываются два основных подхода к проведению постоянного улучшения процессов:

1. Проекты прорыва, ведущие или к пересмотру и улучшению существующих процессов, или внедрению новых процессов; как правило, их осуществляют многопрофильные группы вне обычной деятельности.

2. Деятельность по поэтапному постоянному улучшению, проводимая работниками в рамках существующих процессов.

Проекты прорыва обычно содержат перепроектирование существующих процессов и включают:

- определение целей и краткое описание проекта по улучшению;

- анализ существующего процесса («такого, как есть» процесса) и возможностей реализации изменения;

- определение и планирование улучшения процесса;

- внедрение улучшения;

- верификацию и валидацию улучшения процесса;

- оценку достигнутого улучшения, включая извлеченные уроки.

Проекты прорыва управляются результативным и эффективным способом, использующим методы менеджмента проекта. После внесения изменения новый план проекта служит основой постоянного менеджмента процесса.

Работники организации являются лучшими поставщиками идей по постоянному улучшению процессов и часто принимают участие в рабочих группах. Деятельностью по поэтапному постоянному улучшению процессов следует управлять, чтобы понимать ее последствия. Вовлеченных работников организации надо наделить полномочиями, технической поддержкой и необходимыми ресурсами для изменений, связанных с улучшением.

Постоянное улучшение при помощи любого из двух указанных методов включает в себя:

1. Выявление причины улучшения - проблему процесса следует определить, область для улучшения выбрать, указав на причину работы над ней.

2. Описание фактической ситуации - оценить результативность и эффективность существующего процесса, собрать и проанализировать данные для выявления типов проблем, поставить задачу по улучшению проблемы.

3. Анализ процесса - следует определить, проверить первопричину проблемы, факторов, влияющих на улучшение.

4. Идентификация решений - исследовать альтернативные решения, выбрать и внедрить лучшее решение, которое устранит первопричины проблемы и предотвратит ее повторное возникновение.

5. Оценку последствий - следует подтвердить, что проблема и ее первопричины устранены или их воздействия уменьшены, что решение приводит к положительным результатам и задача по улучшению выполнена.

6. Внедрение и стандартизация нового решения - необходимо заменить старый процесс на улучшенный, таким образом предотвращая повторное возникновение проблемы и ее первопричин.

7. Оценка результативности и эффективности процесса после завершения действий по улучшению - результативность и эффективность проекта по улучшению следует оценить и рассмотреть вопрос о распространении положительного опыта по всей организации.

Идеологию PDCA

Организационный аспект улучшений сводится, прежде всего, к конкретизации идеи цикла PDCA в виде конкретных шагов или действий, выполняемых персоналом (группой, подразделением и т.д.). Для такой работы необходимо определить, в какие конкретные действия воплощаются этапы PDCA, какие действия должны проделать работники, занимающиеся улучшением на этапах "планирования", "выполнения запланированного", "проверки выполненного", "воздействия на систему и её процессы".

На практике применяется множество практических циклов совершенствования, базирующихся на PDCA, но чаще применяется цикл носящий называние метода "7 шагов" или "Метода решения проблемы".

Все 7 шагов, описанных выше, этого цикла хорошо ложатся на идеологию PDCA: "планируй" (шаги 1, 2, 3) ® "действуй" (шаг 4) ® "проверяй" (шаг 5) ® "воздействуй" (шаги 6, 7).

Важно отметить, что данный цикл более точно определяет содержание работ этапа "воздействуй". Именно внедрение, стандартизация, распространение полученного опыта по всей организации позволяет получить максимальный эффект от проведённого улучшения.

Для содействия вовлечению и осведомленности работников о деятельности по улучшению руководству следует рассматривать такие меры, как: формирование небольших групп с выбором лидеров самими группами; разрешение работникам управлять рабочим пространством и улучшать его; повышение знаний, накопление опыта и совершенствование навыков работников как части общей деятельности организации по менеджменту качества.